Personalstrategie 2012-2015, Festlegung

1. Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 86/2003 hat der Regierungsrat die Personalmanagement-Strategie 2003–2006 und mit Beschluss Nr. 1903/2007 die Personalmanagement-Strategie 2007–2011 festgelegt. Die Strategien unterstützten die Konkretisierung und Umsetzung der in § 5 des Personalgesetzes (PG) formulierten Grundsätze der Personalpolitik. Die Entwicklungsschwerpunkte im Personalmanagement ergaben sich aus diesem personalpolitischen Auftrag, den Bedürfnissen der Direktionen und den Einflussfaktoren innerhalb und ausserhalb der kantonalen Verwaltung. Diese wurden gemäss dem St. Galler Management-Konzept mittels der Definition strategischer Ziele und Stossrichtungen und durch Programme zur Erreichung dieser Ziele formuliert. Die Personalmanagement-Strategien wurden anhand direktionsübergreifender Projekte und direktionsspezifischer Konzepte erarbeitet und umgesetzt.

2. Regierungspolitik als Grundlage für die Personalstrategie 2012–2015 Gemäss § 1 der Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung geben die Richtlinien der Regierungspolitik Auskunft über die langfristigen Ziele des Kantons, die Legislaturziele und die Massnahmen zu deren Umsetzung. Für den Bereich Personal wurde mit RRB Nr. 307/2011 das langfristige Ziel 10.4 «Die Gewinnung und Erhaltung von Mitarbeitenden erfolgen bedürfnisorientiert und nach wirtschaftlichen Kriterien. [...].» beschlossen. Mit RRB Nr. 764/2011 wurde das Legislaturziel 16 «Der Kanton ist ein attraktiver Arbeitgeber […]» festgelegt. Mit dem langfristigen Ziel und dem Legislaturziel konzentriert sich der strategische Handlungsbedarf auf die Sicherung von ausreichend qualifiziertem Personal in allen Leistungsbereichen. Dazu muss der Kanton seine Attraktivität als Arbeitgeber bewahren, Lohn- und Arbeitsbedingungen optimieren sowie gezielte Aus- und Weiterbildungsmassnahmen fördern. Die Erarbeitung und Umsetzung der Personalstrategie 2012–2015 sollen wesentliche Beiträge zur Erreichung dieser Ziele für alle Personalgruppen des Kantons leisten.

3. Vorgehen bei der Erarbeitung der Personalstrategie 2012–2015 Grundsätzlich haben sich der Ansatz und die Positionierung der Personalmanagement-Strategien seit 2003 bewährt und sollen fortgesetzt werden. In einem ersten Schritt wurde durch das Personalamt die Umsetzung der Personalmanagements-Strategie 2007–2011 analysiert. Es zeigte sich, dass neben den strategischen Programmen und Projekten der Personalmanagement-Strategie zu viele andere, ebenfalls strategische Aufgaben und Projekte durchgeführt werden mussten. Darunter fielen z. B. die zeit- und ressourcenintensive Teilrevision des Lohnsystems und die Einführung des neuen Personalmanagement- und Lohnadministrationssystems Zürich (PULS-ZH). Dadurch konnten nicht alle strategischen Projekte und Programme aus der Personalmanagement-Strategie 2007–2011 umgesetzt werden. Sie werden jedoch weiterhin als wichtig erachtet und auch in der neuen Personalstrategie 2012– 2015 berücksichtigt. Anschliessend hat das Personalamt die wesentlichen gegenwärtigen Umfeldentwicklungen und Trends im Personalbereich sowie deren Auswirkungen auf die kantonale Verwaltung und alle Personalgruppen ermittelt. Von dieser Situationsanalyse ausgehend hat das Personalamt erste Vorschläge für strategische Ziele und Handlungsfelder der Personalstrategie 2012–2015 abgeleitet und Massnahmen zu deren Umsetzung erarbeitet. Unter Einbezug der Personalbeauftragten der Direktionen und der Staatskanzlei wurden die Analysen des Personalamtes überprüft und angepasst. Dabei teilten die Personalbeauftragten die Meinung des Personalamtes, die Personalstrategie 2012–2015 auf umsetzbare Massnahmen bezüglich Ressourcen, Kosten und politischer Tragweite zu konzentrieren. Es wurden vier Handlungsfelder erarbeitet, die durch eine bis drei Massnahmen zielgerichtet umgesetzt werden sollen. Die Vereinigten Personalverbände (VPV) wurden eingeladen, ihre Vorschläge für die Personalstrategie 2012–2015 einzureichen. Mit Schreiben vom 14. September 2011 sind die VPV der Einladung nachgekommen. Ihre Anliegen umfassten die Umsetzung einer vorbildlichen Sozialpartnerschaft, den Abbau des Teuerungsrückstandes und die Anpassung der Lohnentwicklung an die tatsächlichen Ergebnisse der

