Gemeindeamt, Stellenplan

1. Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 1276/2018 hat der Regierungsrat im Stellenplan des Gemeindeamtes bestehende befristete Stellen mit Wirkung ab 1. Januar 2019 in unbefristete Stellen umgewandelt. Hintergrund dieser Stellenplanänderung war, dass dem Gemeindeamt in den letzten Jahren neue Aufgaben übertragen worden waren. Gleichzeitig waren in bestehenden Aufgabengebieten die Geschäftslast und die Erwartungen an die Aufgabenerfüllung gestiegen. Insbesondere waren dies die folgenden Entwicklungen: – das vom Regierungsrat festgesetzte Impulsprogramm zur digitalen Verwaltung, – Aufbau und Betrieb einer kantonalen Einwohnerdatenplattform (KEP), – Konzeptionierung und Einführung der Aufsicht über das Einwohnerwesen, – zunehmend komplexe Abklärungen im Bereich des Bundesgesetzes über das Internationale Privatrecht (IPRG; SR 291) und damit verbunden längere Beratungszeiten zugunsten der betroffenen Personen, – Zunahme von ausländischen Urkunden aus Staaten, welche wegen der hohen Fälschungsrate eine strengere Prüfung erfordern und bei denen komplexe Namensschreibweisen und Transliterationsprobleme einen grossen Aufwand verursachen, – deutliche Zunahme der Namensänderungsgesuche. Um diese neuen Aufgaben (Digitalisierung und Einwohnerwesen) zu bewältigen und den veränderten Anforderungen im Bereich des Zivilstandswesens gerecht zu werden, reicht die Umwandlung bestehender befristeter Stellen nicht aus. Das Gemeindeamt benötigt zusätzlich neue Stellen. So konnte die KEP zu Jahresbeginn zwar in Betrieb genommen werden, es fehlten aber die personellen Mittel, um den Umgang mit den Personendaten juristisch zu betreuen und die zahlreichen Gesuche kantonaler Stellen zum Bezug von Daten aus der KEP zu bearbeiten. Ohne Datenbezugsmöglichkeit bliebe die KEP nutzlos. Um diesen Missstand unverzüglich kurzfristig zu beheben, schuf die Direktion der Justiz und des Innern mit Wirkung ab dem 1. Februar 2019 eine befristete Stelle. Aus diesen Gründen ist der Stellenplan des Gemeindeamtes erneut nachzuführen. Die im Januar 2019 von der Direktion geschaffene befristete Stelle ist in eine unbefristete Stelle umzuwandeln und es sind zusätzlich 2,1 neue Stellen zu schaffen.

2. Anpassungen im Einzelnen

2.1 Einwohnerwesen Mit Beschluss vom 13. Januar 2016 hat der Regierungsrat die Direktion der Justiz und des Innern als die für das Meldewesen und die Einwohnerregister zuständige Direktion bestimmt (RRB Nr. 26/2016). Diese neue Aufgabe wurde dem Gemeindeamt als der für die Aufsicht über das Gemeindewesen zuständigen Stelle übertragen. Die KEP ist seit Januar 2019 in Betrieb und die erforderliche Fachaufsicht wird gegenwärtig eingerichtet. Angesichts dessen sowie der zunehmenden Bedeutung dieses Geschäftsfelds wurde im Gemeindeamt auf den 1. Januar 2019 eine neue Abteilung «Einwohnerwesen» geschaffen.

