Circolare FINMA Video identificazione e identificazione online

I Oggetto e scopo

La FINMA emana la presente circolare in applicazione dell’art. 3 cpv. 2 dell’Ordinanza FINMA sul riciclaggio di denaro (ORD-FINMA; RS 955.033.0) per elucidare gli obblighi di diligenza sanciti dalla Legge sul riciclaggio di denaro (LRD; RS 955.0) e le relative disposizioni d’esecuzione, nel contesto della fornitura di servizi finanziari per via digitale.

II Ambito di applicazione

La presente circolare trova applicazione diretta per gli intermediari finanziari ai sensi dell’art. 2 cpv. 2 LRD.

I seguenti rimandi all’ORD-FINMA si riferiscono parimenti alle analoghe disposizioni della CDB e del regolamento dell’OAD-ASA.

Con l’entrata in vigore della circolare, sono approvati i rimandi che ad essa vengono fatti nei regolamenti OAD. Le norme contenute nei regolamenti OAD che divergono dalla presente circolare sono trattate nell’ambito delle regolari procedure di approvazione.

III Video identificazione

A. Video identificazione di una persona fisica equiparata all’identificazione durante un contatto personale

La video identificazione è equiparata all’identificazione che avviene durante un contatto personale, purché siano soddisfatti i presupposti elencati di seguito.

a) Aspetti tecnici e organizzativi

L’identificazione avviene per mezzo di una comunicazione audiovisiva tramessa in tempo reale, vale a dire in diretta, tra la controparte1 e l’intermediario finanziario. A tale scopo, l’intermediario finanziario impiega supporti tecnici idonei, in grado di garantire una trasmissione sicura dei dati, nonché la lettura e la decifratura delle informazioni nella zona leggibile dalla macchina (Machine Readable Zone, MRZ) sul documento d’identificazione.

La qualità dell’immagine e dell’audio devono essere adeguate al fine di permettere un’identificazione inconfutabile. L’intermediario finanziario può impiegare supporti tecnici per

1 Il concetto di controparte secondo la presente circolare comprende anche i soggetti terzi maggiorenni che avviano una relazione d’affari per conto di un soggetto minorenne.

compensare condizioni di illuminazione difficili, in particolare durante l’esecuzione delle fotografie richieste nell’ambito dell’identificazione.

L’identificazione della controparte è affidata a collaboratori dell’intermediario finanziario appositamente formati a tale scopo. La registrazione audio va effettuata per l’intera durata del colloquio.

L’intermediario finanziario mette a punto una procedura per lo svolgimento del colloquio di identificazione e consegna ai collaboratori incaricati della video identificazione le apposite linee guida.

b) Verifica dell’identità

La verifica dell’identità delle persone fisiche tramite video identificazione si svolge in conformità ai nm. 11-22.

L’intermediario finanziario definisce la procedura per avviare la relazione d’affari mediante i canali online in modo tale che, già prima del colloquio di identificazione audiovisiva, la controparte possa registrare elettronicamente i dati ai sensi degli art. 40 e 60 ORD-FINMA e trasmetterli all’intermediario finanziario. Quest’ultimo li verifica nell’ambito del colloquio di identificazione, impiegando idonei supporti tecnici o ponendo domande mirate. Nel contempo egli osserva eventuali comportamenti sospetti che potrebbero fornire indizi di una possibile falsificazione dei documenti. Inoltre, confronta le informazioni di cui è entrato in possesso durante la procedura di avvio della relazione d’affari con i dati indicati sul documento d'identificazione della controparte.

Prima di cominciare il colloquio audiovisivo, la controparte deve confermare esplicitamente all’intermediario finanziario di essere d’accordo sul fatto che vengano effettuate una video identificazione e una registrazione audio del colloquio.

Durante la trasmissione video, l’intermediario finanziario effettua delle fotografie della controparte come pure di tutte le pagine rilevanti del documento d'identificazione, e verifica che le fotografie scattate durante la trasmissione video corrispondano alla fotografia che figura sul documento d'identificazione.

