Raccomandazioni della BKB e della KBOB per gli organi direttivi dei servizi sull’attuazione della strategia dell’Amministrazione federale in materia di appalti pubblici

Raccomandazioni della CA e della KBOB per gli organi direttivi dei servizi d’acquisto e dei servizi richiedenti sull’attuazione della strategia dell’Amministrazione federale in materia di appalti pubblici Berna, giugno 2021 – versione approvata dalla CA e dalla KBOB

Il 1° gennaio 2021 sono entrati contestualmente in vi- Per il periodo strategico 2021–2030 il Consiglio fegore il nuovo diritto in materia di appalti pubblici (LA- derale ha definito le sei linee guida seguenti:2 Pub e OAPub) e la pertinente strategia dell’Amministrazione federale («Strategia dell’Amministrazione 1. appalti orientati alla qualità federale in materia di appalti pubblici. Strategia di at- 2. appalti sostenibili tuazione della revisione totale della legislazione sugli acquisti pubblici per il periodo strategico 2021- 3. appalti innovativi 2030»). 4. appalti facilmente accessibili agli offerenti Ai fini dell’attuazione della revisione totale, il Consiglio 5. processi d’appalto digitalizzati, standardizzati federale ha formulato nella strategia in materia di ap- e di facile utilizzo palti pubblici sei linee guida (cfr. fig. 1), sulla cui base ha definito gli obiettivi strategici per gli appalti della 6. modifica della rendicontazione sugli appalti Confederazione. pubblici

Il Consiglio federale incarica i servizi d’acquisto e i I servizi d’acquisto e i servizi richiedenti sono comservizi richiedenti dell’Amministrazione federale di at- petenti per l’attuazione delle linee guida e per il tuare le direttive della strategia in materia di appalti raggiungimento degli obiettivi definiti dal Consiglio pubblici, nel quadro dei rispettivi obiettivi operativi. federale. Essi rivestono un ruolo chiave nell’attuazione pratica degli atti normativi oggetto della revi- Il presente documento raccomanda agli organi diret- sione totale e nel conseguimento degli obiettivi fortivi dei servizi d’acquisto e dei servizi richiedenti al- mulati dal Consiglio federale nella propria stratecune misure per attuare le linee guida e raggiungere gia. gli obiettivi della strategia in materia di appalti pubblici nell’ambito di competenza delle relative unità. Ai fini dell’attuazione, la CA e la KBOB raccomandano agli organi direttivi di integrare adeguata- Si invitano i membri degli organi direttivi a collaborare mente le linee guida e gli obiettivi nelle rispettive ad attuare, nella prassi, le novità del diritto sugli ap- unità organizzative, elaborando obiettivi strategici palti pubblici e a dare forma al cambiamento nella cul- e operativi propri. Seguono le misure che possono tura dell’aggiudicazione della Confederazione.1 essere adottate a tale scopo.

1° livello: strategia

Integrare le linee guida e gli obiettivi del Consiglio federale nella pianificazione strategica dell’unità organizzativa in questione. Definire le direttive della strategia in materia di appalti pubblici sotto forma di principi operativi sovraordinati per le attività di committenza nel proprio ambito di competenza. Eventuali misure: 3
Per gli Uffici incaricati degli acquisti (soprattutto i servizi centrali d’acquisto): emanare una strategia distinta in materia di appalti pubblici o strategie per gruppi di prodotti in fig. 1 le linee guida seguenti della Strategia in materia di appalti pubblici

1 Si veda anche la scheda informativa «Nuova cultura 2 Strategia dell’Amministrazione federale in materia di appalti

dell’aggiudicazione».pdf pubblici.pdf, pagg. 13 segg.

3 Per informazioni complementari, si veda l’allegato 1, n. 1 e

CA/ KBOB Fellerstrasse 21, 3003 Berne Suisse bkb@bbl.admin.ch / kbob@bbl.admin.ch www.bkb.admin.ch / www.kbob.admin.ch

cui le direttive della strategia dell’Ammini- della strategia in materia di appalti pubblici e strazione federale siano definite in modo realizzarli in modo coerente nel proprio ambito vincolante o concretizzate per l’ambito di di competenza (ad es. SUPERB / GENOVA per competenza della rispettiva unità organiz- la linea guida 5: processi d’appalto digitalizzati, zativa. - standardizzati e di facile utilizzo).

