A. Allgemeines zu Spesen

Als Spesenvergütungen gelten vom Arbeitgeber bzw. von der Arbeitgeberin ausgerichtete Entschä­ digungen für Auslagen, welche dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin im Rahmen der dienst­ lichen Tätigkeit entstanden sind. Auslagen, z.B. für Telefonate, auswärtige Übernachtungen, Ge­ schäftsreisen usw., welche der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin im Interesse des Arbeitge­ bers bzw. der Arbeitgeberin tätigt, müssen ihm bzw. ihr vergütet werden (vgl. Art. 327a Abs. 1 Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches [Fünfter Teil: Ob­ ligationenrecht] vom 30. März 1911, OR, SR 220). Spesen können von dem Arbeitgeber bzw. der Arbeitgeberin entweder in der effektiv angefallenen Höhe oder in Form von Pauschalen vergütet werden. Keine Spesen stellen Entschädigungen dar, die Auslagen des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin abdecken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen. Solche Ent­ schädigungen sind stets zum Bruttolohn des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin zu addieren und können von diesem bzw. dieser allenfalls im Rahmen der Berufskosten abgezogen werden.

B. Steuerliche Behandlung

I. Effektive Spesen

Spesen werden grundsätzlich effektiv nach dem tatsächlich angefallenen Aufwand und gegen Ori­ ginalbeleg abgerechnet (Kreisschreiben Nr. 25 der Schweizerischen Steuerkonferenz [SSK] vom

18. Januar 2008, Ziffer 1.3). Sie sind auf dem Lohnausweis unter Ziffer 13.1 zu deklarieren.

Die Buchungsbelege für Spesen, welche im Rahmen der Kundenpflege wie z.B. Geschäftsessen o.Ä. anfallen, sind mit folgenden Angaben zu ergänzen: Name aller anwesenden Personen; Ge­ schäftszweck der Einladung; Name und Ort des Lokals; Datum der Einladung, sofern diese auf dem Beleg nicht ersichtlich sind.

Ersetzt der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin angefallene Spesen in effektiver Höhe, fliessen dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin keine steuerbaren Einkünfte zu.

II. Pauschalspesen

Leitenden Angestellten und Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen im Aussendienst erwachsen im Rah­ men ihrer geschäftlichen Tätigkeit oft Auslagen für Repräsentation sowie Akquisition und Pflege von Kundenbeziehungen. Die Belege für diese Repräsentations- und Kleinauslagen (so genannte Bagatellspesen) sind teilweise nicht oder nur unter schwierigen Bedingungen zu beschaffen. Aus Gründen einer rationellen Abwicklung wird daher den leitenden Angestellten und Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen im Aussendienst eine jährliche Pauschalentschädigung ausgerichtet. Die Ausrich­

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tung von Pauschalspesen muss zwischen dem Arbeitgeber bzw. der Arbeitgeberin und dem Ar­ beitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin schriftlich vereinbart sein (Art. 327a Abs. 2 OR). Ausbezahlte Pauschalspesen sind im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 zu deklarieren.

Pauschalspesenvergütungen, welche die tatsächlichen Auslagen des Arbeitnehmers bzw. der Ar­ beitnehmerin übersteigen, sind im Umfang des die effektiven Auslagen übersteigenden Teils als

Einkommen steuerbar.

Pauschalspesenvergütungen, welche nicht auf einem von der zuständigen Veranlagungsbehörde

III. Spesenreglemente

1. Allgemeines Spesenreglement

Übernachtungskosten sowie Repräsentationsauslagen bzw. deren Ersatzentschädigung geregelt.

des Lohnausweises eingehalten, ist die Genehmigung eines allgemeinen Spesenreglements nicht erforderlich. Werden jedoch abweichende Vergütungsregelungen getroffen, so ist der Steuerver­

Ein allgemeines Spesenreglement wird unabhängig von der Unternehmensgrösse und ohne wei­ tere Auflagen genehmigt, sofern sich die Spesen innerhalb der nachfolgenden Bandbreiten bewe­

gen:

*) falls eine Beförderung mit dem öffentlichen Verkehr nicht zumutbar ist

2. Zusatz-Spesenreglement (Pauschalspesen) für leitende Angestellte, Aussendienst

Unabhängig von der Unternehmensgrösse können im Spesenreglement Pauschalspesen für lei­ tende Angestellte und Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen im Aussendienst beantragt werden. Dies

(siehe Punkt III.1) können die nachfolgend genannten, nachgewiesenen Pauschalspesen bean­

tragt werden.

