APPROVATO
Linee guida per il processo internazionale Settore Orizzontale
H_BUC_02b – Determinazione della residenza: contestazione della decisione
Data: 04/12/2017 Versione del documento: v1.0 Basato su: H_BUC_02b versione 1.0.1 Common Data Model, versione 4.0.16
INDICE
H_BUC_02b – Determinazione della residenza: contestazione della decisione ..................................... 4 Come avviare questo BUC? ..................................................................................................................... 6 CO.1 Con chi devo scambiare informazioni? ........................................................................... 6 CO.2 Come posso individuare la/e istituzione/i giusta/e con cui scambiare informazioni? ... 6 CO.3 Come posso inviare la contestazione di una decisione sullo Stato di residenza tramite il SED H004? ................................................................................................................................ 6 CO.4 Cosa devo fare per giungere a un accordo sullo Stato di residenza tramite un SED H003? ....................................................................................................................................... 7 CO.5 Come devo trattare una controproposta sullo Stato di residenza tramite un SED H004? ................................................................................................................................................. 8 CO.6 Cosa devo fare se un accordo sullo Stato di residenza è notificato (o deve esserlo) tramite un SED H003? .............................................................................................................. 9 CP.1 Cosa devo fare se ricevo la contestazione di una decisione sullo Stato di residenza tramite il SED H004? .............................................................................................................. 10 CP.2 Cosa devo fare per giungere a un accordo sullo Stato di residenza tramite un SED H003? ..................................................................................................................................... 10 CP.3 Come devo trattare una controproposta sullo Stato di residenza tramite un SED H004? ............................................................................................................................................... 12 CP.4 Cosa devo fare se un accordo sullo Stato di residenza è notificato (o deve esserlo) tramite un SED H003? ............................................................................................................ 12 Diagramma BPMN per il processo H_BUC_02b .................................................................................... 13 Documenti elettronici strutturati (SED) utilizzati nel presente processo ............................................. 13 Sotto-processi amministrativi ............................................................................................................... 13
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Cronologia del documento
Revisione Data Autori Breve descrizione V0.1 11/07/2017 Segreteria Prima bozza del documento sottoposta per revisione al gruppo ad hoc orizzontale V0.2 01/09/2017 Segreteria Implementazione delle modifiche e degli aggiornamenti in base ai commenti del gruppo ad hoc
Versione sottoposta per revisione al CA V0.99 04/10/2017 Segreteria Implementazione delle modifiche e degli aggiornamenti in base alla revisione del CA Versione sottoposta per approvazione al CA
V0.99.1 27/11/2017 Segreteria Versione riproposta previo accordo con il gruppo di lavoro ad hoc in una conferenza telefonica del 22 novembre
V0.99.2 04/12/2017 Segreteria Implementazione dei commenti ricevuti dalla Finlandia dopo l’incontro del CA dell’ottobre 2017, in cooperazione con il gruppo di lavoro ad hoc e la delegazione finlandese
Versione sottoposta nuovamente per approvazione al CA
V1.0 21/12/2017 Segreteria Versione approvata dal CA con leggeri adeguamenti di formattazione
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H_BUC_02b – Determinazione della residenza: contestazione della decisione
Descrizione: lo scopo del presente processo (Business use case, BUC) è di accordarsi sullo Stato membro da considerare quale Stato membro di residenza ai sensi del regolamento (CE) n. 883/2004 (regolamento di base). Questa procedura di contestazione è relativamente ampia, ragion per cui ne abbiamo raggruppato le tappe nelle fasi seguenti. Fase I – Contestazione della decisione sullo Stato di residenza e scambio di informazioni: il BUC inizia quando il case owner invia un SED H004, contestando una decisione sullo Stato di residenza. Dopo aver inviato la contestazione, • il case owner potrebbe aver bisogno di chiarire alcuni dettagli concernenti la residenza inviando un SED H005 (Richiesta di informazioni sulla residenza), cui la/e controparte/i risponderà inviando un SED H006 (Risposta a richiesta informazioni sulla residenza); • anche la controparte potrebbe aver bisogno di chiedere informazioni al case owner. Questa seconda tappa può essere ripetuta diverse volte, fintantoché entrambe le parti non hanno abbastanza informazioni sugli elementi per determinare la residenza. Fase II – Raggiungimento di un accordo sullo Stato di residenza: il case owner o la controparte è ora in grado di proporre il Paese che dovrebbe essere considerato lo Stato di residenza. Può farlo il case owner, inviando un SED H003, cui la/e controparte/i risponderà/anno con un SED H004, o viceversa. Sono possibili le tre risposte seguenti: • accettazione della proposta: un SED H003 di notifica sarà inviato dalla parte che si è convenuto essere lo Stato membro di residenza; v. fase IV (sotto); • rifiuto della proposta e controproposta: v. fase III (sotto); • rifiuto della proposta e avvio di un dialogo o di una procedura di conciliazione: le parti avvieranno una procedura di conciliazione (al di fuori del sistema). Successivamente, il processo si conclude. Fase III – Trattare una controproposta sullo Stato di residenza: questa fase comprende le tappe intraprese in caso di rifiuto della prima proposta e presentazione di una controproposta, se il case owner e la/e controparte/i saranno in grado di rispondere sulla nuova controproposta tramite un SED H004 per: • accettare la controproposta, dopodiché sarà inviato un nuovo SED H003 di notifica per comunicare la decisione sulla residenza; v. fase IV (sotto), oppure • rifiutarla, dopodiché può essere avviata la una procedura di conciliazione. Il processo si conclude. Fase IV – Notifica dell’accordo sullo Stato di residenza: una parte notifica l’accordo sulla decisione sulla residenza inviando un SED H003 di notifica. Successivamente, il processo si conclude.
