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Emanato con: Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell’Ufficio federale di polizia (AS 2002 111)

Versione giusta: Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell’Ufficio federale di polizia (AS 2002 4174)

361.2

Ordinanza sul sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli dell’Ufficio federale di polizia (Ordinanza IPAS)

del 21 novembre 2001 (Stato 24 dicembre 2002)

Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 351octies capoverso8 del Codice penale1 (CP), ordina:

Sezione 1 Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

L’Ufficio federale di polizia (Ufficio federale) gestisce un sistema informatizzato di gestione e indice informatizzato delle persone e dei fascicoli (IPAS). La presente ordinanza ne disciplina la gestione e l’utilizzazione.

Art. 2 Scopo dell’IPAS

L’IPAS serve a:

  1. constatare se l’Ufficio federale tratta dati riferiti a una determinata persona;

  2. trattare dati riferiti a persone, casi e fascicoli dell’Ufficio federale tramite INTERPOL e a trattare dati e documenti relativi all’identificazione delle persone, alla ricerca delle persone scomparse e ai documenti d’identità;

  3. aggiornare i fascicoli, organizzare lo svolgimento dei lavori e allestire statistiche.

Art. 3 Struttura dell’IPAS

L’IPAS si compone di:

  1. un sistema principale;

  2. un indice;

  3. una funzione di gestione dei documenti e dei fascicoli (funzione di gestione).

RU 2002 111

Art. 4 Sistema principale

Il sistema principale si suddivide nelle seguenti sottocategorie:

  1. «Dati di base», in cui sono registrati dati relativi a persone fisiche, persone giuridiche e oggetti;

  2. «Fascicoli», in cui sono registrati l’ubicazione dei fascicoli cartacei, i diritti d’accesso ai fascicoli e le indicazioni relative al prestito;

  3. «Pratiche», in cui sono registrati la categoria secondo l’articolo5 capoverso 1 cui appartengono i fascicoli, il loro stato d’avanzamento nonché la persona incaricata del fascicolo;

  4. «Contenuto», in cui sono registrati i dati più dettagliati relativi agli antecedenti riguardanti le persone fisiche, le persone giuridiche e gli oggetti.

I dati specifici registrati nelle sottocategorie di cui al capoverso1 sono elencati nell’allegato1 (catalogo dei dati).

Art. 5 Dati trattati nel sistema principale

Nel sistema principale sono trattati dati e documenti relativi alle seguenti categorie:

  1. 2 dati e documenti relativi a persone che gli organi di polizia svizzeri o stranieri o il Corpo delle guardie di confine hanno trattato a scopo d’identificazione e che sono state notificate all’Ufficio federale per confronto di dati (categoria «AFIS»);

  2. dati e documenti relativi a persone annunciate come autori presunti di reati, parti lese o testimoni alla Polizia giudiziaria federale (PGF) o al servizio competente in seno all’INTERPOL, nell’ambito di inchieste della polizia giudiziaria o di attività di polizia finalizzate alla prevenzione condotte da autorità di perseguimento penale o di polizia svizzere o straniere (categoria «INTERPOL»);

  3. dati e documenti relativi alle ricerche di persone scomparse in Svizzera e all’estero (categoria «Ricerca di persone scomparse»);

  4. dati e documenti relativi alle pratiche del servizio competente in materia di coordinamento nell’ambito dei documenti d’identità e di legittimazione (categoria «Documenti d’identità»).

I dati e i documenti che rientrano in più categorie secondo il capoverso1 sono trattati in ciascuna categoria di dati corrispondente.

Art. 6 Indice

L’indice serve a rilevare se l’Ufficio federale tratta dati riguardanti una determinata persona fisica o giuridica.

Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 29 nov. 2002, in vigore dal 1° gen. 2003 (RU 2002 4174).

