611.110
Reglement über den städtischen Finanzhaushalt (Finanzreglement)
I. Haushaltführung
Art. 1 Grundlagen und Prozesse
1 Die Finanzverwaltung stellt die Grundlagen für die Haushaltführung bereit und erlässt im «Accounting Manual» in Ergänzung zum übergeordneten und kommunalen Finanzhaushaltsrecht Ausführungsrichtlinien. Sie leitet im Auftrag des Stadtrats die Prozesse des Aufgaben- und Finanzplans, des Budgets, der Globalbudgetierung, der Nachträge zum Budget, der Jahresrechnung, der Zusatzkredite und der Erwartungsrechnung.
Dienstabteilungen, die zur Führung eines Produktegruppen- Globalbudgets ermächtigt sind, wenden die dafür geltenden besonderen Bestimmungen des übergeordneten Rechts und die Verordnung über die Haushaltführung mit Globalbudgets 2 an.
Die Finanzverwaltung koordiniert die in Abs. 1 erwähnten Prozesse im Einvernehmen mit den Departementen und Dienstabteilungen.
Art. 2 Grundlagen
Bereinigung der Die Finanzverwaltung bereinigt zuhanden der Vorsteherin bzw. des Vorstehers des Finanzdepartements, der Finanzdelegation und des Stadtrats die Eingaben zu den in Art. 1 Abs. 1 erwähnten Grundlagen. 3
Art. 3 begründung
Differenz-
Die Differenzbegründungen zu den Konten von Budget und Rechnung geben klar und unmissverständlich über die Ursachen der Veränderung Aufschluss.
Die Differenzbegründungen werden in Koordination mit dem Departement durch die Dienstabteilungen gemäss der Terminvorgabe der Finanzverwaltung für Budget und Rechnung erstellt. 1 Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013. 2 AS 611.120.
Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013.
Art. 4 Budget der Departemente und Dienstabteilungen der Finanzverwaltung durch die Stadtkanzlei
Nachträge zum
Die Dienstabteilungen erfassen die von den Departementsvorstehenden angeordneten Gesuche um Nachträge zum Budget des folgenden Jahres bis zum 1. November. Die Finanzverwaltung erstellt die Sammelvorlage für die Vorsteherin bzw. den Vorsteher des Finanzdepartementes zuhanden des Stadtrates.
Nachträge zum Budget beschliesst der Stadtrat. Er stellt diese mit Sammelbeschluss dem Gemeinderat zu. Controlling Art. 5 1 Die Departemente und Dienstabteilungen besorgen das Controlling für den eigenen Bereich. Sie machen der Finanzverwaltung die Grundlagen für das Konzerncontrolling zugänglich. 2 Die Departemente und Dienstabteilungen geben in allen Anträgen mit finanziellen Folgen an:
a) die Folgekosten, soweit es sich um neue Ausgaben in der Zuständigkeit der Gemeinde, des Gemeinderates oder des Stadtrates handelt;
b) ob die Ausgabe durch einen Budget- oder Zusatzkredit gedeckt und im Aufgaben- und Finanzplan vorgemerkt ist; 4
c) ob rechtskräftige Beschlüsse vorliegen, wenn Beiträge Dritter, insbesondere des Kantons oder des Bundes, zu erwarten sind;
d) die wesentlichen Eigenleistungen gemäss Art. 29 bis . 5 Art. 6 1 Die Finanzverwaltung besorgt das Konzerncontrolling für die Bedürfnisse der Finanzdelegation und des Stadtrates. Ausgenommen sind das Personal-, IT- und Baucontrolling, das von Human Resources, vom IT-Delegierten des Finanzdeparte- ments bzw. von der Immobilien-Bewirtschaftung und vom Tiefbauamt besorgt wird. 2 Für die Kreditantragskontrolle sind der Finanzverwaltung die Anträge ohne Kreditdeckung und auf Leistung von Beiträgen an Dritte sowie alle Kreditanträge über neue wiederkehrende und neue einmalige Ausgaben in der Zuständigkeit des Stadt-und Gemeinderates zur vorgängigen Prüfung und zum Mitbericht vorzulegen. Bei Einwendungen unterrichtet sie die Vorsteherin 4 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 5 Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013.
