Richtlinien zum städtischen Beteiligungsmanagement (Public Corporate Governance)

Diese Richtlinien regeln das Verhältnis zwischen der Stadt und den rechtlich selbstständigen Institutionen, an denen sie finanziell beteiligt ist (Beteiligungen).

Sie bezwecken eine angemessene Steuerung und Kontrolle der Beteiligungen.

Folgende Ziele werden dabei berücksichtigt:

1. a. Sicherstellung der öffentlichen Aufgaben und öffentlichen Interessen;

2. b. Wahrung der Eigentümerinteressen;

3. c. Abstimmung von Eigentümer- und Unternehmensinteressen;

4. d. Optimierung der Risikoexposition der Stadt;

5. e. Standardisierung der Instrumente und Prozesse;

6. f. Förderung der Transparenz über die Beteiligungen;

7. g. periodische Prüfung des Beteiligungsportfolios.

Die Richtlinien werden regelmässig auf ihre Wirksamkeit hin überprüft.

Die Richtlinien sind behördenverbindlich.

Abweichungen von den Richtlinien sind in begründeten Ausnahmefällen möglich. 1 LS 131.1 2 AS 101.100

Begründung siehe STRB Nr. 941 vom 30. Oktober 2019. (Public Corporate Governance)

Der Stadtrat sorgt bei städtischen Mehrheitsbeteiligungen für die zweckmässige Umsetzung der Richtlinien.

Die Vertretungen im strategischen Leitungsorgan sowie an der Eigentümerversammlung sollen die städtischen Vorgaben in den jeweiligen Gremien einbringen und für deren Umsetzung sorgen.

Die Stadt und ihre Vertretungen wahren die Rechte der Minderheitseigentümerinnen und -eigentümer.

Der Stadtrat setzt sich dafür ein, dass die Richtlinien auch bei städtischen Minderheitsbeteiligungen umgesetzt werden.

Die Vertretungen im strategischen Leitungsorgan sowie an der Eigentümerversammlung sollen die städtischen Vorgaben in den jeweiligen Gremien einbringen sowie im Rahmen des rechtlich und tatsächlich Möglichen umsetzen lassen.

Es bestehen drei Kategorien von Beteiligungen:

1. a. Kategorie A: hohe Bedeutung;

2. b. Kategorie B: mittlere Bedeutung;

3. c. Kategorie C: Übrige.

Die Zuordnung erfolgt durch den Stadtrat nach folgenden Kriterien:

1. a. finanzielles Engagement;

2. b. politisch-gesellschaftliche Relevanz.

Der Stadtrat prüft regelmässig, mindestens alle vier Jahre, die Erfüllung der Kriterien gemäss Abs. 2 und die Zuordnung.

Zu jeder Beteiligung besteht ein Faktenblatt, das mindestens jährlich auf seine Aktualität hin überprüft und bei Bedarf aktualisiert wird.

Die Beteiligungssteuerung umfasst insbesondere folgende Instrumente:

1. a. Beteiligungsstrategie;

2. b. Eigentümerstrategien;

3. c. Besetzung strategische Leitungsorgane; (Public Corporate Governance)

4. d. Mandatierung an Eigentümerversammlungen;

5. e. Berichterstattung.

Leistet die Stadt für die Erfüllung einer städtischen Aufgabe durch eine Beteiligung zusätzlich einen finanziellen Beitrag, schliesst das sachzuständige Departement mit dem strategischen Leitungsorgan ergänzend eine Leistungsvereinbarung ab.

Die Beteiligungssteuerung orientiert sich im Einzelfall an der Kategorie der Beteiligung sowie an den Möglichkeiten zur Einflussnahme.

Die Beteiligungsstrategie des Stadtrats definiert den ordnungspolitischen Rahmen für Ausgliederungen von öffentlichen Aufgaben sowie die Beteiligung an Institutionen, die Aufgaben im öffentlichen Interesse wahrnehmen.

Die Strategie verweist auf wesentliche strategische Veränderungen im Beteiligungsportfolio sowie im Beteiligungsmanagement und enthält eine materielle Übersicht über die Beteiligungen der Kategorie A.

