235.22
Ordinanza
concernente il sistema d’informazione E-VERA
(Ordinanza E-VERA)
del 17 agosto 2016 (Stato 1° aprile 2026)
Preambolo
Il Consiglio federale svizzero,
visto l’articolo 29 capoverso 1 lettera a della legge federale del 18 dicembre 20201 sul trattamento dei dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri;
visto l’articolo 63 capoverso 2 della legge federale del 26 settembre 20142 sugli svizzeri all’estero (LSEst),3
ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione E-VERA (E-VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).
Art. 2 Scopo del sistema d’informazione
E-VERA serve al DFAE per adempiere i compiti consolari tramite le rappresentanze svizzere all’estero (rappresentanze) e la Direzione consolare (DC), in particolare per:
tenere il registro degli Svizzeri all’estero;
comunicare con gli Svizzeri all’estero;
amministrare e inviare pubblicazioni;
elaborare rilevazioni e statistiche;
far fronte a crisi e catastrofi;
sostenere la Cassa svizzera di compensazione (CSC) nell’ambito dell’assicurazione facoltativa ai sensi dell’articolo 2 della legge federale del 20 dicembre 19464 su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS) e dell’articolo 3 dell’ordinanza del 26 maggio 19615 concernente l’assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità.
Art. 3 Responsabilità
La DC è responsabile di E-VERA.
Art. 4 Struttura
E-VERA consiste in una banca dati e in uno sportello online.
Sezione 2 Trattamento dei dati
Art. 5 Persone registrate in E-VERA
In E-VERA sono trattati i dati delle persone seguenti:
gli Svizzeri all’estero;
i coniugi e i partner registrati di persone di cui alla lettera a;
i figli di persone di cui alle lettere a e b;
i genitori stranieri di Svizzeri all’estero minorenni;
le persone, e i loro congiunti, per le quali la Svizzera assume funzioni di tutela o che beneficiano della tutela di interessi stranieri;
I dati sono trattati secondo l’allegato 1.
Art. 6 Registrazione e verifica dei dati
Tutti i dati contenuti in E-VERA sono registrati dalle rappresentanze. Il sistema attribuisce automaticamente un numero a ogni persona registrata.
I Comuni svizzeri possono notificare per via elettronica a E‑VERA la partenza all’estero (art. 12 cpv. 4 LSEst) o l’arrivo in Svizzera (art. 13 cpv. 3 LSEst) di persone di cui all’articolo 5 lettere a–d. I dati sull’arrivo in Svizzera sono ripresi in E‑VERA.6
E-VERA verifica se i dati sull’identità registrati in E-VERA corrispondono a quelli nel registro dello stato civile (art. 39 del Codice civile7). I dati registrati in E‑VERA in modo errato sono rettificati in E‑VERA e i dati mancanti aggiunti.8
I numeri AVS registrati in E-VERA sono verificati e, se del caso, rettificati secondo gli articoli 133bis e 134quater dell’ordinanza del 31 ottobre 19479 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti. L’Ufficio centrale di compensazione (UCC) assegna un numero AVS alle persone che ne sono prive.10
E-VERA verifica mediante una consultazione online se le persone registrate in E‑VERA sono segnalate nel sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL) per aver commesso un crimine o un delitto. Il risultato della consultazione non viene memorizzato in E-VERA.
Art. 7 Diritti di trattamento
Le rappresentanze e la DC dispongono di diritti di trattamento completi per tutti i dati registrati in E-VERA.
Per quanto i loro diritti di accesso lo consentano, le persone di cui all’articolo 5 possono visionare mediante lo sportello online i dati di cui all’allegato 1 che li riguardano o che riguardano i congiunti che vivono nella stessa economia domestica; possono chiedere servizi consolari nonché la modifica di dati inesatti o non più attuali e trasmettere documenti per via elettronica mediante lo sportello online.11
I seguenti servizi possono consultare mediante procedura di richiamo tutti i dati di cui all’allegato 1 per gli scopi indicati di seguito:
12la Divisione Protezione dei dati, sicurezza delle informazioni e accesso alle informazioni DFAE: per fornire informazioni su richiesta nel proprio ambito di competenza;
la Revisione interna DFAE: per preparare e svolgere audit presso rappresentanze all’estero;
13…
l’Ufficio passaporti DFAE: per rintracciare i titolari di passaporti diplomatici o di servizio all’estero;
la CSC: per adempiere i compiti previsti dalla legge nell’ambito dell’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti e dell’assicurazione per l’invalidità;
l’UCC: per assegnare il numero AVS14.