bzw. den Vorsteher des Finanzdepartements sowie die zuständigen Departementsvorstehenden. Antragsprüfung Art. 7 1 Die Stadtkanzlei prüft alle Weisungen auf Vollständigkeit bezüglich:
a) Ausführungen über die Kreditdeckung und die Folgekosten;
b) Mitbericht der Finanzverwaltung gemäss Art. 6 Abs. 2. 2 Sie weist unvollständige Anträge zurück. Kreditüberwachung
Art. 8
Grundsatz Die Dienstabteilungen sind dafür verantwortlich, dass die ihnen zustehenden Kredite nicht überschritten werden. Zusatzkreditbegehren zum Budget
Art. 9
Allgemeines
In den von der Departementsvorsteherin/dem Departementsvorsteher angeordneten Zusatzkreditbegehren auf Konten des Budgets wird begründet, weshalb ein Kreditbedarf notwendig ist. Sofern die Aufwendungen zusätzliche Beschlüsse erfordern, werden diese unter dem Vorbehalt gefasst, dass die Zusatzkreditbegehren durch den Gemeinderat genehmigt werden.
Zusatzkredite werden dem Gemeinderat beantragt, sofern der bewilligte Budgetkredit nicht ausreicht.
Art. 10
Fristen
Die Dienstabteilungen erfassen die Zusatzkreditbegehren bis 30. April und 31. August.
Der Stadtrat unterbreitet dem Gemeinderat die Zusatzkreditbegehren in zwei Sammelvorlagen jeweils im Mai und im September. Kreditüberschreitung
Art. 11 Teilkre-
Gegenstand Überschreitungen des jährlichen Teilkredites eines sich über mehrere Jahre erstreckenden Verpflichtungskredites der I nvestitionsrechnung sind zulässig, sofern der jährliche dit auf einem Einzeltitel des Budgets in der Investitionsrechnung geführt wird. Erwartungsrechnung
Art. 12 Hochrechnung
6
Die Dienstabteilungen erstellen am Ende des zweiten Trimesters eine Hochrechnung per Ende Jahr nach den Weisungen der Finanzverwaltung.
Die Finanzverwaltung erstellt zur Hochrechnung einen Bericht zuhanden der Vorsteherin bzw. des Vorstehers des Finanzdepartements. II. Verwaltungsrechnung und Bestandesrechnung Konzernbuchhaltung
Art. 13 Rechnungssystem, Struktur
Zentrales
Die Buchhaltung wird auf dem zentralen Rechnungssystem der Finanzverwaltung geführt. Das Finanzdepartement koordiniert mit den Departementen und Fachstellen die Ausnahmen, die Pflege der Stammdaten und die Schnittstellen. Für Wartung und
Art. 15 Entwicklung des Systems gilt waltung für jede Institu mit vierstelliger Instit oder die vierstellige Pr kann bei Bedarf in Teile heit mit sechsstelliger ten werden als Profit-Ce
buchhaltung bewilligt die Finanzver- 2 Zur Führung der Finanz tion (= Dienstabteilung bzw. Fachstelle utions-Nummer) einen Buchungskreis und/ ofit-Center-Nummer. Eine Dienstabteilung inheiten gegliedert werden (= Teilein- Institutions-Nummer). Solche Teileinheinter definiert und bedürfen ebenfalls der rwaltung. Bewilligung der Finanzve t den zugehörigen Institutions-Num- 3 Neue Buchungskreise mi zverwaltung gestützt auf den Beschluss mern bewilligt die Finan Der Beschluss gibt Aufschluss über des zuständigen Organs. n Institution (Dienstabteilung, Fach- die Bezeichnung der neue . stelle oder Teileinheit)
Art. 14 harmonisiert rativen Kont abteilungen pläne als op Konzernkonte
Gliederung nkontenplan zeigt die Artengliederung gemäss dem 1 Der Konzer en Kontenrahmen des Kantons und ist mit dem opeenplan der Dienstabteilungen verknüpft. Die Dienst- und Betriebe können anerkannte Branchenkontenerative Kontenpläne einsetzen. Änderungen des mäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 6 Fassung ge nplanes und die Verknüpfung zwischen operativen der Dienstabteilung und dem Konzernkontenplan Kontenplänen Zustimmung der Finanzverwaltung. Der vorgege- bedürfen der , der auch für neue Aktiv- und Passivkonten der bene Prozess hnung gilt, ist einzuhalten. Bestandesrec verwaltung ist in Koordination mit den Dienstabtei- 2 Die Finanz ie Auswertung nach der funktionalen Gliederung ge- lungen für d ler Vorgabe zuständig (Finanzstatistik für Kanton mäss kantona und Bund). ilungen mit Anlagen richten eine Anlagebuchhaltung 3 Dienstabte h zur Ermittlung der Abschreibungen dient. ein, die auc aten der Kreditoren (einschliesslich interne Debi- 4 Die Stammd n im SAP-Mandanten der Stadt durch Prozessvor- toren) werde von der Finanzverwaltung gepflegt. Die Finanzver- gabe zentral Ausnahmen bewilligen, soweit die Dienstabteilung waltung kann chen Schutz der Kreditoren oder systembedingte den persönli e nachweist. Die Finanzkontrolle wird über solche Erforderniss ientiert. Die Stammdatenpflege der Debitoren er- Ausnahmen or ral durch die Dienstabteilungen. 7 folgt dezent
Art. 15 Die Finanzverwaltung ist nach den Grundsätzen von Art. 13 Abs. 1 zustä wicklung des Bedürfnisse.
