CO 140.16 Soppressione della comunicazione in forma cartacea all‘amministrazione comunale(15.08.2014)

Dipartimento federale di giustizia e polizia DFGP Ambito direzionale Diritto privato Ufficio federale dello stato civile UFSC

n. 140.16 del 15 agosto 2014

Soppressione della comunicazione in forma cartacea all’amministrazione comunale del luogo di domicilio o di soggiorno (art. 49 in relazione all‘art. 99b OSC)

Soppressione della comunicazione in forma cartacea all‘amministrazione comunale

L’Ufficio federale dello stato civile emana le seguenti comunicazioni ufficiali aventi carattere di direttive.

n. 140.16 del 15 agosto 2014 Soppressione della comunicazione in forma cartacea all’amministrazione comunale del luogo di domicilio o di soggiorno (art. 49 in relazione all‘art. 99b OSC)

1 Situazione iniziale

Il 1° gennaio 2008 è entrata in vigore la Legge federale sull'armonizzazione dei registri degli abitanti e di altri registri ufficiali di persone (Legge sull’armonizzazione dei registri [LArRa]; RS 431.02). Questa legge ha come scopo, d’un canto, di semplificare il rilevamento statistico dei dati provenienti dai diversi registri ufficiali e, dall’altro, lo scambio di dati personali tra i registri.

Sulla base di tale legge, nella banca dati centrale Infostar (registro dello stato civile), sono stati attuati adattamenti per consentire lo scambio elettronico dei dati (processo di assegnazione del numero della previdenza sociale/AVS), come pure per le comunicazioni elettroniche di dati dello stato civile all’amministrazione comunale del luogo di domicilio o di soggiorno (registro degli abitanti). Dal febbraio 2010 esiste la possibilità di automatizzare e di fornire elettronicamente i dati alle amministrazioni comunali mediante una connessione Sedex (secure data exchange). La comunicazione in forma cartacea è tuttavia stata esplicitamente parallelamente mantenuta.

L’articolo 99b dell‘Ordinanza sullo stato civile del 28 aprile 2004 (OSC; RS 211.112.2), entrato in vigore il 1. gennaio 2013, fissa un termine transitorio fino al 31.12.2014 per la comunicazione in forma cartacea e l’articolo 49 capoverso 3 è stato adattato di conseguenza. La fornitura di dati all’amministrazione comunale del luogo di domicilio o di soggiorno, secondo tale adattamento, avviene in forma elettronica ed automatizzata. Se mancano i presupposti per una fornitura elettronica dei dati (in particolar modo se manca il collegamento con un software di gestione del registro degli abitanti che consenta di ricevere le comunicazioni dalla piattaforma-Sedex in formato elettronico), la comunicazione disposta dall’articolo 49 capoversi 1 e 2 avviene ancora in forma cartacea fino al 31 dicembre 2014, conformemente all’art. 99b OSC.

2 Enunciato del problema

L’UFSC e il settore Infostar SIS ricevono in modo crescente segnalazioni dalle amministrazioni comunali, secondo cui con l’attivazione elettronica delle comunicazioni in Infostar non ricevono più comunicazioni in forma cartacea. Queste comunicazioni sono state soppresse da parte di alcune autorità cantonali di vigilanza sullo stato civile, rispettivamente uffici dello stato civile, conseguentemente all’attivazione elettronica delle notifiche automatiche nei riguardi delle amministrazioni comunali. Ciò ha causato problemi ad alcune amministrazioni comunali, in particolar modo quando l’elaborazione elettronica non è ancora completamente funzionante ed a seguito della mancanza di una comunicazione cartacea non è più possibile una verifica.

3 Soluzione

3.1 Coordinazione tramite SIS

Il passaggio alla notifica di dati esclusivamente in forma elettronica ed automatizzata avviene tecnicamente in Infostar. Affinché sia garantito un passaggio senza problemi dalle comunicazioni in forma cartacea a quelle in forma elettronica, la coordinazione avviene tramite il

n. 140.16 del 15 agosto 2014 Soppressione della comunicazione in forma cartacea all’amministrazione comunale del luogo di domicilio o di soggiorno (art. 49 in relazione all‘art. 99b OSC)

SIS. Quest’ultimo si assicura che le amministrazioni comunali coinvolte, prima dell’interruzione della comunicazione in forma cartacea, siano informate.

3.2 Elaborazione tecnica

Dopo la chiusura di una transazione, in invii nella maschera „lista degli invii della transazione“ (ISR 21.01), tramite il pulsante „proposte“ viene ripresa la comunicazione cartacea tradizionale per tutte le amministrazioni comunali (anche per quelle che hanno già attivato la modalità d’informazione da Infostar in forma elettronica). Se in Infostar la comunicazione all’amministrazione comunale viene proposta in forma cartacea, questa deve essere recapitata seguendo l’abituale via (posta, corriere, ecc), come in precedenza. L’ufficiale dello stato civile ne è responsabile.

4 Entrata in vigore e carattere di direttive

Le presenti comunicazioni ufficiali entrano immediatamente in vigore. Esse hanno carattere di direttive.

UFFICIO FEDERALE DELLO STATO CIVILE UFSC

Mario Massa