Comunicazione UFRC 1/13 - 30 gennaio 2013

Dipartimento federale di giustizia e polizia DFGP Ambito direzionale diritto privato Ufficio federale del registro di commercio

30 gennaio 2013

Informazioni concernenti la prassi dell’Ufficio federale del registro di commercio

Identificazione di persone fisiche

1 Situazione legale

I nuovi articoli 24a, 24b e 175a dell'ordinanza sul registro di commercio (ORC) sono entrati in vigore il 1° gennaio 2012. Gli articoli 24a e 24b ORC disciplinano l'identificazione di persone fisiche. L'articolo 175a ORC prevede che gli uffici del registro di commercio devono iscrivere i dati necessari all’identificazione delle persone fisiche secondo l’articolo 24b dal 1° gennaio 2013.

2 Identificazione di persone fisiche

Lo scopo degli articoli 24a e 24b ORC è di garantire che l'identità di una persona fisica sia stabilita in modo inequivocabile.

2.1 Prova dell'identità

Principi per identificare le persone fisiche In linea di principio l’identità delle persone fisiche iscritte nel registro di commercio deve essere verificata mediante un passaporto o una carta di identità validi o copia di uno di questi documenti (art. 24a cpv. 1 ORC). Tuttavia la prova dell'identità di una persona fisica iscritta può anche essere fornita mediante un atto pubblico o un’autentica di firma, sempreché riportino i dati indicati all’articolo 24b ORC (art. 24a cpv. 2 ORC). Se i dati rilevanti per identificare la persona non sono presenti o sono incompleti, l'ufficio del registro di commercio sospende l'iscrizione fino al ricevimento delle informazioni mancanti. Se una persona fisica non ha nessun documento di identità, occorre distinguere se si tratta di una persona di cittadinanza svizzera o straniera: • Se un cittadino svizzero o una cittadina svizzera non dispongono né di un passaporto né di una carta di identità (non sussiste alcun obbligo giuridico in Svizzera di avere un tale documento) l'identità può essere verificata sulla base dell'articolo 24a capoverso 2 ORC. Ufficio federale del registro di commercio Bundesrain 20 3003 Berna Tel. +41 31 322 41 97, Fax +41 31 322 44 83 ehra@bj.admin.ch www.bj.admin.ch

L'identificazione da parte di un pubblico ufficiale, secondo l'articolo 24a capoverso 2 ORC, deve essere considerata come alternativa all'articolo 24a capoversi 1 e 3 ORC. La persona senza passaporto o carta di identità - validi - deve pertanto essere identificata da parte di un pubblico ufficiale con altri mezzi. La responsabilità d'identificare correttamente la persona (cliente) spetta al pubblico ufficiale che stabilisce l'atto o l'autentica di firma. I dati pertinenti per l'identificazione devono essere contenuti in un atto pubblico o in una legalizzazione notarile. In questo caso, i dati di cui all'articolo 24b capoverso 1 lettera g ORC devono essere registrati se sono stati indicati dal pubblico ufficiale. • Se una persona con cittadinanza straniera non dispone di un passaporto o di una carta di identità validi (ad es. perché lo Stato d'origine non fornisce documenti di identità) o se il documento presentato è illeggibile (ad es. scritto in caratteri stranieri) la sua identità può essere verificata anche sulla base della carta di soggiorno svizzera valida (art. 24a cpv. 3 ORC). L'impossibilità che porta all'applicazione dell'articolo 24a capoverso 3 ORC deve fondarsi su motivi obiettivi. Trattamento delle copie di documenti di identità in termini di registro di commercio L'ufficio del registro di commercio può copiare documenti per l'iscrizione dei dati necessari all'identificazione di persone fisiche ai sensi dell'articolo 24b ORC. Eventuali copie dei documenti di identità non soggiacciono alla pubblicità del registro di commercio (art. 10 - 12 ORC) e sono archiviati con la corrispondenza non accessibile al pubblico (art. 24a cpv. 4 ORC). Copie del passaporto, della carta di identità o della carta di soggiorno svizzera possono essere distrutte non appena l'iscrizione concernente l'identificazione di una persona fisica basata su uno dei documenti menzionati è giuridicamente efficace. Le iscrizioni nel registro giornaliero acquisiscono validità giuridica retroattivamente alla data dell'iscrizione in detto registro con l'approvazione da parte dell'Ufficio federale del registro di commercio (art. 34 ORC).

2.2 Dati per l'identificazione

Dati rilevanti per identificare persone fisiche L'articolo 24b ORC fornisce un elenco esaustivo dei dati richiesti per l'identificazione inequivocabile delle persone iscritte nel registro di commercio.

Cognome Secondo l'articolo 24b capoverso 1 lettera a ORC, il cognome della persona deve essere registrato. In linea di principio occorre riferirsi ai cognomi contenuti nel documento di identità presentato. Se il cognome iscritto in un documento di identità non corrisponde ai fatti di stato civile, il cognome, attualmente rilevante in termini di diritto civile, della persona che deve essere identificata può essere iscritto in conformità di un documento ufficiale più recente (ad es.: certificato individuale di stato civile, atto di origine o prova del cognome). Occorre riprendere il cognome integralmente e senza modifiche nella banca dati (ad es.: doppio cognome; nome composto).
Cognome da celibe o nubile Secondo l'articolo 24b capoverso 1 lettera b ORC, il cognome prima del matrimonio deve essere registrato se è iscritto nel documento di identità. Si tratta di quello che la persona aveva immediatamente prima della celebrazione del suo primo matrimonio (cfr. art. 24 cpv. 2 OSC).

