Ordonnance concernant l'information par les autorités communales

La présente ordonnance règle l'information sur les affaires communales vis-à-vis du public et du personnel ainsi qu'en cas de situations extraordinaires.

Elle définit les principes et types d'information, les compétences pour informer, l'utilisation des principaux canaux de communication ainsi que les relations avec les médias.

Elle stipule les principes et règles relevant de l'identité visuelle unifiée de la Ville de Bienne.

Le Conseil municipal et l'Administration municipale informent sur leurs activités de manière à créer les bases nécessaires à la libre formation de l'opinion, à la participation démocratique et à l'établissement d'un lien de confiance entre autorités et population.

L'information du public a lieu d'office sur les affaires d'intérêt général ou sur demande dans les autres cas.

L'information est donnée de manière complète, pour autant qu'aucun intérêt public ou privé prépondérant et digne de protection ne s'y oppose. Dans un tel cas, les restrictions à l'information sont clairement signifiées.

Pour autant que la présente ordonnance n'en dispose pas autrement, la Loi sur l'information du public⁴ et l'Ordonnance sur l'information du public⁵ du Canton de Berne s'appliquent.

Le Conseil municipal et l'Administration municipale informent

1. activement et en temps utile;

2. de manière coordonnée;

3. de manière claire, complète et conforme aux faits;

4. de manière cohérente et adaptée aux groupes cibles;

5. en utilisant les différents canaux de communication à disposition.

L'information d'office se fait dans les deux langues officielles.

Le Conseil municipal édicte des directives concernant la communication externe en général.

L'information relevant des affaires du Conseil municipal et le mode de diffusion doivent être approuvés par celui-ci.

L'information relevant des affaires d'une direction est de la responsabilité du conseiller municipale/de la conseillère municipale en charge de celle-ci. Il / Elle définit une organisation interne, peut édicter des directives à cet effet et déléguer à d'autres personnes la compétence d'informer. Il / Elle en informe le Service central d'information. Pour des affaires dépassant le cadre d'une seule direction, l'information incombe à la direction responsable du dossier, en coordination avec les directions concernées et le Service central d'information.

L'information relevant des commissions et groupes de travail institués par le Conseil municipal est du ressort de la direction à laquelle ils sont rattachés, pour autant que la commission ou le groupe de travail n'ait pas, de manière générale ou dans le cas concerné, reçu l'autorisation expresse de donner des informations de sa propre compétence. Dans un tel cas, le Service central d'information en est informé.

L'information relevant du Conseil de ville est du ressort du Bureau du Conseil de ville et du Secrétariat parlementaire.

L'information sur demande se fait selon les principes énoncés à l'art. 2, al. 3 ainsi que selon la législation cantonale⁶. Elle est gratuite.

L'information est donnée aussi rapidement que possible et selon les compétences définies à l'art. 4.

La consultation de dossiers n'est autorisée que sur demande écrite.

La consultation de dossiers contenant des données personnelles particulièrement dignes de protection⁷ ne peut avoir lieu sans l'accord exprès des personnes concernées.

Si l'autorisation de consulter des dossiers est, dans un cas particulier, liée à des frais extraordinaires, le service administratif concerné peut facturer ces frais conformément aux dispositions du Règlement concernant la perception d'émoluments⁸.

Les responsables hiérarchiques informent leurs collaboratrices et collaborateurs des décisions qui les concernent directement ou qui touchent à leur domaine d'activités.

Si des décisions touchant le personnel sont rendues publiques, ce dernier en est informé au préalable.

Le Département du personnel soutient les responsables dans leur travail d'information du personnel.

Il informe régulièrement les collaborateurs et collaboratrices quant aux affaires de portée générale touchant le personnel dans son ensemble.

Il contribue à la mise en place des outils nécessaires à la bonne circulation de l'information.

En cas de situations extraordinaires, l'information est fournie dans le cadre de l'organisation spéciale prévue dans le cadre du Règlement et de l'Ordonnance sur les situations extraordinaires⁹.

Pour les autres situations nécessitant une information urgente et active, celle-ci est menée par le directeur municipal / la directrice municipale en charge du dossier, en collaboration avec le Service central d'information et le maire / la mairesse.

En cas de nécessité et afin de l'aider dans ses tâches d'information, le Service central d'information peut demander la mise sur pied d'une cellule de l'Organe de conduite régional.

Le Service central d'information de la Ville de Bienne est rattaché à la Chancellerie municipale.

Il contrôle, coordonne et diffuse l'information aux médias émanant du Conseil municipal et des directions. Il peut intervenir auprès du Conseil municipal en cas de projet de communication contesté ou sensible.

Il tient à jour la liste des médias accrédités. Il aide ceux-ci dans leurs recherches et les met en contact avec les personnes autorisées à fournir des informations selon l'art. 4.

Il soutient, conseille et donne des impulsions aux directions en matière d'information et de communication en général et assure avec elles les publications qui en découlent.

Il met en œuvre les mesures de communication dépassant le cadre des directions, en particulier celles visant à promouvoir l'image de Bienne.

Il est responsable du site Internet de la Ville de Bienne, en collaboration avec les directions et le Département Informatique & logistique, et édicte les directives à cet effet.

