170.600
Reglement über das Records Management und die Archivierung
Präambel
Der Stadtrat,
A. Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Dieses Reglement regelt:
a. die Verwaltung und Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Unterlagen (Records Management) durch öffentliche Organe;
b. die Archivierung von Unterlagen durch das Stadtarchiv.
Art. 2 Begriffe
Öffentliche Organe sind die städtischen Behörden und Verwaltungseinheiten sowie Organisationen und Personen des öffentlichen und privaten Rechts, soweit sie mit der Erfüllung städtischer öffentlicher Aufgaben betraut sind.
Records Management bezeichnet die ordnungsgemässe Verwaltung und Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Unterlagen.
Geschäftsrelevante Unterlagen sind Informationen, unabhängig von ihrem Informationsträger, die für die Durchführung und die Nachvollziehbarkeit einer Geschäftshandlung von Bedeutung sind.
Archivierung beinhaltet die Bewertung, Übernahme, Sicherung, Erschliessung und Vermittlung archivwürdiger Unterlagen.
B. Records Management
Art. 3 Pflicht
Die öffentlichen Organe sind zum Records Management verpflichtet. 1 LS 131.1
AS 101.100
Begründung siehe STRB Nr. 485 vom 26. Mai 2021. 2 Sie ergreifen die strategischen, organisatorischen und technischen Massnahmen, die für ein rechtskonformes und wirtschaftliches Records Management notwendig sind.
Art. 4 Verantwortlichkeit
Die öffentlichen Organe sind verantwortlich für das Records Management bis zum Zeitpunkt der Ablieferung der Unterlagen an das Stadtarchiv.
Sie verwalten alle Unterlagen, die noch in Gebrauch sind oder deren Aufbewahrungsfrist gemäss Art. 19 noch nicht abgelaufen ist.
Die öffentlichen Organe bleiben für jene Unterlagen verantwortlich, die nicht ans Stadtarchiv abgeliefert werden.
Art. 5 Anwendbare Regeln
Die öffentlichen Organe wenden beim Records Management die Regeln an, die in der Records Management Policy 4 und den Richtlinien des Stadtarchivs zum Records Management 5 festgelegt sind.
Art. 6 Auslagerung
Die öffentlichen Organe dürfen Unterlagen nur mit Zustimmung des Stadtarchivs zur Verwaltung und Aufbewahrung an Private auslagern.
Die Bestimmungen dieses Reglements gelten auch bei einer Auslagerung an Private.
Art. 7 Vernichtung und Ausscheidung
Die öffentlichen Organe dürfen ohne Zustimmung des Stadtarchivs keine geschäftsrelevanten Unterlagen vernichten oder ausscheiden.
Art. 8 Beauftragte für Records Management
Jedes öffentliche Organ bezeichnet eine qualifizierte Person als Beauftragte für Records Management.
Die Beauftragten sorgen in Zusammenarbeit mit dem Stadtarchiv für die Umsetzung und den Betrieb von Records Management in den öffentlichen Organen.
Sie sind Ansprechpersonen des Stadtarchivs.
Art. 9 Mitwirkung und Beratung durch Stadtarchiv
Das Stadtarchiv berät die öffentlichen Organe bei der Umsetzung und beim Betrieb von Records Management.
Es wirkt bei Projekten der öffentlichen Organe im Zusammenhang mit Records Management mit. 4 Beilage zu STRB Nr. 670 vom 10. Juli 2015. 5 Einsehbar beim Stadtarchiv, Neumarkt 4, 8001 Zürich.
Art. 10 Weisungsbefugnis Stadtarchiv
Das Stadtarchiv hat gegenüber den öffentlichen Organen der Stadtverwaltung für die korrekte Umsetzung der Records Management Policy 6 fachliche Weisungsbefugnis.
Art. 11 Zugang zu den Unterlagen
Die öffentlichen Organe gewähren dem Stadtarchiv Zugang zu ihren Unterlagen und den Ablagesystemen, soweit es für die Erfüllung seiner Aufgaben notwendig ist.
C. Sicherung von Unterlagen
Art. 12 Schutz der Unterlagen
Die öffentlichen Organe bewahren ihre Unterlagen bis zum Zeitpunkt der Ablieferung an das Stadtarchiv sachgerecht und sicher auf; sie schützen sie insbesondere vor Missbrauch, Beschädigung und Verlust.
Art. 13 Vorzeitige Hinterlegung
Das Stadtarchiv kann die Hinterlegung gefährdeter Unterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen anordnen.
