1.1 Véhicules

Principes de base Tous les véhicules appartenant à l'entreprise doivent être justifiés commercialement. Dans le cas contraire, les montants portés à charge des comptes de la société ne sont pas admis fiscalement comme des charges justifiées par l'usage commercial. Le genre de véhicule doit correspondre à la nature et à la taille de l'entreprise. La nature de l'activité professionnelle ainsi que la fonction hiérarchique du/de la titulaire d'un véhicule sont des critères importants pour admettre fiscalement l'automobile dans les comptes de la société. La valeur du véhicule est également un élément déterminant ; l’autorité fiscale compare la voiture mise à disposition des responsables de l’entreprise (membres de la direction, actionnaires ou personnes proches) avec celle qui serait remise ou non à une tierce personne occupant la même fonction. Toutefois et dans tous les cas, lorsque la valeur à neuf (y compris accessoires) du véhicule dépasse le montant de 80'000 francs, il est nécessaire de s'approcher de l'autorité fiscale afin d'obtenir la reconnaissance du caractère commercial du véhicule. Le montant susmentionné ne constitue pas une franchise ; tout véhicule inscrit dans les livres doit respecter les principes de base ici énumérés.

Date de révision : SCCOF7596V1 Date de création : 28.09.2022

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Part privée En principe un montant forfaitaire de 10.8% du prix d’achat (hors TVA) pour autant que le véhicule soit utilisé principalement pour des déplacements commerciaux, ou un montant déterminé sur la base d'un carnet de route est repris comme part pour l'utilisation privée du véhicule. La part privée doit s’élever au moins à 1'800 francs par année. En cas de contestation, la part privée est déterminée conformément aux kilomètres privés parcourus et calculés sur la base du coût effectif total du véhicule.

Remboursement forfaitaire des frais de déplacement Si un véhicule privé, de prépondérance privée ou non admis fiscalement est utilisé pour des trajets professionnels, un montant forfaitaire discuté avec l’autorité fiscale peut être admis dans les frais généraux.

Exemple : Salariés·es, actionnaires et personnes proches Le conjoint de l’actionnaire d’une société de capitaux travaille à 40% comme comptable de l’entreprise, mais effectue plusieurs trajets par semaine pour livrer des échantillons à des clients. Vu son taux d'occupation, le véhicule utilisé est à prépondérance privée. Par conséquent, l'autorité fiscale détermine un montant forfaitaire destiné à couvrir les trajets professionnels effectués par la personne salariée, calculé comme suit : Kilomètres professionnels annuels parcourus, multipliés par le prix par km fixé selon les normes fiscales en vigueur (au 01.01.2022 : 70 cts), soit dans cet exemple 4'000 km x 0,70 francs = 2'800 francs par an.

1.2 Frais de représentation (frais de déplacements, frais de repas,

frais d'hébergement et autres dépenses) Les frais sont remboursés sur une base effective. Les modalités de remboursement seront prévues dans un règlement ad'hoc établi par l'entreprise et soumis pour approbation à l’autorité fiscale (un règlement type est à disposition auprès du service des contributions). Le remboursement de frais sur une base forfaitaire peut être admis en tenant compte de ce qui suit :

Remboursement forfaitaire des frais généraux Dans le cadre de leur activité professionnelle, les cadres de l’entreprise et le personnel rattaché au service externe ont davantage de dépenses de représentation ou de frais d'entretien des contacts avec la clientèle. Il est parfois impossible ou très difficile d’obtenir les justificatifs des frais de représentation et autres menues dépenses. Dès lors, dans une optique de rationalisation, l’entreprise verse une indemnité forfaitaire annuelle à ces personnes. L'indemnité forfaitaire couvre toutes les menues dépenses n'excédant pas un montant convenu par événement. Chaque dépense est considérée individuellement comme un seul événement. Les diverses dépenses échelonnées dans le temps ne peuvent donc pas être additionnées même si elles ont été occasionnées par une seule et même mission professionnelle. À titre d'exemple, sont en particulier considérées comme des menues dépenses :

• invitations de partenaires commerciaux à de modestes repas au restaurant ou à la maison,

• cadeaux offerts à l’occasion d’invitations d’amis de l’entreprise (fleurs, bouteilles, etc.),

• collations et repas pris seul·e lors des déplacements professionnels,

• appels téléphoniques professionnels à partir de la ligne privée,

• pourboires,

• invitations et cadeaux faits à des collaborateurs·trices,

• contributions sans quittance versées à des institutions, des associations, etc.,

• dépenses accessoires sans quittance, faites pour et avec des clients,

• menues dépenses faites lors d’entretiens et de séances,

• déplacements en tram, bus et taxi,

• taxes de stationnement,

• frais de porteurs et de vestiaires,

• frais de courrier et de téléphone,

• chambre à domicile (bureau), y.c. matériel, logiciels et raccordements informatiques

– etc.

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2.1 Frais de véhicules

Principes de base Tous les véhicules appartenant à l'entreprise doivent être justifiés commercialement. Dans le cas contraire, les montants portés à charge des comptes de l’entreprise ne sont pas admis fiscalement comme des charges justifiées par l'usage commercial. Les directives mentionnées ci-dessous concernent les véhicules dont la valeur à neuf (y compris les accessoires et options) ne dépasse pas 80'000 francs. Pour les véhicules dont la valeur à neuf est supérieure à ce montant, la reconnaissance de la nature commerciale doit être préalablement discutée avec l'autorité fiscale. Le montant susmentionné ne constitue pas une franchise ; tout véhicule inscrit dans les livres doit respecter les principes de base ici énumérés. Le genre de véhicule doit correspondre à la nature et à la taille de l'entreprise. La nature de l'activité professionnelle ainsi que la fonction hiérarchique du/de la titulaire d'un véhicule sont des critères importants pour admettre fiscalement l'automobile dans les comptes de la société. La valeur du véhicule est également un élément déterminant ; l'autorité fiscale compare la voiture mise à disposition des responsables (exploitant·e de l’entreprise, personnes proches, membres de la direction) avec celle qui serait remise ou non à une tierce personne occupant la même fonction.

