235.25
Ordinanza
concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent»
di Comunicazione DFAE
(Ordinanza «e-vent»)1
del 17 ottobre 2018 (Stato 1° aprile 2026)
Preambolo
Il Consiglio federale svizzero,
visto l’articolo 57hter della legge del 21 marzo 19972 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),3
ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 14 Oggetto
La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» (sistema) di Comunicazione del Dipartimento federale degli affari esteri (Comunicazione DFAE) in seno alla Segreteria generale del DFAE.
Art. 2 Scopo
Il sistema consente alla Comunicazione DFAE5 di svolgere i suoi compiti nell’ambito della pianificazione, dell’organizzazione e dello svolgimento di conferenze e manifestazioni.
Art. 3 Autorità responsabile
La Comunicazione DFAE è responsabile del sistema.
Art. 4 Struttura
Il sistema consiste in una banca dati e in un portale online per l’accesso dall’interno del DFAE e uno per l’accesso dall’esterno.
Sezione 2 Dati e trattamento dei dati
Art. 5 Persone e dati trattati
Il sistema contiene i dati dei partecipanti alle conferenze e alle manifestazioni.
La tipologia di dati registrati è disciplinata nell’allegato.
Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento
I dati sono registrati dai partecipanti o dalla Comunicazione DFAE.
I partecipanti dispongono di diritti di trattamento completi dei loro dati registrati nel sistema.
La Comunicazione DFAE dispone di diritti di trattamento completi di tutti i dati registrati nel sistema.
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
I dati di cui all’allegato possono essere trasmessi a terzi qualora siano necessari per ragioni organizzative o prenotazioni.
Art. 7 Documenti
Nel sistema possono essere registrati tutti i documenti relativi a conferenze, manifestazioni e alle persone che vi prendono parte conformemente allo scopo della presente ordinanza.
Art. 8 Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati
Le serie di dati relative a persone sono distrutte al più tardi dieci anni dopo l’ultimo trattamento.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.
Sezione 3 Gestione e diritti di accesso
Art. 9 Gestione tecnica e amministrazione del sistema
L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.
L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.
Il responsabile delle applicazioni fa parte della Comunicazione DFAE. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.
Art. 10 Concessione del diritto di accesso
Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema i diritti di accesso individuali.
La Comunicazione DFAE verifica una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.
Sezione 4 Sicurezza dei dati
Art. 11 Obblighi di diligenza
La Comunicazione DFAE provvede affinché il trattamento dei dati nel sistema sia conforme alle prescrizioni.
Si assicura che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 12 Regolamento sul trattamento dei dati
La Comunicazione DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Questo documento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 13 Verbale
Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.6
Sezione 5 Entrata in vigore
Art. 14
La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2018.
Dati personali registrati nel sistema
(art. 5 cpv. 2)
Cognomi
Cognomi come da passaporto
Nomi
Nomi come da passaporto
Titolo (accademico)
Titolo (professionale o funzione ufficiale)
Appellativo
Ditta
Sesso
Data di nascita
Luogo di nascita
Cittadinanze
Rappresentante di quale delegazione / Paese / organizzazione
Indirizzi e-mail
Numero di telefono (fisso)
Numero di telefono (cellulare)
Numero di fax
Indirizzo (via, NPA, luogo)
Paese
Sito Internet
Metodo di corrispondenza (lettera/e-mail)
Indirizzo di fatturazione
Particolari esigenze alimentari
Grado militare
Grado civile
Posizione
Datore di lavoro
Arrivo al luogo della manifestazione/all’hotel
Partenza dal luogo della manifestazione/dall’hotel
Lingua di corrispondenza
Informazioni sul volo (data e ora di partenza e di arrivo, numero del volo, tempi di trasferimento)
Informazioni sul passaporto (numero, data di emissione, data di scadenza, luogo di emissione)
Visto necessario
Informazioni della carta di credito (numero, data di scadenza)
Informazioni sull’hotel/sul luogo di soggiorno (indirizzo, numero della camera ecc.)
Nome dell’accompagnatore
Informazioni sulla partecipazione (workshop, cene ufficiali, colazione, pranzo, cena, escursioni)
Temi dei workshop
Foto
Sponsorizzazioni: sì/no
Motivazione della sponsorizzazione
Esigenze specifiche dovute a limitazioni fisiche
Partecipazione a conferenze precedenti