Entwicklung des Rechnungswesens ndig für die Wartung, Anpassung und Weiterentzentralen Rechnungswesens an aktuelle und neue
Art. 16 Die Struktur der Kosten-Leistungsrechnung wird von den Departementen die Werteflü nien die für
Betriebsorientierte Gliederung und Dienstabteilungen festgelegt. Sie definieren sse und legen im Rahmen der einschlägigen Richtlidie betriebliche Steuerung nötigen Stammdaten an.
Art. 17 stehen mit dem zentralen Rechnungssystem der Finanzverwaltung im Kont periodisch e dieses laufe mit der Fina
Kontokorrentverkehr und Mandanten- 1 Die Dienstabteilungen mit Lizenzen oder eigenen Systemen buchhaltung okorrentverkehr. Die Dienstabteilungen erhalten inen Auszug des Kontokorrentkontos und stimmen nd ab. Allfällige Differenzen sind im Einvernehmen nzverwaltung umgehend – spätestens innert Mozu bereinigen. natsfrist – e von Dienstabteilungen und Betrieben mit eige- 2 Die Umsätz sind nach der Vorgabe der Finanzverwaltung in nen Systemen uchhaltung aufzulösen und die Bestandeskonten der Konzernb mäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 7 Fassung ge . nachzuführen ilungen können mit der Finanzverwaltung eine 3 Dienstabte reinbarung über die Führung der Buchhaltung im Leistungsve ltnis abschliessen. Die erbrachten Leistungen Mandatsverhä Aufwand oder pauschal verrechnet. werden nach tenbuchhaltung der Finanzverwaltung regelt den 4 Die Mandan er Dienstabteilung. Sie erbringt die Dienste und In- Ablauf mit d gemäss der Leistungsvereinbarung. 8 formationen
Art. 18 nungen, Spez sind zu fakt sätze und de und für die
Grundsätze der internen Leistungsbezüge 1 Interne Leistungsbezüge von Gemeindebetrieben, Sonderrechialfinanzierungen und Betriebsrechnungsstellen urieren. ng der Transparenz kann der Stadtrat die Grund- 2 Zur Erhöhu n Umfang der internen Leistungsbezüge definieren Departemente und Dienstabteilungen verbindlich erklären. en Leistungen werden in der Sachgruppe 39 (Auf- 3 Die intern (Ertrag) verbucht. Die Benutzungsgebühren der wand) und 49 iebe gelten als externe Umsätze, weil sie für Gemeindebetr stadteigene Objekte einheitlich anzuwenden sind private und g, Bewirtschaftung der Kunden- und Fakturierungs- (Tarifordnun werden deshalb auf den Sachgruppen 31 (Aufwand) daten). Sie ag) verbucht. Weitere Ausnahmen erfordern die Zu- und 43 (Ertr Finanzverwaltung, die sie im Accounting Manual stimmung der achen wird. 9 zugänglich m
Art. 19 Der Stadtrat waltungszwei erforderlich a) aus wirts b) für eine triebsführun
Betriebsrechnung bewilligt für Dienstabteilungen und einzelne Verge eine besondere Betriebsrechnung, wenn dies ist: chaftlichen Gründen; nach anerkannten Grundsätzen wirtschaftliche Beg; tlung der Leistungsentgelte. c) zur Ermit
Art. 20 Für die öffentlich-rechtlichen Anstalten und Stiftungen wird eine selbstä Budget und
Selbständige Sonderrechnungen ndige Sonderrechnung geführt und im Anhang von Rechnung dargestellt. mäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 8 Fassung ge mäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 9 Fassung ge
Art. 21 schliessende sich nach de Vorjahres si im aktuellen Art. 21 bis 11