Das öffentliche Organ ist in diesem Fall verpflichtet, die Unterlagen beim Stadtarchiv oder in geeigneten Speichergefässen zu hinterlegen.
Art. 14 Amtsdruckschriften
Die öffentlichen Organe hinterlegen jede Publikation (Amtsdruckschrift) zu Sicherungszwecken beim Stadtarchiv unmittelbar nach dem Erscheinen oder gemäss Absprache mit dem Stadtarchiv.
Art. 15 Protokolle
Der Gemeinderat, der Stadtrat, die weiteren städtischen Behörden und Kommissionen hinterlegen ihre Protokolle zu Sicherungszwecken zeitnah nach ihrer Erstellung beim Stadtarchiv.
Art. 16 Verträge
Die öffentlichen Organe hinterlegen Verträge von besonderer Bedeutung nach Vertragsabschluss in einer rechtsgültigen Ausfertigung zu Sicherungszwecken beim Stadtarchiv; dies gilt insbesondere für solche, die einen Grundbucheintrag zur Folge haben.
Art. 17 Zuständigkeit
Das Stadtarchiv übernimmt für die öffentlichen Organe die Aufbewahrung der hinterlegten Unterlagen.
Die öffentlichen Organe bleiben während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen verantwortlich.
Anderslautende Absprachen mit dem Stadtarchiv bleiben vorbehalten. 6 Beilage zu STRB Nr. 670 vom 10. Juli 2015.
D. Anbietung und Ablieferung zur Archivierung
Art. 18 Stadtarchiv
Die Archivierung von Unterlagen von öffentlichen Organen erfolgt einzig durch das Stadtarchiv.
Die Bildung von Parallelarchiven ist unzulässig.
Art. 19 Anbietungspflicht und Aufbewahrungsfristen
Die öffentlichen Organe bieten dem Stadtarchiv sämtliche Unterlagen mit ihren Metadaten innerhalb von zehn Jahren nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zur Übernahme an.
Das Stadtarchiv kann mit den öffentlichen Organen eine Anbietung vor oder nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vereinbaren.
Art. 20 Archivvorbehalt
Die öffentlichen Organe bieten dem Stadtarchiv auch Unterlagen an, die besondere Personendaten enthalten und die gesetzlichen Geheimhaltungs- oder Löschvorschriften unterstehen.
Das öffentliche Organ hat keinen Zugang zu Unterlagen, die einer Löschvorschrift unterstehen.
Im Übrigen richtet sich der Zugang nach Art. 30.
Art. 21 Aufbereitung der Unterlagen
Die öffentlichen Organe bereiten die Unterlagen für die Anbietung so auf, dass das Stadtarchiv ihre Archivwürdigkeit bewerten und sie übernehmen kann.
Art. 22 Bewertung
Das Stadtarchiv bewertet die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen in Zusammenarbeit mit den öffentlichen Organen.
Es berücksichtigt die Einschätzung des öffentlichen Organs.
Das Stadtarchiv kann Unterlagen bereits vor der Anbietung bewerten.
Das Stadtarchiv entscheidet abschliessend über die Archivwürdigkeit.
Art. 23 Archivwürdigkeit
Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie voraussichtlich von grossem und dauerndem Informationswert sind, namentlich für:
a. den Nachweis der Organisation und der Tätigkeit der öffentlichen Organe;
b. die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter;
c. die Gesetzgebung, Verwaltungstätigkeit oder Rechtsprechung;
d. das Verständnis von Geschichte und Gegenwart;
e. das kulturelle Erbe der Stadt Zürich;
f. die Wissenschaft und Forschung.
Art. 24 Ablieferungsvereinbarung
Das Stadtarchiv schliesst mit den öffentlichen Organen Vereinbarungen über die abzuliefernden Unterlagen.
Art. 25 Aufschub und weitere Aufbewahrung
Das Stadtarchiv kann die Übernahme von Unterlagen aufschieben und die weitere Aufbewahrung anordnen.
Das öffentliche Organ ist in diesem Fall verpflichtet, die Unterlagen weiter aufzubewahren und dem Stadtarchiv auf Verlangen abzuliefern.
Art. 26 Regeln für Anbietung und Ablieferung
Die Anbietung und Ablieferung von Unterlagen erfolgt gemäss den Richtlinien des Stadtarchivs 7 .
Das Stadtarchiv hat gegenüber den öffentlichen Organen fachliche Weisungsbefugnis für die Anbietung und Ablieferung von Unterlagen.
Art. 27 Kosten
Die öffentlichen Organe tragen die Kosten für die Aufbereitung, Anbietung und Ablieferung ihrer Unterlagen an das Stadtarchiv.