Esso contiene i dati seguenti:

  1. l’identità delle persone cui si riferiscono i dati;

  2. la designazione dei servizi dell’Ufficio federale nei quali una determinata persona è registrata;

  3. la designazione dei sistemi d’informazione dell’Ufficio federale nei quali una determinata persona è registrata, ad eccezione dei sistemi di cui all’articolo11 della legge federale del 7 ottobre 19943 sugli Uffici centrali di polizia giudiziaria della Confederazione (LUC) e all’articolo15 della legge federale del 21 marzo 19974 sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna (LMSI).

Art. 7 Funzione di gestione

La funzione di gestione serve a facilitare la gestione dei documenti e dei fascicoli dell’Ufficio federale relativi a pratiche concernenti persone fisiche, persone giuridiche o oggetti.

Essa dà accesso:

  1. ai documenti specifici informatizzati, sotto forma di testo o di immagine, che si riferiscono a pratiche trattate dall’Ufficio federale;

  2. ai dati relativi alla trasmissione e allo stadio dell’elaborazione dei documenti e dei fascicoli;

  3. all’ubicazione dei fascicoli e alle indicazioni relative al prestito.

Art. 8 Copia dei dati

Al fine di evitare una doppia registrazione, i dati riguardanti gli ambiti di competenza della PGF e che sono entrati tramite INTERPOL possono essere copiati nel sistema informatizzato della PGF (JANUS).

L’Ufficio federale disciplina le modalità di questa operazione nel regolamento sul trattamento dei dati di cui all’articolo14.

Sezione 2 Accesso all’IPAS e comunicazione dei dati

Art. 9 Utenti interni all’Ufficio federale

I collaboratori dell’Ufficio federale possono consultare l’IPAS online se per adempiere i loro compiti legali hanno bisogno di dati registrati nel sistema.

I diritti d’accesso sono disciplinati nell’allegato 2.

Art. 10 Utenti esterni all’Ufficio federale

Le seguenti autorità possono consultare online i dati che figurano nell’indice:

  1. il Ministero pubblico della Confederazione, nell’ambito di inchieste di polizia giudiziaria ;

  2. le autorità federali incaricate di effettuare i controlli di sicurezza conformemente all’articolo 2 capoverso4 lettera c LMSI5;

  3. il Corpo delle guardie di frontiera per accertare se una persona è registrata presso la PGF o il servizio incaricato delle pratiche relative a INTERPOL;

  4. la sezione Estradizioni dell’Ufficio federale di giustizia (UFG).

Art. 11 Trasmissione di dati

Fatte salve le disposizioni legali che reggono i dati segnaletici, INTERPOL, la ricerca di persone scomparse e i documenti d’identità, l’Ufficio federale può, in casi particolari e nell’ambito dell’assistenza amministrativa, comunicare informazioni registrate nell’IPAS alle seguenti autorità, quando esse ne hanno bisogno per adempiere ai loro obblighi legali:

  1. le autorità di polizia o di perseguimento penale federali, cantonali e straniere;

  2. gli uffici centrali nazionali INTERPOL e la segreteria generale di INTERPOL;

  3. il servizio dell’Ufficio federale dei rifugiati competente per l’identificazione dei richiedenti l’asilo e delle persone bisognose di protezione;

  4. i servizi dell’Ufficio federale degli stranieri competenti per l’adempimento dei compiti previsti dalla legge federale del 26 marzo 19316 concernente la dimora e il domicilio degli stranieri e dalla legge del 29 settembre 19527 sulla cittadinanza;

  5. il servizio dell’UFG competente per l’assistenza giudiziaria internazionale;

  6. i servizi dell’Amministrazione federale delle dogane competenti per l’esame delle condizioni d’entrata;

  7. le rappresentanze svizzere all’estero competenti per il rilascio dei visti.

Art. 12 Ulteriori disposizioni sulla trasmissione dei dati

Al momento della comunicazione dei dati registrati nell’IPAS, si devono rispettare i divieti inerenti all’utilizzazione. L’Ufficio federale può comunicare alle autorità straniere di cui all’articolo11 dati relativi ai richiedenti l’asilo, ai rifugiati o alle persone provvisoriamente ammesse solo previa consultazione dell’Ufficio federale competente.

