Ordonnance sur la gestion des affaires et l’archivage

Dans le cadre des dispositions du droit supérieur, la présente ordonnance règle

1. les principes de la gestion des documents et des affaires par les autorités de la Ville de Bienne (ci-après «la Ville»),

2. le traitement des documents à l’expiration du délai de conservation, notamment leur archivage,

3. les tâches des Archives municipales,

4. l’accès aux documents archivés,

5. les compétences.

Elle s’applique à l’ensemble de l’Administration municipale.

La présente ordonnance a pour but

1. de permettre aux autorités de traiter des affaires selon les principes de la régularité et de la légalité,

2. de faciliter la gestion des dossiers dans l’ensemble de l’Administration municipale,

3. d’aider à l’exécution efficace et efficiente des tâches,

4. de garantir que les documents sont en sécurité et peuvent être retrouvés,

5. d’assurer la traçabilité et la transparence de l’action des autorités à l’interne comme vers l’extérieur,

6. de préserver des bases pour la recherche grâce à la conservation définitive de documents ayant une valeur archivistique.

Les autorités au sens de la présente ordonnance sont:

1. le Conseil de ville et ses commissions,

2. le Secrétariat parlementaire,

3. le Conseil municipal et ses commissions,

4. la Chancellerie municipale,

5. les directions et leurs unités d’organisation,

6. des tiers, dans la mesure où ils assument des tâches de la Ville et, pour ce faire, obtiennent l’accès au système de gestion des affaires de la Ville.

Par documents, on entend toute information enregistrée sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémentaires nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informations.

Le système de classement reflète les tâches des autorités par processus dans une structure hiérarchique. Il sert de base au traitement, au classement et à la conservation systématiques des documents.

La gestion des documents et des affaires (records management) désigne le processus de création, d’enregistrement, d’utilisation, d’administration, d’exploitation, d’élimination et de conservation des documents pertinents pour les affaires.

Par système de gestion des affaires, on entend un système informatique visant à enregistrer, gérer, indexer et contrôler les affaires et les documents.

Les applications spécialisées sont des systèmes électroniques utilisés dans un but très précis, défini d’emblée, et présentant des spécifications techniques particulières.

Les métadonnées sont des informations sur les documents ou d’autres données concernant par exemple l’origine, la systématique, la structure, le contenu, les droits d’accès et le cycle de vie de documents et d’affaires.

Par archives, on entend les documents versés aux Archives municipales en vue de leur conservation définitive et préparés pour leur utilisation officielle (par les autorités) et privée.

Il convient de gérer et d’archiver les documents de façon à garantir en tout temps la sécurité et la confidentialité des données et des documents, conformément aux dispositions légales sur la protection des données et sur l’information du public.

Le système de gestion des affaires garantit la sécurité des données du point de vue technique.

Les autorités sont responsables de la gestion en bonne et due forme des documents et des affaires et du versement de leurs documents aux Archives municipales conformément à la présente ordonnance.

Elles veillent à l’exhaustivité, à l’intégrité, à l’authenticité, à la fiabilité et à la lisibilité ainsi qu’à la conservation sûre et adéquate de leurs documents.

Elles prennent les mesures requises pour garantir la sécurité des données (art. 4).

Dans la mesure du possible, les autorités créent et traitent leurs documents sous forme électronique.

Elles numérisent les documents papier pertinents pour les affaires selon les consignes des Archives municipales, puis les éliminent. L’al. 3 demeure réservé.

Les documents sur support analogique, notamment sur papier, sont admis exceptionnellement, si:

1. le droit supérieur impose un support écrit, notamment lorsque la valeur juridique requise ne peut être garantie qu’au moyen d’une signature manuscrite, ou

2. la numérisation n’est pas possible pour des raisons techniques ou occasionnerait une charge de travail disproportionnée.

Le système de classement constitue la base du système de gestion des affaires visé à l’art. 10, al. 1, dans lequel il est déposé électroniquement de manière sous-jacente.

Il présente la même systématique pour toutes les autorités et doit pouvoir être adapté de manière appropriée.

Il structure le classement des affaires par tâches (principe du dossier) et englobe toutes les tâches de la Ville.

Il présente différents niveaux de tâches, dont le plus bas est la rubrique.

Les Archives municipales définissent quelles métadonnées le système de classement doit contenir au niveau de la rubrique pour assurer le pilotage électronique de la gestion, des accès et du cycle de vie. Elles décident si le niveau de la rubrique doit contenir des métadonnées supplémentaires pour répondre aux exigences du système de classement ou aux besoins des autorités.