Nomi Secondo l'articolo 24b capoverso 1 lettera c ORC, tutti i nomi menzionati nel documento di identità della persona da iscrivere devono essere registrati nell'ordine corretto. Se l'identità è provata mediante un atto pubblico o un'autentica di firma, l'ufficio del registro di commercio può presumere che tutti i nomi sono contenuti nel documento.
Data di nascita Secondo l'articolo 24b capoverso 1 lettera d ORC, occorre registrare la data di nascita della persona.
Sesso Secondo l'articolo 24b capoverso 1 lettera e ORC, il sesso della persona deve essere registrato. Documenti di identità contengono generalmente la menzione esatta del sesso, che deve essere ripresa nella banca dati («femminile» o «maschile» e non «signora» o «signor»).
Luogo d'origine/attinenza e cittadinanza Secondo l'articolo 24b capoverso 1 lettera f ORC, per i cittadini svizzeri dev’essere iscritto il luogo d'origine mentre per i cittadini stranieri la nazionalità. Il Comune politico di cui la persona ha la cittadinanza corrisponde al luogo d'origine (art. 22 CC). Di principio un solo luogo di attinenza viene iscritto: per le persone con doppia cittadinanza, o il luogo d’origine in Svizzera o la nazionalità straniera. Quando la prova dell’identità contiene vari luoghi d'origine o cittadinanze, solo la prima indicazione è ripresa.
Tipo numero e Stato di emissione del documento di identità Secondo l'articolo 24b capoverso 1 lettera g ORC, occorre iscrivere anche il tipo, il numero e lo Stato di emissione del documento di identità sulla base del quale l'ufficio del registro di commercio ha raccolto i dati rilevanti per identificare la persona fisica. Se l'identità è verificata mediante un atto pubblico o un'autentica di firma, il tipo, il numero e lo Stato di emissione del documento di identità sono necessari solamente se sono stati indicati dal pubblico ufficiale.
Nomi usuali, vezzeggiativi o nomi d'arte Secondo l'articolo 24b capoverso 2 lettera a ORC, oltre ai cognomi e ai nomi ufficiali, eventuali nomi usuali, vezzeggiativi o nomi d'arte possono essere iscritti: Sono considerati nomi usuali, quelli usati per riferirsi a una persona con più nomi (ad es. "Fabiana Lina Sofia, nome usuale Lina"). Vezzeggiativi o varianti del cognome e del nome usati nella vita ordinaria per riferirsi alla persona da iscrivere possono essere registrati (ad es. "Valentina, detta Tina").

Oltre al cognome o nome ufficiale, i nomi d'arte possono essere iscritti (ad es. "Smet, Jean-Philippe, in arte Johnny Hallyday"). • Domicilio Secondo l'articolo 24b capoverso 2 lettera b ORC, il domicilio della persona deve essere registrato. Occorre basarsi sulla nozione di domicilio ai sensi del diritto civile (art. 23 cpv. 2 CC). Il Comune politico nel quale la persona ha il suo centro di vita corrisponde al domicilio. In caso di domicilio all'estero, il luogo e il nome del paese devono essere iscritti.

Pubblicità dei dati per l'identificazione La pubblicità dei dati per l'identificazione delle persone fisiche è retta dall'articolo 119 capoverso 1 ORC. Dati per i quali la pubblicità non è prevista (data di nascita, sesso, indicazioni concernenti il documento di identità) sono cosi memorizzati che non sono disponibili al pubblico.

2.3 Momento di raccolta dei dati

Conformemente all'articolo 175a ORC, gli uffici del registro di commercio devono iscrivere i dati necessari all'identificazione delle persone fisiche secondo l'articolo 24b ORC dal 1° gennaio 2013. Per assicurarsi che i dati per l'identificazione delle persone fisiche siano raccolti in un termine ragionevole, tali dati dovrebbero in linea di principio essere registrati al momento di ogni iscrizione nel registro di commercio. Tuttavia, non essendo possibile, per motivi pratici, alla data di entrata in vigore degli articoli 24a e 24b ORC, la raccolta dei dati necessari all'identificazione dovrà svolgersi almeno in occasione delle nuove iscrizioni e mutazioni dei dati per l'identificazione di persone fisiche (escluse semplici modifiche della funzione, del diritto di firma o del domicilio).

2.4 Esigenze tecniche

La direttiva tecnica "Blue Book - Swiss Commercial Registry Excerpt Specification" è stata adattata ai requisiti di cui agli articoli 24a e 24b ORC e messa a disposizione dei fornitori di applicazioni informatiche a livello cantonale. Gli uffici del registro di commercio sono responsabili per adeguamenti eventualmente necessari.

UFFICIO FEDERALE DEL REGISTRO DI COMMERCIO

Nicholas Turin