Regolamento interno
della Fondazione Pro Helvetia

La Fondazione Pro Helvetia (Pro Helvetia) è gestita secondo i principi della trasparenza, della stima e della fiducia reciproca, della parità di trattamento, delle pari opportunità e della pluralità.

Il Consiglio di fondazione è l’organo supremo di Pro Helvetia.

Il Consiglio di fondazione elegge fra i suoi membri il vicepresidente.

Oltre ai compiti di cui all’articolo 34 capoverso 5 LPCu, il Consiglio di fondazione ha i seguenti compiti:

1. adotta la struttura organizzativa della Segreteria (organigramma);

2. adotta la richiesta di finanziamento quadriennale di Pro Helvetia per il messaggio sulla cultura della Confederazione all’attenzione del Dipartimento federale dell’interno (DFI);

3. nel quadro degli obiettivi strategici definiti dal Consiglio federale, stabilisce le linee direttive strategiche dell’attività di Pro Helvetia;

4. adotta il programma annuale;

5. approva i programmi pluriennali propri di Pro Helvetia e le iniziative promosse autonomamente da Pro Helvetia per importi superiori a 300 000 franchi;

6. adotta il conto annuale;

7. designa il presidente della Commissione di esperti;

8. istituisce le giurie e ne nomina i membri;

9. nomina gli esperti esterni;

10. emana il regolamento sulle competenze.

Il Consiglio di fondazione si riunisce su convocazione del presidente quando necessario, ma almeno due volte l’anno.

Tre membri possono chiedere una riunione.

La convocazione è inviata dieci giorni prima della riunione. Essa contiene l’ordine del giorno e i documenti necessari per deliberare. In casi giustificati, documenti possono essere trasmessi in un secondo momento.

Fino a 14 giorni prima della riunione, ogni membro può chiedere l’inserimento di un punto nell’ordine del giorno.

Di regola, il Consiglio di fondazione può deliberare soltanto su affari che figurano all’ordine del giorno. A maggioranza semplice di tutti i presenti, può deliberare anche su affari che non figurano all’ordine del giorno, qualora siano urgenti.

Può deliberare se è presente almeno la metà dei suoi membri. Le decisioni sono prese a maggioranza semplice. A parità di voti decide il presidente.

Se non è raggiunto il quorum, delibera con riserva e comunica le delibere per scritto ai membri assenti. Esse diventano effettive se nessuno dei membri assenti solleva obiezioni entro dieci giorni dalla comunicazione. In caso di obiezioni, l’affare deve essere riesaminato.

Per affari urgenti il presidente può ordinare una delibera mediante circolazione degli atti (in forma cartacea o elettronica). La delibera è considerata valida se è approvata dalla maggioranza dei membri.

Se per motivi di urgenza la delibera non è possibile mediante circolazione degli atti, essa può avvenire in via eccezionale mediante decisione presidenziale. Il presidente ne informa senza indugio gli altri membri. L’urgenza è data se un disbrigo tardivo dell’affare arrecherebbe un notevole pregiudizio a Pro Helvetia.

La Direzione è composta dal direttore, dal direttore supplente e dai responsabili dei settori.

Il direttore dirige la Segreteria.

La Direzione è un organo collettivo che assume congiuntamente la responsabilità per le attività operative di Pro Helvetia.

Essa cerca di adottare decisioni in maniera consensuale. Se ciò non è possibile, la decisione è presa a maggioranza semplice.

La Direzione ha i seguenti compiti:

1. prepara gli affari del Consiglio di fondazione e gli sottopone le sue proposte;

2. attua le decisioni del Consiglio di fondazione e rende conto del suo operato a quest’ultimo;

3. elabora le linee direttive strategiche dell’attività di Pro Helvetia e la richiesta di finanziamento periodica che ne consegue all’attenzione del Consiglio di fondazione;

4. nei limiti del preventivo adottato dal Consiglio di fondazione, decide in merito ai programmi propri di Pro Helvetia e alle iniziative promosse autonomamente da Pro Helvetia per importi fino a 300 000 franchi;

5. provvede a una valutazione periodica dell’attività di Pro Helvetia e alla presentazione di rapporti;

6. emana le linee direttive in materia di politica del personale;

7. coordina le attività dei settori e decide a tale scopo gli strumenti e le misure che coinvolgono diversi organi di Pro Helvetia.