UBS-Lohnstudie, die Förderung der Weiterbildung, eine jährliche Mitarbeiterbefragung und die Wiederaufnahme des Projektes Lohnfortzahlung. Die Rückmeldungen der VPV wurden mit den Personalbeauftragten der Direktionen und der Staatskanzlei besprochen. Darauf folgte die Vernehmlassung des auf diese Weise erarbeiteten Entwurfs der Personalstrategie 2012–2015.

4. Ergebnisse der Vernehmlassung Zur Vernehmlassung wurden die Direktionen, die Staatskanzlei und die VPV eingeladen. Zwischen Ende Januar und Mitte März 2012 gingen von allen Eingeladenen Stellungnahmen ein. Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die Erarbeitung und Umsetzung der Personalstrategie 2012–2015 grundsätzlich begrüsst wird mit Ausnahme der VPV, die ihre Anliegen nicht angemessen berücksichtigt fanden. Im Handlungsfeld «Optimierung der Arbeitsbedingungen» wurde die Massnahme «Durchführung kantonsweite Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Arbeitszufriedenheit» von der Mehrheit der Vernehmlassenden abgelehnt oder unter Vorbehalt begrüsst. Die VPV und die Gesundheitsdirektion begrüssten die Durchführung. Als Gründe für die Ablehnung wurden die fehlenden finanziellen und personellen Mittel zur Umsetzung von Massnahmen aus der Befragung, die höhere Wirksamkeit von Befragungen auf Amtsstufe und die verminderte Aussagekraft einer Befragung über die unterschiedlichen kantonalen Personalgruppen angeführt. Unter demselben Handlungsfeld war die Massnahme «Entflechtung Personalrecht von den BVK-Statuten» vorgesehen. Sie ist gemäss der Mehrheit der Vernehmlasser nicht mehr in der Strategie aufzuführen, da die Massnahme aufgrund der Verselbstständigung der BVK sowieso rechtlich zwingend vollzogen werden muss. Im Handlungsfeld «Erhöhung Qualität der Führung» wurden alle vier erarbeiteten Massnahmen von den Vernehmlassenden grundsätzlich begrüsst. Bei der Massnahme «Verbindliche Weiterbildung für das oberste und obere Kader» wurden die Verbindlichkeit sowie deren Umsetzung und Zielsetzung kritisch beurteilt. Ohne Verbindlichkeit wird jedoch der bereits bestehende Status der Weiterbildung für das oberste und obere Kader abgebildet. Aus diesem Grund wird die Massnahme in der Personalstrategie 2012–2015 nicht weiterverfolgt. Die Handlungsfelder «Gesundheit und Leistungsfähigkeit erhalten» und «Erweiterung Personal-Informatik» wurden begrüsst. Die Ergebnisse der Vernehmlassung wurden mit den Personalbeauftragten der Direktionen und der Staatskanzlei diskutiert. Auf die Massnahmen «Durchführung kantonsweite Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Arbeitszufriedenheit», «Entflechtung Personalrecht von den BVK-Statuten» und «Verbindliche Weiterbildung für oberste und obere Kader» wurde daraufhin verzichtet. Da im Handlungsfeld

«Optimierung der Arbeitsbedingungen» zwei Massnahmen nicht berücksichtigt werden sollen, erhält es eine andere strategische Ausrichtung und wird unter «Attraktivität als Arbeitgeber erhalten» weitergeführt.

5. Personalstrategie 2012–2015

5.1 Übersicht strategische Handlungsfelder und Massnahmen Die Personalstrategie 2012–2015 unterstützt das in Ziff. 2 erwähnte langfristige Ziel 10.4 («Gewinnung und Erhaltung von Mitarbeitenden») und das Legislaturziel 16 («attraktiver Arbeitgeber»). Die Strategie gilt entsprechend der langfristigen Ziele und der Legislaturziele für alle Personalgruppen des Kantons. Auf der vorangehenden Situationsanalyse und Vernehmlassung aufbauend umfasst die Personalstrategie 2012–2015 vier strategische Handlungsfelder und definiert eine bis drei Massnahmen pro Handlungsfeld. Strategische Handlungsfelder Massnahmen Attraktivität als Arbeitgeber erhalten Verbesserung Vereinbarkeit Arbeit und Privatleben Verbesserung Personalmarketing und Kommunikation Erhöhung Qualität der Führung Schulung der Vorgesetzten über die wichtigsten Führungsinstrumente Direktionsübergreifende Kadernachwuchsförderung Bereitstellung von Personal- Führungskennzahlen Gesundheit und Leistungsfähigkeit erhalten Erarbeitung und Umsetzung Konzept Betriebliches Gesundheitsmanagement Erweiterung Personal-Informatik Erarbeitung und Umsetzung einer Personal- Informatik-Strategie

