Rahmenvertrag Instandhaltung Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG, Vergabe

A. Ausgangslage Die Anlagehalter der kantonalen Verwaltung und der kantonsnahen Institutionen unterhalten heute in ihren Objekten zahlreiche Brandmeldeanlagen verschiedener Hersteller. Bis anhin wurden für die jeweiligen Brandmeldeanlagen Einzelserviceverträge zu unterschiedlichen Bedingungen abgeschlossen. Die vom Immobilienamt vorgenommene Bestandsaufnahme über sämtliche Siemens-Brandmeldeanlagen der kantonalen Verwaltung und der weiteren kantonsnahen Institutionen zeigte, dass mittels Abschluss eines Rahmenvertrags die Konditionen für den Kanton vereinheitlicht und zusätzliche Einsparungen erzielt werden können. Zudem soll das Vertragsmanagement vereinheitlicht und ein umfassender Überblick über den Bestand sämtlicher Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG beim Kanton ermöglicht werden. Im Rahmen der Fachgruppe Beschaffungsoptimierung im Facility Management wurden die verschiedenen Beschaffungsorganisationen als Anlagehalter über den jeweiligen Projektstand informiert.

B. Bezüger, Bezugspflicht Gemäss § 51 der Immobilienverordnung (ImV; LS 721.1) koordiniert die Baudirektion die Beschaffung von Dienstleistungen und Lieferungen mit Bezugspflicht und schliesst Rahmenverträge zu marktkonformen Konditionen ab. Gemäss § 50 Abs. 1 lit. d ImV sind die Nutzer verpflichtet, von den Bewirtschaftern Lieferungen und Dienstleistungen für die Inspektion und Wartung zu beziehen. Dazu zählt auch die Wartung der Brandmeldeanlagen. Wer die Bewirtschaftung der kantonalen Liegenschaften vornimmt, ist in § 2 in Verbindung mit § 42 ImV geregelt. Mit Beschluss Nr. 890/2012 übertrug der Regierungsrat zudem die «Lead Buyer»-Funktion bzw. die Verantwortlichkeit für die Beschaffungsoptimierung der Materialgruppe «Facility Management» dem Immobilienamt. Die betreffenden Anlagehalter sind, soweit sie über Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG verfügen, verpflichtet, sich dem Rahmenvertrag zu unterstellen. Damit verbunden ist die Pflicht, die betreffenden Anlagenverzeichnisse gemäss interner Zuständigkeitsordnung zu unterzeichnen. Nach erfolgter Unterstellung sind sie wie bis anhin für die Instandhaltung ihrer Anlagen zuständig und haben insbesondere für die Bereitstellung der erforderlichen Mittel besorgt zu sein.

Die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten des Kantons Zürich, die Verwaltung der Rechtspflege, die Parlamentsdienste, die Ombudsstelle, die Finanzkontrolle, der Datenschutzbeauftragte usw. sind berechtigt und eingeladen, sich dem Rahmenvertrag ebenfalls zu unterstellen. Bei einer Unterstellung haben sie gemäss der auf sie anwendbaren Zuständigkeitsordnung die jeweiligen Anlagenverzeichnisse rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Auch sie sind bei einer Teilnahme am Rahmenvertrag weiterhin für die Abwicklung der Instandhaltung ihrer Anlagen und für die Bereitstellung der erforderlichen Mittel verantwortlich. Das Immobilienamt ist für die Belange des Rahmenvertrags zuständig und stellt sicher, dass das Gesamtanlagenverzeichnis, das integrierter Bestandteil des Rahmenvertrags ist, jährlich aktualisiert wird. Das Immobilienamt als Auftraggeber ist berechtigt, sowohl beim Auftragnehmer als auch bei den kantonalen Organisationseinheiten, die dem Rahmenvertrag unterstehen, Rückfragen zu stellen. Letztere sind zur Auskunft verpflichtet.