Les documents créés ou consultés dans le cadre d’une affaire sont classés dans un dossier afin de documenter le déroulement de l’affaire concernée.

Chaque dossier est attribué à une position dans le système de classement.

Les dossiers peuvent être subdivisés en sous-dossiers.

Les autorités gèrent leurs documents en vertu de l'art. 3, al. 2, indépendamment du système de gestion des affaires dans lequel elles les traitent (art. 10), en fonction du système de classement unifié décrit à l'art. 7.

Les Archives municipales décident des exceptions. L’art. 7, al. 2 à 4, s’applique dans tous les cas.

En outre, les dispositions de l’ODArch communes³ s’appliquent à la gestion des documents.

Les autorités traitent leurs documents dans le système électronique de gestion des affaires commun à toute l’Administration choisi par le Conseil municipal.

Les applications spécialisées sont intégrées autant que possible dans le système de gestion des affaires selon al. 1.

Pour les applications spécialisées qui ne peuvent pas être intégrées dans le système de gestion des affaires selon al. 1, pour des raison techniques ou d’exploitation, les directives d’organisation définissent quels documents sont gérés dans le système électronique de gestion des affaires et lesquels dans les applications spécialisées. Toutes les applications spécialisées sont représentées dans le système de classement (art. 7) comme rubrique ou dossier.

Il faut dans tous les cas garantir le versement irréprochable et légal des documents aux Archives municipales en vertu de la présente ordonnance et de l'ODArch communes⁴.

Les documents pertinents pour les affaires ne doivent pas être traités simultanément dans plusieurs systèmes de gestion des affaires.

Les délais de conservation minimaux des documents sont fixés en fonction de l’annexe 1 de l’ODArch communes⁵.

Les Archives municipales fixent les délais de conservation des documents pour lesquels l’ODArch communes⁶ ne prévoit aucun délai particulier.

Les autorités proposent aux Archives municipales leurs documents dont le délai de conservation minimal a expiré en vue de leur archivage.

En l’absence de délais de conservation minimaux légaux ou de conventions écrites avec les Archives municipales, elles leur proposent leurs documents au plus tard après dix ans.

Si elles ne sont plus responsables d’une tâche déterminée, sont dissoutes en tant qu’autorité ou sont supprimées, elles proposent aux Archives municipales les documents des affaires achevées à cette date.

Elles n’ont pas le droit d’éliminer, d’effacer, d’externaliser ni d’aliéner des documents sans l’approbation des Archives municipales.

Dans des cas motivés, les Archives municipales peuvent prolonger le délai de conservation au-delà du délai minimal et habiliter les autorités à conserver les documents dans leurs propres locaux. Les documents doivent être identifiés selon les instructions des Archives municipales, inscrits dans un inventaire et accessibles aux Archives municipales.

Ont une valeur archivistique les documents qui ont une valeur durable pour

1. la sauvegarde des intérêts de la Ville,

2. la sauvegarde des intérêts légitimes de personnes concernées ou de tiers,

3. l’activité administrative des autorités,

4. la législation ou l’application du droit,

5. la documentation de l’activité et de l’organisation des autorités,

6. la compréhension du présent et de l’histoire ou

7. la science et la recherche.

Les Archives municipales définissent avec les autorités compétentes quels documents doivent être intégrés dans les Archives municipales à l’expiration du délai de conservation et lesquels doivent être éliminés ou effacés.

Elles peuvent, en fonction de leur importance, reprendre intégralement les documents ou procéder à une sélection documentée, définie selon des critères archivistiques.

Les documents dépourvus de valeur archivistique sont définitivement éliminés ou effacés dans le système électronique concerné à l’expiration du délai de conservation minimal.

Les autorités établissent un procès-verbal d’élimination avant d’éliminer ou d’effacer des documents. Le procès-verbal contient des indications sur

1. la date d’élimination ou d’effacement,

2. le volume des documents éliminés ou effacés (indication des mètres linéaires ou des gigaoctets),

3. le contenu des documents éliminés ou effacés (objet, autorité chargée de l’affaire et période de traitement des documents).

Le procès-verbal d'élimination empêche la reconstitution de données personnelles.

Les autorités soumettent le procès-verbal aux Archives municipales pour approbation avant de procéder à l’élimination ou à l’effacement.

Les Archives municipales conservent le procès-verbal d’élimination de manière sûre et durable.