Part privée En principe un montant forfaitaire de 10.8% du prix d’achat (hors TVA) pour autant que le véhicule soit utilisé principalement pour des déplacements commerciaux, ou un montant déterminé sur la base d'un carnet de route est repris comme part pour l'utilisation privée du véhicule. La part privée doit s’élever au moins à 1'800 francs par année. En cas de contestation, la part privée est déterminée conformément aux kilomètres privés parcourus et calculés sur la base du coût effectif total du véhicule. Remboursement forfaitaire des frais de déplacement Si un véhicule privé, de prépondérance privée ou non admis fiscalement est utilisé pour des trajets professionnels, un montant forfaitaire discuté avec l’autorité fiscale peut être admis dans les frais généraux.

Exemple 1 : Salariés·es et personnes proches Le conjoint de l’exploitante d’une entreprise individuelle travaille à 40% comme comptable de l’entreprise, mais effectue plusieurs trajets par semaine pour livrer des échantillons à des clients. Vu son taux d'occupation, le véhicule utilisé est à prépondérance privée. Par conséquent, l'autorité fiscale détermine un montant forfaitaire destiné à couvrir les trajets professionnels effectués par la personne salariée, calculé comme suit : Kilomètres professionnels annuels parcourus, multipliés par le prix par km fixé selon les normes fiscales en vigueur (au 01.01.2022 : 70 cts), soit dans cet exemple 4'000 km x 0,70 francs = 2'800 francs par an.

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Exemple 2 : Professions libérales Pour ces professions, l'autorité fiscale détermine avec la personne concernée le nombre de kilomètres professionnels parcourus. Ce nombre de kilomètres est multiplié par le prix par km fixé selon les normes fiscales en vigueur (au 01.01.2022 : 70 cts). Le forfait ainsi obtenu couvre uniquement les frais professionnels. Ce système à l'avantage, de supprimer la reprise d'une part privée au frais de véhicule. L'éventuel coût supplémentaire du véhicule supporté par le bénéficiaire correspond à la convenance personnelle (modèle plus luxueux, goût personnel, etc.). Il est à noter que le calcul du forfait comprend les kilomètres parcourus entre le lieu de domicile et le lieu de travail.

2.2 Frais de représentation

Responsable de l'entreprise Dans le cadre de son activité professionnelle, la personne responsable de l'entreprise comptabilise les frais effectifs pour ses frais de voyages, repas, hébergement et divers. Une déduction forfaitaire peut toutefois être admise selon les modalités suivantes : Le forfait couvre toutes les menues dépenses n'excédant pas un montant convenu par événement. Chaque dépense est considérée individuellement comme un seul événement. Les diverses dépenses échelonnées dans le temps ne peuvent donc pas être additionnées même si elles ont été occasionnées par une seule et même mission professionnelle. À titre d'exemple, sont en particulier considérées comme des menues dépenses :

• invitations de partenaires commerciaux à de modestes repas au restaurant ou à la maison,

• cadeaux offerts à l’occasion d’invitations d’amis de l’entreprise (fleurs, bouteilles, etc.),

• collations et repas pris seul·e lors des déplacements professionnels,

• appels téléphoniques professionnels à partir de la ligne privée,

• pourboires,

• invitations et cadeaux faits à des collaborateurs·trices,

• contributions sans quittance versées à des institutions, des associations, etc.,

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• dépenses accessoires sans quittance, faites pour et avec des clients, etc.,

• menues dépenses faites lors d’entretiens et de séances,

• déplacements en tram, bus et taxi,

• taxes de stationnement,

• frais de porteurs et de vestiaires,

• frais de courrier et de téléphone,

• chambre à domicile, y.c. matériel, logiciels et raccordements informatiques, etc.,

Salariés·es et personnes proches Les frais sont remboursés sur une base effective. Les modalités de remboursement seront prévues compte tenu de l'importance de l’activité déployée. Cependant, une déduction forfaitaire peut être admise aux mêmes conditions que pour la personne exploitante de l’entreprise.

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3. Personnes physiques dépendantes (salariés·es)

3.1 Déductions des frais professionnels

Les contribuables bénéficiaires d'une indemnité forfaitaire peuvent faire état de la déduction fiscale forfaitaire pour frais de repas pris hors du domicile et/ou déduire le trajet de retour au domicile à midi. Ils peuvent également faire valoir la déduction fiscale

Pour les contribuables bénéficiant de remboursement de frais effectifs, hormis la

salariée peuvent faire l'objet d'une déduction à titre de dépenses professionnelles selon

les directives annexées à la déclaration d'impôt.

4. Documentation et liens utiles

Pour toutes questions relatives à l’établissement du certificat de salaire, veuillez-vous

édité par la Conférence suisse des impôts (CSI) et l’Administration fédérale des

contributions (AFC).

Un modèle de règlement des remboursements de frais est également disponible sur la page internet du service des contributions en format « Word » ou « PDF ».