Ordonnance sur le temps de travail

La présente ordonnance règle les détails du temps de travail et la manière dont celui-ci est effectué (modèle de temps de travail).

Elle s'applique à l'ensemble de l'Administration municipale.

La présente ordonnance vise à

1. harmoniser de manière optimale l'engagement du personnel à la charge de travail durant l'année et aux besoins des collaboratrices et collaborateurs,

2. encourager l'autonomie des collaboratrices et collaborateurs lors de la planification et de l'aménagement de leur temps de travail et ainsi leur motivation au travail et

3. promouvoir la conciliation entre vie professionnelle et vie familiale dans le cadre des possibilités du service.

Les collaboratrices et collaborateurs exécutent leur travail selon le modèle du temps de travail annuel (TTA) dans la mesure où les besoins du service le permettent.

Là où les besoins du service ne permettent pas, ou pas intégralement, d'exécuter le travail selon ce modèle, l'autorité d'engagement fixe, d'entente avec le Département du personnel, comment le temps de travail doit être effectué. Ils tiennent alors compte des exigences du service et des besoins de la population.

Par temps de travail, on entend le temps durant lequel le collaborateur ou la collaboratrice doit se tenir à disposition de l'Administration municipale.

Est considéré également comme temps de travail le temps consacré à des activités et mesures nécessaires à la place de travail pour des raisons de sécurité ou d'hygiène, avant que le travail proprement dit puisse débuter, tel le temps requis pour enfiler des vêtements de travail.

Le trajet pour aller et revenir du travail ne compte pas comme temps de travail.

Pour les collaboratrices et collaborateurs engagés à plein temps, le temps de travail réglementaire est fixé à 41 heures par semaine, resp. à 8 heures 12 minutes par jour.

Avec l'approbation de l'organe compétent (art. 9, al. 3, de l'ordonnance sur le personnel²), il est possible d'opter pour un temps de travail réglementaire de 42 heures par semaine ou 8 heures 24 minutes par jour avec cinq jours de vacances supplémentaires par an.

Chaque année, le Département du personnel communique le temps de travail réglementaire actuel compte tenu des jours fériés.

Le temps de travail est effectué du lundi au vendredi entre 06h00 et 20h00.

D'entente avec la ou le responsable hiérarchique, il peut aussi être effectué entre 20h00 et 06h00, en fin de semaine ou les jours fériés.

Le temps de travail ordinaire maximal est fixé à 12 heures par jour, et ne peut qu'exceptionnellement, et pour une brève période, excéder dix heures par jour ou 50 heures par semaine. Pour des raisons impérieuses telles que la garantie de la sécurité publique ou la protection de personnes, le temps de travail ordinaire peut excéder 12 heures par jour ou, pour une période prolongée, excéder dix heures par jour ou 50 heures par semaine.

Les heures de contact sont les heures ou une unité organisationnelle doit être atteignable.

Les heures de contact sont fixées du lundi au jeudi de 8h 00 à 12h 00 et de 13h 30 à 17h 00; le vendredi jusqu'à 16h 30.

Les responsables hiérarchiques veillent d'entente avec leurs collaboratrices et collaborateurs à ce qu'une personne compétente capable de fournir des renseignements en français et en allemand soit présente durant les heures de contact.

Les heures d'ouverture des guichets sont les heures durant lesquelles une unité organisationnelle en contact direct avec la clientèle doit être atteignable pour la population.

Elles doivent être adaptées aux besoins de la population.

En règle générale, les heures d'ouverture des guichets correspondent aux heures de contact. Si nécessaire, les directions peuvent fixer des heures d'ouverture des guichets divergentes.

Les collaboratrices et collaborateurs, dont la durée de travail quotidienne excède sept heures, doivent prendre une pause non rémunérée d'au moins 30 minutes. Les collaboratrices ou collaborateurs, dont la durée de travail quotidienne excède dix heures, peuvent prendre une pause non rémunérée supplémentaire d'au moins 30 minutes.

En outre, les collaboratrices et collaborateurs ont droit à une pause rémunérée de dix minutes par demi-journée.

Dans des cas motivés, les responsables hiérarchiques peuvent prescrire une pause de midi plus longue ou des réglementations divergentes.

Les déplacements de service, les séances de travail à l'extérieur, les séminaires et les cours ordonnés ainsi que l‘accompagnement de sorties, de camps ou d'autres manifestations de la vie scolaire sont considérés comme temps de travail.

Pour le temps de trajet aller-retour, on tient compte du temps réel nécessaire, au maximum à concurrence du temps lié à l'utilisation des transports publics et au maximum à celui nécessaire pour aller de son lieu de travail au lieu de destination.

Par jour, on prend en compte au maximum 12 heures à titre de temps de travail, dans la mesure ou les responsables hiérarchiques n'autorisent pas des exceptions.

Le règlement d'affaires privées impliquant une absence du lieu de travail ne vaut pas comme temps de travail.

