Termine per la cancellazione degli account di posta elettronica inattivi della Confederazione

Engler Stefan · P-M · Consiglio degli Stati · Grigioni · Il Gruppo del Centro. Alleanza del Centro. PEV.

Präsident (Engler Stefan, Präsident): Die Kommission beantragt die Annahme der Motion. Der Bundesrat beantragt die Ablehnung der Motion.

Sommaruga Carlo · Mit-M · Consiglio degli Stati · Ginevra · Gruppo socialista

Je fais le rapport au nom de la Commission de gestion, dès lors que je suis président de la sous-commission qui a eu à traiter du rapport sur la question des délais de suppression des messageries.

La motion de la Commission de gestion du Conseil des États, adoptée à l'unanimité le 11 novembre 2025, charge le Conseil fédéral de soumettre au Parlement un projet de disposition qui fixe le délai dans lequel doit être supprimée la messagerie inactive, y compris les courriels qu'elle contient, des magistrates et magistrats de la Confédération et des personnes employées par la Confédération après leur départ. Le délai entre le départ d'une personne et la suppression de sa messagerie doit dépendre de son niveau hiérarchique. En tout cas, pour les magistrates et magistrats ainsi que pour les collaboratrices et collaborateurs de l'administration fédérale, à partir d'un certain niveau hiérarchique à définir, le délai doit être d'au moins un an. Pour les autres fonctions, il convient de prolonger de manière adéquate le délai actuel, qui est de 135 jours. C'est donc la demande qui est faite par le biais de cette motion.

En 2023, les Commissions de gestion des Chambres fédérales ont mené une inspection sur les indiscrétions liées aux affaires du Conseil fédéral relatives au COVID-19. Elles se sont notamment penchées sur la question du délai dans lequel il convient de supprimer les courriels des membres du Conseil fédéral ou des collaboratrices et collaborateurs de l'administration fédérale après leur départ. Le délai actuel entre le départ de la personne concernée et la suppression de sa messagerie est de 135 jours. Ces 135 jours correspondent à 45 jours pendant lesquels le compte reste inactif avant d'être supprimé, et à 90 jours pendant lesquels les mails supprimés peuvent être restaurés. Ce délai de suppression de 90 jours repose uniquement sur une directive, et n'est donc pas fixé dans une ordonnance ou dans une loi. Quant au délai de restauration du compte de 45 jours, il est utilisé dans la pratique et n'est fixé ni dans une directive ni dans un acte similaire.

Dans leur rapport du 17 novembre 2023, les Commissions de gestion ont constaté que ce délai ne reposait donc sur aucune base légale. Par ailleurs, elles estiment que la durée de 135 jours n'est ni appropriée ni proportionnée pour les cheffes et chefs de département et les autres personnes occupant une fonction de cadre. Les Commissions de gestion indiquent qu'elles ne peuvent parfois plus retracer précisément des événements si une messagerie est déjà supprimée 135 jours après le départ de la personne concernée. C'est pourquoi elles ont formellement recommandé au Conseil fédéral de veiller à la création d'une base légale portant sur ce délai, et à ce que les données des cheffes et chefs de département et des autres personnes occupant une fonction de cadre soient supprimées dans un délai bien plus long que celui de 135 jours.

Lors d'une deuxième inspection, la Commission de gestion de notre conseil s'est penchée sur la même question dans le contexte des reproches concernant les courriels introuvables au Secrétariat général du Département fédéral de l'intérieur, dès lors que certains courriels n'étaient plus disponibles au moment des investigations parlementaires.

Dans son rapport du 10 octobre 2023, la Commission de gestion de notre conseil invite le Conseil fédéral à examiner la possibilité de conserver les données électroniques plus de 135 jours après le départ de collaborateurs et collaboratrices. Le Conseil fédéral, dans ses réponses aux Commissions de gestion, a affirmé qu'il n'était pas indiqué de prolonger ce délai. La Commission de gestion de notre conseil a toutefois maintenu sa décision, fondée sur la pesée des intérêts qu'elle a effectuée.

La présente motion ne concerne pas uniquement les membres du Conseil fédéral et les collaboratrices et collaborateurs de l'administration fédérale, mais s'applique, pour des questions d'uniformité du droit et d'égalité de traitement, à la messagerie de tous les magistrats et toutes les magistrates de la Confédération et de tout le personnel de la Confédération.