Die Beteiligungsstrategie wird mindestens alle vier Jahre auf ihre Aktualität hin überprüft und bei Bedarf aktualisiert; sie ist öffentlich.

Für die Beteiligungen der Kategorie A erlässt der Stadtrat auf Basis der Beteiligungsstrategie Eigentümerstrategien.

Die Eigentümerstrategie hat in der Regel folgende Inhalte:

1. a. Ausgangslage;

2. b. strategischer Rahmen;

3. c. Ziele Eigentümer;

4. d. Erwartungen zu Führung, Organisation, Aufgabenerfüllung;

5. e. Berichterstattung.

Für die Beteiligungen der Kategorie B erlassen die sachzuständigen Departemente in der Regel ebenfalls Eigentümerstrategien.

Für Beteiligungen der Kategorie C werden die Ziele in vereinfachter Form festgehalten.

Der Stadtrat und die sachzuständigen Departemente prüfen jährlich den Stand der Umsetzung der Eigentümerstrategien. Das Ergebnis findet Eingang in die Berichterstattung. (Public Corporate Governance)

Die Eigentümerstrategien sind grundsätzlich öffentlich und werden mindestens alle vier Jahre auf ihre Aktualität hin überprüft sowie bei Bedarf aktualisiert.

Für die Besetzung der strategischen Leitungsorgane gilt die Verordnung über städtische Vertretungen in Organen von Drittinstitutionen (VVD) 4 .

Städtische Vertretungen können insbesondere dann Einsitz im strategischen Leitungsorgan nehmen, wenn:

1. a. ein bedeutendes öffentliches und/oder politisches Interesse besteht; oder

2. b. betriebliche Gründe dies erfordern.

Die Departementsvorstehenden mandatieren und instruieren die städtischen Vertretungen für die Eigentümerversammlungen bei Beteiligungen der Kategorie A.

Die Departementsvorstehenden können dem Stadtrat bei wichtigen Fragestellungen Antrag auf Erteilung einer Instruktion stellen, insbesondere, wenn von den Anträgen des strategischen Leitungsorgans abgewichen werden soll.

Die sachzuständigen Dienstabteilungen instruieren und mandatieren die städtischen Vertretungen bei den Beteiligungen der Kategorien B und C. Sie sprechen sich mit den Departementsvorstehenden ab.

Der Stadtrat überprüft jährlich Stand und Entwicklungen seiner Beteiligungen gestützt auf einen Beteiligungsbericht des Finanzdepartements.

Der Stadtrat berichtet jährlich in seinem Geschäftsbericht über wichtige Entwicklungen bei den Beteiligungen.

Er unterbreitet mit der Jahresrechnung einen Beteiligungsspiegel; dieser beinhaltet pro Beteiligung insbesondere:

1. a. Rechtsform;

2. b. Gesellschaftskapital;

3. c. Beteiligungshöhe der Stadt.

Er unterbreitet dem Gemeinderat alle vier Jahre die Beteiligungsstrategie mit Einschluss der Eigentümerstrategien der Kategorie A zur Kenntnisnahme. 4 vom 10. Juli 2013, AS 177.300. (Public Corporate Governance)

Das sachzuständige Departement nimmt gegenüber der Beteiligung die Federführung wahr.

In dieser Funktion fallen dem sachzuständigen Departement insbesondere folgende Aufgaben zu:

1. a. prüfen der Gewährleistung der Aufgabenerfüllung;

2. b. vorbereiten der Geschäfte des Stadtrats über die jeweilige Beteiligung;

3. c. beurteilen der Umsetzung der Beteiligungsstrategie, der Eigentümerstrategien sowie der Risikosituation der Beteiligungen;

4. d. erstellen interner Dokumente und direkter Verkehr mit den Beteiligungen;

5. e. weiterleiten relevanter Informationen an den Stadtrat und die Finanzverwaltung;

6. f. unterstützen der städtischen Vertretung in den strategischen Leitungsorganen.

Das sachzuständige Departement holt für Stadtratsgeschäfte zu den Beteiligungen einen Mitbericht der Finanzverwaltung ein.