L’Ufficio federale rifiuta di trasmettere dati registrati nell’IPAS se vi si oppongono interessi preponderanti pubblici o privati. I dati che non sono destinati a essere comunicati sono segnalati come tali nell’IPAS.

Al momento di qualsiasi trasmissione di dati registrati nell’IPAS, il destinatario deve essere informato sulla natura, l’affidabilità e l’attualità dei dati. Può impiegarli esclusivamente allo scopo per cui gli sono stati trasmessi. Deve essere avvertito delle restrizioni d’impiego e del fatto che l’Ufficio federale si riserva il diritto di esigere informazioni sull’uso che sarà stato fatto di questi dati.

La trasmissione di dati, il destinatario, l’oggetto e il motivo della trasmissione devono essere registrati nell’IPAS.

L’Ufficio federale disciplina le modalità dettagliate della trasmissione nel regolamento sul trattamento dei dati di cui all’articolo14.

Sezione 3 Protezione e sicurezza dei dati

Art. 13 Diritti delle persone interessate

Ogni persona può domandare all’Ufficio federale informazioni sui dati a suo riguardo che sono registrati nel sistema principale IPAS e chiedere la rettifica o la soppressione di questi dati. Se la richiesta concerne una persona dispersa, anche i suoi congiunti ai sensi dell’articolo 110 numero 2 CP possono esercitare tale diritto.

Il diritto alla consultazione, alla rettifica e alla soppressione dei dati è retto dalle disposizioni della legge federale del 19 giugno 19928 sulla protezione dei dati (LPD). Per i dati comunicati da INTERPOL è fatto salvo l’articolo13 dell’ordinanza del 1° dicembre 19869 sull’Ufficio centrale nazionale INTERPOL Svizzera. Per le iscrizioni nell’indice di dati che dipendono dalle competenze della PGF è fatto salvo l’articolo 14 LUC10.

Art. 14 Sorveglianza e responsabilità

L’Ufficio federale è responsabile dell’IPAS. Emana un regolamento sul trattamento dei dati registrati nell’IPAS.

Esso nomina un servizio di controllo. Questo è incaricato di gestire i diritti d’accesso all’IPAS, coordinare i dati dell’indice e far modificare o cancellare i dati d’intesa con i responsabili della registrazione.

Il Centro del servizio informatico del Dipartimento federale di giustizia e polizia fornisce i mezzi informatici necessari alla gestione di IPAS.

Art. 15 Sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati è garantita dall’ordinanza del 23 febbraio 200011 sull’informatica nell’Amministrazione federale (OIAF).

Art. 16 Durata della conservazione dei dati

I dati del sistema principale che sono in correlazione con dati dattiloscopici memorizzati nel sistema automatico d’identificazione delle impronte digitali (O del 21 nov. 200112 sul trattamento dei dati segnaletici; AFIS) o con profili di DNA memorizzati nel sistema d’informazione basato sui profili di DNA (O SIDNA del 31 mag. 200013 sono cancellati contemporaneamente ai dati corrispondenti memorizzati in questi sistemi d’informazione.

Al momento della cancellazione dei profili di DNA sono cancellati anche tutti gli altri dati conservati nell’IPAS relativi alla persona in questione, se non vi è altro materiale segnaletico che si riferisca alla stessa persona. Se gli altri dati conservati in IPAS non possono essere cancellati, la nota riguardante l’esistenza di un profilo di DNA è cancellata contemporaneamente al profilo di DNA.

Il numero di controllo del processo è cancellato quando la Confederazione non conserva più alcun dato segnaletico sulla persona in questione.

I dati delle categorie «Ricerca di persone scomparse» e «Documenti d’identità» del sistema principale sono cancellati dopo15 anni.

Gli altri dati del sistema principale sono cancellati dopo dieci anni.

Art. 17 Protocollo

Ogni trattamento di dati nell’IPAS è protocollato.

Art. 18 Archiviazione

L’Ufficio federale offre all’Archivio federale i dati di cui non ha più bisogno o che sono destinati alla cancellazione, assieme a tutti i documenti che vi si riferiscono.