Rechnungsabschluss Zahllauf der Dienstabteilungen zulasten der abzu- 1 Der letzte n Jahresrechnung erfolgt vor Ende Jahr und richtet r Terminvorgabe der Finanzverwaltung. der Dienstabteilungen zulasten der Rechnung des 2 Buchungen nd im folgenden Jahr innerhalb der Terminvorgabe Modul Jahresabschluss des Accounting Manuals rwaltung zulässig. 10 der Finanzve Internes Kontrollsystem tungseinheiten der Jahresrechnung errichten und 1 Die Verwal auf ihre Bedürfnisse angepasstes und auf eine an- pflegen ein cherheit im Rechnungswesen angelegtes inter- gemessene Si system (IKS) für die Finanzprozesse. nes Kontroll ist das IKS für die Finanzprozesse, wenn die we- 2 Angepasst rozesse der Buchführung und der finanziellen Be- sentlichen P ung identifiziert, dokumentiert und kontrolliert sind richterstatt IKS überwacht wird. und wenn das narbeit mit der Finanzkontrolle 12 III. Zusamme
Art. 22 Informationspflicht
13
Die Finanzkontrolle ist bei IT-Projekten zu informieren, welche das Rechnungswesen betreffen.
Die Finanzkontrolle erhält alle Beschlüsse und Verfügungen zugestellt, welche die Haushaltführung betreffen.
Die Finanzkontrolle stellt der Vorsteherin/dem Vorsteher des Finanzdepartements und der Finanzverwaltung ihre Prüfungsberichte zur Kenntnisnahme zu.
Art. 23 Januar 2011.
- Art. 28 14 10 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. 11 Eingefügt durch STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 12 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 13 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 14 Aufgehoben durch STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. IV. Besondere Bestimmungen für Bauvorhaben, Beiträge, andere Verpflichtungskredite und projektbezogene gebundene Ausgaben Berechnung
Art. 29 Wesentliche Eigenleistungen
Verfahren
Die für die Vorbereitung eines Bauvorhabens, eines Beitrages, eines anderen Verpflichtungskredites oder einer projektbezogenen gebundenen Ausgabe zuständige Dienstabteilung ist für eine sorgfältige, nach fachmännischen Regeln erstellte, Kostenabrechnung verantwortlich.
Für Unsicherheiten wird eine ausreichende Reserve in die Kostenberechnung aufgenommen und offen ausgewiesen.
Die Kostenabrechnungen für Beschlüsse in Zuständigkeit der Gemeinde, des Gemeinderates und des Stadtrates sind der Finanzkontrolle zur Prüfung vorzulegen. Die übrigen Kostenabrechnungen legen die Dienstabteilungen auf Verlangen und in geeigneter Form der Stelle vor, welche die Ausgabe bewilligt hat. Art. 29 bis 15 Wesentlich sind Eigenleistungen i. S. v. § 2 der kantonalen Verordnung über den Gemeindehaushalt vom 26. September 1984 16 , wenn sie Ausgabencharakter haben und den Betrag von Fr. 100 000.– pro Einzelgeschäft übersteigen.
Art. 30
Preisstand
Als Grundlage für die Kostenberechnung bei den Verpflichtungskrediten und projektbezogenen gebundenen Ausgaben gilt der durch das Statistische Amt der Stadt Zürich veröffentlichte «Zürcher Index für Wohnbaupreise». Abweichungen sind mit der Finanzkontrolle zu vereinbaren.
Die Verpflichtungskredite und die projektbezogenen gebundenen Ausgaben werden für den Zeitpunkt der Beschlussfassung des Stadtrates auf den letztbekannten Preisstand aufgerechnet oder herabgesetzt.
Der massgebende Preisstand wird im Dispositiv angegeben.