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
Le autorità competenti per il catalogo elettorale dispongono, per lo sportello online, dei diritti di accesso necessari a ricevere le notifiche concernenti cambiamenti relativi al diritto di voto.15
Art. 8 Comunicazione di dati
Le rappresentanze e la DC possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati registrati in E-VERA di persone coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.
I dati di cui all’allegato 1 vengono trasmessi automaticamente e in forma cifrata ai seguenti servizi:
16all’Ufficio federale di statistica: nell’ambito dell’ordinanza del 30 aprile17 sulla statistica federale e dell’ordinanza del 21 novembre 200718 sull’armonizzazione dei registri;
alla CSC: per l’esecuzione delle mutazioni notificate alle rappresentanze che riguardano dossier gestiti dalla CSC;
all’UCC: per la verifica e l’assegnazione del numero AVS.
Se altre autorità hanno bisogno dei dati registrati in E-VERA per l’adempimento dei loro compiti, le rappresentanze e la DC possono comunicarglieli.
Le notifiche concernenti cambiamenti relativi al diritto di voto vengono trasmesse alle autorità competenti per il catalogo elettorale automaticamente e in forma cifrata oppure mediante lo sportello online.19
Art. 8a20 Elaborazione di documenti
I documenti elaborati in E-VERA sono archiviati nel pertinente sistema di gestione degli affari. In E-VERA sono eliminati dopo l’elaborazione.
Art. 9 Distruzione di dati21
I dati relativi a una persona vengono distrutti dopo cinque anni dalla registrazione di una delle informazioni elencate di seguito, o al più tardi al compimento del 115° anno di età:22
partito;
deceduto;
nato morto;
decesso senza atto di morte;
scomparso.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.
Sezione 3 Diritti di accesso e gestione
Art. 10 Conferimento del diritto di accesso
Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti di E-VERA i diritti di accesso individuali.
La DC verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.
Art. 11 Gestione tecnica e amministrazione del sistema
L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di E-VERA.
L’amministratore di sistema gestisce il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni.
Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte della DC.
Art. 1223 Interfacce
E-VERA dispone di un’interfaccia con il sistema d’informazione EDAssist+.
L’allegato 2 contiene le informazioni sui dati che sono trasmessi da E‑VERA a EDAssist+ e definisce la periodicità della trasmissione.
I documenti di cui all’articolo 7 capoverso 2 sono trasmessi a EDAssist+ mediante un’interfaccia nella misura in cui sono necessari all’adempimento dei compiti di cui all’articolo 3 dell’ordinanza del 18 giugno 202124 sui sistemi d’informazione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri.
I dati necessari per creare dossier personali elettronici nel sistema di gestione degli affari standardizzato GEVER sono trasmessi a GEVER mediante un’interfaccia.
Sezione 4 Sicurezza dei dati
Art. 13 Obblighi di diligenza
La DC e le rappresentanze provvedono affinché i dati personali registrati in E‑VERA siano trattati conformemente alle prescrizioni.
Si assicurano inoltre che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 14 Sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati e delle informazioni è retta:25
26dall’ordinanza del 31 agosto 202227 sulla protezione dei dati;
28dall’ordinanza dell’8 novembre 202329 sulla sicurezza delle informazioni;
30...
La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 15 Verbale
Gli accessi a E-VERA e il trattamento dei dati in E-VERA sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.31
Sezione 5 Disposizioni finali
Art. 16 Abrogazione di un altro atto normativo
L’ordinanza VERA del 7 giugno 200432 è abrogata.
Art. 17 Modifica di altri atti normativi
Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:
...33
Art. 18 Entrata in vigore
La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2016.
