Reglement über besondere Auslagen (Auslagenreglement)Stadtrats

Für die Anwendbarkeit dieses Reglementes gilt der Geltungsbereich nach der Verordnung über das Arbeitsverhältnis des städtischen Personals (Personalrecht). Es regelt die Vergütung von besonderen Auslagen in Ergänzung zu den Ausführungsbestimmungen zum Personalrecht.

Dieses Reglement regelt die Vergütung von Auslagen für dienstliche Anlässe, Veranstaltungen, Feiern (Personalveranstaltungen, Abschiedsfeiern, Geschäftsmahlzeiten und -einladungen usw.) und damit zusammenhängende Geschenke.

Die jeweils gültigen Ansätze sind in einer Tabelle im Anhang festgehalten.

Gestützt auf dieses Reglement werden nur Auslagen ersetzt, welche im Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit entstehen.

Die Auslagen sind auf das Notwendige zu beschränken und möglichst tief zu halten. Die Interessen der Stadt sind zu beachten, es gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Verhältnismässigkeit für diese Ausgaben. Der jährliche Budgetkredit ist einzuhalten. Die Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, dass diese Grundsätze eingehalten sind.

Vergütet werden in der Regel die effektiven Ausgaben. Diese sind soweit möglich mittels Belegen auszuweisen. Vorbehalten bleiben die Regelungen für spezielle Bereiche in separaten Beschlüssen oder Reglementen.

Die Vergütung von Auslagen bildet keinen Lohnbestandteil.

Zuständige Instanzen für die Bewilligung von Auslagen gemäss diesem Reglement sind im Rahmen der Finanzkompetenzen gemäss der Gemeindeordnung und der Geschäftsordnung des Stadtrates:

1. a. Die oder der Departementsvorstehende für: – eigene Auslagen; – Auslagen der ihnen unterstellten Dienstchefinnen oder Dienstchefs sowie Departementssekretärinnen oder Departementssekretäre von über Fr. 500.– im Einzelfall; – Ausgaben bei dienstabteilungsübergreifenden Anlässen oder Tätigkeiten gemäss Art. 1 dieses Reglementes.

2. b. Die Vormundschaftsbehörde, die oder der Beauftragte in Beschwerdesachen, die oder der Datenschutzbeauftragte, die Stadtamtsfrauen und Stadtammänner, die Friedensrichterinnen und Friedensrichter sowie die Schulpräsidentinnen und Schulpräsidenten für eigene Auslagen sowie für diejenigen der ihnen unterstellten Angestellten.

3. c. Die Dienstchefin oder der Dienstchef, die Departementssekretärin oder der Departementssekretär für eigene Auslagen bis zu Fr. 500.– im Einzelfall sowie für Auslagen der ihnen unterstellten Angestellten.

Die Departementsvorsteherin bzw. der Departementsvorsteher kann die Kompetenzen nach Absatz 1 lit. c zusätzlich den Leiterinnen oder Leitern von Dienst- oder Fachstellen und in grösseren Dienstabteilungen der nächsttieferen Führungsebene oder der Personalchefin bzw. dem Personalchef übertragen.

Beim Vorliegen ausserordentlicher Umstände kann die Departementsvorsteherin oder der Departementsvorsteher von den Bestimmungen dieses Reglementes, insbesondere von den im Anhang festgelegten Vergütungsansätzen abweichen. Die Abweichung ist mit der Bewilligung der Auslagen kurz zu begründen. 2. Arten von Auslagen

Bei dienstlichen Anlässen (wie Besprechungen, Sitzungen, Besichtigungen, Tagungen, Seminare o. ä.) oder zur Pflege von direkten geschäftlichen Kontakten kann ein gemeinsamer Apéro und/oder eine Mahlzeit eingenommen werden.

Beim Eintritt von Angestellten in den städtischen Dienst und bei runden Geburtstagen kann eine Mahlzeit im kleinen Kreise eingenommen oder stattdessen eine Karte mit Blumenschmuck oder einem Naturalpräsent ausgerichtet werden.

Bei anderen besonderen Ereignissen wie Geburt eines Kindes, bei Hochzeit oder bei Unfall, Krankheit oder Operation der bzw. des Angestellten kann eine Karte mit Blumenschmuck ausgerichtet werden.

Beim Todesfall von aktiven oder pensionierten Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmern trifft die zuständige Instanz (Art. 3) im angemessenen Rahmen die notwendigen Beileidsbezeugungen (Trauerinserat, Grabschmuck, Karte usw.).

Für das aktive Personal können Personalversammlungen zur Information über gesamtstädtische oder abteilungsbezogene Belange durchgeführt werden. Die Teilnahme ist für die Angestellten verbindlich. Mit der Versammlung kann in angemessenem Rahmen ein gemeinsamer Apéro und/oder eine Mahlzeit verbunden werden.