Il veille à l'application de l'identité visuelle unifiée selon les art. 17 et 18.

L'information d'office se fait principalement par le biais des médias et du site Internet de la Ville de Bienne ainsi que par les publications dans la Feuille officielle de Bienne et Evilard et les messages adressés au corps électoral pour les votations populaires.

L'utilisation d'autres supports d'information, tels que lettres, matériel imprimé, annonces, brochures, etc. doit être décidée par l'autorité compétente selon l'art. 4 et respecter l'identité visuelle unifiée selon les art. 17 et 18. Lorsqu'il s'agit de documents diffusés largement au sein de la population, il y a lieu d'impliquer le Service central d'information dans leur élaboration et traduction.

La mise en ligne de sites Internet spécifiques à certaines unités administratives n'est pas permise, sauf exception dûment autorisée par le Service central d'information et en accord avec le Département Informatique & logistique.

Le Service central d'information développe et gère les nouveaux moyens de communication électroniques, qu'il utilise pour diffuser des informations en collaboration avec les directions.

Le Conseil municipal, le Service central d'information et les directions collaborent avec les médias et prennent autant que possible en compte leurs besoins spécifiques.

Les médias sont traités de manière égale.

Les communiqués de presse sont en principe préparés par les directions responsables des dossiers et soumis au Service central d'information pour contrôle de la qualité des textes et traduction.

Le Service central d'information établit à l'issue de chaque séance du Conseil municipal un communiqué de presse bilingue résumant les principales décisions prises par ce dernier.

Il assure l'envoi des communiqués de presse aux médias accrédités ainsi qu'à la Commission de gestion et aux directions pour information interne.

Il publie chaque communiqué de presse dans les deux langues officielles sur le site Internet de la Ville et peut les diffuser sur d'autres canaux de communication électroniques.

Les communiqués peuvent être envoyés à l'avance avec un embargo, en particulier si l'information fait l'objet d'une conférence de presse ou si elle survient dans le cadre d'un événement à une heure plus tardive.

Le Conseil municipal tient des conférences de presse lorsqu'il faut fournir des informations sur des dossiers ou des événements de portée particulière. Il désigne les personnes qui y participent. Dans les cas urgents, le maire/la mairesse décide.

Les directions peuvent organiser des conférences de presse sur leurs activités ou dossiers particuliers. Elles doivent en informer le Conseil municipal et le Service central d'information au préalable.

Les invitations aux conférences de presse sont établies par les directions, puis transmises au Service central d'information pour contrôle, traduction et envoi.

Les documents des séances du Conseil de ville sont adressés aux médias par le Secrétariat parlementaire conjointement à l'envoi officiel.

Le Service central d'information peut apposer un embargo à l'attention des médias sur certains documents si ceux-ci font l'objet dans les jours qui suivent d'une conférence de presse de la part du Conseil municipal.

Les prestations de la Ville de Bienne doivent être clairement identifiables par la population. Par conséquent, l'on doit obligatoirement respecter l'identité visuelle unifiée (CD) pour tous les moyens de communication (lettres, matériel imprimé, annonces, moyens de communication électroniques, inscriptions sur les bâtiments, véhicules, tenue vestimentaire, articles publicitaires, etc.).

Les directives de l'identité visuelle unifiée sont réglementées dans le «Manuel CD» de la Ville de Bienne.

L'on recommande et suggère aux institutions subventionnées, mais juridiquement autonomes (entreprises, sociétés, fondations), d'utiliser le logo Biel/Bienne, car la Ville est intéressée à montrer son soutien.

Les projets et manifestations soutenus aux plans financier et organisationnel par la Ville de Bienne (événements, projets culturels et sportifs, projets résidentiels et de quartiers, etc.) doivent utiliser le logo Biel/Bienne pour leurs moyens de communication.

L'identité visuelle unifiée de la Ville de Bienne est protégée par l'Institut Fédéral de la Propriété Intellectuelle.

Des documents électroniques avec l'identité visuelle unifiée de la Ville de Bienne sont disponibles pour la correspondance. Le papier servant à la correspondance doit être fourni par le Département Informatique et logistique.

Le Service central d'information doit être informé des productions de moyens de communication planifiées. Il peut être consulté pour des conseils lors de la mise en œuvre de mesures. L'ébauche de composition ainsi que le bon à tirer requièrent l'autorisation conjointe de la direction / du département responsable et du Service central d'information. En outre, ce dernier s'assure du respect des directives du «Manuel CD».

Les noms des directions et départements ainsi que des unités administratives inférieures sont fixés dans le Règlement et l'Ordonnance d'organisation¹⁰ et revêtent un caractère obligatoire. Ils doivent être utilisés de manière homogène. Si d'autres noms pour des unités administratives non mentionnées dans le Règlement ou l'Ordonnance d'organisation doivent être utilisés, ils doivent au préalable être approuvés par le Conseil municipal.

Les inscriptions intérieures et extérieures des immeubles de l'Administration municipale de Bienne doivent être réalisées par le Département des constructions, après consultation de la Chancellerie municipale (Service de traduction).