Le Conseil fédéral critique, dans son avis écrit sur la motion, cette extension par rapport à la recommandation initiale. Toutefois, il convient de relever qu'il est indiqué de manière très claire dans la motion qu'il y a nécessité d'inscrire dans la loi un délai, et que le délai de 135 jours doit être prolongé. La prolongation de la conservation des messageries peut être, par contre, différenciée selon le statut hiérarchique du personnel, d'après le texte de la motion. Le Conseil fédéral fait également valoir dans son avis écrit qu'un délai plus long n'aurait qu'une utilité très faible puisque toutes les informations importantes sur les affaires sont traitées au moyen du système de gestion électronique des affaires Gever. Toutefois, dans son propre rapport du 13 décembre 2024, intitulé "Archivage, classement de documents officiels et procédures à suivre en cas de demande d'accès selon la loi sur la transparence", le Conseil fédéral indique lui-même la difficulté pour les magistrats et les magistrates et les cadres supérieurs de procéder eux-mêmes à cet archivage dans le système Gever en raison de la quantité d'informations à gérer et de leur agenda serré.

Il relève en outre que les collaborateurs, indépendamment du niveau hiérarchique, disposent d'une grande marge de manoeuvre et d'appréciation pour décider quels documents enregistrer dans Gever. Il apparaît ainsi que, dans la perspective de la surveillance parlementaire de l'activité du Conseil fédéral et de l'administration, la demande de création d'une base légale et de l'extension du délai pour un cercle large de collaborateurs est parfaitement justifiée.

Je vous invite donc à adopter la motion de la Commission de gestion de votre conseil qui, comme je l'ai dit, a été approuvée à l'unanimité par les membres de la commission.

Jans Beat · BR-M · Consiglio federale · Basilea-Città

Ich erläutere Ihnen gerne, warum der Bundesrat der Meinung ist, dass bei dieser Motion Nutzen und Ertrag in einem schlechten Verhältnis stehen, und warum der Bundesrat deshalb beantragt, sie abzulehnen. Er teilt zwar das Anliegen Ihrer Geschäftsprüfungskommission, dass das Verwaltungshandeln nur dann nachvollziehbar ist, wenn geschäftsrelevante Unterlagen korrekt abgelegt und aufbewahrt werden. Transparenz über die Tätigkeit der Bundesverwaltung ist wichtig, um das Vertrauen in den Staat und die Akzeptanz des staatlichen Handelns zu stärken.

Aber nach Ansicht des Bundesrates ist die von der GPK-S vorgeschlagene Verlängerung des Zugriffs auf inaktive E-Mail-Accounts des Bundes keine zweckmässige Lösung. Zum einen wäre der Nutzen einer längeren Zugriffs- und Aufbewahrungsfrist nur sehr begrenzt, da alle geschäftsrelevanten Informationen ohnehin fortlaufend aus den E-Mail-Accounts in das elektronische Geschäftsverwaltungssystem überführt und dort bearbeitet werden müssen. Die restlichen Informationen in den E-Mail-Accounts werden als nicht geschäftsrelevant betrachtet. Zum andern stehen datenschutzrechtliche, technische und finanzielle Gründe einer längeren Aufbewahrungsfrist entgegen. Der im Datenschutzgesetz verankerte Grundsatz der Verhältnismässigkeit verlangt, dass Personendaten nicht länger als unbedingt erforderlich aufbewahrt werden dürfen. Hinzu kommt, dass eine längere Aufbewahrungsdauer zusätzliche Speicherkapazitäten erfordert und das Risiko von Überschneidungen und Doppelspurigkeiten bei der Datenspeicherung erhöht. Der damit verbundene Personalaufwand sowie die Kosten für den Speicherplatz würden beachtliche finanzielle Mittel nötig machen.

Ich sage es noch einmal: Kurz gesagt, stehen die Kosten und der Nutzen eines längeren Zugriffs auf inaktive E-Mail-Accounts des Bundes in keinem sinnvollen Verhältnis zueinander.

Aus diesem Grund beantragt Ihnen der Bundesrat, die Motion abzulehnen.

Votazione

Abstimmung - Vote

Für Annahme der Motion ... 30 Stimmen

Dagegen ... 6 Stimmen

(0 Enthaltungen)