851.162
Organisations- und Finanzreglement der Asyl-Organisation Zürich (AOZ)
I. Ingress
A. Verwaltungsrat
Art. 1 Aufgaben
Die Aufgaben des Verwaltungsrats ergeben sich aus der Verordnung über die Asyl-Organisation Zürich mit namentlich folgenden Präzisierungen. Der Verwaltungsrat:
a. legt die Unternehmensstrategie fest und überwacht deren Umsetzung;
b. genehmigt das von der Direktion erstellte Budget und den Finanzplan;
c. beschliesst unter Vorbehalt der Genehmigung durch den Stadtrat über Beteiligungen, Gesellschaftsgründungen, Auslagerungen sowie über die gemeinsame Leistungserbringung mit Dritten;
d. sorgt für ein internes Kontrollsystem;
e. entscheidet über die Entgegenname von Geschenken, Spenden und letztwilligen Zuwendungen. Soweit Zuwendungen mit keinerlei Verpflichtungen verbunden sind, kann der Verwaltungsrat diese Zuständigkeit delegieren.
Der Verwaltungsrat kann eine Geschäftsstelle führen.
Art. 2 Erlass einer
Der Verwaltungsrat regelt in einer Kompetenzordnung die Zuständigkeit für: Kompetenzordnung
a. einmalige Ausgaben inkl. Investitionen;
b. jährlich wiederkehrende Ausgaben; 1 Vom Verwaltungsrat der AOZ erlassen am 8. Juni 2015, vom Stadtrat genehmigt am 8. Juli 2015.
c. die Vornahme von Anweisungen;
d. den Abschluss von Mietverträgen;
e. Offertstellungen und Leistungsvereinbarungen mit Dritten;
f. Ausgaben im Rahmen der Sozialhilfe;
g. Anstellungen;
h. die Anordnung und Bewilligung von Bildungsmassnahmen;
i. die Annahme und Verwendung von Zuwendungen;
j. das Unterschreiben von verpflichtenden Dokumenten.
Gleichzeitig regelt der Verwaltungsrat die Stellvertretung.
Art. 3 Aufgaben der Präsidentin / des Präsidenten
In den Aufgabenbereich des Verwaltungsratspräsidiums fallen insbesondere:
a. die Vorbereitung und Leitung der Sitzungen des Verwaltungsrats sowie die Einladung dazu;
b. Gewährleistung des Informationsaustausches unter den Mitgliedern des Verwaltungsrats;
c. Abschluss der jährlichen Zielvereinbarung mit der Direktion;
d. Entbindung des Personals vom Amtsgeheimnis.
Soweit die Präsidentin oder der Präsident an der Wahrnehmung dieser Aufgaben verhindert ist, handelt ihre bzw. seine Stellvertretung.
Art. 4 Verwaltungsratsausschüsse
Der Verwaltungsrat kann für einzelne Aufgaben Ausschüsse bilden.
Art. 5 Sitzungen des Verwaltungsrats
Der Verwaltungsrat tritt mindestens einmal im Quartal zusammen.
Die Einberufung zu den Sitzungen erfolgt mindestens 10 Tage im Voraus durch schriftliche Einladung unter Angabe der Traktanden und der dazugehörigen Anträge und Unterlagen.
Mitglieder des Verwaltungsrats oder die Direktion können bis 5 Tage vor der Sitzung schriftlich (E-Mail genügt) die Traktandierung weiterer Geschäfte verlangen.
An den Sitzungen des Verwaltungsrats nehmen die Direktion und bei Bedarf weitere Personen mit beratender Stimme teil.
Über die Sitzungen wird ein Protokoll geführt.
Art. 6 Beschlussfassung
Beschlüsse werden mit dem absoluten Mehr der anwesenden Mitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit fällt der / die Vorsitzende den Stichentscheid.
Die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg ist möglich, sofern kein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Zirkulationsbeschlüsse bedürfen der Mitwirkung von zwei Dritteln der Mitglieder und Einstimmigkeit der abgegebenen Stimmen.
Die Mitglieder vertreten die Entscheide des Kollegiums.
Art. 7 Interessenkonflikte
Die Mitglieder des Verwaltungsrats dürfen nicht in einem Arbeitsverhältnis zur AOZ stehen.
Sie legen mögliche Interessenkonflikte offen.
Art. 8 Ausstand
Die Mitglieder des Verwaltungsrats und die Direktion treten unter den Voraussetzungen von § 5a Abs. 1 des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (LS 175.2) in den Ausstand.
Ist der Ausstand streitig, so entscheidet darüber der Verwaltungsrat, unter Ausschluss des betreffenden Mitgliedes.
Art. 9 Recht auf Auskunft
Jedes Mitglied des Verwaltungsrats kann Auskunft und Einsichtnahme in die Geschäftsakten verlangen. Das Begehren ist an das Verwaltungsratspräsidium zu richten. Wird es abgewiesen, kann das Begehren dem Verwaltungsrat unterbreitet werden, welcher endgültig entscheidet.