I dati e i documenti che l’Archivio federale giudica privi di valore archivistico sono distrutti.

Sezione 4 Disposizioni finali

Art. 19 Modifica del diritto vigente

Le ordinanze qui appresso sono modificate come segue: 1. Ordinanza del 31 maggio 200014 concernente il sistema d’informazione basato sui profili di DNA

Art. 22

Abrogato 2. Ordinanza del 16 marzo 199815 sull’Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro

Art. 3 cpv.1 lett. c

...

Art. 20 Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2002.

Allegato 116 (art.4 cpv. 2) Catalogo dei dati Sistema principale A. Categoria «AFIS» Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone fisiche 2. Cognome 3. Nome 4. Data di nascita 5. Sesso 6. Nazionalità 8. Luogo di nascita 9. Luogo d’origine 10. Nome dei genitori 11. Stato civile 12. Lingua madre 13. Documenti d’identità 14. Nomi controllati/identità accertata 15. Data del decesso 16. Connotati (segni particolari, altezza, colore degli occhi, della pelle e dei capelli) 17. Pseudonimi e caratteristiche Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone giuridiche 2. Nome 3. Sede 4. Nazionalità 5. Forma giuridica

Aggiornato giusta il n. II1 dell’O del 29 nov. 2002, in vigore dal 1° gen. 2003 (RU 2002 4174).

6. Informazioni del registro di commercio 7. Nome dei membri degli organi direttivi 8. Indirizzo 9. Altri nomi e caratteristiche Sottocategoria «Dati di base» relativa agli oggetti 2. Nome dell’oggetto 3. Descrizione 4. Date relative all’evento 5. Paese di provenienza dell’informazione 6. Caratteristiche Sottocategoria «Fascicoli» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 2. Collaboratore che ha registrato il fascicolo 3. Ubicazione abituale (centro di documentazione) 4. Ubicazione attuale (nome di chi l’ha preso in prestito) 5. Numero del volume 6. Informazioni sui dati di base legati al fascicolo 7. Date dei documenti del fascicolo 8. Osservazioni Sottocategoria «Pratiche» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 2. Tipo (entrata/uscita, autorità di rilascio o destinatario) 3. Data della pratica 4. Data di registrazione e collaboratore responsabile 5. Autorità responsabile dell’identificazione 6. Motivo per cui la persona è stata segnalata 7. Data dell’identificazione 8. Luogo dell’identificazione 9. Priorità 10. Termine 11. Riferimento 12. Categoria 13. Stato di avanzamento della pratica (fase) 14. Data della fase 15. Collaboratore incaricato della fase Sottocategoria «Contenuti» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 1. Numero del controllo del processo (impronte digitali e/o DNA) 2. Esistenza di un profilo di DNA in CODIS 3. Tipo (informazioni sulle fotografie, le impronte digitali e i profili di DNA disponibili) 4. Osservazioni (domande e risposte inerenti alla pratica) 5. «Hit» (confronti effettuati, risultato) 6. Misure 7. Osservazioni divergenti B. Categoria «Interpol» Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone fisiche 2. Cognome 3. Nome 4. Data di nascita 5. Sesso 6. Nazionalità 8. Luogo di nascita 9. Luogo d’origine 10. Nome dei genitori 11. Stato civile 12. Lingua madre 13. Documenti d’identità 14. Nomi controllati/identità accertata 15. Data del decesso 16. Connotati (segni particolari, altezza, colore degli occhi, della pelle e dei capelli) 17. Pseudonimi e caratteristiche 18.