Ein Mal pro Jahr kann pro Abteilung eine Personalfeier für alle aktiven und pensionierten Angestellten durchgeführt werden. Sofern sie mit einer Information oder Besichtigung im abteilungsspezifischen Interesse verbunden wird, kann die Veranstaltung/ Feier teilweise während der Arbeitszeit (Randstunden) stattfinden, im Übrigen ist sie während der Freizeit durchzuführen. Die Einladung von zusätzlichen Gästen bedarf der vorgängigen Zustimmung der zuständigen Instanz (nach Art. 3). Für Feiern anlässlich von besonderen Abteilungsjubiläen, Einweihungen oder ähnlichen Anlässen gelten dieselben Bedingungen.

Die Departementsvorstehenden und die besonderen Behörden (nach Art. 3 Abs. 1 lit. b) können einmal jährlich in angemessenem Rahmen einen separaten Anlass bzw. eine Feier mit den Dienstchefinnen und Dienstchefs, Departementssekretärinnen und Departementssekretäre bzw. dem obersten Kader und ihren engsten Mitarbeitenden durchführen. Der Kreis der Teilnehmenden, allenfalls mit Partnerinnen und Partner, wird durch die Departementsvorstehenden bzw. die besonderen Behörden bestimmt. Sofern der Anlass mit einer Information oder Besichtigung verbunden wird, kann dieser teilweise während der Arbeitszeit (Randstunden) stattfinden, im Übrigen ist er während der Freizeit durchzuführen.

Die Dienstchefinnen oder Dienstchefs und die Departmentssekretärinnen oder Departementssekretäre können im Rahmen von Abs. 1 in ihrer Abteilung ebenfalls einen entsprechenden Anlass für das höhere Kader und für Führungskräfte durchführen.

Bei Dienstjubiläen mit Anspruch auf eine Treueprämie (gemäss Personalrecht) kann eine schlichte Feier im kleinen Kreis mit Apéro und/oder Mahlzeit durchgeführt werden. Zusätzlich kann eine Karte mit Blumenschmuck oder Naturalpräsent ausgerichtet werden. Vom 25. Dienstjubiläum an besteht ein Anspruch auf ein Geschenk aus dem Geschenksortiment der Schul- und Büromaterialverwaltung.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Rücktritt, Pensionierung) von Behördenmitgliedern, Dienstchefinnen oder Dienstchefs, deren Stellvertreterinnen oder Stellvertreter, von Departementssekretärinnen oder Departementssekretären, von Dienst- und Fachstellenleiterinnen oder -leitern sowie von anderen Arbeitnehmenden mit Kader- oder besonderen Funktionen, kann eine angemessene Feier mit Apéro und/oder Mahlzeit durchgeführt werden. Bei den übrigen Angestellten kann eine angemessene Feier im kleinen Kreis mit Apéro und/oder Mahlzeit durchgeführt werden. Zusätzlich kann eine Karte mit Blumenschmuck oder Naturalpräsent ausgerichtet werden.

Die Anzahl der Teilnehmenden soll bei Feiern nach Abs. 2 (Satz 1) die Zahl von 25 – 30 Personen, bei Feiern im kleinen Kreis von 10 – 15 Personen nicht übersteigen. Bei grösseren Personenzahlen ist vorher die Zustimmung der zuständigen Instanz (Art. 3) einzuholen.

Bei Austritt infolge Pensionierung haben alle städtischen Angestellten Anspruch auf ein Dankesschreiben des Stadtrates und auf ein Geschenk aus dem Geschenksortiment der Schul- und Büromaterialverwaltung.

Die Vergütung der Auslagen gemäss diesem Reglement erfolgt gegen Vorlage einer Auslagenabrechnung. Die Belege (Rechnungen, Quittungen, Billette usw.) sind beizulegen und mit folgenden Angaben zu ergänzen: Grund und Gegenstand der Auslagen (gemäss Art. 4 bis 9) sowie ab einem Betrag von Fr. 200.– die Bezeichnung und Anzahl der involvierten internen bzw. externen Personen oder Personenkreise. Kreditkartenabschnitte gelten nicht als Belege. 1

Die Auslagen können – je nach Regelung durch die Abteilung – im Einzelfall oder monatlich abgerechnet werden. Sie müssen jedenfalls vor Ende des Geschäftsjahres für das laufende Jahr 1 Geändert durch STRB vom 9. Juli 2003; Inkraftsetzung auf den 9. Juli 2003. abgerechnet werden. Bei verspätet eingereichten oder nicht ausgewiesenen Abrechnungen kann die zuständige Instanz (Art. 3) die Vergütung ablehnen, sie entscheidet abschliessend.

Die zuständige Instanz (Art. 3) bestätigt mit Visum auf der Auslagenabrechnung die Bewilligung der Auslagen.

Die Vergütung von Auslagen erfolgt erst nach Bewilligung bzw. Visum der zuständigen Instanz, entweder in bar oder zusammen mit der Lohnzahlung. Die Abteilung legt den Auszahlungsmodus fest.