2.1.1 Juristische Aufgaben Die in § 23 des Gesetzes über das Meldewesen und die Einwohnerregister (MERG, LS 142.1) genannten öffentlichen Organe sind verpflichtet, die Einwohnerdaten künftig elektronisch aus der KEP abzurufen, anstatt sie bei den Gemeinden oder aus anderen Quellen zu beziehen. Für den Anschluss von Datenbezügern an die KEP sieht der Antragsprozess eine Prüfung der rechtlichen Grundlagen vor. Schätzungen, die 2011 im Rahmen des Vorprojekts zur Schaffung eines kantonalen Personenregisters gemacht wurden, gehen von rund 200 kantonalen und interkommunalen Stellen aus, die entsprechende Personendaten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen. Seit Betriebsbeginn haben sich schon über 60 interessierte Stellen beim Gemeindeamt gemeldet, wovon bereits ein Dutzend ihre Gesuche eingereicht haben. Die Bearbeitung dieser Anträge setzt juristische Fachkenntnis voraus und ist Bedingung für die gesetzeskonforme Nutzung der KEP. § 29 MERG verpflichtet die Direktion zur Ausübung der Fachaufsicht über das Meldewesen und die Einwohnerregister der Gemeinden. Wie bereits in den fachlichen Aufsichtstätigkeiten des Gemeindeamtes in den Bereichen Zivilstandswesen sowie Kindes- und Erwachsenenschutz wird auch im neuen Zuständigkeitsbereich des Melde- und Einwohnerregisterwesens juristische Kompetenz nötig, um die Aufsicht gegenüber den Gemeinden wahrnehmen und eine rechtskonforme Aufgabenerfüllung gewährleisten zu können. Gerade in den sensiblen Bereichen von Personendaten müssen die Anforderungen an den Datenschutz eingehalten werden. Die Aufsicht muss Weisungen an die Gemeinden erteilen können sowie mittels Beratung, Schulung und Visitationstätigkeit dafür sorgen, dass rechtswidriges Handeln im Ansatz verhindert wird. Um eine zeitgerechte Prüfung der bereits eingegangenen und nächstens erwarteten Gesuche zu gewährleisten sowie zur Sicherstellung der rechtskonformen Handhabung der Personendaten ist die im Januar 2019 von der Direktion geschaffene befristete Stelle «Juristische/r Sekretär/in LK 19» in eine unbefristete Stelle umzuwandeln.

2.1.2 Informatikspezialist/in KEP In RRB Nr. 26/2016 wurde unter anderem eine Schätzung der personellen Mittel für den Aufbau und Betrieb der KEP sowie den Systemunterhalt vorgenommen. Das Gemeindeamt beurteilte den Bedarf damals auf insgesamt 2,9 Stellen. Der Aufbau der KEP ist weit fortgeschritten. Es zeigte sich, dass die Schätzung der benötigten personellen Mittel 2016 zu tief war: Diese beruhte hauptsächlich auf Angaben des Kantons Aargau, der für den Betrieb seiner Plattform und die Systembetreuung damals rund 2,0 Stellen angab. In einer ersten Pilotphase der KEP 2017 wurde deutlich, dass bei der Datenübermittlung von rund 1,49 Mio. Personen im Kanton Zürich gegenüber 660 000 Personen im Kanton Aargau nahezu proportional mehr Übermittlungsfehler auftreten. Das erforderte ein entsprechendes Monitoring und aufwendige Abklärungen. Zudem ist aufgrund einer Umfrage aus den Vorarbeiten zur KEP davon auszugehen, dass im Kanton Zürich ein Vielfaches der Anzahl Datenbezüger angeschlossen wird als heute im Kanton Aargau. Diese Schnittstellen müssen eingerichtet, überwacht und gepflegt werden. Die gegenwärtig zur Verfügung stehenden 2,7 Stellen reichen zur Erfüllung dieser Aufgaben nicht aus. Es sind 0,5 Stellen mehr erforderlich. Deshalb sollen neu 0,5 Stellen « Informatikspezialist/in LK 19» geschaffen werden.