Les collaboratrices et collaborateurs enregistrent le temps de travail effectué.

Le Département du personnel fixe les détails, notamment les instruments servant à l'enregistrement, et édicte les directives nécessaires.

Le solde de temps de travail équivaut à la différence entre le temps de travail réglementaire et le temps de travail effectué réellement. Il tient compte des majorations de temps selon l'art. 53 de l'ordonnance sur le personnel³.

Il peut être positif (heures en plus) ou négatif (heures en moins).

Il est contrôlé en fin de période de décompte d'une année civile et chaque mois pendant la période de décompte.

Dans le cadre des présentes dispositions, les collaboratrices et collaborateurs définissent eux-mêmes quand ils accomplissent leurs tâches, dans la mesure où le solde de temps de travail n'excède pas 50 heures en plus ou 30 heures en moins. Pour des raisons de service, les responsables hiérarchiques peuvent fixer l'exécution du travail à certaines heures. L'art. 3, al. 2, demeure réservé.

À partir d'un solde de temps de travail supérieur à 50 heures en plus ou à 30 heures en moins, une augmentation du solde n'est admissible qu'avec le consentement de l'organe compétent (art. 9, al. 3, de l'ordonnance sur le personnel⁴).

Si le solde de temps de travail est supérieur à 80 heures en plus ou à 50 heures en moins, des mesures doivent être prises en accord avec l'organe compétent (art. 9, al. 3, de l'Ordonnance sur le personnel⁵) pour réduire ce solde. Cet organe peut restreindre la gestion du temps de travail par la collaboratrice ou le collaborateur jusqu'à ce que les mesures requises soient fixées.

Les alinéas 1 à 3 s'appliquent indépendamment du taux d'occupation.

À la fin d'une période annuelle de décompte, un solde allant jusqu'à 50 heures en plus ou 30 heures en moins peut être reporté sur la période de décompte suivante.

Le report d'heures en plus ou en moins requiert le consentement écrit de la ou du responsable hiérarchique.

En outre, le report d'un solde supérieur à 80 heures en plus ou 50 heures en moins requiert le consentement de l'organe compétent (art. 9, al. 3, de l'ordonnance sur le personnel⁶) et du Département du personnel.

Un solde positif excédant le volume admissible selon alinéas 1 à 3 devient caduc à la fin de la période de décompte. D'entente avec le Département du personnel, la direction compétente peut décider exceptionnellement une indemnisation financière d'un tel solde s'il résulte de besoins contraignants du service.

Un solde négatif excédant le volume admissible entraîne une réduction de salaire correspondante basée sur le salaire brut mensuel du moment, part du 13^e mois de salaire et allocation de résidence éventuelle en sus, s'il ne peut être compensé en temps utile.

Un solde de temps de travail positif ou négatif doit être compensé en cas de départ de l'Administration municipale.

Un solde positif n'est indemnisé financièrement que si une compensation est impossible pour des raisons de service ou pour cause de maladie ou d'accident.

En cas de solde négatif lors du départ de l'Administration municipale, le dernier salaire est réduit ou le salaire perçu en trop doit être remboursé. Le remboursement s'appuie sur le salaire brut mensuel du moment, part du 13^e mois de salaire et allocation de résidence éventuelle en sus.

Lors du transfert dans une autre unité organisationnelle de l'Administration municipale, les principes selon alinéas 1 à 3 s'appliquent par analogie. D'entente avec le Département du personnel, l'ancienne autorité d'engagement et la nouvelle (art. 9, al. 1, de l'ordonnance sur le personnel⁷) peuvent fixer une réglementation divergente.

Le chancelier municipal ou la chancelière municipale, le vice-chancelier ou la vice-chancelière, le ou la secrétaire parlementaire ainsi que les collaboratrices et collaborateurs subordonnés au Conseil municipal (art. 9, al. 1, let. a, de l’ordonnance sur le personnel⁹) effectuent un horaire de travail fondé sur la confiance, et ce, même s’ils sont engagés en plus dans une autre fonction au service de la Ville.

Les dispositions relatives au temps de travail réglementaire, au solde de temps de travail et à l’enregistrement du temps de travail ne s’appliquent pas. Les collaboratrices et collaborateurs enregistrent leurs absences d’une journée de travail ou davantage pour cause de vacances, de jours de compensation, de maladie, d’accident, d’obligations de service, de formation continue ou d’occupation accessoire autorisée.

Comme les collaboratrices et collaborateurs ayant choisi le modèle de temps de travail réglementaire de 42 heures par semaine en vertu de l’art. 5, al. 2, les collaboratrices et collaborateurs concernés par l’horaire de travail fondé sur la confiance ont droit à cinq jours supplémentaires de vacances par an.

N’ayant pas la possibilité de compenser ultérieurement un solde de temps de travail positif, ils ont droit à quatorze jours de compensation par an à titre d’indemnisation.