L’intermediario finanziario verifica altresì l’autenticità dei documenti di identificazione, sia attraverso la lettura e la decifratura meccanica delle informazioni contenute nella MRZ sia con l’aiuto di un elemento di sicurezza ottico variabile e di un ulteriore elemento di sicurezza selezionato casualmente sul documento d'identificazione. Quest’ultima verifica può avvenire mediante un supporto tecnico oppure con un controllo visivo (p. es. inclinando il documento d’identità). L’intermediario finanziario verifica che le informazioni decifrate coincidano con gli altri dati riportati sul documento d’identità e con le informazioni fornite dalla controparte al momento dell’avvio della relazione d’affari. Se non ha dimestichezza con il documento d'identificazione, lo confronta il documento con i riferimenti che figurano nella banca dati dei documenti d'identità per quanto riguarda gli elementi di sicurezza, il tipo e la dimensione dei caratteri e la struttura grafica.

Nell’ambito di questa procedura, per comprovare l’identità possono essere utilizzati soltanto i documenti d’identità ufficiali emessi dal rispettivo paese che sono provvisti di una MRZ o contengono elementi di sicurezza ottici, come gli ologrammi o i chinegrammi, oppure elementi impressi visibili inclinando il documento.

Abrogato 16*

Ogni procedura di identificazione deve essere documentata. Le fotografie del documento d’identificazione e della controparte, come pure la registrazione audio dell’intera procedura di identificazione vanno acquisite agli atti e archiviate.

c) Interruzione della procedura di identificazione tramite video

L’intermediario finanziario interrompe la procedura di identificazione tramite video nel caso in cui:

• la qualità dell’immagine e/o dell’audio non permettano un’inconfutabile identificazione della controparte; o

• abrogato 20*

• emergano dubbi per quanto concerne l’identità della controparte o l’autenticità del documento d’identità.

L’interruzione della procedura di identificazione può altresì consistere nell’indirizzare il cliente, per le fasi che risultano poco attendibili, a metodi di identificazione tradizionali (contatto personale, verifica dell’identità per corrispondenza). Se l'intermediario finanziario giunge in possesso di indizi di rischi superiori, può continuare la procedura di identificazione. È tuttavia tenuto a garantire che la relazione d'affari venga avviata solo se è stato concesso l’accordo di un superiore gerarchico, di un organo superiore oppure della direzione secondo l'art. 18 ORD- FINMA.

B. Video identificazione di una persona giuridica o di una società di persone

Nel caso in cui venga avviata una relazione d’affari con persone giuridiche o società di persone, la video identificazione è possibile se, oltre alle condizioni definite nel capitolo III.A, sono soddisfatte anche le condizioni di cui ai nm. 24-25.

Per le persone giuridiche e le società di persone in qualità di controparte, l’intermediario finanziario si procura un estratto in formato elettronico di una banca dati gestita dalla competente autorità preposta al registro o di un repertorio di dati affidabile gestito da privati. L’estratto può essere consegnato all’intermediario finanziario anche al di fuori della procedura di video identificazione.

L’intermediario finanziario prende atto delle disposizioni della controparte, in formato elettronico, concernenti il conferimento dei poteri di rappresentanza e verifica, nell’ambito della video identificazione ai sensi del capitolo III.A, l’identità delle persone che avviano la relazione d’affari a nome della persona giuridica o della società di persone. La verifica dell’identità dei diversi rappresentanti della persona giuridica o della società di persone può avvenire in momenti diversi.

L’intermediario finanziario può ricevere per via elettronica la dichiarazione relativa al detentore del controllo, in base alle disposizioni di cui al capitolo V.