Base legale: la tabella seguente indica i SED utilizzati nel presente BUC e gli articoli del regolamento (CE) n. 883/2004 e del regolamento (CE) n. 987/2009 che costituiscono la base legale per ciascun SED: Regolamento di Regolamento di applicazione (CE) base (CE) n. 987/2009 n. 883/2004 11 76 H003 – Proposta/notifica sullo Stato di residenza H004 – Risposta a proposta sullo Stato di residenza/Contestazione della decisione sullo Stato di residenza H005 – Richiesta di informazioni sulla residenza
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Regolamento di Regolamento di applicazione (CE) base (CE) n. 987/2009 n. 883/2004 11 76 H006 – Risposta a richiesta informazioni sulla residenza
SED di richiesta e di risposta SED DI RICHIESTA SED DI RISPOSTA H004 – Risposta a proposta sullo Stato di residenza/Contestazione della decisione sullo Stato di H003 – Proposta/notifica sullo Stato di residenza residenza H005 – Richiesta di informazioni sulla residenza H006 – Risposta a richiesta informazioni sulla residenza
Glossario dei termini principali impiegati nel processo H_BUC_02a Termine Descrizione impiegato Case owner Il case owner è l’istituzione competente che ha avviato il caso con l’intenzione di (CO) contestare una decisione sulla residenza della persona interessata. Controparte La/e controparte/i è/sono la/e istituzione/i competente/i che partecipa/partecipano (CP) al caso avviato dal case owner al fine di determinare la residenza di una persona.
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Come avviare questo BUC?
Per aiutarvi a capire il processo H_BUC_02b abbiamo elaborato una serie di domande che vi guideranno attraverso lo scenario principale del processo e i possibili sotto-scenari o opzioni disponibili tappa per tappa. Ponetevi ciascuna delle domande e cliccate per la risposta su uno dei collegamenti ipertestuali, che vi rinvierà a un altro punto di questo documento o a una spiegazione contenuta in un altro documento. Potrete notare che in alcune tappe in cui è possibile usare sotto-processi amministrativi supplementari, questi sono elencati sotto la descrizione della tappa in questione. Qual è il mio ruolo nello scambio di informazioni relative alla sicurezza sociale? Se siete l’istituzione competente dello Stato membro che ha avviato il caso con l’intenzione di contestare la decisione sulla residenza della persona, il vostro ruolo è quello del case owner. Sono il case owner. (Tappa CO.1)
Se siete l’istituzione competente che partecipa al caso avviato dal case owner al fine di determinare la residenza, il vostro ruolo è quello della controparte. Sono la controparte. (Tappa CP.1)
CO.1 Con chi devo scambiare informazioni? In qualità di case owner, la prima tappa di ogni nuova richiesta di informazioni consiste nell’individuare lo Stato membro o gli Stati membri responsabile/i con cui scambiare informazioni. La seconda tappa consiste nell’individuare la/e pertinente/i istituzione/i in questo/i Stato/i membro/i, responsabile/i per le informazioni che volete comunicare o richiedere. In questo modo stabilirete la/e controparte/i con cui lavorerete per raccogliere le informazioni. Ho bisogno di individuare la/e controparte/i. (Tappa CO.2) Ho individuato la/e controparte/i da contattare. (Tappa CO.3)
CO.2 Come posso individuare la/e istituzione/i giusta/e con cui scambiare informazioni? Per individuare la/e istituzione/i competente/i di un altro/altri Stato/i membro/i va consultato l’apposito registro delle istituzioni. Questo elenco indica, per ogni Stato membro, tutte le istituzioni competenti e gli organismi di collegamento che sono o sono stati responsabili per il coordinamento internazionale delle informazioni relative alla sicurezza sociale. Vogliate tenere presente che l’organismo di collegamento va scelto solo se non si può individuare l’istituzione competente dello Stato membro in questione o se il caso è di competenza dell’organismo di collegamento. Per accedere al registro delle istituzioni, cliccate su questo link. Ho individuato la/e istituzione/i competente/i dello/degli Stato/i membro/i da contattare. (Tappa CO.3)