Auskunftsbegehren und Einsicht in die Akten werden vorbehältlich eines anders lautenden Entscheides des Verwaltungsratspräsidiums über die Direktion abgewickelt.
Art. 10 Geheimhaltung
Die Mitglieder des Verwaltungsrats sind an das Amtsgeheimnis gebunden. Geschäftsakten sind spätestens bei Amtsende zurückzugeben.
Art. 11 Entschädigung des Verwaltungsrats a. Präsidium
2 1 Die Präsidentin oder der Präsident erhält eine Entschädigung von pauschal Fr. 110 000.– brutto pro Jahr. Die Entschädigung wird abzüglich der gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmende ausgerichtet.
Art. 11a b. Vorsitzende eines Ausschusses und weitere Mitglieder
3 1 Die Vorsitzende oder der Vorsitzende eines Ausschusses erhält für Tätigkeiten für den Ausschuss eine Entschädigung von Fr. 260.– netto pro Stunde. 2 Weitere Mitglieder des Verwaltungsrats erhalten für ihre Tätigkeiten eine Entschädigung von Fr. 130.– netto pro Stunde. 2 Fassung gem. STRB Nr. 4175 vom 17. Dezember 2025 sowie Beschluss VR AOZ vom 30. Juni 2025; Inkrafttreten 1. Januar 2025. 3 Fassung gem. STRB Nr. 4175 vom 17. Dezember 2025 sowie Beschluss VR AOZ vom 30. Juni 2025; Inkrafttreten 1. Januar 2025. 3 Für die Vorbereitungszeit einer Sitzung wird derselbe zeitliche Aufwand entschädigt, der für die jeweilige Sitzung anfällt. 4 Die Entschädigungen werden zuzüglich der gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmende ausgerichtet.
Art. 11b c. Teuerungsausgleich
4 Die Entschädigungen werden jährlich um dieselbe Teuerungsentwicklung angepasst, wie sie den Angestellten der Stadt Zürich gewährt wird.
Art. 11c d. Spesen
5 1 Sämtliche Mitglieder des Verwaltungsrats erhalten eine Spesenvergütung von pauschal Fr. 2000.– pro Jahr. 2 Eine Kumulation von Spesen ist ausgeschlossen.
B. Direktion
Art. 12 Aufgaben
Die Aufgaben der Direktion ergeben sich aus der Verordnung über die Asyl-Organisation Zürich mit namentlich folgenden Präzisierungen. Die Direktion:
a. ist für die operative Führung der AOZ zuständig; namentlich sorgt sie für die operative Umsetzung der Unternehmensstrategie und vollzieht die weiteren Beschlüsse des Verwaltungsrats;
b. stellt die Öffentlichkeitsarbeit sicher;
c. erstellt das Budget, den Finanzplan, die Rechenschaftsberichte und den Antrag zum Betriebsbeitrag sowie zur Gewinnverwendung zuhanden des Verwaltungsrats;
d. beschliesst das interne Controlling und das Qualitätsmanagement;
e. vertritt im Rahmen der operativen Betriebsführung die AOZ in Gerichtsverfahren und beim Abschluss von Vergleichen; in politisch oder finanziell gewichtigen Fällen holt sie die Zustimmung des Verwaltungsrats ein.
C. Kontrollstelle
Art. 13 Kontrollstelle der AOZ
Die Finanzkontrolle der Stadt Zürich ist die Prüfstelle der AOZ.
Art. 14 Aufgabe der Kontrollstelle
Die Finanzkontrolle prüft die Jahresrechnung gemäss den Vorschriften des kantonalen und städtischen Finanzhaushaltsrechts. 4 Fassung gem. STRB Nr. 4175 vom 17. Dezember 2025 sowie Beschluss VR AOZ vom 30. Juni 2025; Inkrafttreten 1. Januar 2025. 5 Fassung gem. STRB Nr. 4175 vom 17. Dezember 2025 sowie Beschluss VR AOZ vom 30. Juni 2025; Inkrafttreten 1. Januar 2025.
Die Kontrollstelle verfasst zuhanden des Verwaltungsrats einen Kurzbericht, welcher in die Rechnung zu integrieren ist, sowie einen umfassenden Bericht, der an den Bezirksrat weiterzuleiten ist. Sie kann über die Ergebnisse der Abschlussprüfung einen zusätzlichen Bericht zuhanden des Verwaltungsrats erstellen.
