Projekt eEinbürgerungZH: Durchgängige Digitalisierung des Einbürgerungsverfahrens, gebundene Ausgabe

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat am 25. April 2018 die Strategie Digitale Verwaltung 2018–2023 festgesetzt (RRB Nr. 390/2018). Sie zeigt auf, wie die Verwaltung die digitale Entwicklung mitgestalten und die Chancen der Digitalisierung nutzen will. Zudem hat der Regierungsrat ein Impulsprogramm festgesetzt, das die Strategie umsetzen soll. Eines der Projekte im Impulsprogramm 2018/2019 ist das Projekt IP1.2 eEinbürgerungZH, welches das strategische Ziel der Vereinfachung und des Ausbaus des digitalen Leistungsangebots unterstützen soll. Das Projekt eEinbürgerungZH ist zudem im Projektportfolio der Vereinbarung über die Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden und dem Kanton im Bereich E-Government vom 24. Oktober 2012 (RRB Nr. 1092/2012) aufgenommen. In Zusammenarbeit mit verschiedenen Amtsstellen auf Gemeinde-, Kantons- und Bundesebene wickelt die Direktion der Justiz und des Innern (JI), Gemeindeamt (GAZ), Gesuche für eine ordentliche Einbürgerung oder eine erleichterte Einbürgerung ab. Die beiden Verfahren werden heute überwiegend in Papierform und ohne elektronische Übermittlung zwischen den verschiedenen involvierten Parteien – Bewerberinnen und Bewerbern, Gemeindeamt, Wohngemeinde der Bewerbenden, Staatssekretariat für Migration – durchlaufen. Die Medienbrüche haben zur Folge, dass für die Parteien der detaillierte Stand des Einbürgerungsgesuchs intransparent ist, sobald eine andere Stelle das Gesuch bearbeitet. Weiter sieht der heutige Prozess vor, dass Bewerberinnen und Bewerber bei verschiedenen kommunalen Stellen Registerinformationen und Dokumente zu beziehen haben, um die Erfüllung von Einbürgerungsvoraussetzungen nachzuweisen. Das Zusammenstellen dieser Dokumente ist sowohl für die Gemeinden als auch für die Bewerbenden aufwendig und mit Fehlerquellen verbunden, sodass Bewerbende ihre Einbürgerungsgesuche oft unvollständig beim Kanton einreichen und Informationen nachgefordert werden müssen. Zurzeit setzt die JI (GAZ) die Applikation GemRIS zur Verarbeitung der Einbürgerungsgesuche ein. Diese Applikation wird am 31. Dezember 2023 ausser Betrieb gesetzt. Gemäss Bundesamt für Statistik bürgert der Kanton Zürich im Vergleich zu anderen Kantonen die meisten Personen mit Wohnsitz in der Schweiz im ordentlichen wie auch im erleichterten Verfahren ein. Im Kanton Zürich erlangten 2018 rund 7900 Personen im ordentlichen Verfah-

ren und rund 2500 Personen im erleichterten Verfahren das Schweizer Bürgerrecht. Dies entspricht rund 23% aller Einbürgerungen schweizweit. Innerhalb des Kantons entfällt über ein Drittel der Einbürgerungen auf die Stadt Zürich. Um die zuvor genannten Herausforderungen lösen und die Abwicklung des Einbürgerungsverfahrens wirksamer gestalten zu können, soll das Projekt eEinbürgerungZH für Bewerberinnen und Bewerber, für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kantons Zürich und der Zürcher Gemeinden, die Einbürgerungsgesuche bearbeiten, eine digitale Plattform bereitstellen. Diese digitale Lösung soll es ermöglichen, – dass eine Bewerberin oder ein Bewerber ein Einbürgerungsgesuch über das Kundenportal des Kantons erfassen und einreichen kann, – dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kantons und der Zürcher Gemeinden ein eingereichtes Einbürgerungsgesuch elektronisch und datenbasiert abwickeln können und – dass der Status eines Gesuchs jederzeit einsehbar ist, damit Informationen zu einem Einbürgerungsgesuch den Benutzerinnen und Benutzern von eEinbürgerungZH unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen zur Verfügung stehen. Mit dieser digitalen Dienstleistung kann der Kanton Zürich eine der Lücken zwischen den Erwartungen der Anspruchsgruppen und der Leistungserbringung der Verwaltung schliessen. Die Lösung ermöglicht eine einfachere, durchgängigere und transparentere Zusammenarbeit sowohl zwischen Bewerberinnen und Bewerbern und der Verwaltung als auch innerhalb der Verwaltung. Dies stärkt das Vertrauen in die Verwaltung. Das Projekt ist insofern impulsgebend, als dass die Leistungserbringung von der initialen Recherche zum Verfahren und der Einbürgerungsvoraussetzungen bis zum Erhalt des Schweizer Bürgerrechts gesamthaft betrachtet wird und die Möglichkeiten der Digitalisierung genutzt werden.

