Directives sur la réalisation d'enquêtes administratives au sein de l'Administration municipale biennoise

Les présentes directives s'appliquent aux enquêtes administratives ouvertes en vertu de l'art. 86, al.1 de la Loi cantonale sur les communes (LCo)².

Elles s'appliquent également aux enquêtes officielles visées à l'art. 86, al. 2 LCo, pour autant que ces dernières ne soient pas réglées par le droit supérieur.

Les enquêtes administratives peuvent porter sur l'ensemble des faits et circonstances pouvant entraîner des irrégularités, notamment une atteinte grave à la bonne gestion et exécution de tâches, et ne devant pas nécessairement être soumis à l'examen d'un autre organe.

Sont par exemple considérées comme irrégularités les violations de la réglementation des compétences (outrepassement des compétences), les erreurs de gestion financière (p. ex. impayés inexpliqués) et les erreurs dans le traitement d'affaires ou de mandats (prescription de mauvaises mesures, omission ou mauvaise exécution de mesures arrêtées, etc.).

Les enquêtes administratives peuvent être ordonnées d'office ou suite à une dénonciation à l'autorité de surveillance.

Elles sont ordonnées d'office

1. en cas de suspicion justifiée d'irrégularités importantes,

2. si les faits ne peuvent pas être déterminés par un examen informel et

3. si une enquête officielle formelle ou d'autres mesures plus poussées ne semblent pas indiquées.

La compétence d'ordonner l'ouverture d'une enquête administrative ressortit

1. au ou à la responsable de département, lorsque des services qui lui sont subordonnés sont concernés,

2. au directeur municipal ou à la directrice municipale, lorsque la tête d'un département elle-même ou plusieurs départements d'une direction sont concernés,

3. au Conseil municipal, lorsque la tête d'une direction elle-même ou plus d'une direction municipale sont concernées.

Dans tous les cas, la délégation à des personnes tierces, externes à la direction ou à l'Administration municipale, est décidée par le directeur municipal ou la directrice municipale, sous réserve de la compétence du Conseil municipal.

L'autorité ordonnant l'ouverture de l'enquête informe les unités administratives concernées (responsables hiérarchiques et personnel) de son ouverture, du motif et de la personne responsable de son exécution ainsi que de l'obligation d'y participer.

Si l'enquête administrative est ordonnée par le ou la responsable de département, il ou elle en informe son directeur ou sa directrice.

Dans tous les cas, le mandat confié inclut au moins l'objet de l'enquête administrative, les questions devant trouver réponses et les délais à respecter.

Si l'enquête porte sur des irrégularités graves ou des faits complexes ou si son exécution est confiée à une personne externe à la direction ou à l'Administration municipale, le mandat doit être octroyé par écrit. Un mandat portant sur des enquêtes internes simples peut l'être verbalement.

Le mandat écrit contient au moins les indications suivantes:

1. l'objet précis de l'enquête, notamment les unités administratives concernées, ou susceptibles d'être concernées, une description aussi précise que possible des faits connus et les questions devant trouver réponses,

2. la mission de réaliser une enquête,

3. les compétences de la personne chargée de l'enquête,

4. l'obligation de préserver le secret de fonction,

5. les outils d'aide et les organes auxiliaires à mettre à disposition,

6. la manière de rendre compte,

7. l'obligation de livrer les moyens de preuve obtenus,

8. les honoraires et

9. les délais à respecter.

Les pièces existantes portant sur l'enquête sont jointes au mandat.

Il est possible de confier une enquête administrative à des tiers.

Il convient d'examiner la délégation à une personne tierce

1. si la complexité des faits nécessite une expertise particulière,

2. si les ressources humaines ne sont pas disponibles ou

3. s'il ne semble pas judicieux de mener une enquête interne en raison d'une possible partialité.

La personne chargée de l'enquête (responsable de l'enquête) clarifie les faits dans les plus brefs délais et de manière détaillée. Il ou elle peut prélever des preuves en vertu de l'art. 19 de la Loi cantonale sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA)³, à l'exclusion de l'audition de témoins. L'audition de personnes appelées à fournir des renseignements fait l'objet d'un procès-verbal.

Les collaboratrices et collaborateurs de l'Administration municipale et les membres des autorités impliqués dans l'enquête sont tenus de collaborer à la constatation des faits, pour autant qu'ils ne s'incriminent pas eux-mêmes en vue d'une procédure ultérieure. Ils sont déliés du secret de fonction à l'égard du ou de la responsable de l'enquête pour ce qui concerne l'objet de l'enquête.

Le ou la responsable de l'enquête applique par analogie les règles générales de procédure de la LPJA, notamment en ce qui concerne la récusation, la représentation, la constatation des faits (sous réserve de l'audition des témoins) et le droit d'être entendu. Il ou elle informe les collaboratrices et collaborateurs impliqués de leurs droits, notamment sur leur droit de refuser de témoigner.

Le ou la responsable de l'enquête donne la possibilité aux personnes impliquées de donner leur avis sur le projet de rapport final et sur les pièces sur lesquelles le rapport s'appuie, pour autant que celles-ci les concernent.

S'il y a lieu, il ou elle tient compte des avis reçus lors de la rédaction du rapport final définitif.

Des garanties concernant le traitement confidentiel des déclarations faites et d'autres informations ne doivent être données qu'en cas de force majeure et avec beaucoup de retenue.

Le ou la responsable de l'enquête remet le rapport final définitif et toutes les pièces y relatives à l'organe qui lui a confié le mandat. Si souhaité, il ou elle fournit verbalement des renseignements supplémentaires à ce même organe.

Sur la base des résultats du rapport final, l'organe compétent du point de vue du droit de la surveillance arrête des mesures pour rétablir le bon fonctionnement et l'intégrité de l'unité administrative concernée et en informe les parties concernées dans les formes prévues par la loi.

L'organe responsable de l'information communique les résultats de l'enquête administrative au public, pour autant que cela paraisse approprié en vertu des dispositions de la Loi cantonale sur l'information du public⁴.

Il les communique dans tous les cas, si des irrégularités graves risquent d'avoir des conséquences sur des tiers ou si des abus réels ou supposés ont été signalés publiquement.

Il respecte les droits de la personnalité des personnes concernées, en particulier dans le cas d'une publication intégrale ou partielle du rapport final.