RFID-Management und Legitimationskartendruck, Vergabe

1. Ausgangslage Im Zuge des digitalen Wandels unterstützt das Digital Service Center Sek II im Mittelschul- und Berufsbildungsamt die Schulen der Sekundarstufe II im Kanton Zürich bei der Spezifikation von Anforderungen an neue Informatikleistungen. Ein zentrales Anliegen der Schulen ist die Einführung einer konsolidierten RFID-(radio-frequency-identification-)Managementlösung. Dazu gehört auch die Dienstleistung eines standardisierten Drucks von Legitimationskarten. Diese beiden neuen Leistungen sollen die bisher heterogenen, teilweise nicht mehr zeitgemässen Systemlandschaften ablösen und die damit verbundenen Prozesse an den Schulen vereinfachen. Zudem müssen die beiden Leistungen die Sicherheit und den Datenschutz gewährleisten. Die Einführung einer RFID-Managementlösung und eines standardisierten Legitimationskartendrucks umfasst die Lieferung und Einführung des RFID-Managementsystems einschliesslich Beratung, Einführung und Wartung sowie den Druck und die Lieferung von Legitimationskarten für sämtliche Schulen der Sekundarstufe II. Die Einführung einer RFID-Managementlösung ermöglicht vielseitige Verbesserungen. Neben der Skalierbarkeit der Lösung ermöglicht die Standardisierung die Nutzung von Synergieeffekten. Durch die zentrale Steuerung werden die Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse verbessert. Der konsistente Einsatz der RFID-Karten ermöglicht die Nutzung einer einzigen RFID-Karte für alle RFID-basierten Systeme. Die Einführung einer RFID-Managementlösung ermöglicht die Einbindung und Verwaltung von neuen und modernen RFID-Managementlösungen. Mit der Vereinheitlichung und Standardisierung des Legitimationskartendrucks wird im Vergleich zur heutigen Situation eine wirtschaftliche Verbesserung erreicht.

2. Öffentliche Ausschreibung Die Ausschreibung für die neue RFID-Managementlösung und den Legitimationskartendruck wurde im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich durchgeführt und am 27. Februar 2025 auf simap.ch publiziert. Es wurde nur ein Angebot eingereicht. Das Angebot der Polyright AG, Sion, vom 3. April 2025 erfüllt sowohl die formellen Teilnahmebe- dingungen als auch die Eignungskriterien und wurde entsprechend zur Angebotsauswertung zugelassen. Die Polyright AG hat ein Angebot von Fr. 4 314 120 einschliesslich MWSt eingereicht. Der Betrag ist berechnet für zwei Jahre. Das Angebot umfasst drei Optionsrechte auf Verlängerung der Laufzeit um jeweils ein Jahr.

3. Vergabe Das Angebot der Polyright AG wurde anhand der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten technischen Spezifikationen und Zuschlagskriterien bewertet und erreichte 829 von 1000 möglichen Punkten. Alle technischen Spezifikationen werden erfüllt. Mit der Polyright AG sollen zwei Rahmenverträge, einer für die RFID-Managementlösung und einer für den Legitimationskartendruck, für eine feste Laufzeit von zwei Jahren mit drei Optionsrechten auf Verlängerung der Laufzeit um jeweils ein Jahr abgeschlossen werden. Die Laufzeit beträgt somit längstens fünf Jahre. Zusätzlich soll ein separater Support- und Wartungsvertrag für die RFID-Managementlösung abgeschlossen werden. Für alle Schulen der Sekundarstufe II besteht eine Bezugspflicht für die RFID-Managementlösung und den Legitimationskartendruck. Funktionserweiterungen im Zusammenhang mit der RFID-Managementlösung können gemäss Ausschreibungsunterlagen ebenfalls an die Polyright AG vergeben werden.

4. Finanzierung und Bezug Gemäss Angebot der Polyright AG betragen die Kosten für eine Einführung einer RFID-Managementlösung einschliesslich eines standardisierten Druckprozesses für Legitimationskarten für sämtliche Schulen der Sekundarstufe II Fr. 4 314 120 einschliesslich MWSt für längstens fünf Jahre. Für den Legitimationskartendruck wird mit einer Vergabesumme von Fr. 1 247 906 einschliesslich MWSt gerechnet. Für die RFID- Managementlösung beträgt die Vergabesumme Fr. 3 066 214 einschliesslich MWSt. Die Schulen der Sekundarstufe II haben die Möglichkeit, eine oder mehrere Anwendungen der RFID-Managementlösung zu nutzen. Das Angebot der RFID-Managementlösung umfasst sechs Anwendungen: Zutrittskontrolle, Kassensystem, Parking, Secure Print, Fitnessgeräte und Mediathek. Der Bedarf jeder Schule hängt vom entsprechenden Schulgebäude ab. Deshalb können die sechs Anwendungen pro Schule individuell bezogen werden. Daher sind für den genannten Dienstleistungszeithorizont von längstens fünf Jahren keine zuverlässigen Schätzungen zum Beschaffungsvolumen der RFID-Managementlösungen möglich. Für den Bezug der Anwendungen der RFID-Managementlösung und den standardisierten Legitimationskartendruck besteht für den Kanton keine Abnahmeverpflichtung. Die Zuständigkeit für die Erteilung des Zuschlags liegt beim Regierungsrat (vgl. § 36 lit. b und § 37 Abs. 2 lit. a Gesetz über Controlling und Rechnungslegung [LS 611] in Verbindung mit § 34 Finanzcontrollingverordnung [LS 611.2]). Die Bewilligung der Ausgaben für die RFID- Managementlösung und für den Legitimationskartendruck erfolgt im Einzelfall im Hinblick auf einen konkreten Leistungsbezug und ist von den gemäss Finanzkompetenzen hierfür zuständigen Instanzen zu bewilligen.