CO.3 Come posso inviare la contestazione di una decisione sullo Stato di residenza tramite il SED H004? Il case owner ha ricevuto da un altro Stato membro una notifica o una decisione sullo Stato di residenza, ad esempio con un BUC separato, e vuole contestare lo Stato di residenza. Si tratta della prima tappa della fase I – Contestazione della decisione sullo Stato di residenza e scambio di informazioni di questo BUC. SED iniziale: SED H004 per la contestazione (compilare la sezione 6)
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Dovete compilare il SED H004 per la contestazione (Risposta a proposta sullo Stato di residenza/Contestazione della decisione sullo Stato di residenza) inserendo nella sezione 6 tutte le informazioni pertinenti sulla contestazione. Successivamente dovete inviare il SED H004 alla controparte (lo Stato membro di cui volete contestare la decisione), eventualmente includendo allegati pertinenti che potrebbero essere importanti per motivare la contestazione. Subito dopo, occorre procedere a uno scambio di informazioni sugli elementi della residenza quale parte obbligatoria del processo, prima di formulare una proposta relativa allo Stato membro di residenza. È possibile che altre controparti siano coinvolte in questo scambio. Nella maggior parte dei casi, ci si aspetta che siate voi, in qualità di case owner, ad avviare questo scambio. A tal fine, potete procedere come segue, ripetendo le operazioni il numero di volte necessario: • richiedere informazioni su dettagli relativi alla residenza compilando e inviando un SED H005 (Richiesta di informazioni sulla residenza) e ricevere la/e risposta/e della/e controparte/i tramite il SED H006 (Risposta a richiesta informazioni sulla residenza); • ricevere una richiesta di informazioni su dettagli relativi alla residenza tramite un SED H005 e rispondere con le vostre informazioni, inviando al richiedente un SED H006. Se voi o la controparte avrete bisogno di ulteriori informazioni sulla residenza, invierete o riceverete un altro SED H005, nella cui sezione 5 «Elementi per stabilire la residenza» saranno fornite informazioni specifiche sulla residenza e la parte ricevente dovrà rispondere con un altro SED H006, inserendo informazioni specifiche nelle sue sezioni 2 e 3. Le tappe relative alla richiesta e alla risposta possono essere ripetute finché le informazioni saranno sufficienti per formulare una proposta sullo Stato di residenza, in modo da poter passare alla fase II – Raggiungimento di un accordo sullo Stato di residenza. Cosa devo fare per giungere a un accordo sullo Stato di residenza tramite un SED H003? (Tappa CO.4) Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio aggiungere un altro partecipante a questo caso (AD_BUC_03). Voglio eliminare un partecipante da un caso multilaterale (AD_BUC_04). Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione competente nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Voglio invalidare un SED che ho inviato (AD_BUC_06). Voglio inviare un sollecito in merito alle informazioni che sto aspettando (AD_BUC_07) Voglio chiedere chiarimenti sul contenuto di un SED che ho ricevuto (AD_BUC_08). Voglio aggiornare le informazioni contenute in un SED che ho inviato (AD_BUC_10). Vogliate tenere presente che la funzione di aggiornamento va usata con cautela; considerate le conseguenze per entrambe le parti. L’aggiornamento di un SED andrebbe effettuato solo se essenziale e necessario per il trattamento del caso.