Art. 28 Vernichtung
Die öffentlichen Organe vernichten:
a. sämtliche Unterlagen, die vom Stadtarchiv nicht übernommen werden;
b. die Doppel von Unterlagen, die vom Stadtarchiv übernommen wurden.
E. Zugang zu archivierten Unterlagen
Art. 29 Gewährleistung durch Stadtarchiv
Das Stadtarchiv gewährleistet den Zugang zu archivierten Unterlagen, indem es insbesondere:
a. die Benutzbarkeit und Reproduzierbarkeit der Unterlagen sicherstellt;
b. Bestände in ihren Zusammenhängen erhält (Provenienzprinzip); 7 Einsehbar beim Stadtarchiv, Neumarkt 4, 8001 Zürich.
c. Bestände durch Öffentlichkeitsarbeit bekannt macht;
d. Auskünfte über die archivierten Unterlagen und deren Inhalt erteilt.
Art. 30 Schutzfristen und Zugang
Die Schutzfristen und der Zugang zu den Unterlagen richten sich nach den Bestimmungen des Archivgesetzes 8 und des Gesetzes über die Information und den Datenschutz 9 .
Art. 31 Benutzungsordnung
Die Unterlagen sind nach Ablauf der Schutzfrist im Rahmen der Benutzungsordnung 10 des Stadtarchivs zugänglich.
Sie sind im Lesesaal des Stadtarchivs unter Aufsicht einsehbar, soweit sie nicht digital öffentlich verfügbar sind.
Das Stadtarchiv kann verlangen, dass sich die Benutzerinnen und Benutzer ausweisen.
Bei Verstössen gegen die Benutzungsordnung kann das Stadtarchiv das Benutzungsrecht einschränken, entziehen oder ein Hausverbot aussprechen.
Art. 32 Bibliothek und Dokumentationen
Das Stadtarchiv betreibt eine öffentlich zugängliche Präsenzbibliothek mit Lesesaal.
Die Bibliothek sammelt insbesondere:
a. Literatur und Quellen insbesondere zur Geschichte von Stadt und Kanton Zürich sowie zur Schweizer Geschichte;
b. lexikalische, enzyklopädische und kartografische Hilfsmittel;
c. Zeitschriften und Zeitungen;
d. Gesetze und Verordnungen von Stadt und Kanton Zürich;
e. Literatur über Archiv- und Informationswissenschaften sowie historische Grundwissenschaften;
f. Jahresberichte von öffentlichen Organen und politischen, wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Institutionen der Stadt Zürich.
Das Stadtarchiv führt Dokumentationen und Sammlungen von Informationen zu städtischen und kantonalen Zürcher Themen. 8 vom 24. September 1995, LS 170.6. 9 vom 12. Februar 2007, IDG, LS 170.4. 10 https://www.stadt-zuerich.ch/prd/de/index/stadtarchiv/RechercheBenutzung/ benutzung.html
Art. 33 Ausleihe und Erwerb a. Ausleihbarkeit
Die Unterlagen sind grundsätzlich nicht ausleihbar.
In begründeten Ausnahmefällen ist die Ausleihe von Unterlagen zulässig, insbesondere für Ausstellungen und bei Rückleihen von Unterlagen privater Herkunft an die Donatorin oder den Donator.
Der Schutz der Unterlagen ist zu gewährleisten.
Das Stadtarchiv kann für die Ausleihe die Hinterlegung einer Kaution, den Abschluss einer Versicherung oder andere geeignete Massnahmen zur Sicherung der Unterlagen verlangen.
Art. 34 b. Unveräusserlichkeit
Archivierte Unterlagen sind unveräusserlich und können auch durch Ersitzung nicht erworben werden.
Art. 35 Unentgeltlichkeit und Gebühren
Die Einsicht in die Unterlagen des Stadtarchivs ist grundsätzlich unentgeltlich.
Das Stadtarchiv kann für seine Leistungen und Tätigkeiten gestützt auf das Reglement über allgemeine Gebühren der Stadtverwaltung 11 Gebühren erheben.
F. Schlussbestimmungen
Art. 36 Aufhebung bisherigen Rechts
Das Reglement der Stadt Zürich über die Aktenablage und Archivierung (Archivreglement) vom 24. Januar 2001 12 wird aufgehoben.
Art. 37 Inkrafttreten
Dieses Reglement tritt am 1. Juli 2021 in Kraft. 11 vom 28. Juni 2017, GebR, AS 681.100. 12 AS 432.100