Interne Revisionsaufgabe: Die Kontrollstelle prüft jährlich die Rechtmässigkeit, Wirtschaftlichkeit, Zweckmässigkeit und Sparsamkeit der Aufgabenerfüllung, insbesondere unter Beachtung der Zweckmässigkeit und Einhaltung des internen Kontrollsystems im finanziellen und operationellen Bereich. Sie informiert den Verwaltungsrat jährlich mit einem AOZ-internen Revisionsbericht über die Ergebnisse dieser Prüfungen. III. Finanzen
A. Geltungsbereich
Art. 15
Die nachfolgenden Bestimmungen gelten für die AOZ und alle von ihr rechtlich und/oder tatsächlich beherrschten Tochterunternehmen, unabhängig von der für Letztere gewählten Rechtsform.
B. Finanzierung
Art. 16 Betriebsfinanzierung bei städtischen Aufträgen
Die Auszahlungsmodalitäten werden in der Leistungsvereinbarung geregelt. Erhöhen unterjährige Entscheide von Bund und Kanton oder andere externe Einflüsse die Leistungsmengen oder -kosten in erheblichem Mass, ist mit dem zuständigen Departement eine Erhöhung des Betriebsbeitrages der Stadt auszuhandeln. Wann ein exogener, nicht von der AOZ zu verantwortender Faktor erheblich ist, wird in der Leistungsvereinbarung geregelt.
Art. 17 Betriebsfinanzierung bei Aufträgen von Dritten
Die Erfüllung weiterer Leistungen finanziert die AOZ aus Mitteln Dritter oder Reserven. Die vereinbarten Leistungen mit Dritten sind längerfristig kostendeckend zu erbringen. Defizite während der Einführung eines neuen Produkts oder in der Aufbauphase eines neuen Angebots oder einer neuen Einrichtung sind höchstens während vier Geschäftsjahren gestattet.
Art. 18 Fremdfinanzierung
Die Limite, die Verzinsung und die Rückzahlungsmodalitäten der von der Stadt Zürich zur Verfügung gestellten Kontokorrent-Kredite werden durch den Stadtrat, bzw. die Vorsteherin / den Vorsteher des Sozialdepartements festgelegt.
Die AOZ verfügt über ein Betriebskreditkontokorrent der Finanzverwaltung für die allgemeine Geschäftsführung sowie über ein Vorschusskontokorrent des Sozialdepartements für die Ausrichtung der wirtschaftlichen Hilfe.
C. Haushaltführung
Art. 19 Budget
Die Budgetierung erfolgt auf Ebene Kostenstellen und Kostenarten. Gemäss Art. 18 der Verordnung über die Asyl- Organisation Zürich wird das Budget dem Sozialdepartement in Form eines Globalbudgets eingereicht und umfasst die beiden Produktegruppen des städtischen und des nichtstädtischen Leistungsbereichs.
Das Budget für den städtischen Aufgabenbereich ist an die Finanzplanung der Stadt gebunden.
Das Budget wird quartalsweise in Form der Erwartungsrechnung ergänzt.
Art. 20 Jahresrechnung
Die Jahresrechnung der AOZ enthält Bilanz, Erfolgsrechnung nach Sachkonten, Erfolgsrechnung nach Funktionen, Investitionsrechnung nach Sachkonten, Investitionsrechnung nach Funktionen, Anhang und Kurzbericht der Kontrollstelle.
Die gemäss Art. 18 der Verordnung über die Asyl-Organisation Zürich zu erstellende Jahresrechnung enthält den Produktegruppen-Jahresabschluss und die Bilanz. Der Produktegruppen- Abschluss umfasst die beiden Produktegruppen des städtischen und des nicht städtischen Leistungsbereichs.
Art. 21 Zahlungs- und Bargeldverkehr
Die AOZ führt für den Zahlungsverkehr eigene Konti und Kassen. Dazu gehören auch die Kontokorrent-Kredite gemäss Art. 18.
Art. 22 Konsolidierung
Hat die AOZ Tochterunternehmen gegründet oder erworben oder beherrscht sie andere juristische Personen rechtlich oder tatsächlich über personelle Verflechtungen, so erstellt sie zusätzlich eine konsolidierte Konzernrechnung. Für die Konzernrechnung gelten grundsätzlich die Vorschriften des kantonalen und städtischen Finanzhaushaltsrechts.
Art. 23 Zuwendungen
Zuwendungen mit bestimmter Zweckbindung werden auf zweckgebundenen Fonds verwaltet.
Nicht zweckgebundene Zuwendungen und Spenden werden der laufenden Rechnung gutgeschrieben. Solche Zuwendungen sind für von der AOZ betreute Personen zu deren sozialen Integration, für von der AOZ oder von ihr betreuten Personen organisierte Anlässe oder für die Unterstützung von Organisationen mit vergleichbarer Zielsetzung wie die AOZ zu verwenden. IV. Schlussbestimmung
Art. 24
Dieses Reglement ersetzt das Organisationsreglement vom 5. Dezember 2005 und das Finanzreglement vom 5. Dezember 2005. Es tritt an dem Tag in Kraft, an dem es der Stadtrat genehmigt hat. 6 6 Genehmigt vom Stadtrat mit STRB Nr. 660 vom 8. Juli 2015.