Directives de la Ville de Bienne concernant la gestion des tâches publiques externalisées

Les présentes directives régissent les coopérations et participations, la représentation de la Ville dans les organes correspondants ainsi que la conduite stratégique et les comptes rendus relatifs aux entités administratives autonomisées.

Les présentes directives s'appliquent aux participations essentielles de la Ville de Bienne.

Une participation est considérée comme essentielle lorsqu'elle remplit les critères suivants:

1. chiffre d'affaires annuel d'au moins CHF 5 millions;

2. participation essentielle au capital et/ou grande importance politique.

Les entités autonomisées, dont la Ville de Bienne est propriétaire, ne s'engagent en termes de coopération et de participation qu'à titre exceptionnel et uniquement dans la mesure où cela s'avère compatible avec les objectifs stratégiques du Conseil municipal. Toute coopération doit être déclarée, et figurer dans le rapport de gestion.

Les sociétés anonymes n'appartenant pas à 100% à la Ville de Bienne peuvent s'engager dans des coopérations et participations selon le droit des sociétés anonymes.

Le Conseil municipal fixe les exigences requises à titre de conditions préalables indispensables pour les organes de conduite suprêmes (cf. annexe 1). Il exerce son droit d'élire sur la base de ces exigences et veille à la défense appropriée de ses intérêts.

Les exigences requises envers les représentants et représentantes de la Ville sont fixées selon les critères ci-après:

1. compétences professionnelles nécessaires;

2. connexions visées;

3. absence de conflits d'intérêts;

4. poids politique des tâches externalisées;

5. représentation appropriée des sexes et des langues officielles.

Les membres de l'organe de conduite suprême, ainsi que de la direction, défendent les intérêts de l'entité externalisée. S'ils sont tenus d'appliquer les instructions de l'autorité d'élection, mais que celles-ci sont en conflit avec ces intérêts, les responsabilités doivent être réglementées en conséquence.

Pour de justes motifs, les membres de l'organe de conduite suprême peuvent être révoqués pendant la durée de leur mandat.

Le Conseil municipal ne siège dans les organes de conduite suprême avec des représentants et représentantes au bénéfice d'instructions que si la défense de ses intérêts ou les exigences requises de l'organe de conduie suprême rendent sa présence indispensable.

Le Parlement est compétent quant à la conception de la surveillance suprême. Le Conseil municipal ne formule aucune directive y afférente.

En qualité de propriétaire, le Conseil municipal assume la conduite stratégique des entités autonomisées en fixant des objectifs de rang supérieur à moyen terme et influence ainsi leur développement ainsi que leurs tâches.

Vis-à-vis des entités autonomisées, la Ville de Bienne ne doit s'engager qu'à titre exceptionnel en matière de responsabilités, de garanties, de cautionnement et, d'obligations éventuelles spécifiques à l'entreprise. Dans ces cas-là, elle doit fixer des prescriptions strictes quant aux risques politiques ainsi que relever et apprécier systématiquement les risques en matière de responsabilité.

Les entités autonomisées doivent remettre chaque année un compte rendu de participation selon le modèle prescrit (cf. annexe 2) en même temps que le rapport de gestion à leur direction municipale compétente.

La direction municipale compétente examine le compte rendu de participation et le transmet à la Mairie pour intégration dans le rapport économique (partie intégrante du rapport de gestion).

Le Conseil municipal approuve le compte rendu de participation lors de l'adoption du rapport de gestion de la Ville de Bienne.

Concernant les entités autonomisées dont la Ville est l'unique propriétaire, le contenu minimal s'appuie sur le droit des sociétés anonymes. Il doit être soumis pour approbation au Conseil municipal avant sa publication.

Les entités autonomisées tiennent leur propre comptabilité.

Concernant les établissements, le Conseil municipal décide chaque année de la décharge de l'organe de conduite suprême. Dans le cadre de cette prise de décion, il examine surtout si les objectifs stratégiques ont été atteints.