Art. 31 veränderungen
Preis Die Berechnung von Preissteigerungen und Preisverminderungen richten sich nach § 31 Abs. 2 des Kreisschreibens über den 15 Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013. 16 LS 133.1. Gemeindehaushalt der Direktion der Justiz und des Innern des Kantons Zürich vom 10. Oktober 1984. 17 Abrechnung
Art. 32
Erstellen
Die Dienstabteilung, die das Bauvorhaben oder ein anderes Verpflichtungskreditbegehren bearbeitet hat oder dafür federführend gewesen ist, ist für die sorgfältige Abrechnung verantwortlich. In gleicher Weise ist mit projektbezogenen gebundenen Ausgaben zu verfahren, die keines Verpflichtungskredites bedürfen.
Soweit es sich um Vorhaben handelt, an welche die Stadt Beiträge ausgerichtet hat, ist ein Gutachten der zuständigen Dienstabteilung erforderlich.
Art. 33
Form und Inhalt Form und Inhalt der Abrechnungen sowie weitere Einzelheiten betreffend den Vollzug von Abrechnungen werden im Accounting Manual, Modul Kreditrecht, geregelt. 18
Art. 34
Genehmigung Mit Ausnahme der Beschaffungen genehmigt der Stadtrat die Abrechnungen, soweit es sich um Verpflichtungskredite bzw. projektbezogene gebundene Ausgaben in der Zuständigkeit der Gemeinde, des Gemeinderates oder des Stadtrates handelt. In den übrigen Fällen kann die Abrechnung in anderer geeigneter Form zuhanden der Finanzkontrolle erbracht werden.
Art. 35
Rückstellungen
Sofern Rückstellungen bei Investitionsvorhaben unumgänglich sind, nimmt sie die Departementsvorsteherin/der Departementsvorsteher durch Verfügung vor.
Die Rückstellungen werden nach Betrag und Art aufgeteilt.
Die Rückstellungen betragen höchstens 4 Prozent des bewilligten Verpflichtungskredites bzw. der projektbezogenen gebundenen Ausgabe, in der Regel aber höchstens Fr. 1 000 000.–.
Die Rückstellungen werden zwei Jahre nach Erlass der Verfügung der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers abgerechnet und aufgelöst. 17 Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013. 18 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011.
Art. 36
Fristen
Die Abrechnungen sind innert 6 Monaten, vom Beginn der Nutzung des Bauvorhabens bzw. der projektbezogenen gebundenen Ausgabe oder von der letzten Zahlung an gerechnet, der Finanzkontrolle im Doppel zur Prüfung zuzustellen.
Die Finanzkontrolle kann bei grossen Bauvorhaben bzw. hohen projektbezogenen gebundenen Ausgaben die Frist um höchstens drei Monate erstrecken.
Der Revisionsbericht oder ein anderer Prüfungsvermerk der Finanzkontrolle wird dem Antrag für die Genehmigung der Abrechnung beigelegt.
V. Anweisungsverfahren
Art. 37 bereich
Geltungs
Das Anweisungsverfahren regelt die Zuständigkeit und den Ablauf der Zahlung von Ausgabenbelegen (Lieferantenrechnungen und Barzahlungen). Es regelt Ablauf und Zuständigkeit unabhängig von der Anwendung der finanziellen Kompetenzen gemäss der allgemeinen Kompetenzordnung (Gemeindeordnung sowie Geschäftsordnung des Stadtrates).
Das verkürzte Anweisungsverfahren ist zulässig, wenn das elektronische Bestellwesen die detaillierte Belegbearbeitung unterstützt und die fortgeschrittene elektronische Signatur eingerichtet ist. Die Ausführungsbestimmungen des verkürzten und des vollständigen Anweisungsverfahrens sind im Accounting Manual, Modul Beschaffung, geregelt. 19
Art. 38 berechtigung
Anweisungs-
Es sind anweisungsberechtigt: Die Departementsvorstehenden, die Direktorinnen und Direktoren und die Departementssekretärinnen und -sekretäre für die ihnen unterstellten Dienstabteilungen.
Im Weiteren sind für ihren Arbeitsbereich die folgenden Funktionen einzeln anweisungsberechtigt:
a) Stadtschreiber/-in und Stellvertreter/-in
b) Rechtskonsulent/-in und Stellvertreter/-in
c) Ombudsfrau/-mann und Stellvertreter/-in
d) 2 Mitglieder der Fürsorgebehörde 19 Eingefügt durch STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011.
e) 2 Mitglieder der Vormund- oder ein Mitglied der Vorschaftsbehörde mundschaftsbehörde und ein/e Fachmann/-frau
f) Stadtamtsfrau/-mann und eine Stellverteter/-in
g) Friedensrichter/-in und der/die ordentliche Stellvertreter/-in
Die Departementsvorstehenden bezeichnen weitere Personen, welche anweisungsberechtigt sind. Der Finanzkontrolle und der Finanzverwaltung ist eine Kopie der entsprechenden Verfügung zuzustellen.