Diritti di trattamento
(art. 5 cpv. 2)
Servizi con diritti di accesso / che ricevono i dati | |
|---|---|
Rappresentanze | Rappresentanze svizzere all’estero |
DC | Direzione consolare |
PSA | Divisione Protezione dei dati, sicurezza delle informazioni e accesso alle informazioni DFAE |
RI | Revisione interna DFAE |
KMZ | Centro di gestione delle crisi |
CSC | Cassa svizzera di compensazione |
UCC | Ufficio centrale di compensazione |
UST | Ufficio federale di statistica |
Legenda:
Diritti di trattamento | |
|---|---|
A | Diritti di trattamento completi |
B | Diritto di lettura |
C | Diritto di lettura e di richiesta |
D | Trasmissione cifrata dei dati |
Dati | Rappresentanze | DC | PSA | RI | KMZ | Ufficio passaporti DFAE | CSC | UCC | UST | Persone interessate (art. 5) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Cognomi | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Nomi | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Data di nascita | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Luogo di nascita | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Sesso | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Stato civile | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Luogo d’origine | A | A | B | B | B | B | B/D | B | D | C |
Cittadinanza/attinenza | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Dati sulla naturalizzazione, perdita della cittadinanza: luogo, data, autorità, passaggio in giudicato | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Appellativo | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Titolo | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Numero AVS | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Livello di formazione | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Professione: designazione della professione, categoria professionale, formazione più elevata conclusa, data della registrazione | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Dati sugli eventi di stato civile: matrimonio, divorzio, registrazione dell’unione domestica, scioglimento dell’unione domestica, separazione, inizio della separazione, fine della separazione, motivo dello scioglimento, dichiarazione di nullità, adozione, nascita, cambiamento di nome, attestato ufficiale, data, luogo, sentenza, data del passaggio in giudicato | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Dati sul decesso: data, luogo, tipo di notifica | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Lingua | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Lingua per la corrispondenza | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Dati su coniuge, partner: cognome, nome, data di nascita, numero AVS | A | A | B | B | B | B | B/D | B | C | |
Dati su figli e autorità parentale: cognome, nome, data di nascita, numero AVS, titolari dell’autorità parentale | A | A | B | B | B | B | B/D | B | C | |
Dati di contatto: indirizzi, coordinate GPS, indirizzo e-mail, numero di telefono, numero di fax | A | A | B | B | B | B | B/D | B | D | C |
Dati sulla circoscrizione consolare | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
N. personale, art. 6 cpv. 1 | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | |
Dati sui genitori: cognome, nome | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | C | |
Dati della persona di contatto in caso di decesso: cognome, nome, contatto | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
Dati di emergenza (facoltativi): informazioni sulla cassa malati, sull’assicurazione viaggi, direttive del paziente, testamento, indirizzo di emergenza | A | A | B | B | B | C | ||||
Dati sulla partenza: data, luogo, indirizzo, motivo | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Dati sull’arrivo: data, luogo, indirizzo, motivo | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Dati sul diritto di voto: data di annuncio di arrivo/partenza, Comune di voto, lingua del materiale di voto | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Annuncio di arrivo/partenza | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
Dati login sportello online E-VERA | A | A | B | B | B | B | C | |||
Passaporto: numero, data del rilascio, autorità di rilascio, validità | A | A | B | B | B | B | ||||
Notifica di perdita: documento di viaggio, modello, numero, motivo, luogo, data, rapporto di polizia, data del rilascio, autorità di rilascio, validità, data della notifica | A | A | B | B | B | B | C | |||
Notifica di scomparsa: data, autorità, luogo | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
Controllo Ripol | B | B | ||||||||
Deposito: tipo, numero documento, data dell’accettazione e della consegna | A | A | B | B | B | B | C | |||
Persona rilevante per compiti diplomatici | A | A | B | B | B | B | ||||
Pubblicazioni in abbonamento | A | A | B | B | B | B | C | |||
Obbligo di notificazione militare | A | A | B | B | B | B |
Dati e periodicità
(art. 12)
Sistema d’informazione | Dati personali | Periodicità |
|---|---|---|
EDAssist+ |
| In base alle esigenze |