2. Projektorganisation Die Phase Konzept des Projekts eEinbürgerungZH soll mit folgender Projektorganisation durchgeführt werden:

Projektausschuss Amtsleiter GAZ (Vorsitz) Auftraggeber Vertreter/in Digitale Verwaltung & E-Government Amtsleiter GAZ Leiter Abteilung Digital Solutions Vertreter/in Gemeinden Projektcontrolling Qualitäts- & Risikomanager

Fachausschuss Projektleitung Leiterin Abteilung Einbürgerungen (Vorsitz) Extern Vertreter/in Digitale Verwaltung & E-Government 2 Vertreter/innen Gemeinden Datenschutz Datenschutzbeauftragter

Business Analyse Technik ZHservices Rechtliche Grundlagen Abteilung Einbürgerungen Abteilung Digital Solutions Abteilung Digitale Verwaltung & Abteilung Einbürgerungen Extern E-Government

Der Auftraggeber des Projekts ist der Amtsleiter des Gemeindeamtes. Er steht dem Projektausschuss vor. Zusammen mit den weiteren Mitgliedern des Projektausschusses steuert er das Projekt und stellt sicher, dass die Projektziele effektiv und zeitgereicht erreicht werden. Die Projektleitung wird extern übertragen. Das Projektcontrolling wird durch eine von der Projektleitung unabhängigen Stelle wahrgenommen. Der Aufbau von eEinbürgerungZH erfordert eine Zusammenarbeit verschiedener Ämter und Direktionen sowie zwischen Kanton und Gemeinden. Im Projektausschuss, Fachausschuss und in den Teilprojekten sind daher Mitarbeitende der JI (Gemeindeamt, Digital Solutions) und der Staatskanzlei (Digitale Verwaltung und E-Government) sowie eine Vertretung der Gemeinden einbezogen. Die Projektabstimmung mit dem Impulsprogramm erfolgt gemäss den Vorgaben des Impulsprogramms.

3. Projektablauf Mit der Projektfreigabe soll die Beschaffung über ein offenes Verfahren durchgeführt werden. Nach der Auftragsvergabe ist im Rahmen der Detailspezifikation und der Umsetzung die Zusammenarbeit mit abhängigen Drittprojekten und Kantonsapplikationen zum Aufbau der Schnittstellen zu eEinbürgerungZH zentral, um die Projektziele erreichen zu können. Jahr 2019 2020 2021 2022 Meilenstein Projektfreigabe Einreichung Angebote Vergabeentscheid Freigabe Realisierung Durchstich Applikationen Prototyp Testen Einführung

eEinbürgerungZH soll erstmals Anfang 2022 produktiv geschaltet werden mit dem Ziel, ab diesem Zeitpunkt neue Gesuche über diese Lösung abzuwickeln. Das Projekt endet mit der Gewährleistung der ersten Produktivschaltung. Mit dem Start des Betriebs ist die Lösung stetig aufgrund neuer Anforderungen weiterzuentwickeln. Das heute im Einsatz stehende System GemRIS wird per Ende 2023 ausser Betrieb gesetzt. Da die durchschnittliche Verfahrensdauer einer Einbürgerung 18 Monate beträgt, sollen mit dem zweijährigen Parallelbetrieb die Migrationsaufwände für insgesamt 20 000 Einbürgerungsgesuche vom bisherigen System in die neue Lösung möglichst klein gehalten werden.