Conviventi (more uxorio) Sottocategoria «Dati di base» relativa alle persone giuridiche 2. Nome 3. Sede 4. Nazionalità 5. Forma giuridica 6. Informazioni del registro di commercio 7. Nome dei membri degli organi direttivi 8. Indirizzo 9. Altri nomi e caratteristiche Sottocategoria «Dati di base» relativa agli oggetti 2. Nome dell’oggetto 3. Descrizione 4. Date relative all’evento 5. Paese di provenienza 6. Caratteristiche Sottocategoria «Fascicoli» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 2. Collaboratore che ha registrato il fascicolo 3. Ubicazione abituale (centro di documentazione) 4. Ubicazione attuale (nome di chi l’ha preso in prestito) 5. Numero del volume 6. Informazioni sui dati di base legati al fascicolo 7. Date dei documenti del fascicolo 8. Osservazioni Sottocategoria «Pratiche» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 2. Tipo (entrata/uscita, autorità di rilascio o destinatario) 3. Data della pratica 4. Data della registrazione e collaboratore responsabile 5. Autorità che ha effettuato l’annuncio 6. Motivo dell’annuncio 7. Data dell’annuncio 8. Luogo dell’annuncio 9. Priorità 10. Termine 11. Riferimento 12. Categoria 13. Stato di avanzamento della pratica (fase) 14. Data della fase 15. Collaboratore incaricato della fase Sottocategoria «Contenuti» relativa alle persone fisiche o giuridiche e agli oggetti 1. Osservazioni (testo libero di 600 caratteri con antecedenti e fattispecie relativi alla persona o all’oggetto) 2. Osservazioni divergenti Ordinanza IPAS 361.2 Allegato 217 (art.9 cpv.

2) Diritti d’accesso a IPAS G = Get (Visualizzare) A = Add (Visualizzare, introdurre dati, modificare e cancellare i dati registrati dall’unità amministrativa) Categoria AFIS Categoria Interpol Servizio Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti UFP Servizi Abrogata18 Sezione AFIS A A A A A A A G Permanenza 24h A A A G A A A A Sezione ricer- G – – – G G G – Sezione documenti G – – – G G G – d’identità Ufficio di comunica- G – – – G – – – zione in materia di riciclaggio di denaro

Nuovo testo giusta il n. II 2 dell’O del 29 nov. 2002, in vigore dal 1° gen. 2003 (RU 2002 4174).

Ordinanza IPAS 361.2 Servizio Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Polizia guidiziaria federale Capodivisione inter- A A A G A A A A vento e pianificazione Commissariato crimi- A A A G A A A A nalità generale Centrale d’intervento A A A G A A A A Divisione coordina- G G G G G G G G zione Servizio di controllo G – – – G G G G JANUS Commissariato SysPol G – – G G G – Ufficiale inquirente G – G – G G G – Divisione inchieste G – G – G G G – Divisione inchieste G – G – G G G – preliminari Servicio di analisi e prevenzione Lotta contro il G – – – G – – – terrorismo Estremismo G – – – G – – – Servizio informazioni G – – – G – – – Non–proliferazione G – – – G – –

– Commissariato EST G – – – G – – – Commissariato G – – – G – – – CENTRO Trattamento G – – – G – – – d’informazione e Uffici centrali Divisone Operazioni G – – – G – – – Sezione Open Source G – – – G – – – Intelligence (OSINT) Sezione Uffici centrali G – – – G – – – Sezione analisi preli- G – – – G – – – minare Ordinanza IPAS 361.2 Servizio Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Commissariato G – – – G – – – OVEST Analisi CO/CE/CG G – – – G – – – Servizio degli stranieri G – – – G – – – Centro di situazione e G – – – G – – – di rapporto Supporto Gestione dei fascicoli A A A G A A A A Servizio postale G – – – G – – – Archivio G – – – G – – – Servizio di controllo A A A G A A A A IPAS Stato maggiore Consulente per la G G G G G G G G protezione dei

dati Servizio federale di sicurezza Servizio informazioni, G – – – G – – – valutazioni, protezione e sicurezza (DIAS) Commissariato Sicu- G – – – G – – – rezza dei magistrati e delle rappresentanze estere Ordinanza IPAS 361.2 Servizio Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Dati di base Fascicoli Pratiche Contenuti Commissariato Sicu- G – – – G – – – rezza dei visitatori stranieri e dell’aviazione civile UFG G – – – G – – – Sezione estradizioni DDPS G – – – G – – – Divisione della protezione delle informazioni e delle opere