235.24
Ordinanza
sul sistema d’informazione EDAssist+
del 9 dicembre 2011 (Stato 1° aprile 2021) (Stato 1° aprile 2021)
Preambolo
Il Consiglio federale Svizzero,
visto l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento
di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri (legge);
visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19972 sull’organizzazione
del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),
ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzazione del sistema d’informazione EDAssist+ (EDAssist+).
Art. 2 Scopo
EDAssist+ serve al Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) per:
registrare online le persone che si recano all’estero o viaggiano all’estero;
trattare avvisi di ricerca di persone scomparse;
avviare misure in caso di crisi o di catastrofe;
registrare e trattare le richieste della popolazione;
trattare casi di protezione consolare ai sensi degli articoli 16, 17 e 22 del Regolamento del 24 novembre 19673 del servizio diplomatico e consolare svizzero.
Art. 3 Gestione
EDAssist+ è gestito dalla Direzione consolare (DC) del DFAE.
Art. 4 Struttura di EDAssist+
EDAssist+ è composto dai seguenti ambiti:
registrazione online;
avvisi di ricerca e riscontri;
crisi e catastrofi;
helpline;
protezione consolare.
Sezione 2 Dati e trattamento dei dati
Art. 5 Registrazione online
Le persone che si recano all’estero o viaggiano all’estero possono registrare i loro dati nell’ambito «registrazione online».
L’allegato 1 disciplina i dati da registrare.
La registrazione è riservata alle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge.
Art. 6 Avvisi di ricerca e riscontri
Nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge che risultano scomparse.
Si trattano inoltre dati di persone che hanno formulato un avviso di ricerca.
Gli allegati 2 e 3 disciplinano i dati da trattare.
I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero (rappresentanze). I dati di cui all’allegato 2 numeri 1–10 e all’allegato 3 numeri 1–6 che riguardano le persone registrate nel sistema d’informazione E-VERA (E-VERA) sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.4
Art. 7 Crisi e catastrofi
Nell’ambito «crisi e catastrofi» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge colpite da una crisi o una catastrofe.
L’allegato 4 disciplina i dati da trattare.
I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all’allegato 4 numeri 1–10 che riguardano le persone registrate in E-VERA5 sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.
Art. 8 Helpline
Nell’ambito «helpline» si trattano dati di persone che formulano una richiesta elettronica, scritta o telefonica alla DC o alle rappresentanze.
L’allegato 5 disciplina i dati da trattare.
I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze.
Art. 9 Protezione consolare
Nell’ambito «protezione consolare» si trattano i dati delle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 lettere a e b della legge assistite nell’ambito della protezione consolare.
L’allegato 6 disciplina i dati da trattare.
I dati sono registrati dalla DC e dalle rappresentanze. I dati di cui all’allegato 6 numeri 1–10 che riguardano le persone registrate in E-VERA sono ripresi da questo sistema tramite una procedura automatizzata.
Art. 10 Diritti di trattamento
La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+.
Le persone di cui all’articolo 5 hanno il diritto di trattare i loro dati personali mediante procedura di richiamo.
Il Centro di gestione delle crisi del DFAE ha il diritto di lettura per tutti i dati registrati in EDAssist+ per l’adempimento dei suoi compiti.6
Art. 11 Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati
I dati di cui all’allegato 1 vengono distrutti al più tardi 30 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata.
I dati di cui agli allegati 2–6 con l’indicazione «disattivato» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi 5 anni dopo l’ultimo accesso.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.
Art. 12 Gestione del sistema
Gli amministratori del sistema gestiscono i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni. Inoltre pianificano, installano, configurano e gestiscono l’infrastruttura tecnica di EDAssist+.
Il responsabile delle applicazioni costituisce l’interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. Assicura la soddisfazione degli utenti e svolge accertamenti dei bisogni in vista dello sviluppo di EDAssist+. È aggregato alla DC.
Art. 13 Concessione del diritto di accesso individuale
Il responsabile delle applicazioni accorda ai collaboratori della DC e delle rappresentanze il diritto di accesso individuale.
Inoltre verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.
Sezione 3 Protezione dei dati e sicurezza informatica
Art. 14 Diritto d’informazione e diritto di rettifica
Ogni persona può chiedere alla DC, per scritto e documentando la propria identità, informazioni sui dati che la concernono e la rettifica di dati inesatti.