4. Mittel und Finanzierung In der Initialisierungsphase des Projekts wurde auf der Grundlage der Projektstudie eine Grobkostenschätzung für den Aufbau und den Betrieb von eEinbürgerungZH vorgenommen. Sie beruht auf der Annahme, dass die Plattformbasis für den Betrieb der Lösung und das erneuerte Kundenportal bereitstehen und daher das Projekt eEinbürgerungZH von Synergieeffekten profitieren kann. Die Projektrealisierungskosten sowie die Betriebskosten können erst nach der öffentlichen Ausschreibung und der Konzeptphase genauer beziffert werden. Der vorliegende Beschluss bezieht sich auf die Projektrealisierungskosten von eEinbürgerungZH bis zum Projektende, die Kapitalfolgekosten aufgrund der Investition sowie die Betriebskosten über fünf Jahre nach Realisierung der Lösung.

2019 2020 2021 2022 2023

Projektrealisierungskosten λ Investitionsausgabe Kapitalfolgekosten

Wiederkehrende Betriebskosten

Projekt Betrieb

Für die Projektrealisierung (externe Leistungen sowie Kauf und Aufbau des Systems während des Projekts, ohne internen Personalaufwand) sind auf der Grundlage der Grobkostenschätzung Kosten von Fr. 4 760 000 einzuplanen. Die Schätzgenauigkeit dieser Grobkostenschätzung beläuft sich auf ±50%. Eine genauere Kostenschätzung ist nicht möglich, weil diese den Einbezug externer Softwareentwicklungsunternehmen erfordern würde. Die betreffenden Unternehmen wären danach vom Vergabeverfahren ausgeschlossen (§ 9 Submissionsverordnung, LS 720.11), was sowohl aus Unternehmens- als auch aus Verwaltungssicht zu vermeiden ist. Bei rund 10 000 Gesuchen um eine ordentliche oder erleichterte Einbürgerung pro Jahr und einer Nutzungsdauer des Systems von fünf Jahren ergeben sich Aufwände von Fr. 95 pro Gesuch, welche die Software betreffen. Für das Vorhaben wird aufgrund von Zeiterfassungen und Schätzungen von einer Eigenleistung von rund 1700 Personentagen ausgegangen. Dieser interne Personalaufwand ist nicht aktivierbar.

Sämtliche Projektrealisierungskosten gehen zulasten der Investitionsrechnung. Eine Aufteilung dieser Kosten in Investitionsrechnung und Erfolgsrechnung ist nicht gegeben. Die Betriebskosten der Lösung betragen ab Produktivschaltung mit einer Schätzgenauigkeit von ±50% Fr. 500 000 pro Jahr. Die Lösung wird die heute produktive Fachapplikation GemRIS ersetzen. Neben den Betriebskosten sind keine Folgeaufwendungen und keine Ausweitung der Stellenprozente im GAZ zu erwarten. Es werden keine Erträge anfallen. Jahr 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 Total Investitionsrechnung Realisierung 600 000 1 200 000 2 960 000 4 760 000 Erfolgsrechnung Betrieb 500 000 500 000 500 000 500 000 500 000 2 500 000 Total in Franken 7 260 000