Les documents désignés comme ayant une valeur archivistique (art. 13, al. 2) doivent être versés aux Archives municipales dans leur intégralité, en bon état et avec l’ensemble des métadonnées, de la documentation et des outils qui s’y rattachent.

L’autorité compétente peut convenir par écrit avec les Archives municipales que les documents sont archivés de manière définitive dans un lieu désigné précisément en dehors des locaux de celles-ci. Les autorités doivent préparer ces documents en tant qu’archives selon les instructions des Archives municipales.

Le versement de documents numériques qui ne proviennent ni du système de gestion électronique des affaires ni d’une application spécialisée de la Ville hors de ce système n’est possible qu’exceptionnellement et sur la base d’une convention en ce sens conclue avec les Archives municipales.

S’il n’est pas possible de verser des documents sous forme électronique pour des raisons techniques, l’autorité imprime sur papier permanent tous les documents désignés comme ayant une valeur archivistique avec les métadonnées, la documentation et les outils qui s’y rattachent et les verse sous cette forme.

Pour chaque versement, l’autorité établit un inventaire numérique indiquant, pour les documents versés, le contenu, la période couverte, le volume et les restrictions d’accès.

Avec le versement des documents, la souveraineté des données passe aux Archives municipales pour autant que ces dernières et l’autorité n’en conviennent pas autrement.

Les Archives municipales confirment le transfert de la souveraineté des données dans un bordereau de versement.

Les Archives municipales sont un service de la Chancellerie municipale. Elles sont dirigées par l’archiviste municipal ou l’archiviste municipale.

Le chancelier municipal ou la chancelière municipale exerce la surveillance sur les Archives municipales.

Les Archives municipales conservent de manière définitive les documents des autorités biennoises ayant une valeur archivistique.

Les Archives municipales

1. conservent l’héritage écrit, photographique et audiovisuel de la Ville de Bienne et veillent à la préservation durable de tous les documents qui revêtent une importance juridique, économique, sociale ou historique pour la Ville,

2. décident de la valeur archivistique des documents en concertation avec les autorités responsables de l’affaire,

3. s’assurent par des mesures techniques et organisationnelles appropriées que les archives sont protégées contre les dommages évitables, les vols et emprunts illicites ou les consultations non autorisées,

4. veillent à la conservation sûre et correcte, à la description et à la communication des documents ayant une valeur archivistique,

5. réalisent une documentation sur le matériel d’information et le matériel source non officiel portant sur Bienne,

6. dirigent une bibliothèque de consultation servant d’instrument de travail pour les archivistes et pour les personnes qui recourent aux archives, et acquièrent des publications sur l’histoire de Bienne,

7. s’assurent par des mesures techniques et organisationnelles appropriées que les archives soient accessibles au public dans le respect de la protection des données,

8. conseillent et forment les autorités sur les questions relatives à la gestion et à la conservation de documents et au versement périodique de documents aux Archives municipales,

9. mettent à disposition du public sur Internet des archives choisies dans le cadre des dispositions légales et conseillent les autorités et les particuliers quant à leur utilisation,

10. font connaître des événements et personnalités historiques de Bienne et participent à des études scientifiques, à des publications, à des expositions et à d’autres projets.

Elles ont accès à tous les documents des autorités dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement approprié et économique de leurs tâches.

Les Archives municipales prennent en charge, archivent, décrivent et communiquent des documents d’origine privée (archives privées) dans la mesure où ceux-ci complètent l’activité des autorités ou sont importants pour l’histoire de Bienne.

Elles conviennent par écrit avec les particuliers des modalités de la prise en charge et de la conservation des documents et de l’accès à ceux-ci.

Les compétences financières, notamment concernant l’acceptation de donations et de successions, demeurent réservées. Les Archives municipales décident de leur propre compétence de l’acceptation de donations et de successions de valeur nulle ou faible qui n’occasionne aucun coût supplémentaire.

Les archives sont accessibles au public conformément aux dispositions des art. 16 à 25 de la loi cantonale du 31 mars 2009 sur l’archivage (LArch)⁷.

Seuls les fonds décrits sont accessibles.

En principe, les archives sous forme analogique ne peuvent être consultées que dans les Archives municipales.

À la place des originaux, les Archives municipales peuvent mettre à disposition des reproductions (microformes, numérisations et autres semblables) si cela est nécessaire à la protection des archives.

Elles peuvent prêter des archives pour une durée déterminée, sur demande et dans des cas motivés, par exemple en vue d’une exposition. Les personnes qui empruntent les archives sont responsables de les rendre entières, intactes et dans leur ordre original aux Archives municipales.

