Directive sur les documents liés aux affaires destinées au Conseil de ville

La présente directive règle la façon dont sont transmis et préparés au sein de l’Administration municipale les documents servant à la préparation et au traitement des affaires destinées au Conseil de ville.

Les droits du Conseil de ville ou de ses commissions de consulter des documents et d’obtenir des renseignements dans le cadre de la haute surveillance parlementaire demeurent réservés.

Les documents remis au Conseil de ville concernant des affaires relevant de son domaine de compétences sont au moins les suivants:

1. le rapport du Conseil municipal au Conseil de ville,

2. le projet de l’acte à adopter dans le cas d’affaires portant sur la législation,

3. tous les documents essentiels à la prise de décision du Conseil de ville à propos de l’affaire qui lui est soumise, tels que plans de projet, rapports officiels, expertises, décisions d’autres autorités et semblables, pour autant qu’aucun motif juridique impérieux ne s’oppose à la publication des documents, et

4. les rapports techniques du Département des finances et du Département du personnel.

5. les prises de position séparées aux rapports techniques selon lettre d.²

Les rapports des directions au Conseil municipal, les corapports des directions, les ébauches, les documents de travail internes et autres semblables ne sont pas remis au Conseil de ville. L’art. 3, al. 1, demeure réservé.

Dans le cas d’affaires devant être soumises en votation populaire, les documents comprennent en plus le projet de message aux ayants droit au vote avec un lien vers la page internet sur laquelle ils peuvent consulter les documents remis au Conseil de ville.

Les documents selon al. 1, let. c, qui doivent être maintenus confidentiels pour des raisons juridiques (p. ex. protection des données, intérêt public ou privé contraire prééminent) et ne sont pas remis au Conseil de ville, doivent être mentionnés dans les documents du Conseil de ville avec une remarque correspondante. Ces documents sont mis à disposition de la Commission de gestion sur demande, pour autant que cela soit légalement admissible.

Les rapports du Conseil municipal au Conseil de ville contiennent tous les éléments matériels essentiels à la formation de la volonté parlementaire, notamment aussi ceux qui ont été apportés par les directions lors de la procédure générale de corapport.

En outre, ils contiennent une liste détaillée de tous les documents remis au Conseil de ville en vertu de l’art. 2.

Les directions veillent à ce que les documents liés à une affaire devant être soumise au Conseil de ville – à l’exception des documents confidentiels en vertu de l’art. 2, al. 4 – soient transmis à temps à la Chancellerie municipale par voie électronique (d.3) comme annexe de l’affaire concernée du Conseil municipal et signalés comme documents à remettre au Conseil de ville (d_01_An_xxx, d_02_An_xxx, etc. ou f_01_An_xxx, f_02_An_xxx, etc.).

Elles mettent dans d.3 les éventuels documents confidentiels selon art. 2, al. 3, avec une indication correspondante, en tant qu’annexes séparées de l’affaire du Conseil municipal.

Une fois que le Conseil municipal a adopté l’affaire, la Chancellerie municipale vérifie si tous les documents sont désignés correctement comme documents à remettre au Conseil de ville selon la liste définitive des annexes et veille à la traduction³ de l’affaire et à sa remise au Conseil de ville par transmission électronique (d.3) au Secrétariat parlementaire.

Elle met les documents confidentiels selon art. 2, al. 4, à disposition des membres de la Commission de gestion sur demande.

La présente directive entre en vigueur avec effet immédiat.