Die beantragten Pauschalspesen werden aufgrund von repräsentativen Erfahrungswerten (6 bis 12 Monate) überprüft. Die beantragte Spesenhöhe ist mittels der Einreichung von Aufstellungen, Buchhaltungsunterlagen und Quittungen (siehe Punkt C) nachzuweisen. Jede Person, für die eine pauschale Abgeltung von Fahrkosten beantragt wird, muss zudem über ein eigenes Fahrzeug ver­ fügen und die geschäftlich begründeten Fahrten wie auch die Kilometerleistung müssen mittels

Einreichung eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden.

Startup-Unternehmen verfügen in der Regel nicht über Erfahrungswerte zu Pauschalspesen und haben hohe Auslagen für Reisen, Repräsentation und Akquisition. Diesen wird deshalb, ohne wei­

In den Pauschalspesen sind in der Regel die nachfolgenden Auslagen enthalten (eine detailliertere Auflistung findet sich im Musterspesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz, vgl. Punkt

III. C.):

Existieren mehrere Spesenreglemente, so gehen die Regelungen im Zusatz-Spesenreglement den

Regelungen im allgemeinen Spesenreglement vor.

Steuerverwaltung Basel-Stadt MB ALLG Spesen

C. Genehmigungsverfahren und Auskünfte

Die Steuerverwaltung Basel-Stadt genehmigt die Spesenreglemente von im Kanton Basel-Stadt ansässigen juristischen Personen. Muster-Spesenreglemente sind unter dem nachfolgenden Link zu finden: https://www.steuerkonferenz.ch/?Lohnausweis:Spesenreglemente

Gesuche sind an folgende Adresse zu senden: Steuerverwaltung Basel-Stadt Spesenreglemente Fischmarkt 10 Postfach CH-4001 Basel

Dem Gesuch sind die folgenden Unterlagen beizulegen:

• Vollständiges Spesenreglement, inkl. Zusatzreglemente;

• Name der zuständigen Kontaktperson der gesuchstellenden Person samt Telefonnummer und E-Mail-Adresse;

• Kurzbeschreibung der Firma / Organigramm / vorgesehene Pauschalspesen;

• Liste der vorgesehenen Empfänger und Empfängerinnen der Pauschalspesen mit Angabe der Funktion und unter Beilage des letzten Lohnausweises;

• Bei Personen im Aussendienst ist der jeweilige Anteil der auswärtigen Tätigkeit anzugeben;

• Bei Pauschalspesen sind die Repräsentationsauslagen mittels Aufstellungen nachzuweisen und deren geschäftliche Notwendigkeit zu begründen, unter Beilage eines Auszugs der Buch­ haltungsdetails (ausgenommen Startup-Unternehmen);

• Nachweis der geschäftlich zurückgelegten Kilometer bzw. Fahrtenbuch (für Fahrkostenpau­ schalen, vgl. Punkt III. 2. oben).

Das Verfahren zur Genehmigung von Spesenreglementen nimmt einige Zeit in Anspruch. Ein früh­ zeitiges Gesuch ist empfehlenswert. Eine rückwirkende Inkraftsetzung des Spesenreglements ist nicht möglich.

Fragen sind an die Themen-Telefonnummer Spesenreglemente (Telefon +41 61 267 42 81) oder an die E-Mailadresse veranlagung.np.stv@bs.ch mit Angabe des Betreffs "Spesenreglemente" zu richten.

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