Ein Betrag von Fr. 3 000 000 ist im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2020–2023 eingestellt. Die fehlenden Fr. 1 760 000 werden voraussichtlich auf das Planjahr 2022 fallen und sind im KEF 2022–2024 einzustellen. Das Vorhaben verursacht jährliche Kapitalfolgekosten von Fr. 987 700. Sie berechnen sich nach IPSAS wie folgt: Kapitalfolgekosten/Jahr Kosten Nutzungsdauer Abschreibungen Kalk. Zinsen (1,5%) Total in Franken in Jahren in Franken in Franken in Franken 4 760 000 5 952 000 35 700 987 700 Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (LS 611). Gemäss dieser Bestimmung gilt eine Ausgabe stets als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Vorliegend regelt Art. 15 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das Schweizer Bürgerrecht vom 20. Juni 2019 (BüG, SR 141.0) das Verfahren der ordentlichen Einbürgerung. Beim erleichterten Einbürgerungsverfahren regelt der Bundesrat das Verfahren (Art. 25 Abs. 2 BüG) und der Kanton, soweit er dafür zuständig ist. Gemäss § 31 des Gesetzes über das Bürgerrecht vom 6. Juni 1926 (LS 141.1) und § 2 Abs. 1 der Kantonalen Bürgerrechtsverordnung (KBüV, LS 141.11) ist die JI die kantonale Aufsichtsbehörde im Bürgerrecht und verfahrensleitend im ordentlichen Verfahren. Das Gemeindeamt ist zusammen mit der jeweiligen Wohnsitzgemeinde gesetzlich beauftragt, die Einbürgerungsvoraussetzungen zu prüfen und über deren Erfüllung zu entscheiden. Die Bereitstellung der Plattform gemäss Projekt eEinbürgerungZH dient der Erfüllung der gesetzlichen Grundlage. Eine datenbasierte digitale Ab- wicklung von Einbürgerungsgesuchen entspricht den heutigen Erwartungen der internen und externen Anspruchsgruppen bezüglich Leistungserbringung der Verwaltung. Als Projekt des Impulsprogramms 2018/2019 setzt es die vom Regierungsrat festgelegte Strategie Digitale Verwaltung

2018–2023 mit dem Bekenntnis zur digitalen Transformation der Verwaltung (RRB Nr. 390/2018) hinsichtlich stärker vernetzter Zusammenarbeit und bedürfnisgerechter sowie durchgängiger Dienstleistung konsequent um. Als Teil des Projektportfolios der Vereinbarung über die Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden und dem Kanton im Bereich E-Government (RRB Nr. 1092/2012) unterstützt es die strategische Stossrichtung, den elektronischen Geschäftsverkehr zwischen Kanton und Gemeinden auszubauen. Im Übrigen kann das Gemeindeamt zur Registrierung, Verwaltung, Indexierung und Überwachung des Geschäftsverkehrs und der Einbürgerungsgesuche ein Informations- und Dokumentationssystem nach § 44 Abs. 1 des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung vom 6. Juni 2005 (LS 172.1) führen. Die Lösung des Projekts eEinbürgerungZH nützt der kantonalen Verwaltung als Ersatz zur heutigen technischen Lösung GemRIS für den Geschäftsverkehr von Einbürgerungsgesuchen. Da die Applikation GemRIS per 31. Dezember 2023 ausser Betrieb gesetzt wird, stellt die Betriebsaufnahme der neuen Plattform eine grosse zeitliche Dringlichkeit dar. Für den Aufbau der Lösung ist der technische Mittelbedarf in der Abteilung Digital Solutions derzeit nicht abschliessend abschätzbar und stark von der Ausgestaltung der zu beschaffenden Lösung abhängig. Nach der Beurteilung der Abteilung Digital Solutions sind unabhängig von der Lösung mindestens befristete Stellen als technische Projektleiterin oder technischer Projektleiter und als Requirement Security Engineer erforderlich. Anträge zur Schaffung dieser Stellen werden zu einem späteren Zeitpunkt folgen, sobald genauere Angaben zu den einzelnen Anforderungsprofilen gemacht werden können.

5. Strategien Digitale Verwaltung und IKT In der Initialisierungsphase sind mit dem Amt für Informatik Absprachen zur Standardintegrationsarchitektur von ZHweb/ZHservices erfolgt. Das Projekt wurde zudem dem Gremium operative IKT-Steuerung (OIS) am 11. Juli 2019 vorgestellt. Das Gremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT (SDI)», das auch Programmausschuss des Impulsprogramms ist, hat den Antrag zur Umsetzung des Projekts am 16. September 2019 zuhanden des Regierungsrates vorberaten und diesem zugestimmt.