Les jours de compensation peuvent être pris durant l’année civile où le droit prend naissance ou au cours des cinq années suivantes. S’ils ne sont pas pris durant ce laps de temps, ils deviennent caducs sans indemnisation.

D’entente avec le Département du personnel, la direction peut décider exceptionnellement une indemnisation financière, si la prise des jours de compensation est impossible pour des raisons de service contraignantes ou pour cause de maladie ou d’accident. Le montant de l’indemnisation s’appuie sur le salaire brut mensuel du moment, part du 13e mois de salaire et allocation de résidence éventuelle en sus.

En cas de départ de l’Administration municipale ou de transfert dans une autre unité organisationnelle de la Ville, l’ancienne autorité d’engagement et, le cas échéant, la nouvelle (art. 9, al. 1, de l’ordonnance sur le personnel[¹⁰) peuvent, d’entente avec le Département du personnel, convenir de règles s’écartant des dispositions ci-avant avec la personne concernée.

Le service de piquet est effectué en dehors des heures de travail ordinaires sous forme d'acte de présence ou de disponibilité. Il ne peut être ordonné qu'en cas de nécessité du service.

Les collaboratrices et collaborateurs devant faire acte de présence doivent se tenir à un lieu de repos déterminé à la place de travail ou à un autre lieu attribué de manière fixe.

Les collaboratrices et collaborateurs devant se tenir à disposition doivent être prêts au service immédiatement en cas de besoin. Ils doivent être joignables en tout temps.

Il incombe à l'organe compétent pour les décisions en matière de personnel (art. 9, al. 3, de l'ordonnance sur le personnel¹¹) d'ordonner le service de piquet et d'en déterminer les modalités, sous réserve du consentement du Département du personnel.

Dans le cadre des dispositions de la présente ordonnance, les collaboratrices et collaborateurs déterminent eux-mêmes la manière dont ils exécutent leur temps de travail dans la mesure où le solde du temps de travail n'excède pas 50 heures en plus ou 30 heures en moins. Pour des raisons de service, les responsables hiérarchiques peuvent fixer l'exécution du travail à certaines heures. L'art. 3, al. 2, demeure réservé.

Ils enregistrent correctement et intégralement le temps de travail fourni en respectant les consignes du Département du personnel et de leurs responsables hiérarchiques.

L'application correcte de la présente ordonnance incombe aux responsables hiérarchiques.

Les responsables hiérarchiques

1. engagent leurs collaboratrices et collaborateurs en fonction des besoins du service,

2. garantissent que les collaboratrices et collaborateurs qui leur sont subordonnés accomplissent leurs tâches de manière efficace,

3. contrôlent les enregistrements des temps de travail de leurs collaboratrices et collaborateurs dans le respect des dispositions relatives aux soldes de temps de travail (art. 11 à 15),

4. envoient au Département du personnel la documentation relative au temps de travail fourni à la fin de la période de décompte annuelle, et ce, sous forme électronique si la technique le permet,

5. assument les autres compétences selon la présente ordonnance.

Le Département du personnel conseille les départements.

Il édicte les directives nécessaires dans le cadre de la présente ordonnance, notamment en ce qui concerne le temps de travail annuel et l'enregistrement du temps de travail fourni.

Il conserve pendant au minimum dix ans la documentation relative à l'enregistrement du temps de travail.

Le non-respect des dispositions de la présente ordonnance peut conduire, selon la gravité de la faute, à une résiliation ordinaire ou sans préavis des rapports de travail.

Les collaboratrices et collaborateurs non concernés par l'horaire de travail fondé sur la confiance¹² peuvent reporter leurs heures en plus selon l'ancien droit sur la première période de décompte suivant l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.

Un solde d'heures positif doit être compensé jusqu'au 30 avril 2023, dans la mesure où il excède 80 heures. De telles heures en plus non compensées deviennent caduques sans indemnisation à l'échéance de ce délai. Dans des cas de rigueur, l'organe compétent (art. 9, al. 3, de l'ordonnance sur le personnel) peut convenir d'une indemnisation unique avec la personne concernée d'entente avec le Département du personnel.

Les articles 14 et 15 s'appliquent à compter du 1^er mai 2023.

Les collaboratrices et collaborateurs concernés par l’horaire de travail fondé sur la confiance en vertu de l’art. 15a de la présente ordonnance perçoivent au 1^er janvier 2022 un nombre de jours de compensation équivalant à leur solde de temps de travail positif selon l’ancien droit, mais au maximum 14 jours de compensation.

Un jour de compensation équivaut à 8 heures 24 minutes selon l’ancien droit. Un solde d’heures en plus est arrondi à un jour de compensation entier.

Dans des cas de rigueur, l’organe compétent (art. 9, al. 3, de l’ordonnance sur le personnel¹⁴) peut convenir, d’entente avec le Département du personnel, d’une indemnisation unique avec la personne concernée en cas de solde positif qui, selon al. 1 et 2, ne peut pas être converti en avoir pour des jours de compensation.