C Video identificazione equiparata all’identificazione durante un contatto

personale in caso di relazioni d’affari con più controparti

Nel caso in cui vengano avviate relazioni d’affari con più controparti, la video identificazione è equiparata a un contatto personale se la procedura descritta ai capitoli III.A e III.B è seguita individualmente per ciascuna controparte.

D. Documenti equiparati a una copia semplice del documento d’identità nel caso di avvio di una relazione d’affari per corrispondenza

Nel caso in cui le condizioni descritte ai capitoli III.A – III.C non possano essere pienamente soddisfatte, i documenti stilati nell’ambito della video identificazione sono equiparati a una copia semplice del documento d’identità; in tal caso trovano applicazione l’art. 45 cpv. 2, l’art. 49 e l’art. 59 cpv. 1 lett. d ORD-FINMA.

IV Identificazione online

A. Documenti equiparati a una copia semplice del documento d’identità nel caso di avvio di una relazione d’affari per corrispondenza

La fotografia del documento d’identificazione, scattata dalla controparte, è equiparata a una copia semplice del documento d’identità. Tale fotografia può essere inoltrata all’intermediario finanziario per via elettronica in modo che egli possa acquisirla agli atti.

Sono anch’esse equiparate a una copia semplice del documento d’identità le fotografie dei documenti d’identità effettuate nell’ambito delle procedure descritte al capitolo IV.B, senza tuttavia che siano rispettati tutti i criteri ivi menzionati.

B. Identificazione online mediante copia elettronica del documento d’identità

Le copie elettroniche dei documenti d’identità consegnate all’intermediario finanziario sono equiparate alla copia autenticata del documento d’identità, purché stilate in conformità a una

delle procedure qui di seguito descritte nel rispetto dei requisiti di cui ai nm. 32-37, 38-39, 40-41 o 42-44:

Nell'identificazione online, la qualità dell’immagine deve essere adeguata al fine di permettere un’identificazione inconfutabile. L’intermediario finanziario può impiegare supporti tecnici per compensare condizioni di illuminazione difficili.

Se giunge in possesso di indizi di rischi superiori, l'intermediario finanziario può certo continuare la procedura di identificazione. È tuttavia tenuto a garantire che la relazione d'affari venga avviata solo se è stato concesso l’accordo di un superiore gerarchico, di un organo superiore oppure della direzione secondo l'art. 18 ORD-FINMA.

Nell’ambito di questa procedura, per comprovare l’identità possono essere utilizzati soltanto i documenti d’identità ufficiali emessi dal rispettivo paese che sono provvisti di una MRZ o contengono elementi di sicurezza ottici, come gli ologrammi o i chinegrammi, oppure elementi impressi visibili inclinando il documento.

L'intermediario finanziario documenta ogni procedura di identificazione. Le fotografie del documento d'identificazione e della controparte e, all'occorrenza, la firma elettronica qualificata vanno acquisite agli atti e archiviate.

Per l’identificazione online l’intermediario finanziario impiega supporti tecnici idonei, in grado di garantire una trasmissione sicura dei dati.

a) Copia elettronica del documento d’identità la cui autenticità è verificata dall’intermediario finanziario

L’intermediario finanziario chiede alla controparte di consegnargli le fotografie di tutte le pagine rilevanti del proprio documento d’identificazione e altre fotografie in cui è ritratta. Verifica che la fotografia scattata della controparte corrisponda alla fotografia che figura sul documento d’identificazione. Se non ha dimestichezza con il documento, lo confronta con i riferimenti che figurano in una banca dati di documenti d'identità per quanto riguarda gli elementi di sicurezza, il tipo e la dimensione dei caratteri e la struttura grafica. Con il supporto di strumenti tecnici idonei che permettono per lo meno la lettura e la decifratura delle informazioni contenute nella MRZ, l’intermediario finanziario verifica che le informazioni decifrate coincidano con gli altri dati riportati sul documento d’identità e con le informazioni fornite dalla controparte al momento dell’avvio della relazione d’affari. L'intermediario finanziario valuta l'autenticità del documento d'identificazione per mezzo di almeno due elementi di sicurezza selezionati casualmente. Inoltre, l'intermediario finanziario garantisce che la fotografia della controparte è stata scattata nel quadro della procedura di identificazione.

