Directive relative aux règles pour constituer des associations et des fondations ou y adhérer

Seule la Municipalité est compétente pour décider de la création par la Commune d'une association au sens des articles 60 et suivants du Code civil suisse (CCS) ou d'une fondation au sens des articles

et suivants CCS ou de l'adhésion de la Commune à une telle personne morale.

Lorsque la cotisation annuelle pour une association excède CHF 5'000.- ou lorsque la participation au capital de dotation d'une fondation dépasse CHF 25'000.-, il y a lieu en sus de recueillir l'approbation du Conseil communal.

En tout état de cause, le Conseil communal et le Conseil d'Etat doivent approuver la création des associations ou des fondations ou leur adhésion par la Commune auxquelles cette dernière entend confier ses obligations de droit public.

Ladirection concernée par la création d'associations ou de fondations ou par l'adhésion de la Commune à celles-ci examine les textes relatifs aux statuts de ces personnes morales. Elle vérifie la conformité des statuts au droit, évalue les risques financiers et ceux susceptibles de menacer l'image de la Commune. En outre, elle détermine si la personne morale doit être inscrite au registre du commerce.

Elle s'assure également que les personnes morales en question disposent d'un système comptable et d'un contrôle financier adaptés aux buts de celles-ci, singulièrement pour limiter les risques financiers et garantir le respect des normes fiscales, telle la réglementation relative à la taxe sur la valeur ajoutée. En tout état de cause, elle contrôle le budget initial de l'association ou de la fondation à créer.

La direction prépare les documents nécessaires à l'approbation municipale (note, annexes utiles, etc.) et les soumet avant transmission à la Municipalité au secrétariat municipal (unité conseil juridique) et au service des finances, pour vérification. Ces documents doivent notamment mentionner les enjeux stratégiques et financiers pour la Commune, les outils de surveillance mis en place et les contributions monétaires estimées de la Commune sous toutes leurs formes, par exemples : cotisations, subventions, prestations gratuites, cautionnements, garanties, ainsi que les moyens mis en œuvre pour les plafonner.

Au besoin, le service des finances et le secrétariat municipal (unité conseil juridique) peuvent demander que la Direction se fasse accompagner par des intervenants externes, notamment si les activités de l'association ou de la fondation sont très spécifiques, requièrent des connaissances particulières ou si les impacts financiers potentiels sont importants.

Les statuts doivent énoncer avec suffisamment de précision le but de la personne morale, les sources de financements et le mode de fonctionnement (organes, répartition de compétences, etc.).

Lorsque la gestion de la personne morale est confiée à un comité ou à un organe directeur analogue, les statuts ou à tout le moins un cahier des charges doivent impérativement en régler les compétences et les pouvoirs de représentation, singulièrement les droits de signature des personnes physiques chargées de la direction et de la gestion, ainsi que les procédures de contrôle, tels des états financiers annuels et les budgets annuels.

La mission des représentants de la commune au sein de l'association ou de la fondation doit leur être clairement signifiée, de même que les règles relatives aux compétences, notamment en matière d'engagement financiers (respect du budget, des devis, etc.).

Ces représentants signalent sans tarder à la Municipalité les difficultés rencontrées par l'association ou la fondation sitôt qu'ils en ont connaissance, en particulier celles en matière financière (dépassement budgétaire, défaut dans le contrôle des achats, etc.).

Par principe, l'association ou la fondation répond seule de ses dettes, à l'exclusion de la Commune.

Si un service ou un représentant de la Commune au sein de l'association ou de la fondation entend déroger à cette règle pour faire intervenir la Commune, la Municipalité doit être saisie. Elle seule est compétente pour décider d'assumer des dettes de l'association ou de la fondation, que cela soit d'entrée de cause, au moment de la création ou de l'adhésion, ou ultérieurement, par exemple en cas de difficultés financières.

A cet effet, elle consulte le secrétariat municipal (unité conseil juridique) et le service des finances.