RU 2014 3895
Ordinanza
sul sistema di gestione delle persone, dei dossier e
delle pratiche della Direzione consolare
(Ordinanza SAS-DFAE)
del 5 novembre 2014
Il Consiglio federale svizzero, visto l’articolo 57h della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA); visto l’articolo 25 della legge del 21 marzo 19732 sull’aiuto sociale e i prestiti ai cittadini svizzeri all’estero (LAPE),
ordina:
Sezione 1 Disposizioni generali
Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina la gestione e l’impiego del sistema di gestione delle persone, dei dossier e delle pratiche (sistema SAS-DFAE).
Art. 2 Scopo del sistema SAS-DFAE
Nell’ambito dei compiti della Direzione consolare (DC) in materia di prestazioni di aiuto sociale concesse ai cittadini svizzeri all’estero e di prestazioni di aiuto sociale concesse in virtù di un trattato internazionale ai cittadini stranieri in Svizzera, il Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) impiega il sistema SAS-DFAE per:
accertare se sono trattati dati relativi a una determinata persona;
registrare e trattare le richieste di prestazioni di aiuto sociale;
elaborare statistiche.
Art. 3 Gestione
Il sistema SAS-DFAE è gestito dalla DC.
Sezione 2 Dati e trattamento dei dati
Art. 4 Dati delle persone interessate
I dati elencati nell’allegato1 relativi alle categorie di persone seguenti sono trattati nel sistema SAS-DFAE, sempre che tale trattamento sia necessario per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale:
richiedente;
figli del richiedente;
coniuge o partner registrato;
figli del coniuge o del partner registrato;
padre e madre;
concubino;
figli del concubino;
persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente;
persone di riferimento.
Art. 5 Dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier
Anche i dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier sono trattati nel sistema SAS-DFAE.
I dati da registrare sono elencati nell’allegato2.
Art. 6 Documenti
Ogni documento relativo alle pratiche registrate elettronicamente può essere registrato nel sistema SAS-DFAE.
Art. 7 Durata di conservazione, archiviazione e distruzione dei dati
Dopo dieci anni dall’ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dalla data di allestimento del dossier, i dati sono offerti all’Archivio federale per l’archiviazione.
I dati che l’Archivio federale reputa non degni di essere archiviati sono cancellati.
Art. 8 Gestione del sistema
Gli amministratori del sistema gestiscono il sistema informatico, la banca dati e l’applicazione.
Il responsabile dell’applicazione funge da interfaccia tra gli amministratori del sistema e gli utenti. È aggregata alla DC.
Art. 9 Concessione di diritti di accesso individuali
Il responsabile dell’applicazione accorda diritti di accesso individuali ai collaboratori della DC e del servizio del DFAE cui compete l’archiviazione, sempre che tale accesso sia necessario all’adempimento dei loro compiti legali.
Ogni anno verifica se sussistono ancora le condizioni che giustificano il diritto di accesso.
Sezione 3 Protezione dei dati e sicurezza informatica
Art. 10 Diritto d’informazione e diritto di rettifica
Ogni persona può chiedere alla DC, per iscritto e documentando la propria identità, informazioni sui dati che la concernono e rettificare i dati inesatti.
Le informazioni sono rilasciate per iscritto e sono gratuite.
Art. 11 Obbligo di diligenza
La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni in vigore.
Controlla a intervalli regolari la correttezza dei dati registrati.
I dati inesatti devono essere rettificati d’ufficio.
Art. 12 Sicurezza informatica
La sicurezza informatica è retta:
dall’ordinanza del 14 giugno 19933 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati;
dalle disposizioni della sezione sulla sicurezza informatica fissate nell’ordinanza del 9 dicembre 20114 sull’informatica nell’Amministrazione federale;
dalle istruzioni del Consiglio federale del 14 agosto 20135 sulla sicurezza TIC nell’Amministrazione federale.
La DC emana un regolamento relativo al trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina i provvedimenti organizzativi e tecnici volti ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 13 Verbalizzazione
Gli accessi al sistema SAS-DFAE e le modifiche che vi sono effettuate sono costantemente verbalizzati. I verbali sono conservati per un anno a decorrere dalla data del loro allestimento.
Art. 14 Vigilanza
La DC provvede affinché siano rispettate la protezione e la sicurezza dei dati.
Il DFAE esercita la vigilanza sul trattamento dei dati nel sistema SAS-DFAE ai sensi della presente ordinanza.
Sezione 4 Entrata in vigore
Art. 15
La presente ordinanza entra in vigore il 1° gennaio 2015.
5 novembre 2014 In nome del Consiglio federale svizzero: |
|---|
Il presidente della Confederazione, Didier Burkhalter |
La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova |
Allegato 1
(art. 4) Dati trattati nel sistema SAS-DFAE e persone interessate Figli del coniuge o del partner Persone che vivono nella stessa Coniuge o partner registrato Persone di riferimento Figli del richiedente registrato Padre e madre Figli del concubino economia domestica Richiedente Concubino Cognomi e nomi x x x x x x x x x Pseudonimo x Sesso x Data e luogo di nascita x x x x x x x Luogo e Cantone di attinenza x x x x x Nazionalità e modo di acquisizione x x x x x x x Stato civile x x x x x x Lingua di corrispondenza x x Lingua materna x x Professione x x x Formazione x x x Indirizzi x x x x x x x x x Figli del coniuge o del partner Persone che vivono nella stessa Coniuge o partner registrato Persone di riferimento Figli del richiedente registrato Padre e madre Figli del concubino economia domestica Richiedente Concubino Domicilio x x x x x x x x Luogo di residenza x x x x x x Durata del soggiorno x x x x x Dati riguardanti le prestazioni di aiuto sociale x x x x x x Certificato medico x x x x x Cure mediche x x x x x Beneficiario di una rendita AI x x x x x Affiliazione a un’assicurazione x x x x x Dati sulla capacità di guadagno x x x x x Dati sull’alloggio x x x x x Reddito x x x x x x x Patrimonio x x x x x x x Debiti x x x x x x x Tipo di relazione con le persone di riferimento x
Allegato 2
(art.5 cpv. 2) Dati relativi alla localizzazione e alla gestione dei dossier 1. Dati relativi alla localizzazione del dossier. 2. Numeri progressivi generati dal sistema di gestione.