361.2
Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell’Ufficio federale di polizia (Ordinanza IPAS)
del 21 novembre 2001 (Stato 28 marzo 2006)
Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 351octies capoverso8 del Codice penale1 (CP), ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
L’Ufficio federale di polizia (Ufficio federale) gestisce un sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli (IPAS). La presente ordinanza ne disciplina la gestione e l’utilizzazione.
Art. 2 Scopo dell’IPAS
L’IPAS serve a:
constatare se l’Ufficio federale tratta dati riferiti a una determinata persona;
trattare dati riferiti a persone, casi e fascicoli dell’Ufficio federale tramite INTERPOL e a trattare dati e documenti relativi all’identificazione delle persone, alla ricerca delle persone scomparse e ai documenti d’identità;
aggiornare i fascicoli, organizzare lo svolgimento dei lavori e allestire statistiche.
Art. 3 Struttura dell’IPAS
L’IPAS si compone di:
un sistema principale;
un indice;
una funzione di gestione dei documenti e dei fascicoli (funzione di gestione).
Art. 4 Sistema principale
Il sistema principale si suddivide nelle seguenti sottocategorie:
«Dati di base», in cui sono registrati dati relativi a persone fisiche, persone giuridiche e oggetti;
«Fascicoli», in cui sono registrati l’ubicazione dei fascicoli cartacei, i diritti d’accesso ai fascicoli e le indicazioni relative al prestito;
«Pratiche», in cui sono registrati la categoria secondo l’articolo5 capoverso 1 cui appartengono i fascicoli, il loro stato d’avanzamento nonché la persona incaricata del fascicolo;
«Contenuto», in cui sono registrati i dati più dettagliati relativi agli antecedenti riguardanti le persone fisiche, le persone giuridiche e gli oggetti.
I dati specifici registrati nelle sottocategorie di cui al capoverso1 sono elencati nell’allegato1 (catalogo dei dati).
Art. 5 Dati trattati nel sistema principale
Nel sistema principale sono trattati dati e documenti relativi alle seguenti categorie:
2 dati e documenti relativi a persone di cui tutti gli elementi segnaletici, in particolare i connotati, la fotografia, le impronte digitali e il profilo del DNA, sono stati oggetto di un rilevamento e di un esame minuzioso da parte degli organi di polizia svizzeri o stranieri o del Corpo delle guardie di confine e che sono stati notificati all’Ufficio federale per confronto di dati (categoria «AFIS-DNA»);
dati e documenti relativi a persone annunciate come autori presunti di reati, parti lese o testimoni alla Polizia giudiziaria federale (PGF) o al servizio competente in seno all’INTERPOL, nell’ambito di inchieste della polizia giudiziaria o di attività di polizia finalizzate alla prevenzione condotte da autorità di perseguimento penale o di polizia svizzere o straniere (categoria «INTERPOL»);
3 dati e documenti relativi a persone in merito alle quali autorità svizzere o straniere, privati, istituzioni o organizzazioni internazionali hanno inoltrato una domanda al servizio di ricerca delle persone scomparse dell’Ufficio federale (categoria «Ricerca di persone scomparse»);
4 dati e documenti relativi a persone per cui l’Ufficio federale ha aperto un fascicolo nell’ambito dell’applicazione della legislazione sui documenti d’identità (categoria «Documenti d’identità»).
I dati e i documenti che rientrano in più categorie secondo il capoverso1 sono trattati in ciascuna categoria di dati corrispondente.
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Art. 6 Indice
L’indice serve a rilevare se l’Ufficio federale tratta dati riguardanti una determinata persona fisica o giuridica.
Esso contiene i dati seguenti:
l’identità delle persone cui si riferiscono i dati;
la designazione dei servizi dell’Ufficio federale nei quali una determinata persona è registrata;
la designazione dei sistemi d’informazione dell’Ufficio federale nei quali una determinata persona è registrata, ad eccezione dei sistemi di cui all’articolo 11 della legge federale del 7 ottobre 19945 sugli Uffici centrali di polizia giudiziaria della Confederazione (LUC) e all’articolo15 della legge federale del 21 marzo 19976 sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna (LMSI).
Art. 77 Funzione di gestione
La funzione di gestione serve a facilitare la gestione dei documenti e dei fascicoli dell’Ufficio federale relativi a pratiche concernenti persone fisiche, persone giuridiche o oggetti, salvo i documenti e le iscrizioni relativi ai casi trattati dalla PGF nel sistema d’informazione JANUS.