5.2 Beschreibung der strategischen Handlungsfelder und Massnahmen Strategisches Handlungsfeld 1: Attraktivität als Arbeitgeber erhalten Will die kantonale Verwaltung sicherstellen, dass alle Leistungsbereiche mit ausreichend qualifiziertem Personal versorgt werden, muss sie ihre Attraktivität als Arbeitgeberin erhalten und ihre Stärken gegen innen und aussen so kommunizieren, dass geeignete Mitarbeitende und Kader angesprochen bzw. gewonnen werden können. Zudem sind die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die Mitarbeitenden die Anforderungen von Arbeit und Privatleben in Einklang bringen können. Massnahme: Erhöhung Vereinbarkeit Arbeit und private Verpflichtungen. Ziel: Die kantonale Verwaltung schafft Voraussetzungen für die bessere Vereinbarkeit von Arbeit und privaten Verpflichtungen und erhöht damit die Leistungsfähigkeit und Bindung des Personals ebenso wie die Arbeitgeberattraktivität der kantonalen Verwaltung.

Beschreibung: Die Massnahme umfasst die Ausschöpfung und Erweiterung der Möglichkeiten individueller Arbeits- und Lebensgestaltung zur Erhöhung der Mitarbeiterbindung, beispielsweise durch die Förderung flexibler Arbeitszeitmodelle und Arbeitsbedingungen (Telearbeit, Leistungen im Bereich der familienexternen Kinderbetreuung, Elder Care usw.). Zu diesen Themen werden unter der Führung des Personalamts und unter Einbezug der Fachstelle Gleichstellung von Frau und Mann, der Direktionen und der Staatskanzlei Projekte konzipiert, die auch vermehrt in die Weiterbildung der Führungskräfte der kantonalen Verwaltung einfliessen können. Beginn: 2013 (Umsetzung: ab 2013) Massnahme: Verbesserung Personalmarketing und Kommunikation. Ziel: Einen professionellen HR-Auftritt des Kantons sicherstellen und seine Stärken als Arbeitgeber wirksam kommunizieren. Beschreibung: Die Massnahme umfasst die Stärkung der Arbeitgeberposition am Arbeitsmarkt und die Erhöhung der Attraktivität als Arbeitgeber durch einen koordinierten Personalauftritt und professionelle Kommunikation unter Nutzung der verschiedenen Kommunikationskanäle. Dabei sind ämterspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen. Die Kommunikation richtet sich dabei sowohl an neu zu gewinnendes als auch an das angestellte Personal. Die kantonale Verwaltung positioniert sich im Weiteren verstärkt als attraktiver und spannender Lehrbetrieb. Für die Zielerreichung werden unter der Leitung des Personalamtes in direktionsübergreifenden Projektgruppen Konzepte erarbeitet, die dann durch die Direktionen und die Staatskanzlei umgesetzt werden können. Beginn: 2013 (Umsetzung laufend) Strategisches Handlungsfeld 2: Erhöhung Qualität der Führung Die Führungskräfte spielen für die Qualität und die Attraktivität der kantonalen Verwaltung als Arbeitgeberin eine zentrale Rolle. Durch gute Führung und bestmöglichen Einsatz ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen sie die Voraussetzungen für eine hohe Arbeitszufriedenheit und gute Leistungen. Als Kadermitglieder tragen sie eine grosse Verantwortung dafür, dass die öffentlich finanzierten Leistungen kompetent, bedürfnisgerecht und wirtschaftlich erbracht werden – auch in einem sich ständig verändernden Umfeld.

