Règlement d'exécution de la loi sur l'harmonisation des registres officiels de personnes et le contrôle des habitants
(RHRCH)

^(*)4Le Département de la sécurité, de la digitalisation et de la culture (ci-après: DSDC) est le département compétent en matière d'harmonisation des registres officiels de personnes.

Il en est l'autorité de surveillance.

Les communes tiennent, sous forme électronique, le registre des habitants et celui des électeurs.

Elles s'assurent que les personnes vivant dans les ménages collectifs (art. 2, let. abis OHR) sont inscrites dans le registre des habitants et, le cas échéant, dans celui des électeurs.

Les données communales sont réunies dans la Base de données des personnes (BDP) cantonale.

Les communes communiquent à la BDP, quotidiennement et via le réseau informatique cantonal, chaque événement d'état civil et changement d'adresse dans leur registre des habitants.

Les communes fournissent au Système d'information du Territoire Neuchâtelois (SITN) la nomenclature des rues et adresses situées sur leur territoire et doivent l'appliquer.

Le SITN gère le référentiel cantonal des rues et adresse et le met à disposition au travers de son guichet cartographique.

Chaque logement doit pouvoir être aisément identifié sans équivoque.

A cette fin et en cas de nécessité, l'accès au logement doit être assuré.

Dans les bâtiments complexes, les communes peuvent choisir de numéroter physiquement les logements.

Les données qui permettent l'attribution et l'introduction du numéro de logement doivent être transmises, au service communal, sous une forme permettant un traitement informatique.

En principe, le service communal gère les contacts avec les fournisseurs de données (propriétaires, gérances, locataires).

En cas de besoin, le STAT peut proposer un format, un jour de référence et des modalités de transmission des données.

Les données contenues dans les registres communaux sont mises systématiquement à disposition de l'administration cantonale au travers de la BDP, aux fins de gestion administrative ou dans un but statistique.

Sur la proposition du STAT, en collaboration avec le SIEN, le DESC établit des directives concernant la procédure de consultation, la transmission et l'utilisation réciproques des données entre l'Etat et les communes.

Il en est l'autorité de surveillance.

⁵⁶Le DSDC exerce ses tâches par l'intermédiaire du service cantonal de la population.

Outre les attributions qui sont conférées par la loi et le DSDC, le service cantonal de la population:

1. veille à ce que les dispositions sur le contrôle des habitants soient appliquées de façon uniforme par les personnes préposées au contrôle des habitants;

2. conseille et informe les personnes préposées au contrôle des habitants;

3. élabore les directives nécessaires et les fait appliquer;

4. établit, après consultation des personnes préposées au contrôle des habitants, les formulaires-type concernant, notamment, l'attestation de domicile, l'attestation de séjour et la déclaration de domicile;

5. assure la formation des personnes préposées au contrôle des habitants et de leurs suppléants.

La déclaration d'arrivée (art. 39 LHRCH) doit contenir, pour chaque personne, les renseignements suivants:

1. le numéro d’assuré AVS à treize positions (NAVS 13);

2. le numéro attribué par l’office à la commune et le nom officiel de la commune;

3. l’identificateur de bâtiment selon le Registre fédéral des bâtiments et des logements (RegBL) de l’office;

4. l’identificateur de logement selon le RegBL, le ménage dont la personne est membre et la catégorie de ménage;

5. le nom officiel de la personne et autres noms enregistrés à l’état civil;

6. la totalité des prénoms cités dans l’ordre exact;

7. l’adresse et adresse postale, y compris le numéro postal d’acheminement et le lieu;

8. la date de naissance et le lieu de naissance;

9. le lieu d’origine, si la personne est de nationalité suisse;

10. le sexe;

11. l’état civil;

12. l’appartenance à une communauté religieuse reconnue de droit public ou reconnue d’une autre manière par le canton;

13. la nationalité;

14. le type d’autorisation, si la personne est de nationalité étrangère;

15. l’établissement ou le séjour dans la commune;

16. la commune d’établissement ou la commune de séjour;

17. la date, la commune ou l’Etat de provenance;

18. le droit de vote et l'éligibilité aux niveaux fédéral, cantonal et communal.