Die Dienstabteilung dokumentiert den Prozess des abteilungsspezifischen Anweisungsverfahrens. Sie überprüft die Ausgabenbelege vor dem Vollzug.
Art. 39 berechtigte Personen
Prüfungs
Die in Art. 38 genannten Anweisungsberechtigten bezeichnen die für die materielle sowie für die formelle und rechnerische Prüfung zuständigen Personen oder die damit betrauten Funktionen.
Die bzw. der Anweisungsberechtigte gibt die Zahlung frei. 20
Die bzw. der Anweisungsberechtigte darf keine Buchungen oder Mutationen zahlungsrelevanter Daten der Buchhaltung vornehmen. Ausnahmen sind im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle und der Finanzverwaltung zulässig, wenn die personellen Verhältnisse eine Trennung nicht gestatten.
Art. 40 Prüfung
Materielle
Die Person, welche die materielle Richtigkeit eines Belegs bestätigt, prüft, ob die auf dem Beleg verrechneten Leistungen dem Auftrag entsprechen und richtig ausgeführt worden sind.
Bei Zahlungen, denen keine Gegenleistung gegenübersteht, insbesondere bei Beiträgen, erfolgt die materielle Prüfung anhand der Rechtsgrundlagen.
Art. 41 rechnerische Prüfung
Formelle und
Die Person, welche die formelle Richtigkeit bestätigt, prüft, ob die Belege ordnungsgemäss erstellt sind.
Die Person, welche die rechnerische Richtigkeit (Menge mal Preis) bestätigt, führt die rechnerische Kontrolle der Belege stichprobenweise durch. 20 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011.
Art. 42
Visa
Die prüfungsberechtigten Personen bestätigen mit ihrem Visum auf dem Beleg die materielle, formelle und rechnerische Richtigkeit der Belege.
Die Zahllaufliste trägt auf dem Original die Unterschrift und auf der letzten Seite das Visum der anweisungsberechtigten Personen gemäss Art. 38.
Art. 43 verfahren elektronisch
Anweisungs-
Der zentrale Zahlungsverkehr in der Stadtverwaltung wird über die von der Finanzverwaltung vorgegebene IT-Applikation abgewickelt.
Ausnahmen vom zentralen Zahlungsverkehr bedürfen der Zustimmung der Finanzverwaltung im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle.
Art. 44 verfahren manuell
Anweisungs- Für Zahlungsaufträge, die nicht elektronisch abgewickelt werden können, wird nach den Vorgaben der Finanzverwaltung verfahren.
Art. 45 der Dienstabteilungen
Aufgaben
Die Dienstabteilungen sind insbesondere verantwortlich für:
a) Kontierung der Ausgabenbelege;
b) Prüfung der Vollständigkeit der Belegvisa für materielle, formelle und rechnerische Richtigkeit;
c) Erfassung der Ausgabenbelege;
d) Vergleich der Belege nach Betrag und Empfänger mit dem Zahlungslauf oder der Kassenabrechnung;
e) Prüfung, ob die für die Zahlungen notwendigen Kredite und Vergaben vorhanden sind und ob die Leistungen zweckgebunden ausgeführt worden sind;
f) Freigabe des Zahlungslaufs und Erstellung des Vergütungsauftrags für die Finanzverwaltung;
g) Abrechnung der Hauptkasse mit der Stadtkasse;
h) Belegarchivierung.
Besondere Regelungen des Anweisungsverfahrens bedürfen der Zustimmung der Finanzkontrolle und der Finanzverwaltung.
Art. 46 kontrolle
Vergabe Übersteigt ein im Zahllauf erfasster Anweisungsbetrag den bewilligten Vergabebetrag um mehr als 10 %, ist eine Erhöhung der Vergabe einzuholen. VI. Zahlungsverkehr und Vermögensverwaltung Post- und Bankkonten
Art. 47
Kontenführung
Die Finanzverwaltung ist dafür verantwortlich, dass der Zahlungsverkehr kostengünstig, fristgerecht und wenn immer möglich bargeldlos erfolgt.