Oltre ai compiti di cui all’articolo 35 capoverso 3 LPCu, il direttore ha in particolare i seguenti compiti e competenze:

1. provvede all’attuazione delle disposizioni adottate dal Consiglio di fondazione;

2. gestisce la Segreteria in maniera incentrata sugli obiettivi e sui risultati e ne assicura il funzionamento regolare, efficiente ed efficace;

3. garantisce un controlling e un sistema di controllo interno (SCI);

4. assume il personale, fatte salve le competenze in materia del Consiglio di fondazione;

5. propone al Consiglio di fondazione la nomina del direttore supplente e degli altri membri della Direzione;

6. decide in merito alle richieste di cui all’articolo 10 capoversi 1 e 2 lettera d dell’ordinanza del 22 ottobre 2020² sui sussidi di Pro Helvetia;

7. le decisioni del direttore possono divergere dalle proposte della Commissione di esperti o dalle raccomandazioni di una giuria soltanto per i motivi indicati all’articolo 10 capoverso 3 dell’ordinanza del 22 ottobre 2020 sui sussidi di Pro Helvetia.

La Segreteria comprende tutti i settori necessari per l’attuazione dei compiti di Pro Helvetia.

I settori e le divisioni da essi dirette sono definiti nell’organigramma. Sotto il profilo organizzativo, gli uffici all’estero sono considerati alla stregua di divisioni.

I settori svolgono i seguenti compiti:

1. preparano gli obiettivi e le priorità a medio termine dell’attività di Pro Helvetia all’attenzione della Direzione;

2. preparano il programma annuale e il preventivo all’attenzione della Direzione;

3. preparano gli affari della Commissione di esperti e coadiuvano la Direzione nella preparazione degli affari del Consiglio di fondazione;

4. attuano il programma annuale di Pro Helvetia nei rispettivi ambiti di competenza;

5. provvedono all’attuazione delle linee direttive in materia di politica del personale;

6. provvedono alla collaborazione interna tra i settori e le divisioni;

7. provvedono alla concezione e allo sviluppo di tutte le misure necessarie per svolgere i propri compiti;

8. decidono in merito alle richieste conformemente all’ordinanza del 22 ottobre 2020³ sui sussidi di Pro Helvetia;

9. valutano la propria attività su incarico della Direzione.

Le divisioni, inclusi gli uffici all’estero, si occupano degli affari e dei compiti loro assegnati e forniscono consulenza specialistica a terzi.

Elaborano strategie e misure di promozione e provvedono alla loro diffusione e promozione.

Attuano propri progetti, tra cui progetti di sostegno delle nuove leve, misure di promozione e proposte di coaching, e provvedono alla loro valutazione regolare.

Decidono in merito alle richieste conformemente all’ordinanza del 22 ottobre 2020⁴ sui sussidi di Pro Helvetia e sui progetti del proprio settore nel quadro delle competenze definite nel regolamento sulle competenze.

Le decisioni in merito a richieste concernenti una regione in cui Pro Helvetia gestisce un ufficio all’estero sono prese previa consultazione tra l’ufficio all’estero interessato e la divisione della Segreteria competente.

Le divisioni rispettano il budget loro assegnato.

Sorvegliano il rispetto dei loro impegni finanziari e la fornitura delle prestazioni da parte dei beneficiari di sussidi.

I vari ambiti di attività di Pro Helvetia sono rappresentati in maniera equa all’interno della Commissione di esperti.

I membri della Commissione di esperti hanno conoscenze particolari nei loro settori specifici e sono interessati alla politica culturale.

I membri del Consiglio di fondazione non possono far parte della Commissione di esperti.

Il Consiglio di fondazione può destituire i membri della Commissione di esperti per motivi gravi, segnatamente per ripetuti conflitti di interesse, assenze oltremisura frequenti o comportamenti lesivi della reputazione.

La Commissione di esperti designa fra i suoi membri un vicepresidente.

La Commissione di esperti valuta le seguenti richieste e sottopone la sua proposta al direttore:

1. richieste di sussidi per importi superiori a 50 000 franchi all’anno sulla base di contratti di prestazioni pluriennali;

2. richieste di sussidi per importi superiori a 50 000 franchi non esaminate da una giuria;

3. programmi propri di Pro Helvetia per importi superiori a 50 000 franchi.