En outre, elle peut contenir les renseignements suivants:

1. la langue maternelle;

2. la filiation complète;

3. la profession;

4. le nom et l'adresse de l'employeur et, pour les personnes indépendantes, le lieu de travail;

5. les autres nationalités;

6. les relations familles (liens avec le conjoint ou les enfants mineurs);

7. le représentant légal éventuel;

8. les noms usuels ou de célibataire.

En cas de séjour (art. 44, al. 3 LHRCH), chaque personne de nationalité étrangère présentera comme pièce de légitimation, une carte d'identité ou un passeport non échu, établi par sa représentation diplomatique ou consulaire.

La déclaration de départ contient les informations suivantes:

1. en cas de départ: la date, la commune ou l'Etat de destination;

2. en cas de déménagement dans la commune: la date;

3. en cas de décès: la date.

Lors d'une déclaration de départ, (art. 50 LHRCH), les données recueillies peuvent être communiquées par la personne préposée au contrôle des habitants à d'autres services ou entités ayant besoins de celles-ci dans l'accomplissement de leurs tâches.

Il est perçu les émoluments suivants par adulte:

1. délivrance d'une attestation de domicile lors d’arrivée, de changement de données ou sur demande............................................................................... Fr. 10.—

2. délivrance et renouvellement d'une attestation de séjour.......... Fr. 10.—

3. délivrance et renouvellement d'une déclaration de domicilie Fr. 10.—

4. duplicata et autres attestations .................................................. Fr. 10.—

5. délivrance d'une attestation de domicile et de vie ..................... Fr. 10.—

6. délivrance d'une attestation de départ ....................................... Fr. 10.—

Les renseignements donnés, sous quelque forme que ce soit, sont soumis à un émolument compris entre 10 et 200 francs, en fonction du temps consacré; la gratuité peut être accordée pour des utilisations non commerciales.

Les émoluments sont perçus et encaissés par les personnes préposées au contrôle des habitants; ils restent acquis à la commune.

En plus des renseignements figurant dans la déclaration d'arrivée, le registre communal des habitants doit contenir les informations à caractère technique suivantes:

1. les numéros d'identification individuels (numéro de personnes, NAVS13);

2. le genre de papiers déposés;

3. le type d'autorisation de séjour (pour les personnes de nationalité étrangère);

4. les relations "ménage" (personnes vivant dans le même logement);

5. l'adresse par les numéros EGID, EWID, administratifs ou autres du bâtiment et du logement;

6. les autres types d'adresses (autres lieux de séjour éventuels, domicile actuel en cas de séjour, adresses précédentes dans la commune, etc.);

7. les dates touchant l'un ou l'autre des événements ou caractéristiques de la déclaration d'arrivée ou de départ (date de dépôts des papiers, date de départ, date de décès, date de changement d'état civil, de nom, de nationalité, d'adresse, etc.);

8. si elles sont connues, les dates relatives aux autorisations délivrées aux ressortissants étrangers (date d'entrée en Suisse, date de dépôt des papiers dans le canton, dates de début et d'échéance de validité de l'autorisation, date de dépôt d'une demande d'asile, date d'admission provisoire, date de changement du type d'autorisation de séjour, etc.);

9. les dates de début de validité et d'échéance des documents fournis par le service communal du contrôle des habitants.

Le SIEN peut autoriser les personnes préposées au contrôle des habitants à différer provisoirement l'introduction de ces informations dans le registre communal, en tenant compte, notamment, des moyens informatiques dont ils disposent.

Les personnes préposées au contrôle des habitants sont tenues de respecter les procédures définies par les éditeurs de logiciels pour les registres des habitants et agréées par le SIEN.

Elles doivent collaborer aux contrôles périodiques de qualité organisés par le SIEN et participer à la mise à jour nécessaire des registres.

Le présent règlement entre en vigueur le 15 juin 2010.

Il fera l'objet d'une publication dans la Feuille officielle et sera inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.