Règlement d'utilisation des Archives municipales

Le présent règlement régit l’utilisation des archives et des installations des Archives municipales, en complément aux dispositions de la loi cantonale du 31 mars 2009 sur l’archivage (LArch)² et de l’O GEVER³.

Les fonds et les installations des Archives municipales sont accessibles au public dans le cadre des dispositions du droit supérieur⁴ et conformément aux dispositions ci-après.

En principe, la consultation des archives est gratuite. D’éventuelles règles spéciales du droit supérieur demeurent réservées, tout comme les émoluments prévus dans la réglementation communale sur les émoluments pour les reproductions, les renseignements et autres semblables⁵.

À des fins de conservation (état, âge, etc.), le personnel des Archives municipales est habilité à refuser la consultation de certaines archives. Dans la mesure du possible, des reproductions (p. ex. documents numérisés ou microfilms) sont mises à disposition à la place des originaux.

En outre, le personnel des Archives municipales est habilité à refuser la consultation d’archives si la charge de travail que cela implique est disproportionnée (p. ex. volume trop important et/ou fonds au classement insuffisant).

Les archives analogiques ne peuvent être consultées que dans la salle de lecture. Les prêts aux particuliers sont exclus.

La salle de lecture est ouverte sur rendez-vous. Les fermetures exceptionnelles sont annoncées en temps opportun de manière adéquate.

Les personnes venant consulter des archives remplissent une fois par année civile un bulletin d’inscription en y indiquant leurs données personnelles.

Les vestes, les mallettes, les sacs et autres semblables doivent être déposés au vestiaire ou dans les casiers prévus à cet effet. Les Archives municipales déclinent toute responsabilité en cas de perte ou de vol.

Manger, boire, téléphoner, ou tout autre comportement incommodant, sont interdits dans la salle de lecture. Les discussions doivent être réduites à un strict minimum.

Il est interdit de fumer dans l’ensemble du bâtiment des Archives municipales. En outre, les animaux sont interdits à l’exception des chiens d’assistance.

Lorsqu’ils quittent la salle de lecture, les utilisatrices et utilisateurs des archives doivent ranger et nettoyer leur place et rendre personnellement les archives consultées. Les ouvrages en libre accès doivent être remis à leur place après usage.

Les utilisatrices et utilisateurs des archives doivent obéir aux instructions du personnel. Les personnes qui enfreignent les règles de manière répétée encourent l’exclusion de la salle de lecture.

En principe, pour consulter une archive, il convient de la commander préalablement soit par courriel (archives.municipales@biel-bienne.ch) ou au moyen du formulaire de commande disponible dans la salle de lecture en indiquant ses coordonnées ainsi que le motif de la consultation. Le nombre d’unités par commande est limité à cinq.

Les archives doivent être manipulées avec soin et ménagement, conformément aux instructions données par le personnel.

Il est interdit de modifier l’ordre des archives dans le système de rangement (cartons, dossiers, classeurs, etc.).

Il convient d’annoncer immédiatement au personnel tout dommage causé aux archives. Les utilisatrices et utilisateurs des archives répondent des dommages qu’ils causent et doivent en assumer les coûts.

La recherche, la lecture et la compréhension des archives sont du ressort des utilisatrices et utilisateurs. Le personnel des Archives municipales fournit des conseils et une aide compte tenu d’une charge de travail raisonnable. L’al. 2 demeure réservé.

Un émolument peut être perçu conformément à l’annexe 1 de l’ordonnance sur les émoluments⁶ pour les prestations volumineuses, tels que des mandats de recherche ou des transcriptions.

Photographier les archives pour un usage privé n’est admis qu’avec l’accord du personnel des Archives municipales, sans flash et au moyen d’un appareil adapté appartenant à l’utilisatrice ou à l’utilisateur.

L’exploitation commerciale de reproductions de documents d’archive n’est admise qu’avec l’autorisation écrite des Archives municipales. Dans le cadre de cette autorisation, les Archives municipales décident du montant d’une éventuelle participation aux bénéfices conformément à l’art. 24 LArch⁷.

Sur demande et moyennant émolument⁸, le personnel des Archives municipales réalise des reproductions (copies, numérisations, etc.) de documents d’archive en bon état de conservation. Les utilisatrices et utilisateurs des archives ne sont pas autorisés à numériser ou copier eux-mêmes les documents d’archive.

Sur demande, les Archives municipales décident s’il est possible de reproduire des documents d’archive de grand format ou en mauvais état de conservation. Le cas échéant, elles soumettent à la personne qui en a fait la demande une offre pour les frais de reproduction.

Lorsque des documents d’archive provenant des fonds des Archives municipales sont utilisés par exemple pour des travaux de recherche, des publications et autres semblables, leur origine doit toujours être mentionnée de manière correcte et exhaustive (Archives municipales de Bienne avec cote, titre et dates exactes). Les droits d’auteur de tiers doivent être attestés en indiquant le nom complet de l’autrice ou de l’auteur. Par ailleurs, les utilisatrices et utilisateurs sont responsables du respect des droits d’auteur de tiers.

Un exemplaire justificatif de toute œuvre ou publication qui se fonde entièrement ou partiellement sur les fonds des Archives municipales doit leur être remis gratuitement et spontanément.

L’accès aux Archives municipales peut être refusé à quiconque contrevient au présent règlement d’utilisation.

Les plaintes doivent être adressées à l’archiviste municipale / l’archiviste municipal.

Le règlement d’utilisation des Archives municipales du 29 janvier 2016 est abrogé.

Le présent règlement entre en vigueur le 1^er mai 2023.