Le divisioni possono ricorrere a singoli membri della Commissione di esperti per una consulenza su questioni specialistiche.

Su invito della Direzione, la Commissione di esperti si riunisce una volta l’anno con le singole divisioni per discutere. A tale scopo, la Commissione di esperti designa delegazioni di al massimo cinque membri per ciascuna divisione.

Il presidente riferisce per scritto una volta l’anno al Consiglio di fondazione sull’adempimento dei compiti della Commissione di esperti.

Per la valutazione delle richieste, la Commissione di esperti può designare delegazioni di al massimo cinque membri che si assumono i compiti della Commissione di esperti in rappresentanza di quest’ultima.

Si riunisce almeno quattro volte l’anno. La convocazione è inviata dieci giorni prima della riunione. Essa contiene l’ordine del giorno e i documenti necessari per procedere a una valutazione.

La Commissione di esperti e le sue delegazioni possono deliberare quando è presente più della metà dei rispettivi membri. Le decisioni sono prese a maggioranza semplice. A parità di voti decide il presidente o il responsabile della delegazione.

In casi urgenti, il presidente può ordinare una delibera mediante circolazione degli atti. La delibera è considerata effettiva se è approvata dalla maggioranza dei membri.

La Direzione può chiedere la costituzione di una giuria al Consiglio di fondazione. Le giurie vengono costituite in particolare per processi di valutazione selettivi per i quali la Segreteria non dispone di sufficienti competenze specialistiche o quando, per la valutazione di richieste e progetti, appare opportuno avvalersi del punto di vista indipendente di specialisti esterni.

Una giuria è composta da almeno tre persone. I suoi membri devono essere esperti. Possono far parte della Commissione di esperti, ma non del Consiglio di fondazione. Il loro mandato è limitato a quattro anni.

Le giurie eleggono tra i loro membri il presidente.

Il Consiglio di fondazione può destituire i membri delle giurie per motivi gravi, segnatamente per ripetuti conflitti di interesse, assenze oltremisura frequenti o comportamenti lesivi della reputazione.

Una giuria valuta le richieste e i progetti che le vengono sottoposti e sottopone le sue proposte al direttore.

La convocazione alle riunioni è inviata al più tardi dieci giorni prima della riunione. Essa contiene l’ordine del giorno e i documenti necessari per deliberare.

Le giurie possono deliberare quando è presente più della metà dei membri. Le decisioni sono prese a maggioranza semplice. A parità di voti decide il presidente.

Gli esperti esterni sono eletti per quattro anni e possono essere rieletti una volta.

Gli esperti esterni non possono essere al contempo membri del Consiglio di fondazione.

Il Consiglio di fondazione può destituire per motivi gravi gli esperti.

Su richiesta, gli esperti prestano consulenza ai settori nelle loro decisioni.

La Segreteria si occupa delle questioni amministrative e organizzative della Commissione di esperti e delle giurie.

Provvede affinché sia osservata una corretta procedura decisionale.

Ai collaboratori della Segreteria, ai membri del Consiglio di fondazione e della Commissione di esperti, agli esperti e ai membri delle giurie si applicano le disposizioni in materia di parzialità e ricusazione di cui all’articolo 10 della legge federale del 20 dicembre 1968⁵ sulla procedura amministrativa.

In caso di assenza del titolare, il potere decisionale passa al supplente.

Tutte le decisioni sono firmate con firma collettiva a due.

Delle riunioni del Consiglio di fondazione, della Direzione, dei settori, della Commissione di esperti e delle giurie è steso un verbale.

Ogni partecipante può chiedere che una sua opinione sia riportata nel verbale insieme al suo nome.

Il verbale è firmato dalla persona che presiede la riunione e da chi lo redige.

I verbali delle riunioni del Consiglio di fondazione e della Commissione di esperti sono sottoposti per approvazione ai membri del rispettivo organo.

Per lo scioglimento dal segreto d’ufficio, l’autorità superiore competente ai sensi dell’articolo 320 numero 2 del Codice penale⁶ è il DFI.

Il regolamento interno del 23 novembre 2011⁷ della Fondazione Pro Helvetia è abrogato.

Il presente regolamento entra in vigore il 1° dicembre 2020.