CO.4 Cosa devo fare per giungere a un accordo sullo Stato di residenza tramite un SED H003? una volta avvenuto lo scambio di informazioni, il case owner o la/e controparte/i dovrebbero essere in grado di proporre il Paese che andrebbe considerato quale Stato di residenza. Si tratta della fase II – Raggiungimento di un accordo sullo Stato di residenza di questo BUC. SED iniziale: SED H003 di proposta (opzione «Proposta Stato di residenza» selezionata nella sezione 5.1 e sezione 5.2 «Proposta Stato di residenza» compilata). Lo Stato membro concordato in seguito allo scambio di informazioni può essere il case owner o una delle controparti. In qualità di case owner, potete: • formulare e inviare una proposta sullo Stato di residenza a tutti i partecipanti, tramite un SED H003 (Proposta/notifica sullo Stato di residenza), e ricevere le risposte con un SED H004 (Risposta a proposta sullo Stato di residenza/Contestazione della decisione sullo Stato di residenza); e/o Linee guida per il processo EESSI R_BUC_02b – Determinazione della residenza: contestazione della decisione 7
• ricevere una proposta sullo Stato di residenza con un SED H003 e rispondere alla proposta con un SED H004.
Compilare la risposta Quando rispondete tramite il SED H004 potete scegliere tra le opzioni seguenti: a) accettare la proposta; b) rifiutare la proposta e formulare una controproposta; [la scelta di questa opzione indica che contestate la proposta indicata nel SED H003 e volete rifiutarla e formulare una controproposta. A tal fine dovete compilare la sezione 5.2. «Rifiuto proposta e controproposta» nel SED H004 e indicare uno Stato membro diverso da quello proposto]; c) rifiutare la proposta e avviare un dialogo o una procedura di conciliazione.
Il processo continua indipendentemente dalla risposta, ma in modo diverso a seconda dell’opzione scelta. Se è stata scelta l’opzione a in tutte le risposte (tutti gli Stati membri concordano), il processo entra nell’ultima fase, ovvero la fase IV – Notifica dell’accordo sullo Stato di residenza. Se è stata scelta l’opzione b in almeno una risposta di uno Stato membro e non vi sono risposte con l’opzione c, il processo entra in una fase di ulteriore negoziazione, ovvero la fase III – Trattare una controproposta sullo Stato di residenza. Se è stata scelta l’opzione c in almeno una risposta di uno Stato membro, il processo si conclude per tutti i partecipanti e occorre avviare la procedura di conciliazione al di fuori del sistema. Questa opzione dovrebbe essere scelta solo se, dopo seri sforzi intrapresi da tutte le parti coinvolte, non è stato raggiunto alcun accordo. In tal caso, si sottopone la questione per consultazione alla Commissione amministrativa. Le parti in disaccordo si accorderanno su come procedere con la consultazione della Commissione amministrativa. Quest’ultima dovrebbe avvenire solo in rarissimi casi. Come devo trattare una controproposta sullo Stato di residenza tramite un SED H004? (Tappa CO.5) Cosa devo fare se un accordo sullo Stato di residenza è notificato (o deve esserlo) tramite un SED H003? (Tappa CO.6) Tappe di sotto-processi a disposizione del case owner in questa fase: Voglio aggiungere un altro partecipante a questo caso (AD_BUC_03). Voglio eliminare un partecipante da un caso multilaterale (AD_BUC_04). Voglio inoltrare il caso a un’altra istituzione competente nel mio Stato membro (AD_BUC_05). Voglio invalidare un SED che ho inviato (AD_BUC_06). Voglio inviare un sollecito in merito alle informazioni che sto aspettando (AD_BUC_07) Voglio aggiornare le informazioni contenute in un SED che ho inviato (AD_BUC_10). Vogliate tenere presente che la funzione di aggiornamento va usata con cautela; considerate le conseguenze per entrambe le parti. L’aggiornamento di un SED andrebbe effettuato solo se essenziale e necessario per il trattamento del caso.
CO.5 Come devo trattare una controproposta sullo Stato di residenza tramite un SED H004? Il case owner e/o la/e controparte/i hanno ricevuto nella sezione 5.1 del SED H004 una risposta con una controproposta riguardo allo Stato membro di residenza. Per questa nuova proposta è attesa una risposta tramite un altro SED H004. Si tratta della fase III – Trattare una controproposta sullo Stato di residenza di questo BUC. SED iniziale: risposta al SED H004 precedente (opzione «Risposta in merito a proposta Stato di residenza» selezionata nella sezione 5 e sezione 5.2 «Rifiuto proposta e nuova proposta» compilata). Se si dà seguito al rifiuto della proposta (tramite il SED H004) ricevuto nella fase II, occorre un’ulteriore negoziazione. In qualità di case owner, potete:
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