Le informazioni sono rilasciate per scritto e sono gratuite.
Ai sensi dell’articolo 9 della legge federale del 19 giugno 19927 sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite.
Art. 15 Obblighi di diligenza
La DC provvede affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni.
Garantisce che i dati in EDAssist+ siano esatti, completi e aggiornati; sono fatti salvi i dati dell’ambito «registrazione online».
Art. 16 Sicurezza dei dati e sicurezza informatica
La sicurezza dei dati e la sicurezza informatica sono rette:
dall’ordinanza del 14 giugno 19938 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati;
dall’ordinanza del 27 maggio 20209 sui ciber-rischi.10
La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina i provvedimenti organizzativi e tecnici tesi ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
La DC prende i provvedimenti organizzativi e tecnici necessari per proteggere i dati da ogni trattamento non autorizzato e dalla loro sottrazione.
Art. 17 Verbalizzazione
Gli accessi e le modifiche in EDAssist+ sono costantemente verbalizzati. I verbali sono conservati per un anno.
Art. 18 Vigilanza
La DC esercita la vigilanza sul trattamento dei dati personali in EDAssist+ ai sensi della presente ordinanza.
Il DFAE esercita la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.
Sezione 4 Disposizioni finali
Art. 19 Modifica del diritto vigente
…11
Art. 20 Entrata in vigore
La presente ordinanza entra in vigore il 1° febbraio 2012.
Dati nell’ambito «registrazione online»
(art. 5 cpv. 2)
Cognomi
Nomi
Data di nascita/età
Indirizzi
Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)
Sesso
Luoghi d’origine
Nazionalità
Persona di contatto (nome e indirizzo)
Itinerario/destinazione
Durata del viaggio/del soggiorno
Dati nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri»
riguardanti persone scomparse
(art. 6 cpv. 3)
Cognomi
Nomi
Indirizzi
Data di nascita/età
Sesso
Lingue
Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)
Luoghi d’origine
Nazionalità
Numero d’assicurato secondo l’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 194612 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti
(numero d’assicurato AVS)
Evento
Bisogno di aiuto
Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di contatto, lingue e sesso)
Rapporti con la persona di contatto
Luogo di soggiorno
Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute)
Data dell’ultimo contatto
Numero del passaporto
Dati nell’ambito «avvisi di ricerca e riscontri» riguardanti persone che hanno formulato un avviso di ricerca
(art. 6 cpv. 3)
Cognomi
Nomi
Indirizzi
Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)
Lingue
Sesso
Rapporto con la persona scomparsa
Dati nell’ambito «crisi e catastrofi»
(art. 7 cpv. 2)
Cognomi
Nomi
Indirizzi
Data di nascita/età
Sesso
Lingue
Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)
Luoghi d’origine
Nazionalità
Numero d’assicurato secondo l’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 194613 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (numero d’assicurato AVS)
Evento
Bisogno di aiuto
Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di contatto, lingue e sesso)
Rapporti con la persona di contatto
Luogo di soggiorno
Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute)
Data dell’ultimo contatto
Centro di raccolta
Mezzo di trasporto
Numero del passaporto
Dati nell’ambito «Helpline»
(art. 8 cpv. 2)
Cognomi
Nomi
Indirizzi
Indicazioni di contatto (telefono, fax, e-mail)
Lingue
Sesso
Richieste
Dati nell’ambito «protezione consolare»
(art. 9 cpv. 2)
Cognomi
Nomi
Indirizzi
Data di nascita
Sesso
Lingue
Dati di contatto (telefono, fax, e-mail)
Luoghi d’origine
Nazionalità
Numero d’assicurato secondo l’articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 194614 sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (numero d’assicurato AVS)
Evento
Indicazioni sulla persona di contatto (cognomi, nomi, indirizzi, dati di contatto, lingue e sesso)
Rapporti con la persona di contatto
Assicurazioni
Beneficiario di una rendita AI
Obbligo di notificazione militare
Stato (deceduto, ferito, malato, in buona salute)
Dati relativi a misure di assistenza sociale e a perseguimenti e sanzioni amministrativi e penali ai sensi dell’articolo 4 capoverso 3 lettera b della legge.
Numero del passaporto