Essa può contenere tutte le comunicazioni, segnatamente le comunicazioni telefoniche, i messaggi di posta elettronica e le lettere, indirizzate all’Ufficio federale o provenienti da quest’ultimo. Contiene in particolare le comunicazioni scambiate nel quadro della cooperazione con l’Ufficio europeo di polizia (Europol).
Essa dà accesso:
ai documenti specifici informatizzati, sotto forma di testo o di immagine, che si riferiscono a pratiche trattate dall’Ufficio federale;
ai dati relativi alla trasmissione e allo stato dell’elaborazione dei documenti e dei fascicoli nonché a eventuali ricerche effettuate nei sistemi d’informazione accessibili alla PGF; e
all’ubicazione dei fascicoli e alle indicazioni relative al prestito.
I dati trattati nella funzione di gestione possono essere indicizzati per persona, oggetto o evento e connessi al sistema principale o ad altri sistemi d’informazione dell’Ufficio federale. I dati che sono connessi al sistema principale o a un altro sistema d’informazione sottostanno alle regole di trattamento e alle restrizioni d’accesso applicabili a questi ultimi.
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Art. 8 Copia dei dati
Al fine di evitare una doppia registrazione, i dati riguardanti gli ambiti di competenza della PGF e che sono entrati tramite INTERPOL possono essere copiati nel sistema informatizzato della PGF (JANUS).
L’Ufficio federale disciplina le modalità di questa operazione nel regolamento sul trattamento dei dati di cui all’articolo 14.
Sezione 2 Accesso all’IPAS e comunicazione dei dati
Art. 9 Utenti interni all’Ufficio federale
I collaboratori dell’Ufficio federale possono consultare l’IPAS online se per adempiere i loro compiti legali hanno bisogno di dati registrati nel sistema.
I diritti d’accesso sono disciplinati nell’allegato 2.
Art. 10 Utenti esterni all’Ufficio federale
Le seguenti autorità possono consultare online i dati che figurano nell’indice:
il Ministero pubblico della Confederazione, nell’ambito di inchieste di polizia giudiziaria ;
le autorità federali incaricate di effettuare i controlli di sicurezza conformemente all’articolo 2 capoverso 4 lettera c LMSI8;
il Corpo delle guardie di frontiera per accertare se una persona è registrata presso la PGF o il servizio incaricato delle pratiche relative a INTERPOL;
la sezione Estradizioni dell’Ufficio federale di giustizia (UFG).
Art. 11 Trasmissione di dati
Fatte salve le disposizioni legali che reggono i dati segnaletici, INTERPOL, Europol, la ricerca di persone scomparse e i documenti d’identità, l’Ufficio federale può, in casi particolari e nell’ambito dell’assistenza amministrativa, comunicare informazioni registrate nell’IPAS alle seguenti autorità, quando esse ne hanno bisogno per adempiere i loro obblighi legali:9
le autorità di polizia o di perseguimento penale federali, cantonali e straniere;
gli uffici centrali nazionali INTERPOL e la segreteria generale di INTERPOL;
10 i servizi dell’Ufficio federale della migrazione competenti per l’identificazione dei richiedenti l’asilo e delle persone bisognose di protezione e per
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Nuovo testo giusta il n. 10 dell’all. all’O del 3 nov. 2004, in vigore dal 1° gen. 2005 (RU 2004 4813).
l’adempimento dei compiti previsti dalla legge federale del 26 marzo 193111 concernente la dimora e il domicilio degli stranieri e dalla legge del 29 settembre 195212 sulla cittadinanza;
13 Europol ;
il servizio dell’UFG competente per l’assistenza giudiziaria internazionale;
i servizi dell’Amministrazione federale delle dogane competenti per l’esame delle condizioni d’entrata;
le rappresentanze svizzere all’estero competenti per il rilascio dei visti.
Art. 12 Ulteriori disposizioni sulla trasmissione dei dati
Al momento della comunicazione dei dati registrati nell’IPAS, si devono rispettare i divieti inerenti all’utilizzazione. L’Ufficio federale può comunicare alle autorità straniere di cui all’articolo11 dati relativi ai richiedenti l’asilo, ai rifugiati o alle persone provvisoriamente ammesse solo previa consultazione dell’Ufficio federale competente.
L’Ufficio federale rifiuta di trasmettere dati registrati nell’IPAS se vi si oppongono interessi preponderanti pubblici o privati. I dati che non sono destinati a essere comunicati sono segnalati come tali nell’IPAS.
