Ordinanza
sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio
(Ordinanza sui libri di commercio; Olc, Olc)

Chi ha l’obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, anche libri ausiliari.

Il libro principale consta:

1. dei conti (suddivisione logica di tutte le operazioni contabilizzate), sulla base dei quali sono allestiti il conto d’esercizio e il bilancio;

2. del giornale (rilevamento cronologico di tutte le operazioni contabilizzate).

I libri ausiliari devono contenere, a complemento del libro principale, i dati necessari per stabilire lo stato patrimoniale dell’azienda, i rapporti di debito e di credito derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali. Fanno parte dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari, la contabilità dei debitori e dei creditori, come pure l’inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle prestazioni non fatturate.

La tenuta dei libri di commercio e il rilevamento dei documenti contabili devono essere conformi ai principi commerciali riconosciuti (contabilità regolare).

Se i libri di commercio sono tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo analogo e i documenti contabili sono rilevati e conservati su supporto elettronico o in modo analogo, occorre rispettare i principi del trattamento regolare dei dati.³

La regolarità della tenuta e della conservazione dei libri è retta dalle norme contabili riconosciute, sempreché il Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni, la presente ordinanza e altre disposizioni esecutive non dispongano diversamente.⁴

I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile.

A dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, l’infrastruttura (macchinari e programmi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili.⁶

Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni.

I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.

I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione.⁸

Il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari sono messi a disposizione se necessario per la consultazione e la verifica.

Nel quadro del diritto di consultazione è resa possibile alla persona autorizzata che lo chieda la lettura dei libri di commercio anche senza mezzi ausiliari.

Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali oppure contrassegnate in modo tale da permetterne la distinzione. La responsabilità per le informazioni archiviate è disciplinata e documentata in modo chiaro.

È garantito l’accesso entro un termine adeguato ai dati archiviati.

Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.

Sono ammessi per la conservazione di documenti:

1. i supporti d’informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili;

2. i supporti d’informazione alterabili quando:

   1. sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (ad es. firma digitale);

   2. è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);

   3. sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione; e

   4. sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log files).

I supporti d’informazione sono considerati alterabili quando le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici, dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state).

L’integrità e leggibilità dei supporti d’informazione sono esaminate regolarmente.

I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d’informazione (migrazione di dati) quando è garantito che:

1. le informazioni rimangono complete ed esatte;

2. la disponibilità e la leggibilità continuano a soddisfare le esigenze legali.

La migrazione di dati da un supporto d’informazione a un altro è iscritta a verbale. Quest’ultimo è conservato assieme alle informazioni.

L’ordinanza del 2 giugno 1976⁹ concernente la registrazione di documenti da conservare è abrogata.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 2002.