Das Finanzdepartement ist für die Gesamtkoordination des Beteiligungsmanagements zuständig. Das Finanzdepartement weist die Aufgabe der Finanzverwaltung zu. (Public Corporate Governance)

In dieser Funktion nimmt die Finanzverwaltung in Zusammenarbeit mit den sachzuständigen Departementen und Dienstabteilungen insbesondere folgende Aufgaben wahr:

1. a. beraten des Stadtrats und der sachzuständigen Departemente;

2. b. erarbeiten der Beteiligungsstrategie;

3. c. jährliche Berichterstattung an den Stadtrat;

4. d. erfassen der hauptsächlichen Risiken der Beteiligungen mit Auswirkungen auf die Stadt;

5. e. Dokumentation des Beteiligungscontrollings;

6. f. festlegen der übergeordneten Methodik, der Prozesse, der Dokumentation sowie die Weiterentwicklung des Beteiligungsmanagements.

Die sachzuständigen Departemente veranlassen, dass die Institutionen mit städtischer Beteiligung diejenigen Informationen und Unterlagen, die zur Wahrnehmung ihrer Steuerungs- und Aufsichtspflichten erforderlich sind, unter Vorbehalt abweichender übergeordneter Regelungen oder Geheimhaltungspflichten, an sie übermitteln.

Dazu zählen in der Regel:

1. a. Jahresrechnung und Geschäftsbericht;

2. b. Unternehmensstrategie und andere Strategien;

3. c. Finanzplanung und Berichte der Revisionsstelle;

4. d. Unterlagen zur Beurteilung der Risikosituation;

5. e. weitere für die Steuerung relevante Informationen.

Von den Beteiligungen wird ein kontinuierlicher und transparenter Informationsaustausch mit den Eigentümerinnen und Eigentümern sowie der Öffentlichkeit erwartet. Bei Sachverhalten von besonderer Bedeutung und städtischem Bezug soll sich die Beteiligung mit der Stadt absprechen.

Die Beteiligungen sollen die Grundsätze guter Unternehmensführung befolgen. (Public Corporate Governance)

Die Organe der Beteiligungen sollen voneinander personell unabhängig sein.

In strategischen Leitungsorganen sollen insgesamt die fachlichen und persönlichkeitsbezogenen Kompetenzen ausgewogen und nach Massgabe der sich stellenden Aufgaben vertreten sein.

Für die Zusammensetzung des strategischen Leitungsorgans gilt ein Richtwert von mindestens 35 Prozent für beide Geschlechter.

Die Bestimmungen des Obligationenrechts für börsenkotierte Unternehmen sollen sinngemäss auch für die städtischen Beteiligungen Gültigkeit haben, insbesondere:

1. a. die Genehmigung aller Vergütungen des strategischen Leitungsorgans und der Geschäftsleitung durch die Eigentümerversammlung;

2. b. der Ausweis aller Vergütungen im Geschäftsbericht, zugunsten der Mitglieder des strategischen Leitungsorgans und zugunsten der Geschäftsleitung im Total, unter Angabe der höchsten Vergütung.

Für die Ablieferung von Entschädigungen gilt die Verordnung über städtische Vertretungen in Organen von Drittinstitutionen (VVD) 5 .

Die aktuellen Eigentümerstrategien gemäss Art. 8 bleiben mit Inkrafttreten der vorliegenden Richtlinien in Kraft. Sie sind spätestens bis am Ende der laufenden Legislatur zu überprüfen und zu aktualisieren.

Neu zu erarbeitende Eigentümerstrategien sind vom zuständigen Organ bis am Ende der laufenden Legislatur zu genehmigen. 5 vom 10. Juli 2013, AS 177.300. (Public Corporate Governance)

Der Stadtrat prüft die Voraussetzungen zur Einsitznahme in strategischen Leitungsorganen gemäss Art. 9 und vollzieht allfällige Anpassungen spätestens zu Beginn der neuen Legislatur.

Die Berichterstattung an den Gemeinderat gemäss Art. 11 Abs. 2 wird frühestens mit dem Geschäftsbericht für das Jahr 2020 erfolgen.