Al momento di qualsiasi trasmissione di dati registrati nell’IPAS, il destinatario deve essere informato sulla natura, l’affidabilità e l’attualità dei dati. Può impiegarli esclusivamente allo scopo per cui gli sono stati trasmessi. Deve essere avvertito delle restrizioni d’impiego e del fatto che l’Ufficio federale si riserva il diritto di esigere informazioni sull’uso che sarà stato fatto di questi dati.
La trasmissione di dati, il destinatario, l’oggetto e il motivo della trasmissione devono essere registrati nell’IPAS.
L’Ufficio federale disciplina le modalità dettagliate della trasmissione nel regolamento sul trattamento dei dati di cui all’articolo 14.
Sezione 3 Protezione e sicurezza dei dati
Art. 1314 Diritti delle persone interessate
Ogni persona può domandare all’Ufficio federale informazioni sui dati a suo riguardo che sono registrati nell’IPAS e chiedere la rettifica o la soppressione di questi dati.
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Il diritto alla consultazione, alla rettifica e alla soppressione dei dati è retto dalle disposizioni della legge federale del 19 giugno 199215 sulla protezione dei dati (LPD). Per i dati comunicati da INTERPOL è fatto salvo l’articolo13 dell’ordinanza del 1° dicembre 198616 sull’Ufficio centrale nazionale INTERPOL Berna. Per i dati comunicati da Europol è fatto salvo l’articolo 7 paragrafo5 dell’Accordo del 24 settembre 200417 tra la Confederazione Svizzera e l’Ufficio europeo di polizia. Per le iscrizioni nell’indice o nella funzione di gestione di dati che dipendono dalle competenze della PGF è fatto salvo l’articolo 14 LUC18.
Art. 14 Sorveglianza e responsabilità
L’Ufficio federale è responsabile dell’IPAS. Emana un regolamento sul trattamento dei dati registrati nell’IPAS.
Esso nomina un servizio di controllo. Questo è incaricato di gestire i diritti d’accesso all’IPAS, coordinare i dati dell’indice e far modificare o cancellare i dati d’intesa con i responsabili della registrazione.
Il Centro del servizio informatico del Dipartimento federale di giustizia e polizia fornisce i mezzi informatici necessari alla gestione di IPAS.
Art. 1519 Sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati è garantita dall’ordinanza del 26 settembre 200320 sull’informatica nell’amministrazione federale (OIAF).
Art. 16 Durata della conservazione dei dati
I dati del sistema principale che sono in correlazione con i dati dattiloscopici memorizzati nel sistema automatico d’identificazione delle impronte digitali (O del
nov. 200121 sul trattamento dei dati segnaletici) o con profili del DNA memorizzati nel sistema d’informazione basato sui profili del DNA (O del 3 dic. 200422 sui profili del DNA) sono cancellati contemporaneamente ai dati corrispondenti memorizzati in questi sistemi d’informazione.23
Al momento della cancellazione dei profili di DNA sono cancellati anche tutti gli altri dati conservati nell’IPAS relativi alla persona in questione, se non vi è altro materiale segnaletico che si riferisca alla stessa persona. Se gli altri dati conservati in IPAS non possono essere cancellati, la nota riguardante l’esistenza di un profilo di DNA è cancellata contemporaneamente al profilo di DNA.
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Il numero di controllo del processo è cancellato quando la Confederazione non conserva più alcun dato segnaletico sulla persona in questione.
I dati delle categorie «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità» del sistema principale sono cancellati 50 anni dopo la prima registrazione. I dati della categoria «Ricerca di persone scomparse» si possono conservare finché le persone interessate non sono state ritrovate, ma al massimo finché esse hanno compiuto 99 anni.24
Gli altri dati del sistema principale sono cancellati dopo dieci anni.
I dati della funzione di gestione concernenti la cooperazione con Europol sono conservati conformemente all’Accordo del 24 settembre 200425 tra la Confederazione Svizzera e l’Ufficio europeo di polizia. Gli altri dati della funzione di gestione sono cancellati dopo tre anni.26
Art. 17 Protocollo
Ogni trattamento di dati nell’IPAS è protocollato.
Art. 18 Archiviazione
L’Ufficio federale offre all’Archivio federale i dati di cui non ha più bisogno o che sono destinati alla cancellazione, assieme a tutti i documenti che vi si riferiscono.
I dati e i documenti che l’Archivio federale giudica privi di valore archivistico sono distrutti.