Massnahme: Schulung der Vorgesetzten über die wichtigsten Führungsinstrumente. Ziel: Die wichtigsten Personal- und Verwaltungsführungsinstrumente sind den Führungskräften bekannt und werden wirkungsvoll angewendet. Beschreibung: Eine hohe Kompetenz in Personal- und Verwaltungsführung soll als Bestandteil des Führungsverständnisses und der Führungskultur in der kantonalen Verwaltung gestärkt werden. Neu in die kantonale Verwaltung eintretende Führungskräfte werden in die verwaltungsspezifischen Führungsinstrumente und ihre richtige Anwendung eingeführt. Bereits beim Kanton beschäftigte Mitarbeitende, die erstmals eine Führungsfunktion übernehmen oder in eine höhere Kaderfunktion aufsteigen, absolvieren regelmässig und verbindlich Seminare zu den Führungsinstrumenten. Die Ausarbeitung und Bereitstellung des Schulungsangebotes erfolgt durch das Personalamt im Rahmen des bestehenden Weiterbildungskonzepts. Beginn: 2012 (Umsetzung: 2013) Massnahme: Direktionsübergreifende Kadernachwuchsförderung. Ziel: Proaktive Identifikation und gezielte Förderung stellen kompetenten Kadernachwuchs für alle Kaderstufen zeitgerecht sicher. Beschreibung: Ein direktionsübergreifendes Programm stellt mithilfe von einheitlichen Auswahlverfahren und stufengerechten Förderungsmassnahmen sicher, dass künftig für jede Führungsfunktion der kantonalen Verwaltung geeignete interne Kandidatinnen und Kandidaten zur Verfügung stehen. Das Programm stärkt die Mobilität zwischen den Direktionen und bietet den Kadernachwuchskräften attraktive neue Laufbahnpfade und Entwicklungsperspektiven. Dadurch kann die kantonale Verwaltung mehr Leistungsträgerinnen und Leistungsträger aufbauen und längerfristig binden. Zudem nutzt sie die personellen Mittel besser: Frauen und Teilzeitarbeitende übernehmen dank flexiblen Arbeitsmodellen vermehrt Führungspositionen in der Verwaltung. Das Programm wird unter der Leitung des Personalamtes und in Zusammenarbeit mit den Direktionen und der Staatskanzlei erarbeitet. Beginn: 2012 (Umsetzung: 2013)

Massnahme: Bereitstellung von Personal-Führungskennzahlen. Ziel: Den Führungskräften wird ein einfacher Zugang zu personalrelevanten Führungskennzahlen gewährt. Beschreibung: Führungskennzahlen unterstützen die Vorgesetzten bei der Zielerreichung des Kantons. Die dafür notwendigen Kennzahlen im Bereich des Personals werden in einer direktionsübergreifenden Arbeitsgruppe unter der Leitung des Personalamtes evaluiert und den Führungskräften in den Direktionen und in der Staatskanzlei zur Verfügung gestellt. Die Führungskennzahlen fallen nach den Bedürfnissen und Anforderungen für die Personalgruppen oder Organisationseinheiten unterschiedlich aus. In den einen Bereichen könnten z. B. Fluktuationsraten oder die Anzahl der Teilzeitarbeitsverhältnisse Führungskennzahlen sein, in anderen Bereichen eher genderrelevante Informationen zu Mitarbeiterbeurteilungen, individuellen Lohnerhöhungen oder Einmalzulagen. Beginn: 2013 (Umsetzung: 2014) Strategisches Handlungsfeld 3: Gesundheit und Leistungsfähigkeit erhalten Die Gesundheit bildet eine entscheidende Grundlage für die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden und deren Verbleib im Arbeitsprozess. Das physische und psychische Wohlbefinden der Mitarbeitenden ist aus diesen Gründen wichtig. Dem Thema Gesundheit wird deshalb besonders Rechnung getragen. Massnahme: Erarbeitung und Umsetzung Konzept Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM). Ziel: Bedürfnisse des Kantons in den Themenbereichen des BGM evaluieren und Massnahmen umsetzen. Beschreibung: Das Betriebliche Gesundheitsmanagement wird am Bedarf des Kantons als Arbeitgeber und an den Bedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgerichtet. Dazu wird unter der Federführung des Personalamtes ein Konzept zu Prävention und Gesundheitsförderung erarbeitet, das auf die Arbeitsorganisation, die Führung und das individuelle Gesundheitsverhalten ausgerichtet ist. Es wird geprüft, wo Handlungsbedarf besteht und welche Massnahmen in welchem Jahr zentral oder durch die Direktionen oder die Staatskanzlei umgesetzt werden sollen. Beginn: 2013 (Umsetzung: Mitte 2014)