Inoltre, l’intermediario finanziario chiede alla controparte di versare una somma in denaro in suo favore o in favore di una banca2. Il versamento deve essere effettuato a partire da un conto

2 Il concetto di banca secondo la presente circolare comprende anche le persone di cui all’art. 1b LBCR.

intestato alla controparte presso una banca in Svizzera o nel Liechtenstein. Anziché un conto presso una banca in Svizzera o nel Liechtenstein, anche un conto presso una banca in uno Stato membro del Gruppo d'azione finanziaria internazionale (GAFI) è sufficiente, purché, nel quadro della valutazione tra pari del GAFI, in riferimento alle raccomandazioni in materia di Customer due diligence e Wire transfers tale Stato non abbia ottenuto un giudizio non-compliant e in materia di Immediate Outcomes 3 (Supervision) e 4 (Preventive measures) un giudizio low.

L’intermediario finanziario può rinunciare al versamento di cui al nm. 33 se il chip del documento d’identificazione biometrico può essere letto per mezzo di un supporto idoneo e i dati verificati sotto il profilo dell’autenticità e dell’integrità coincidono con i dati e la fotografia forniti dalla controparte.

L’intermediario finanziario verifica inoltre l’indirizzo di domicilio della controparte per mezzo di:

• una fattura per il pagamento delle imposte o una fattura emessa da un'altra autorità oppure una fattura dell’elettricità, dell’acqua o del telefono (utility bill);

• un invio postale;

• l’estratto di un registro pubblico, una banca dati o un repertorio di dati, affidabili, gestiti da privati; o

• una geolocalizzazione.

b) Copia elettronica di un documento d’identità con firma elettronica qualificata

L’intermediario finanziario chiede alla controparte di inviargli per via elettronica una copia elettronica di tutte le pagine rilevanti del proprio documento d’identificazione e la relativa autenticazione, provvista della firma elettronica qualificata fornita da un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto in Svizzera, in conformità alla Legge sulla firma elettronica (FiEle; RS 943.03).

L’intermediario finanziario verifica che i dati riportati sul documento d’identità coincidano con quelli che figurano sulla firma elettronica qualificata.

c) Attestazione di autenticità digitale

La persona che emette le attestazioni di autenticità ai sensi dell’art. 49 ORD-FINMA può inoltrare all’intermediario finanziario tali attestazioni anche per via elettronica. A tal fine, effettua una copia elettronica di tutte le pagine rilevanti del documento d’identificazione e la correda di una conferma, inseparabile dalla copia, che attesta la conformità dei contenuti con il documento d’identificazione. In seguito, appone sul documento un timbro datario digitale e lo fa vistare da un collaboratore.

Se la persona incaricata di emettere le attestazioni di autenticità ai sensi dell’art. 49 ORD-FINMA verifica l’autenticità del documento d’identificazione all’indirizzo che coincide con il domicilio della

controparte comunicato da quest’ultima all’intermediario finanziario al momento dell’avvio della relazione d’affari, e se da un altro documento è possibile desumere che l’autenticazione è stata effettivamente eseguita a questo stesso indirizzo, l’attestazione di autenticità rilasciata comprende anche il certificato di domicilio ai sensi dell’art. 45 cpv. 2 ORD-FINMA.

d) Persone giuridiche e società di persone

L’intermediario finanziario richiede e verifica le fotografie delle persone che avviano la relazione d’affari a nome della persona giuridica o della società di persone in conformità al nm. 32.

L’intermediario finanziario chiede alla persona giuridica o alla società di persone di versare una somma in denaro in suo favore o in favore di una banca. Il versamento deve essere effettuato da un conto intestato alla persona giuridica o alla società di persone presso una banca in un paese secondo il nm. 33.