Die Zahl der Post- und Bankkonten und deren Bestände sind möglichst klein zu halten. Die Eröffnung neuer Post- und Bankkonten bedarf der Zustimmung der Finanzverwaltung im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle.
Art. 48 berechtigung
Unterschrifts-
Über Postkonten und Bankguthaben darf nur mit Doppelunterschrift verfügt werden.
Sofern eine Dienstabteilung im Einzelfall verfügungsberechtigt ist, werden die unterschriftsberechtigten Personen im Einvernehmen mit der Finanzverwaltung bestimmt. Ausnahmen sind mit Bewillligung der Finanzkontrolle zulässig, sofern die personellen Verhältnisse eine Trennung nicht erlauben. Bargeld, Kassen
Art. 49
Kassenführung
Die Zahl der Kassen, deren Bestände und der Bargeldverkehr sind möglichst klein zu halten. Die Eröffnung neuer Kassen bedarf der Zustimmung der Finanzverwaltung im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle.
Entbehrliche Mittel werden unverzüglich der Stadtkasse überwiesen.
Art. 50 Kassenführer
Kassenführerin/
Die Dienstchefin/der Dienstchef bezeichnet durch Verfügung für jede Kasse eine verantwortliche Kassenführerin/ einen verantwortlichen Kassenführer sowie die Stellvertretung.
Die Kassenführerin/der Kassenführer nimmt den Bestand der Kasse jede Woche wenigstens einmal auf. Die Finanzkontrolle, die Dienstchefin/der Dienstchef und die Departementsvorsteherin/der Departementsvorsteher werden über Kassendifferenzen unverzüglich unterrichtet.
Art. 51 Wertschriften
Verwaltung der Die Finanzverwaltung ist zuständig für die Verwaltung der Wertschriften, Beteiligungen, Darlehen, Hypotheken sowie anderer Guthaben und Schuldtitel. Ausgenommen sind Beteiligungen der Gemeindebetriebe und Klientengelder der Vormundschaftsbehörde. Mittelbewirtschaftung
Art. 52 Kondi-
Allgemeines
Die Vorsteherin bzw. der Vorsteher des Finanzdepartements legt aufgrund des Budgets die Grundsätze für die Mittelbewirtschaftung im kommenden Jahr fest.
Die Finanzverwaltung sorgt für die stete Zahlungsbereitschaft und legt die verfügbaren Mittel sicher und zu vorteilhaften tionen an. Sie orientiert die Vorsteherin bzw. den Vorsteher des Finanzdepartements mit einem wöchentlichen Reporting über die getätigten Geldanlagen.
Art. 53 Be-
Geldaufnahmen
Dem Gemeinderat wird zusammen mit dem Budgetentwurf beantragt, den Stadtrat zu ermächtigen, die zur Deckung des Geldbedarfes erforderlichen Mittel aufzunehmen.
Die Finanzverwaltung sorgt für die Gewährung ausreichender Kreditlimiten bei den Banken. Sie kann die Kreditlimiten bei darf beanspruchen.
Art. 54 bei Beiträgen
Teilzahlungen
Teilzahlungen für Beiträge werden auf Gesuch hin nach Massgabe der erbrachten Leistungen und der vorhandenen Mittel sowie gestützt auf rechtskräftige Beitragszusicherungen ausgerichtet.
Teilzahlungen unter Fr. 10 000.-- werden in der Regel nicht ausgerichtet. Pro Beitrag werden in der Regel höchstens zehn Teilzahlungen pro Jahr ausgerichtet.
Teilzahlungen sollen zwei Drittel des beitragsberechtigten Anspruchs nicht übersteigen. Sofern Kanton oder Bund ebenfalls Teilzahlungen ausrichten, können die städtischen Beiträge gleichzeitig und mit derselben Teilzahlungsquote geleistet werden.
Verfügt die Beitragsempfängerin/der Beitragsempfänger über keine Eigenmittel, kann auf Gesuch der ganze Beitragsanspruch ausgerichtet werden.
Art. 55 gen grosser Bauvorhaben
Teilabrechnun- Bei grossen Bauvorhaben können auf Gesuch hin frühestens jeweils nach dreijähriger Baudauer Teilabrechnungen vorgenommen werden. Mit ihnen werden die aufgelaufenen Kosten auf 100 % des Beitragsanspruchs abgerechnet. Zuwendungen Dritter
Art. 56
Verwaltung
Die Dienstabteilungen führen die zweckgebundenen Zuwendungen (Legate gemäss Paragraph 129 des Gemeindegesetzes), die in ihren Aufgabenbereich fallen.
