Gemeindeamt, Stellenplan

1. Ausgangslage Der Stellenplan des Gemeindeamtes umfasst gegenwärtig insgesamt 57,8 Stellen. Er wurde letztmals mit RRB Nr. 512/2024 angepasst, alle Stellen sind besetzt. Ende 2025 zählte der Kanton Zürich rund 1 628 000 Einwohnerinnen und Einwohner. In den letzten zehn Jahren ist die Bevölkerung um 11% bzw. 165 000 Personen gewachsen. Hauptursache für das Wachstum ist die Zuwanderung aus dem Ausland. Die Zahl der ausländischen Staatsangehörigen belief sich Ende 2025 auf rund 472 000 Personen. Dies entspricht einem Ausländeranteil von 29%. Gemäss dem aktuellen Referenzszenario des Statistischen Amtes wird die Bevölkerung des Kantons Zürich in den kommenden 30 Jahren um rund 20% auf etwa 1,9 Mio. Einwohnerinnen und Einwohner wachsen. Der Hauptgrund für das zukünftige Bevölkerungswachstum bleibt die Zuwanderung aus dem Ausland. Zudem lebten am 31. Dezember 2024 826 700 Schweizer Staatsangehörige im Ausland. Auch diese Gruppierung wächst, nicht nur wegen Auswanderung, sondern auch wegen Geburten im Ausland. Die Entwicklung der ausländischen Bevölkerung in der Schweiz und der Schweizer Bevölkerung im Ausland hat einen direkten Einfluss auf die Fallzahlen der Abteilung Zivilstandswesen des Gemeindeamtes.

2. Abteilung Zivilstandswesen Die Abteilung Zivilstandswesen verzeichnet seit 2020 steigende Fallzahlen und eine Zunahme der Komplexität der Fälle im Bereich «ausländische Urkunden». Der Bereich ausländische Urkunden ist einerseits für die Eintragung von ausländischen Zivilstandsereignissen von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern mit Heimatort im Kanton Zürich oder Ausländerinnen und Ausländern mit Wohnsitz im Kanton Zürich zuständig (Auslandfälle). Anderseits prüft es Urkunden von Personen mit Flüchtlingsbezug, wenn sie von Zivilstandsereignissen in der Schweiz, wie zum Beispiel Geburt, Kindsanerkennung oder Eheschliessung, betroffen sind (Aktenprüfung).

2.1 Fachteam ausländische Urkunden Die Abteilung Zivilstandswesen verfügt derzeit über 15,3 unbefristete Stellen im Stellenplan. Zudem sind 1,2 befristete Stellen bis 31. Dezember 2026 bewilligt (Verfügung der Direktion der Justiz und des Innern 2024-790). In der Zivilstandsaufsicht sind seit 2020 mehr Aufgaben zu bewältigen und die Komplexität nimmt zu. Die Fallzahlen bei den ausländischen Urkunden sind in den letzten Jahren kontinuierlich angestiegen, 2025 überdurchschnittlich. Im Bereich Aktenprüfung haben sich die Fallzahlen in den letzten fünf Jahren fast verdoppelt. Im Bereich der Aktenprüfung zur Aufnahme ausländischer Personen stiegen die Eingänge seit 2020 pro Jahr um durchschnittlich 121 Fälle bzw. knapp 11% an. Auch hier ist zu erwarten, dass die Fallzahl entsprechend diesem Trend weiter steigen wird. Neben der Steigerung der Anzahl Eingänge sind die Anforderungen an die Prüfung der Anerkennbarkeit von ausländischen Zivilstandsereignissen und die Festlegung der Auswirkungen auf Bürgerrecht, Namen und Abstammungsverhältnisse ebenfalls gestiegen. Die Aufsichtsbehörde prüft neben der formalen und inhaltlichen Korrektheit der Urkunden auch die Vereinbarkeit mit dem schweizerischen Ordre public. Unter diese Prüfung fallen neben islamischen Verstossungen, fiktiven Vaterschaften und Online-Eheschliessungen auch gefälschte Eheurkunden im Bereich des Familiennachzuges, gefälschte Identitäten von Eltern im Bereich von Leihmutterschaften und Geburten, missbräuchliche Anerkennungen von nicht genetischen Elternteilen und die Prüfung von ausländischen Adoptionen auf deren Vereinbarkeit mit dem Kindswohl. Ebenfalls ist häufig das Alter der betroffenen Personen Thema hinsichtlich von Leistungsbezügen beispielsweise als Nachweis der Minderjährigkeit oder des Erreichens des Rentenalters. Der Anteil von gefälschten Urkunden und der Missbrauch von Identitäten ist in den vergangenen Jahren merklich gestiegen. Hinzu kommen die Fälle von Leihmutterschaften, die in der Bearbeitung sehr anspruchsvoll sind. In einem einzigen Fall sind teilweise bis zu fünf verschiedene Rechtsordnungen zu berücksichtigen, weil das Geburtsland des Kindes, der Wohnsitz- und Heimatstaat von Leihmüttern und Wunscheltern unterschiedlich sind. Die zuständigen Behörden sind verpflichtet, das Recht des

Kindes auf Kenntnis seiner eigenen Abstammung zu wahren und gleichzeitig im Sinne des Kindswohles schnell zu entscheiden. Neben aufwendigen Sachverhaltsabklärungen und komplizierter Rechtslage kommt es nicht selten zu Beschwerdeverfahren.