L’intermediario finanziario si procura inoltre un estratto in conformità al nm. 24 e le disposizioni della persona giuridica o della società di persone concernenti il conferimento dei poteri di rappresentanza. Egli può procurarsi per via elettronica la dichiarazione relativa al detentore del controllo in conformità alle medesime disposizioni menzionate al capitolo V.

V Dichiarazione relativa all’avente economicamente diritto

Le spiegazioni riportate qui di seguito concernono la dichiarazione relativa all’avente economicamente diritto dei valori patrimoniali ai sensi dell’art. 59 segg. ORD-FINMA e la dichiarazione relativa all’avente economicamente diritto delle persone giuridiche e delle società di persone («detentore del controllo») non quotate in borsa che esercitano un’attività operativa ai sensi dell’art. 56 segg. ORD-FINMA. Tali spiegazioni valgono anche per la dichiarazione in relazione a unioni di persone, trust e altre unità patrimoniali ai sensi dell’art. 64 ORD-FINMA, così come per la dichiarazione relativa al contraente assicurativo o a chi paga i premi.

L’intermediario finanziario acquisisce agli atti sia la dichiarazione sia la documentazione relativa alla conferma della controparte.

A. Firma elettronica qualificata sul modulo online

L’intermediario finanziario può procurarsi la dichiarazione della controparte in conformità al nm. 45 mediante un modulo elettronico provvisto di firma elettronica qualificata.

B. Procedura TAN o metodo analogo

In alternativa alla firma elettronica qualificata, la conferma della controparte può avvenire anche con il supporto di un TAN o con un metodo analogo, purché sia possibile identificare in modo affidabile la controparte.

C Trasmissione elettronica del modulo firmato

L’intermediario finanziario può anche acquisire agli atti una copia elettronica, ricevuta per via elettronica, di un modulo stampato e firmato personalmente dalla controparte come dichiarazione in conformità al nm. 45. In seguito completa la documentazione inserendo anche i documenti relativi alla trasmissione elettronica del modulo eseguita dalla controparte e confronta la firma riportata sul modulo con quella del documento d’identificazione.

La trasmissione elettronica del modulo firmato può avvenire anche nell’ambito di una relazione d’affari già esistente.

VI Ricorso a terzi

L’intermediario finanziario è autorizzato, tenuto conto degli art. 28 e 29 ORD-FINMA, a delegare a persone e imprese l’incarico di effettuare sia l’identificazione della controparte in conformità ai capitoli III e IV sia l’accertamento dell’avente economicamente diritto in conformità al capitolo V. L’intermediario verifica attentamente che la persona o l’impresa incaricata disponga delle competenze specialistiche e degli strumenti tecnici richiesti per poter verificare i documenti d’identità dei paesi in questione. In seguito chiede al soggetto terzo di inviargli le foto scattate e le copie elettroniche, le registrazioni audio, le dichiarazioni e i documenti in modo da poterli acquisire agli atti.

VII Abrogato

Abrogato 52*

VIII Neutralità tecnologica

La formulazione scelta nei seguenti articoli dell’ORD-FINMA contempla, in un contesto digitale, anche le formulazioni riportate qui di seguito.

Articolo e formulazione dell’ordinanza Spiegazioni ed esempi di applicazione riguardo alla forma digitale

Art. 16 cpv. 1 lett. a ORD-FINMA Informazioni scritte: informazioni in forma di testo scritto ricevute attraverso un canale elet- […] i chiarimenti comprendono segnata- tronico (p. es. e-mail, chat, ecc.). mente: informazioni raccolte per scritto oppure oralmente presso la controparte, i detentori del controllo o gli

aventi economicamente diritto dei valori Informazioni orali: informazioni ricevute per tepatrimoniali. lefono, tramite video conferenza, ecc.