C. Vertragsgenehmigung, Vergabe und Ausgabe Gemäss § 10 Abs. 1 der Submissionsverordnung (SVO; LS 720.11), kann ein Auftrag unter bestimmten Voraussetzungen und unabhängig vom Auftragswert direkt vergeben werden. Dies gilt beispielsweise für den Fall, dass Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen der ursprünglichen Anbieterin oder dem ursprünglichen Anbieter vergeben werden müssen, um die Austauschbarkeit mit schon vorhandenem Material oder Dienstleistungen zu gewährleisten (vgl. § 10 Abs. 1 lit. f SVO). Damit die Verfügbarkeit und Austauschbarkeit von Originalteilen der Brandmeldeanlagen und damit ein sicherer Betrieb gewährleistet werden kann, müssen die Instandhaltungsmassnahmen vom Hersteller der Brandmeldeanlage erbracht werden. Des Weiteren verfügen moderne Brandmeldeanlagen über Softwaresteuerungen, auf die aus Gründen des Schutzes geistigen Eigentums nur der Hersteller Zugriff hat (§ 10 Abs. 1 lit. c SVO). Aus diesen Gründen rechtfertigt es sich, die Arbeiten für Servicedienstleistungen an Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG zu vergeben. Die Vergabesumme für die Instandhaltungsleistungen über die nächsten acht Jahre für sämtliche Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG in den kantonalen Liegenschaften beträgt rund Fr. 10 900 000. Darin sind auch die Anlagen derjenigen Anlagehalter, für die kein Pflichtbezug von Dienstleistungen und Lieferungen gestützt auf § 50 ImV besteht und die eingeladen sind, sich dem Rahmenvertrag anzuschliessen, bereits enthalten. Zudem ist für die Anlagehalter eine Reserve von 10% eingerechnet, die ins Pauschalwartungsmodell wechseln möchten.

Wie eingangs aufgeführt, ist die Abwicklung der Servicedienstleistungen und damit insbesondere auch die Bereitstellung der notwendigen finanziellen Mittel Sache des jeweiligen Anlagehalters. Dieser ist für die Einhaltung der für ihn geltenden finanzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich.

D. Vertragsinhalt Der Rahmenvertrag umfasst eine Auswahl an Modulen aus dem Leistungskatalog der Siemens Schweiz AG, mit welchem ein passendes Wartungsmodell zusammengestellt werden kann. Wie vorne erwähnt, soll mit dem Pauschalwartungsmodell den Anlagehaltern ein Standardwartungsmodell angeboten werden, welches alle wichtigen Leistungen einschliesslich Reparaturen an der Brandmeldeanlage beinhaltet. Zusätzlich umfasst das Pauschalwartungsmodell die gesetzlich vorgeschriebene Melderrevision, die alle acht Jahre durchgeführt werden muss. Die Melderrevision wird nach abgelaufenen acht Jahren und nach Absprache mit dem Kunden ohne Zusatzkosten durchgeführt. Für welche Anlagen ein Pauschalwartungsmodell vereinbart wird, legen die jeweils zuständigen Organisationseinheiten der Anlagehalter fest und ist in den Anlagenverzeichnissen ersichtlich. Der Wechsel von einem anderen Wartungsmodell zum Pauschalwartungsmodell richtet sich nach dem Zyklus der Melderrevision und kann daher grundsätzlich alle acht Jahre vollzogen werden. Auf alle Pauschalwartungsmodelle gewährt die Siemens Schweiz AG 10% Rabatt. Die Rechnungsstellung erfolgt an die in den Anlagenverzeichnissen aufgeführten Anlagehalter. Zusätzlich zu den Preisvorteilen konnte die Garantiedauer verlängert und die Haftung gegenüber den Einzelverträgen erhöht werden. Die Mindestvertragsdauer des Rahmenvertrags beträgt fünf Jahre und beginnt mit dem Inkrafttreten des Rahmenvertrags (am 1. Januar 2019) zu laufen. Für die Anlagehalter besteht keine Möglichkeit, den Rahmenvertrag vorzeitig aufzulösen bzw. ihre Anlagen aus den Anlageverzeichnissen zu entfernen, ausser bei Wegfall einer Anlage infolge Handänderung der Liegenschaft (Eigentumsübertragung), bei Stilllegung einer Anlage und/oder bei Aufgabe der Zuständigkeit für die Verwaltung einer Liegenschaft mit Anlagen der Siemens Schweiz AG. Diesbezüglich trifft den Anlagehalter eine Anzeigepflicht gegenüber der Siemens Schweiz AG und dem Auftraggeber. Nach Ablauf der festen Mindestvertragsdauer kann der Auftraggeber den Vertrag schriftlich um jeweils ein Jahr und höchstens um insgesamt drei Jahre verlängern. Spätestens nach Ablauf von acht Jahren endet der Rahmenvertrag, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Bei Verletzung wichtiger vertraglicher Verpflichtungen kann der Rahmenvertrag mit sofortiger Wirkung ausserordentlich aufgelöst werden.