2.2 Massnahmen zur Effizienzsteigerung und Umgang mit Mehreingängen In den vergangenen zwei Jahren konnten Projekte zur Verminderung des repetitiven Erfassungsaufwandes abgeschlossen werden. Aufgrund der hohen Papierlastigkeit von ausländischen Urkunden wird roboterunterstützte Prozessautomatisierung eingesetzt. Diese wird in der Fallerfassung und der digitalen Dossierführung eingesetzt. Ebenfalls ist geplant, die repetitiven Erfassungsaufgaben mit künstlicher Intelligenz zu optimieren. So kann sichergestellt werden, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die inhaltlich anspruchsvolle Arbeit fokussieren können, d. h. die Prüfung der Unterlagen und Fakten und den Entscheid.

2.3 Auswirkungen bei Verzögerung der Bearbeitung Die Verzögerung von Nachbeurkundung ausländischer Ereignisse führt dazu, dass die Personendaten nicht aktuell sind. Beispielsweise ist diese Eintragung die Grundlage für die Migrationsbehörden zur Beurteilung von Gesuchen über den Familiennachzug. Konsequenz kann also sein, dass jemand seine neue Arbeitsstelle in der Schweiz nicht rechtzeitig antreten kann. Da die schweizerischen Identitätsnachweise auf Basis des Zivilstandsregisters ausgestellt werden, erhalten Schweizer Bürgerinnen und Bürger erst mit grosser Verzögerung Pässe oder Identitätskarten. Für neugeborene Kinder im Ausland können keine Reisepässe ausgestellt werden, solange ihre Geburt nicht im schweizerischen Personenstandsregister eingetragen ist, was eine Rückreise in die Schweiz in der Regel verhindert. Auch bei Geburten in der Schweiz muss die Eintragung rasch erfolgen. Das Übereinkommen über die Rechte des Kindes (SR 0.107) verpflichtet dazu, das Kind unverzüglich nach seiner Geburt in ein Register einzutragen. Das Kind hat zudem das Recht, seine Eltern zu kennen. Die Eintragung der Kinder in das Schweizer Personenstandsregister erfordert dabei eine rasche und sorgfältige Prüfung, damit für das Kind eine Geburtsurkunde mit korrekten Abstammungsangaben ausgestellt werden kann. Ohne Registrierung der Geburt erhält das Kind keine Sozialversicherung, was zu ungünstigen Folgen wie fehlender Krankenkassenversicherung oder verspätet ausbezahlten Kinderzulagen führt. Bei einer weiteren Verlängerung der Bearbeitungszeit muss vermehrt mit Rechtsverweigerungsbeschwerden gerechnet werden, da der gesetzliche Auftrag mit Blick auf das verfassungsmässige Beschleunigungsgebot nicht erfüllt werden kann.

2.4 Stellenbedarf Sämtliche Massnahmen zur Effizienzsteigerung reichen nicht aus, um die angestiegene Fallzahl aufzufangen. Neben den zu intensivierenden Digitalisierungs- und Automatisierungsschritten sind zusätzlich 1,0 Stellen in der Richtposition Adjunkt/in Lohnklasse 18 VVO sowie 1,0 Stellen in der Richtposition Verwaltungsassistent/in LK 16 VVO zu schaffen.

3. Zusammenfassung In der Abteilung Zivilstandswesen reichen die vorhandenen Stellen nicht aus, um die Zunahme der Fälle bewältigen und die Pendenzen innert nützlicher Frist bearbeiten zu können. Die Massnahmen zur Effizienzsteigerung zeitigen zwar Ergebnisse, reichen aber nicht aus, um die Menge an neuen und hängigen Fällen zu bewältigen. Deshalb ist der Stellenplan des Gemeindeamtes ab 1. Januar 2027 in der Abteilung Zivilstandswesen mit 1,0 Stellen in der Richtposition Adjunkt/in LK 18 VVO und 1,0 Stellen in der Richtposition Verwaltungsassistent/in LK 16 VVO zu ergänzen. Im Stellenplan des Gemeindeamtes bestehen bereits identische Stellen. Es handelt sich daher um ordentliche Stellenaufstockungen, weshalb es keiner weiteren Einreihungsprüfung bedarf.

4. Finanzierung Für die zusätzlichen 2,0 Stellen fällt ein finanzieller Aufwand von rund Fr. 310 000 pro Jahr an. Die entsprechenden Mittel sind im Budget 2027 sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2027–2030 und in den Folgejahren in der Leistungsgruppe Nr. 2207, Gemeindeamt, einzustellen.