Concernant les établissements, le rapport de révision est établi par analogie selon le droit des sociétés anonymes.

Concernant les établissements, le Conseil municipal décide de l'utilisation du bénéfice éventuel dans le cadre de l'approbation du compte annuel.

Lors de l'élection de représentants et représentantes de la Ville dans un organe de conduite suprême, il convient de tenir compte des « Exigences requises envers les représentants et représentantes de la Ville dans des organes de conduite suprêmes ».

La direction responsable doit compléter les exigences d'ordre général requises par des exigences spécifiques à l'entité concernée.

Le candidat approprié / La candidate appropriée doit être sélectionnée sur la base des exigences d'ordre général et des exigences spécifiques.

En même temps que la proposition d'un candidat / d'une candidate en vue de l'élection par le Conseil municipal, la direction responsable doit présenter ses réflexions par rapport aux exigences requises.

En qualité de membre d'un organe de conduite suprême, le représentant ou la représentante de la Ville doit accomplir les trois tâches suivantes:

1. développement et appréciation des stratégies de l'entreprise;

2. soutien et contrôle de la gestion;

3. représentation des intérêts de la Ville.

Dans son ensemble, l'organe de conduite suprême doit être composé de telle sorte que les exigences suivantes puissent être satisfaites:

1. composition interdisciplinaire, afin que l'organe de conduite suprême puisse développer une politique d'ensemble;

2. bonnes connaissances du cadre environnant de l'entreprise, surtout des conditions-cadre politiques, techniques et économiques ainsi que de leur évolution;

3. bonnes connaissances de la branche, surtout du marché, de la clientèle et de la concurrence;

4. aptitude à développer et à apprécier des stratégies;

5. en cas de lien étroit avec des domaines de tâches municipales: connaissance de la politique municipale correspondante;

6. l'organe de conduite suprême doit être capable de fonctionner comme une équipe, tant à raison des membres que de la matière et devrait avoir une structure équilibrée en ce qui concerne l'âge, la langue et le sexe.

Les membres d'un organe de conduite suprême doivent satisfaire aux exigences requises suivantes:

1. connaissances générales et compréhension pour les domaines de l'économie publique et d'entreprise;

2. connaissance et compréhension pour les stratégies et les finances d'entreprises ainsi que pour les tâches de gestion;

3. capacité analytique et d'appréciation;

4. faculté de poser des questions critiques;

5. esprit prospectif et innovateur, capacité à développer des stratégies;

6. aptitude à prendre des décisions et disponibilité à assumer la responsabilité de décisions difficiles;

7. pas de conflits d'intérêts financiers et matériels pouvant empêcher de se forger une opinion indépendante;

8. disposer de suffisamment de temps pour remplir sérieusement son mandat;

9. contribuer de manière essentielle à l'accomplissement des tâches incombant à l'organe de conduite suprême dans son ensemble (cf. Art. A1-3).

Assumer la présidence d'un organe de conduite suprême suppose que l'on satisfait aux exigences supplémentaires suivantes:

1. vaste expérience de conduite et aptitude à diriger un organe de conduite suprême compétent en tant qu'équipe;

2. capacité à avoir une vue d'ensemble au plan stratégique;

3. force de décision et capacité à s'imposer, même dans des situations difficiles;

4. aptitude, en qualité de représentant / représentante de l'organe de conduite suprême à apparaître devant des collaborateurs et collaboratrices ainsi qu'en public;

5. loyauté envers l'actionnaire principal et/ou la collectivité responsable;

6. disponibilité appropriée envers les besoins de l'entreprise, surtout en cas de bouleversements ou de crises.

Pour chaque organe de conduite suprême, il convient d'analyser la façon dont peuvent être appliquées concrètement les exigences d'ordre général requises et quelles exigences spéficiques doivent être satisfaites en plus.