Les particuliers peuvent utiliser les archives à des fins privées (usage propre). Si des tiers disposent de droits d’auteur ou d’autres droits sur les archives, il incombe aux utilisateurs et utilisatrices d’obtenir l’autorisation correspondante.

Il convient de faire référence aux archives des Archives municipales dans tous les ouvrages en les mentionnant correctement et intégralement (Archives municipales, puis indication de la cote, du titre et de la période). Si les archives sont protégées par le droit d’auteur, le nom de l’auteur ou de l’autrice doit également être cité correctement et intégralement.

Les Archives municipales ont droit à un exemplaire justificatif gratuit de tout ouvrage dont la majeure partie se fonde sur la consultation de leurs archives.

Toute personne contestant la véracité des indications faites dans des documents la concernant peut formuler une contestation écrite. Cette mention est jointe aux archives.

Les Archives municipales réglementent l’utilisation de leurs fonds dans un règlement.

Elles peuvent retirer ou restreindre le droit d’utilisation en cas d’infraction.

En principe, la consultation des archives est gratuite.

La Ville peut percevoir des émoluments pour des prestations particulières en vertu de l’annexe 1 de l’ordonnance du 29 octobre 2014 sur les émoluments⁸.

Sur proposition de la Direction des finances, le Conseil municipal décide quel système de gestion des affaires introduire (art. 10, al. 1).

Les compétences en matière de dépenses définies dans le Règlement de la Ville⁹ demeurent réservées.

La Chancellerie municipale surveille et assure la gestion des documents et des affaires en vertu de la présente ordonnance pour les affaires soumises au Conseil municipal, au Conseil de ville et au corps électoral.

En collaboration avec la Conférence des secrétaires généraux et secrétaires générales, elle détermine les propriétés et les objectifs de développement et d’implémentation du système de gestion des affaires (art. 10, al. 1).

Elle définit de manière contraignante dans des directives d’organisation les processus et les compétences des autorités concernant la gestion des affaires selon les dispositions de la présente ordonnance.

Les Archives municipales surveillent et conseillent les autorités en ce qui concerne la gestion de leurs documents.

Elles établissent, entretiennent et étendent au besoin le système de classement et définissent quelles métadonnées le niveau de la rubrique doit contenir pour les différentes autorités (art. 7, al. 5). Pour ce faire, elle tiennent compte des besoins des autorités concernées.

Elles élaborent, complètent et révisent les directives d’organisation de la Chancellerie municipale et lui adressent des propositions à ce propos (art. 25, al. 3).

Dans le cadre de leurs compétences, elles peuvent édicter des lignes directrices, notamment pour compléter les directives d’organisation.

Elles décident des exceptions à la gestion des documents selon le système de classement unifié (art. 9, al. 2).

Elles assument d’autres tâches conformément à la présente ordonnance.

Le Département Informatique et Logistique est compétent pour l’application, l’entretien et l’extension au niveau technique du système de gestion des affaires (art. 10, al. 1) selon les consignes de la Chancellerie municipale visées à l’art. 25, al. 2.

Il soutient les unités d’organisation dans l’utilisation du système et, si nécessaire, veille à organiser leur formation.

Les différentes autorités sont responsables de la gestion en bonne et due forme de leurs documents et affaires en vertu de la présente ordonnance et d’autres dispositions applicables, notamment de celles de l’ODArch communes¹⁰.

Elles désignent une personne responsable de la gestion des documents et des affaires, qu’elles annoncent aux Archives municipales.

La personne responsable désignée veille pour son autorité au traitement et au classement en bonne et due forme des documents dans le système de gestion des affaires, au tri dans les délais des documents non pertinents pour les affaires, à la clôture des dossiers et au versement en bonne et due forme des documents ayant une valeur archivistique aux Archives municipales.

Le Conseil municipal définit par simple arrêté le moment à partir duquel le système de classement défini à l’art. 7 devra être utilisé par toutes les autorités comme unique structure de classement de l’ensemble des documents qu’elles gèrent. L’art. 9, al. 2, demeure réservé.

En outre, le Conseil municipal définit le moment à partir duquel toutes les autorités devront traiter leurs documents dans le système de gestion des affaires unifié qu’il aura choisi.

La présente ordonnance entre en vigueur dès son approbation par le Conseil municipal et abroge l'ordonnance concernant l'archivage dans l'Administration municipale de Bienne.