Art. 28 cpv. 1 ORD-FINMA L’assegnazione del mandato può anche avvenire per via elettronica, ad esempio mediante L’intermediario finanziario può incaricare firma digitale. mediante accordo scritto […] se […]

Art. 28 cpv. 2 ORD-FINMA In generale si può rinunciare a una convenzione in forma di testo scritto. L’intermediario finanziario può affidare senza accordo scritto i compiti relativi agli obblighi di diligenza […]

Art. 28 cpv. 3 ORD-FINMA: Se un intermediario finanziario ricorre a un altro intermediario finanziario e procede alla vi- I terzi cui si è fatto ricorso non possono deo identificazione e all’identificazione online affidarsi ai servizi di ulteriori persone o im- per il tramite di fornitori direttamente incaricati, prese. questi ultimi non sono considerati ulteriori persone o imprese e non si tratta di una subdelega vietata.

Art. 29 cpv. 2 ORD-FINMA Le copie elettroniche sono equiparate a copie.

Esso acquisisce agli atti una copia dei do- La conferma può, per esempio, anche essere cumenti di cui si è servito per adempiere inoltrata per e-mail oppure avvenire mediante gli obblighi in materia di lotta contro il rici- un altro canale di trasmissione elettronica proclaggio di denaro e il finanziamento del tetto, p. es. un portale di upload, purché sia terrorismo e si fa confermare per scritto possibile garantire, in modo chiaro e senza il che le copie consegnategli sono conformi minimo dubbio, che la conferma si riferisce ai documenti originali. alle copie in questione, e purché sia nota la persona che le ha consegnate.

Art. 45 cpv. 2 ORD-FINMA Cfr. al riguardo il capitolo IV.B.

Se la relazione d’affari è avviata senza che vi sia stato un contatto personale tra le parti, l’intermediario finanziario verifica

anche l’indirizzo del domicilio mediante scambio di corrispondenza o qualsiasi altro mezzo equivalente […]

Art. 47 cpv. 1 lett. b ORD-FINMA I dati elettronici (p. es. PDF o formati d’immagine corrispondenti) sono equiparati agli […] un estratto scritto di una banca dati estratti scritti . gestita dall’autorità del registro;

Art. 47 cpv. 2 lett. c ORD-FINMA I dati elettronici (p. es. PDF o formati d’immagine corrispondenti) sono equiparati agli […] un estratto scritto di elenchi e ban- estratti scritti. che dati amministrati da privati, purché affidabili.

Art. 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 74 Cfr. al riguardo il capitolo V. cpv. 1 lett. b ORD-FINMA

[…] dichiarazione scritta […]

Art. 48, 60 ORD-FINMA Cfr. al riguardo i capitoli IV e V.

[…] firmata […]

Art. 12, 29, 45, 48, 49, 74 Cfr. al riguardo il capitolo IV.

Copia/copie

Art. 74 cpv. 1 lett. c e d I dati elettronici (p. es. PDF o formati d’immagine corrispondenti) sono equiparati alla nota […] una nota scritta […] scritta.

IX Abrogato

Abrogato

Elenco delle modifiche

Questa circolare è modificata come segue:

Modifiche del 20 giugno 2018 in vigore dal 1° agosto 2018.

nuovi nm. 31.1, 31.2, 31.3, 31.4,

nm. modificati 14, 22, 32, 33, 34, 35, 38, 39, 40, 43, 48,

nm. abrogati 16, 20,

Con l'entrata in vigore, dal 1° gennaio 2020, della legislazione legata alla LIsFi e alla LSerFi, i relativi rimandi e concetti sono stati adeguati.

Modifiche del 6 maggio 2021 in vigore dal 1° giugno 2021.

nuovi nm. 31.5, 33.1,

nm. modificati 6, 33, 43,

nm. abrogato

L'allegato è modificato come segue:

Modifica del 20 giugno 2018 in vigore dal 1° agosto 2018.

abrogato allegato