Ordonnance de Direction sur la gestion des archives de l'administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques

La présente ordonnance règle

1. la gestion des archives des préfectures, des autorités de protection de l'enfant et de l'adulte (APEA), des bureaux du registre foncier, des offices des poursuites et des faillites et de l’Office du registre du commerce,

2. la conservation des documents de personnes privées dans la mesure où elles accomplissent des tâches de droit public que les APEA leur ont confiées.

Les dispositions prévues pour l’administration centrale s’appliquent par analogie à l’archivage des données électroniques.

La présente ordonnance s’applique

1. aux documents des APEA à partir du 1^er janvier 2013,

2. aux documents relatifs aux procédures ordonnant des mesures closes à partir du 1^er janvier 2013 dans le domaine de la protection de l’enfant et de l’adulte.

Les archives de l’administration décentralisée antérieures à 1831 (à l’exclusion de l’ancien registre foncier cantonal) constituent le fonds d’archives A.

Les archives inventoriées des préfectures pour la période allant de 1831 à 1950, des bureaux du registre foncier pour celles allant de 1803 à 1911 et des offices des poursuites et des faillites pour celles allant de 1892 à 1950 constituent le fonds d’archives B.

Le fonds d’archives C inclut les archives des préfectures, des bureaux du registre foncier et des offices des poursuites et des faillites générées dans le cadre de l’organisation de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques en vigueur jusqu’au 31 décembre 2009 à partir du moment où elles ne sont plus incluses dans le fonds d’archives B.

Les archives des préfectures, des bureaux du registre foncier et des offices des poursuites et des faillites à partir du 1er janvier 2010 constituent le fonds d’archives D.

Les archives des APEA ne sont pas divisées en fonds d’archives.

Les délais de conservation minimaux sont fixés dans l’annexe 1.

Les documents peuvent être éliminés à l’expiration des délais de conservation minimaux.

Les documents qui sont conservés par des personnes privées doivent être transmis à l’APEA compétente en vue de leur élimination.

Les archives du registre du commerce dès 1883 ne sont pas divisées en fonds d’archives.

Tous les documents des fonds d’archives A et B doivent être conservés définitivement.

La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques règle le délai de conservation des documents des fonds d’archives C et D dans une instruction.

Les documents des fonds d’archives C et D sont répartis en deux classes. La classe 1 contient les documents qui doivent être conservés définitivement, la classe 2 ceux pour lesquels l’obligation de conservation est limitée dans le temps.

La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques précise dans l'instruction prévue à l’article 5, alinéa 1 quelles catégories de documents de la classe 2 doivent être triés avant d’être détruits.

Lors du tri, il convient d’examiner si les documents fournissent

1. des informations sur des personnalités importantes,

2. des informations sur des procédures qui se modifient au fil du temps (changements politiques et sociaux),

3. des informations sur des événements importants (p.ex. des catastrophes) ou

4. des informations permettant de décrypter le quotidien (aspects d’histoire sociale et économique).

Les documents qui présentent un intérêt historique au sens de l’alinéa 2 doivent être conservés définitivement.

Lorsque le tri des archives est disproportionné, il convient de procéder à un échantillonnage.

Cet échantillonnage est effectué conformément aux directives concernant le tri des documents pour les archives de l’administration cantonale décentralisée émises le 1er juillet 2008 par les Archives de l’Etat.

Les chefs et les cheffes des services administratifs décentralisés de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques s’assurent que le traitement et le rangement de leurs documents sont effectués selon les règles.

La surveillance des archives de l’administration cantonale décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques est régie par l’article 20, alinéa 1 OArch.

Les articles 4 ss OArch s’appliquent à l’organisation de l’archivage des documents de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques.

Les directoires des services de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques veillent à l’uniformité des plans d’archivage de leurs unités administratives.

Les dispositions de l’article 6, alinéa 1 et alinéa 2, lettres a à c OArch s’appliquent par analogie à l’élaboration des plans d’archivage.

Le classement des documents se fait selon les plans d’archivage.

Le contenu du fonds d’archives A de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques est conservé aux Archives de l’Etat.

Le contenu des autres fonds d’archives est conservé dans les Archives de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques, pour autant qu’il n’ait pas été versé aux Archives de l’Etat avant l’entrée en vigueur de la présente ordonnance et que l'annexe 1 ne contienne pas d'autres dispositions à cet égard.

Le versement de documents à des entreprises privées au sens de l’article 15 est réservé.

Le registre des régimes matrimoniaux tenu jusqu’au 31 décembre 1987 est conservé à l’Office du registre du commerce.

La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques peut charger contractuellement des entreprises privées de conserver et de gérer des archives de son administration décentralisée.

Les entreprises privées doivent garantir que les documents seront conservés et gérés de manière sûre, conformément à la législation sur l’archivage.

Les documents entreposés auprès d'entreprises privées ne peuvent être déplacés qu’avec l’accord de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques.

La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques réglemente l’accès aux documents conservés par des entreprises privées, en accord avec les autorités versantes et avec les Archives de l’Etat.

Il convient de consulter la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques avant de procéder au versement de documents à des entreprises privées.

La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques peut ordonner la conservation de documents de son administration décentralisée par une entreprise privée. Elle tient compte dans ce cas des besoins des unités administratives concernées.

L’archivage de données personnelles est régi par l’article 14 LArch.

La contestation au sens de l’article 14, alinéa 4 LArch doit être adressée par écrit à l’autorité chargée de la gestion des archives auprès de laquelle les documents ont été consultés.

L’accès du public aux archives de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques est régi par les articles 16 ss LArch.

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er janvier 2010.