Merkblatt betreffend Einreichung von Lohnmeldungen (Startet einen Download)

Finanzdepartement des Kantons Basel-Stadt

Steuerverwaltung

Merkblatt Einreichung von Lohnmeldungen Gültig ab 1. Januar 2016

Die Einreichung von Lohnmeldungen im Rahmen des Lohnmeldeverfahrens für Arbeitge­ bende erfolgt mittels einer Kopie des Lohnausweises in einfacher Ausführung und grundsätz­ lich ohne Beilagen. Die Meldung hat auf dem offiziellen Formular in Papierform oder in elekt­ ronischer Form zu erfolgen. Weitere Informationen zum Lohnausweis sind im Internet unter http://www.steuerkonferenz.ch oder http://www.estv.admin.ch abrufbar. Es gelten die nach­ folgenden Spezifikationen.

Einreichung der Lohnmeldungen in elektronischer Form

Seit dem 1. Dezember 2013 können Lohnmeldungen in elektronischer Form mittels Lohn­ standard-CH eingereicht werden. Voraussetzung ist die Verwendung einer vom Verein Swissdec zertifzierten Lohnbuchhaltung, welche es dem Unternehmer ermöglicht, die Lohnmel­ dungen direkt aus der Lohnbuchhaltung elektronisch an die Steuerverwaltung zu übermitteln. Weitere Informationen sind im Internet unter http://www.swissdec.ch verfügbar.

Einreichung der Lohnmeldungen auf dem Postweg

Sofern keine vom Verein Swissdec zertifzierten Lohnbuchhaltung verwendet wird, hat die Zu­ stellung der Lohnmeldungen auf dem Postweg zu erfolgen. Hierzu können die Lohnmeldungen entweder auf einem Datenträger im PDF-Format oder in Papierform eingereicht werden.

Bei der Einreichung der Lohnmeldungen im PDF-Format ist zu beachten, dass die Dokumente als Multipage-Datei geliefert werden, d.h. eine PDF-Datei für alle Lohnmeldungen. Allfällige Beilagen wie Schichtpläne, Mitarbeiterbeteiligungen usw. können in einem separaten File eingereicht werden. Die Daten sind auf einer CD oder einem USB-Stick zu speichern. Die Übermittlung per E-Mail ist nicht zulässig. Alle an die Steuerverwaltung gesendeten Daten­ träger gehen in deren Eigentum über und werden nicht zurückgeschickt.

Bei der Einreichung der Lohnmeldungen in Papierform ist zu beachten, dass keine Heft­ klammern, Büroklammern sowie keine Post-it-Hinweiszettel verwendet werden. Der Aus­ druck hat im A4-Format und mit guter Druckqualität zu erfolgen. Bei handschriftlich ausgefüll­ ten Lohnausweisen ist Blockschrift zu verwenden. Es dürfen keine weiteren handschriftlichen Notizen auf den Lohnausweisen angebracht werden.

Es wird aus Gründen des Datenschutzes empfohlen, die Lohnmeldungen und Datenträger, welche auf dem Postweg eingereicht werden, eingeschrieben zu versenden.

Lohnmeldungen sind zu senden an:

Steuerverwaltung Basel-Stadt Lohnmeldepflicht Postfach CH-4001 Basel

10100.a.01.16 1/1