Sezione 4 Disposizioni finali
Art. 19 Modifica del diritto vigente
Le ordinanze qui appresso sono modificate come segue:
Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Introdotto dal n. I dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
1. Ordinanza del 31 maggio 200027 concernente il sistema d’informazione basato sui profili di DNA
Art. 22
Abrogato 2. Ordinanza del 16 marzo 199828 sull’Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro
Art. 3 cpv.1 lett. c
...
Art. 20 Entrata in vigore
La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2002.
[RU 1998 905, 2000 1227 all. n. II 18 1369 art. 30 n. 2, 2002 96 art. 30 4362, 2003 3687 all. n. II6. RU 2004 4181 art. 30].
Allegato 129 (art. 4 cpv. 2) Catalogo dei dati Sistema principale (Categorie «AFIS-DNA», «Interpol», «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità») Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone fisiche 2. Cognome 3. Nome 4. Data di nascita 5. Sesso 6. Cittadinanza 7. Indirizzo 8. Luogo di nascita 9. Luogo d’origine 10. Nome dei genitori 11. Stato civile 12. Lingua madre 13. Documenti d’identità 14. Nomi controllati/identità accertata 15. Data del decesso 16. Connotati (segni particolari, altezza, colore degli occhi, della pelle e dei capelli) 17. Pseudonimi e caratteristiche 18. Identità o non identità con un’altra persona dallo stesso nome registrata nel 19. Persone che vivono nella stessa economia domestica Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone giuridiche 2. Nome
Nuovo testo giusta il n. II dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
3. Sede 4. Cittadinanza 5. Forma giuridica 6. Informazioni del registro di commercio 7. Nome dei membri degli organi direttivi 8. Indirizzo 9. Altri nomi e caratteristiche 10. Identità o non identità con un’altra persona dallo stesso nome registrata nel Sottocategoria «Dati di base» relativa agli oggetti 2. Nome dell’oggetto 3. Descrizione 4. Date relative all’evento 5. Paese di provenienza dell’informazione 6. Tipo di oggetto 7. Indirizzo 8. Identità o non identità con un altro oggetto dallo stesso nome registrato nel Sottocategoria «Fascicoli» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 2. Collaboratore che ha aperto il fascicolo 3. Ubicazione abituale (centro di documentazione) 4. Ubicazione attuale (nome di chi l’ha preso in prestito) 5. Numero del volume 6. Informazioni sui dati di base legati al fascicolo 7. Data dei documenti del fascicolo 8. Osservazioni Sottocategoria «Pratiche» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 2. Tipo (entrata/uscita, autorità emittente o destinatario) 3. Data della pratica 4. Data di registrazione e collaboratore responsabile 5. Autorità responsabile dell’identificazione 6. Motivo dell’annuncio/motivo per cui la persona è stata segnalata 7. Data dell’annuncio/dell’identificazione 8. Luogo dell’annuncio/dell’identificazione 9. Priorità 10. Termine 11. Riferimento 12. Categoria 13. Stato di avanzamento della pratica (fase) 14. Data della fase 15. Collaboratore incaricato della fase 16. Numero del documento 17. Testo della fase Sottocategoria «Contenuti» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 1. Numero del controllo del processo (impronte digitali e/o DNA) 2. Esistenza di un profilo di DNA in CODIS 3. Tipo (informazioni sulle fotografie, le impronte digitali e i profili di DNA disponibili) 4. Osservazioni (domande e risposte inerenti alla pratica) 5. «Hit» (confronti effettuati, risultato) 6. Misure30 7. Osservazioni (testo libero di 600 caratteri con antecedenti e fattispecie relativi alla persona o all’oggetto)31 8.
Osservazioni divergenti Funzione di gestione 1. Operazione (nome, descrizione dell’operazione; data e nome d’utente) 2. Fascicolo (numero, genere, categoria e descrizione del fascicolo; data d’esecuzione, osservazioni e nome d’utente) 3. Comunicazione (numero, tipo e genere di comunicazione; collegamento con il sistema principale o con un altro sistema d’informazione; data, ora e autore della registrazione; data e luogo d’entrata/uscita; mittente/destinatario; descrizione sommaria della comunicazione; termine, utente e data d’esecuzione)
I campi di dati di cui ai numeri 1–6 sono utilizzati solo per la categoria «AFIS-DNA».
Il campo di dati di cui al numero 7 è utilizzato solo per le categorie «Interpol», «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità».