Strategisches Handlungsfeld 4: Erweiterung Personal-Informatik Für eine effiziente und effektive Personalarbeit und optimale Unterstützung der Führungskräfte sind informatikgestützte Instrumente notwendig. Die Anforderungen der Direktionen und der Staatskanzlei sowie der Personalfachbereiche zur Weiterentwicklung der Personal-Informatik und die entsprechende Massnahmenplanung werden in einer Personal-Informatik-Strategie 2012–2015 erarbeitet. Massnahme: Erarbeitung und Umsetzung einer Personal-Informatik-Strategie. Ziel: Effiziente und effektive Führung von Personalgeschäften durch den Einsatz von einheitlichen IT-Anwendungen. Beschreibung: Eine Grundlage für effiziente, professionelle und einheitliche Personal-Prozesse im Kanton bildet die Informatik. Zur Steuerung derselben wird eine Personal- Informatik-Strategie erarbeitet und umgesetzt. Diese umfasst hauptsächlich die Weiterentwicklungen von PULS-ZH und weitere, noch zu definierende, webbasierte Tools. Damit sollen direktionsübergreifend gültige Neuerungen wie elektronisch geführte Personaldossiers, die Möglichkeit von elektronisch abzuwickelnder Personalrekrutierungen, der Einsatz von Arbeitszeugnis-Generatoren oder die Automatisierung der Prozesse zu den individuellen Lohnerhöhungen und Einmalzulagen unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Bedürfnisse der kantonalen Berufsgruppen zur Verfügung gestellt werden können. Beginn: 2012 (Umsetzung: ab 2013)

6. Umsetzung der Personalstrategie 2012–2015 Die Umsetzung der Personalstrategie 2012–2015 bzw. deren Massnahmen wird mittels direktionsübergreifender Projekte erreicht. Das Personalamt der Finanzdirektion erarbeitet in enger Zusammenarbeit mit den Direktionen und der Staatskanzlei die Projekte und übernimmt in der Regel die jeweilige Projektleitung und -koordination. Die Finanzdirektion legt die Anträge zu direktionsübergreifenden Projekten unter Berücksichtigung direktionsspezifischer Besonderheiten dem Regierungsrat vor. Die Direktionen und die Staatskanzlei sind verantwortlich für die Umsetzung der Massnahmen in ihrem Zuständigkeitsbereich und erarbeiten bei Bedarf weitere direktionsspezifische Konzepte.

Die Finanzdirektion erstattet dem Regierungsrat im Rahmen des Geschäftsberichts jährlich Bericht über den Stand der Umsetzung der Personalstrategie 2012–2015. Sie beantragt bei Bedarf Anpassungen im Zeitplan, bei der Priorisierung der Massnahmen oder notwendige inhaltliche Ergänzungen aufgrund geänderter Rahmenbedingungen. Für die öffentliche und verwaltungsinterne Kommunikation und Verbreitung wird die Personalstrategie 2012–2015 im Internet veröffentlicht. Die Direktionen und die Staatskanzlei sind verantwortlich für die Kommunikation der Personalstrategie 2012–2015 in ihrem Zuständigkeitsbereich. Bei Bedarf werden sie durch die Finanzdirektion unterstützt. Die dem Regierungsrat nicht unterstellten Organe und Organisationseinheiten sind über die Personalstrategie 2012–2015 zu informieren und einzuladen, sich der Strategie anzuschliessen und bei der Umsetzung der Massnahmen mitzuwirken.

7. Kosten Im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2013–2016 und Budget 2013 wurden in der Leistungsgruppe Nr. 4500, Personalamt, für die Umsetzung der Personalstrategie insgesamt rund 3,1 Mio. Franken eingestellt. Dieser Betrag widerspiegelt den Erarbeitungsstand der Strategie im Juni 2012. Wie unter Ziff. 6 beschrieben, wird dem Regierungsrat für die Umsetzung jeder Massnahme ein gesonderter Antrag mit genauen Kostenaufstellungen, aufgeteilt auf die zentral durch das Personalamt zu tragenden Kosten sowie die allenfalls zusätzlich anfallenden Folgekosten in den Direktionen und der Staatskanzlei, unterbreitet. Die folgenden Entwicklungs- und Finanzpläne der Direktionen, der Staatskanzlei und des Personalamtes sind danach wo notwendig anzupassen.

8. Gültigkeit Die Personalstrategie richtet sich nach der Legislaturperiode. Entsprechend erstreckt sich der Umsetzungszeitraum von 2012–2015. Sie ist gültig für die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei. Die Strategie richtet sich somit an alle Personalgruppen des Kantons, wobei von der Umsetzung der Massnahmen nicht alle Personalgruppen im gleichen Umfang betroffen sind.