2.2 Amtsleitung/Stab Zur Schaffung der Stelle Abteilungsleiter/in Einwohnerwesen wurde im Oktober 2018 eine bestehende Stelle wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in in der Abteilung Amtsleitung/Stab umgewandelt. Der Inhaber der Stabsstelle trug die CMS-Verantwortung für den Webauftritt des Gemeindeamtes, war IT-Verantwortlicher, unterstützte die Abteilungen in E-Government-Angelegenheiten und leitete Projekte im Auftrag des Amtsleiters, so auch die Beschaffung und den Aufbau der KEP und der dazu gehörenden Betriebsorganisation. Nach der Verschiebung der Stabsstelle in die Abteilung Einwohnerwesen und deren Umwandlung in eine Abteilungsleiterstelle fehlt sie in der Amtsleitung, und die dort zu erfüllenden Aufgaben bleiben unerledigt. Dies beeinträchtigt die derzeit laufende Einführung der Geschäftsverwaltungsanwendung Axioma bereits empfindlich. In Kürze steht die Erneuerung des Webauftritts des Gemeindeamtes im Rahmen der Umsetzung von ZHweb2019 an. Weiter ist das E-Einbürgerungsverfahren zu entwickeln und einzuführen. Dabei gilt es, ein Verfahren unter Einbezug aller drei Staatsebenen Bund, Kanton und Gemeinden digital abzuwickeln. Das Projekt muss im laufenden Jahr initiiert werden, damit es Ende 2023 das bestehende Geschäftsbearbeitungssystem RIS vollumfänglich ersetzen kann.

Die von der Stabsstelle bisher erfüllten Aufgaben und die beschriebenen anstehenden Vorhaben kann das Gemeindeamt ohne diese Stelle nicht bewältigen. Deshalb sollen die 1,0 Stellen «Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in LK 20», welche bis im vergangenen Jahr bestanden hatten, der Amtsleitung wiederum als Stabsstelle zur Verfügung stehen. Diese Stelle ist wieder zu schaffen.

2.4 Zivilstandswesen Die Abteilung Zivilstandswesen verfügt gegenwärtig über 13,0 unbefristete Stellen im Stellenplan. Die Fallzahlen nahmen in den vergangenen Jahren stetig zu. Hinzu kommt die zunehmende Komplexität im Fachbereich Ausländische Urkunden. Neben komplexen Abklärungen im Bereich des IPRG nimmt auch die Beratung zugunsten der betroffenen Personen stetig mehr Zeit in Anspruch. Das zeigt sich etwa in der Zunahme von ausländischen Urkunden aus Staaten, die wegen der hohen Fälschungsrate eine eingehende Prüfung erfordern oder bei Urkunden mit komplexen Namensschreibweisen und Transliterationsproblemen. Die Anzahl der zu verfügenden ausländischen Urkunden wird auch in den kommenden Jahren weiterhin zunehmen, da nun auch viele ausländische Staatsangehörige ohne Bezug zu Schweizer Staatsangehörigen im elektronischen Personenstandsregister erfasst sind. Die Nachführung des Personenstandsregisters von ausländischen Zivilstandsereignissen ist ebenfalls durch die Aufsichtsbehörde zu verfügen. Auch im Bereich der Namensänderungen steigen die Fallzahlen, wobei der einzelne Fall einen überproportionalen Anstieg des Zeitaufwands verlangt. Um das komplexere Alltagsgeschäft weiterhin fristgerecht und ordnungsgemäss abwickeln und die entstandenen Pendenzen aufarbeiten zu können, sind zusätzlich 0,6 Stellen «Verwaltungsassistent/in LK 16» neu zu schaffen.

3. Zusammenfassung Die im Januar 2019 geschaffene 1,0 befristete Stelle in der Richtposition «Juristische/r Sekretär/in LK 19» ist neu als unbefristete Stelle im Stellenplan zu führen. Darüber hinaus ist der Stellenplan des Gemeindeamtes zusätzlich per 1. April 2019 wie folgt zu ergänzen: – 0,5 Stellen «Informatikspezialist/in Lohnklasse 19» – 1,0 Stellen «Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in Lohnklasse 20» – 0,6 Stellen «Verwaltungsassistent/in Lohnklasse 16» Die Einreihung der erwähnten Stellen wurde vom Personalamt geprüft und genehmigt.

Die erforderlichen finanziellen Mittel für diese Stellen sind im Budget 2019 nicht enthalten. Sie sind in das Budget 2020 und den Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2020–2023 aufzunehmen.