4. Attribuzione della comunicazione (destinatari per il trattamento, termine per il trattamento, indicazioni in merito ai lavori effettuati) 5. Documenti (numero, titolo e tipo di documenti, ubicazione, beneficiari di un prestito, data del prestito) 6. Persone fisiche (identità completa, verifica dell’identità, nome dei genitori, stato civile, indirizzo, pseudonimi, persone che vivono nella stessa economia domestica) 7. Persone giuridiche (nome, forma giuridica, verifica dell’identità, indirizzo) 8. Veicoli (tipo, genere, marca, Paese, numero d’identificazione, descrizione del veicolo, indicazioni relative al proprietario) 9. Oggetti (numero, tipo, osservazioni) Ordinanza IPAS 361.2 Allegato 232 (art. 9 cpv. 2) Diritti d’accesso a IPAS G = Get (visualizzare) A = Add (visualizzare, introdurre dati, modificare e cancellare i dati registrati dall’unità amministrativa) Servizi AFIS-DNA INTERPOL RICERCA SCOMPARSI DOC. D’IDENTITÀ FZ DI GST D-B FA PR CO D-B FA PR CO D-B FA PR CO D-B FA PR CO Sezione Ricerche/RIPOL G G G G G G G G G G G G A Sezione AFIS-DNA A A A A A A A G A G G A G G A Sezione Documenti d’identità G A G G A A A A A A A A A Ufficio di comunicazione in materia di G G G G A riciclaggio di denaro
Nuovo testo giusta il n. II dell’O del 10 mar. 2006 (RU 2006 945).
Coordinamento e prestazioni di servizio della polizia 361.2 Polizia giudiziaria federale Centrale operativa G G G G A A A A A G G A G G A Intervento e pianificazione: G G G G A A A A A A A A A A A A A gestione dei fascicoli Commissariato Polizia scientifica G G G G A A A A A G G A G G A Commissariato Controllo JANUS G G G G G G G A Commissariato Tecnologie G G G G G G A dell’informazione Indagini e informatica Divisione Coordinazione G G G G A A A A A G G A G G A Ufficiali inquirenti G G G G G G G G G G G A Divisioni Indagini G G G G G G G G G G G A Divisione Indagini III Interventi speciali G G G G G G G G G G G A Risorse Servizio di controllo di IPAS A A A G A A A A A A A A A A A A A Ordinanza IPAS 361.2 Stato maggiore Consulente per la protezione dei dati G G G G G G G G G G G G G G G G G Servizio federale di sicurezza Servizio informazioni, valutazioni, G G G G – protezione e sicurezza (DIAS) Commissariato Sicurezza dei magistrati e G G G G – delle rappresentanze estere Commissariato Sicurezza dei
visitatori G G G G – stranieri e dell’aviazione civile Coordinamento e prestazioni di servizio della polizia 361.2 Servizio di analisi e prevenzione D-B FA PR CO D-B FA PR CO D-B FA PR CO D-B FA PR CO Stato maggiore G G G G Lotta contro il terrorismo G G G G – Estremismo G G G G – Servizio informazioni G G G G – Non proliferazione G G G G – Divisione Operazioni G G G G – Commissariato EST G G G G – Commissariato CENTRO G G G G – Commissariato OVEST G G G G – Trattamento d’informazioni e Uffici G G G G – centrali Sezione Analisi preliminari G G G G – Sezione Open Source Intelligence G G G G – (OSINT) Commissariato Signal Intelligence G G G G (SIGINT) Sezione Uffici centrali G G G
G – Analisi CO/CE/CG G G G G – Servizio degli stranieri G G G G – Centro di situazione e di rapporto G G G G – Ordinanza IPAS 361.2 UFG AFIS-DNA INTERPOL RICERCA SCOMPARSI DOC. D’IDENTITÀ FZ DI GST D-B FA PR CO D-B FA PR CO D-B FA PR CO D-B FA PR CO Sezione estradizioni G G G G G G – DDPS AFIS-DNA INTERPOL RICERCA SCOMPARSI DOC. D’IDENTITÀ FZ DI GST D-B FA PR CO D-B FA PR CO D-B FA PR CO D-B FA PR CO Divisione della protezione delle G G G G – informazioni e degli oggetti Legenda AFIS-DNA Categoria «AFIS-DNA» INTERPOL Categoria «Interpol» RICERCA SCOMPARSI Categoria «Ricerca di persone scomparse» DOC. D’IDENTITÀ Categoria «Documenti d’identità» D-B Dati di base FA Fascicoli PR Pratiche CO Contenuto FZ DI GST Funzione di gestione