Die Guthaben der Legate werden durch die Finanzverwaltung zum Zinssatz gemäss der geltenden Zinssatzweisung des Stadtrates verzinst.
Die Verwaltungskosten betragen in der Regel 1 Promille, berechnet auf dem Bestand am Jahresende des Vorjahres.
Art. 57
Verwendung
Vermögen und Ertrag zweckgebundener Zuwendungen sollen innert 20 Jahren verwendet werden.
Die Vorsteherin bzw. der Vorsteher des Finanzdepartements stellt jeweils nach 20 Jahren Antrag auf Änderung oder Aufhebung der Zweckbindung.
Art. 58 Sicherung
Aufbewahrung;
Bargeld, Wertschriften und andere Wertgegenstände werden möglichst feuer- und diebstahlsicher verwahrt.
Private Werte dürfen nicht unter gemeinsamem Verschluss mit städtischen Beständen aufbewahrt werden.
Das Doppel des Kassenschlüssels wird nach Weisungen der Finanzverwaltung aufbewahrt. Die Finanzvorsteherin/der Finanzvorsteher kann weitere Sicherungsmassnahmen anordnen. VII. Inventarführung
Art. 59
Grundsatz
Die Inventare werden laufend nachgeführt und mindestens einmal jährlich geprüft; Art. 60 bleibt vorbehalten.
Die Dienstabteilungen melden Zugänge, Verschiebungen, Abgänge und Zweckänderungen bei Grundstücken und beweglichen Sachen, für welche Investitionsbeiträge geleistet worden sind, unverzüglich den inventarführenden Dienstabteilungen.
Art. 60
Vorräte Das Inventar der Vorräte (einschliesslich der Viehhabe) wird jährlich nach Weisungen der Finanzkontrolle erstellt.
Art. 61
Wertschriften Die Finanzverwaltung führt das Inventar der Wertschriften, Darlehen, Beteiligungen, Hypotheken, Investitionsbeiträge, Zuwendungen und weiterer Vermögensteile gemäss §§ 108 und 109 des Kreisschreibens. Sie überwacht den Eingang der Erträge und der Aus- und Rückzahlungen.
Art. 62
Liegenschaften Die Liegenschaftenverwaltung führt die Inventare für die Liegenschaften gemäss §§ 101 - 103 und 105 des Kreisschreibens.
Art. 63 Kunstgegenstände
Büromaschinen; Die Schul- und Büromaterialverwaltung führt das Inventar für Büromaschinen, die Immobilienbewirtschaftung das Inventar für Kunstgegenstände.
Art. 64 -Anwendungsprogramme
IT-Geräte und Die Organisation und Informatik (OIZ) führt das Inventar der IT- Geräte und -Anwendungsprogramme einschliesslich Büroautomation sowie der Telekommunikation.
Art. 65 Inventare
Übrige Für die Inventarführung und -kontrolle der übrigen Inventare (ohne Werkstatt-, Büro-, Schul- und Labormöbel) sind die Dienstabteilungen gemäss dem Accounting Manual, Modul Inventarführung, zuständig. 21 21 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011.
Art. 66
Eigentum Dritter Die Finanzkontrolle regelt in Verbindung mit den Dienstabteilungen die Inventaraufnahme von Anschaffungen zulasten anderer Geldgeber.
Art. 67 verwaltete Mittel
Treuhänderisch Die Dienstabteilungen sind verantwortlich für sachgemässe Aufbewahrung, Inventarisierung und Verwaltung der ihnen treuhänderisch übergebenen Wertschriften, Depositen und anderer Wertsachen. VIII. Schlussbestimmungen und Inkrafttreten
Art. 68 herigen Rechts
Aufhebung bis- Das Reglement über den städtischen Finanzhaushalt (Finanzreglement) vom 5. Februar 1986 wird aufgehoben.
Art. 69 abschluss 2007
Jahres Der Jahresabschluss 2007 wird nach den bisherigen Grundlagen und nach den Instruktionen der Finanzverwaltung erstellt und geprüft.
Art. 70
Inkrafttreten Das geänderte Finanzreglement wird auf den 1. Januar 2008 in Kraft gesetzt.