Ordonnance concernant l'archivage dans l'Administration municipale de Bienne

La présente ordonnance concerne les documents écrits de l'Administration municipale ainsi que d'autres documents présentant un intérêt public particulier (par ex. photos, films, bandes sonores, etc.).

L'archivage peut également englober des documents ou collections appartenant à des particuliers, s'ils présentent un intérêt public.

Les archives seront collectées, mises en sûreté et rendues accessibles pour permettre leur utilisation par l'Administration et leur consultation par le public ainsi que pour la recherche historique.

Dans le cadre de la législation fédérale et cantonale prééminentes, la Chancellerie municipale (Service des archives municipales) édicte des directives régissant les documents à conserver.

Toute destruction ou élimination de documents est subordonnée à l'approbation préalable de l'archiviste municipal / municipale.

Les archives au sens des articles 1 et 2 sont conservées en premier lieu par les directions et leurs départements, et les entreprises municipales.

Dans le cadre des prescriptions cantonales, la Chancellerie municipale (Service des archives municipales) édicte des instructions concernant l'étendue et la durée de l'archivage ainsi que la façon d'archiver les documents par les directions et les départements, et les entreprises municipales, au moyen d'un plan de classement.

Les directions et les départements, et les entreprises municipales, désignent une personne responsable de la gestion de leurs archives.

Les documents dignes d'être conservés font l'objet d'un archivage décentralisé aussi longtemps qu'ils sont nécessaires à l'expédition courante des affaires de l'Administration, soit en règle générale 10 ans au minimum et 20 ans au maximum. Sont considérés dans tous les cas comme nécessaires pour expédier les affaires courantes de l'Administration, les documents relatifs aux affaires pendantes ainsi que ceux indispensables pour préserver les preuves et permettre la poursuite éventuelle des affaires.

Dans la mesure du possible, la Chancellerie municipale (Service des archives municipales) détermine en commun accord avec les directions et les départements, et les entreprises municipales, à quel moment les archives et les plans de classement y relatifs doivent être versés aux Archives municipales.

Les archives de l'Administration municipale sont accessibles au public, à moins que des intérêts publics ou privés prépondérants imposent une restriction.

En cas de litige, la décision de communicabilité ressortit à la direction ou au département, ou aux entreprises municipales, lorsqu'il s'agit d'archives décentralisées, et à l'archiviste municipal / municipale lorsqu'il s'agit de documents conservés aux Archives municipales. En cas de doute, il convient de consulter les services compétents en la matière.

Les services compétents selon le 2^e alinéa rendent une décision sur requête de toute personne désirant consulter les archives.

Dans la mesure du possible, des locaux appropriés seront mis à disposition pour consulter les archives décentralisées.

Une salle de lecture est mise à disposition des utilisateurs / utilisatrices des Archives municipales. La Chancellerie municipale (Service des archives municipales) édicte un règlement d'utilisation. Les lecteurs et lectrices contrevenant à ce règlement peuvent se voir interdire la consultation des archives.

Dans la limite de ses moyens, l'archiviste municipal / municipale soutient les lecteurs et les lectrices dans leurs recherches.

En cas de travaux particuliers, un émolument sera perçu conformément au tarif des émoluments de l'Administration municipale².

Le Conseil municipal doit donner son approbation à la prise en charge, par les Archives municipales, de mandats de recherche proprements dits.