Per gli altri Uffici e i servizi richiedenti: definire le linee guida e gli obiettivi del Consi- 3° livello: obiettivi operativi per i collaboratori glio federale centralmente, ossia nella stra- e misure di formazione5 tegia sovraordinata della rispettiva unità organizzativa, per il settore degli appalti pub- - Sensibilizzare gli acquirenti della propria unità blici (ad es. come parte integrante della organizzativa sulle novità della revisione totale strategia oppure delle linee guida generali del diritto in materia di appalti e insegnare le dell’Ufficio). nozioni necessarie alla sua attuazione.
Per gli Uffici con un’attività di committenza - Far capo all’offerta formativa disponibile (ad es. poco significativa: integrare i punti rilevanti corsi di formazione e formazione continua del nella pianificazione strategica della rispet- Centro di competenza per gli acquisti pubblici tiva unità organizzativa o applicare la stra- della Confederazione, CCAP). tegia in materia di appalti pubblici come - Formulare obiettivi adeguati nel quadro del prostrategia funzionale (analogamente alla cesso di valutazione del personale (ad es. mestrategia per il personale) a sostegno diante la concertazione degli obiettivi su base dell’attività principale. annua per determinati settori) che favoriscano
A complemento o in alternativa: emanare l’attuazione della strategia in materia di appalti altri strumenti o strumenti supplementari pubblici. (ad es. istruzioni o regolamenti) che concretizzino le direttive del Consiglio federale Verifica dell’attuazione e rendicontazione da in principi strategici o modelli adatti al set- parte della CA e della KBOB tore degli appalti dell’unità organizzativa in questione, definendole in modo vincolante. La CA e la KBOB presenteranno al Consiglio federale il primo rapporto intermedio sullo stato di 2° livello: obiettivi dell’Ufficio, obiettivi annui attuazione della strategia 5 anni dopo l’approva-

o pluriennali4 zione della stessa (alla fine del 2025) e lo informeranno su ulteriori misure necessarie. Alla fine del

Integrare le linee guida e gli obiettivi della stra- 2030 stileranno all’attenzione del Consiglio fedetegia in materia di appalti pubblici nel processo rale un rapporto sull’intero periodo strategico di definizione degli obiettivi della pertinente (2021–2030).6 unità organizzativa. A tale scopo la CA e la KBOB seguiranno e verifi-
Formulare obiettivi adeguati (ad es. sotto forma cheranno annualmente l’attuazione della strategia di obiettivi annui o pluriennali) che promuovano in materia di appalti pubblici mediante il controllo in maniera appropriata l’attuazione delle diret- gestionale strategico7. I risultati saranno sottoposti tive della strategia in materia di appalti pubblici, alla valutazione degli organi strategici, la CA e la ossia delle direttive del Consiglio federale e/o KBOB, e alcuni dati saranno utilizzati anche per della propria unità organizzativa conforme- informare il pubblico sul settore degli appalti pubmente al numero 1 dell’allegato 1. blici.
Definire obiettivi e/o valori di riferimento per i servizi d’acquisto e i servizi richiedenti dell’unità organizzativa.
Definire in modo vincolante le direttive della strategia in materia di appalti pubblici come obiettivi strategici sovraordinati o temi prioritari nel quadro della determinazione delle finalità.
Verificare costantemente l’attuazione delle direttive e il raggiungimento degli obiettivi e, laddove necessario, adottare ulteriori misure.
Controllare quali progetti e programmi dell’Amministrazione federale favoriscono l’attuazione

4 Per informazioni complementari, si veda l’allegato 1, dell’Amministrazione federale in materia di appalti pubn. 2 e 3. blici. 5 Per informazioni complementari, si veda l’allegato 1, 7 Il monitoraggio e i processi relativi alla verifica dell’atn. 2 e 3. tuazione della strategia come pure la rendicontazione 6 In merito a «Verifica, orientamento strategico e rendi- sono attualmente in fase di elaborazione. contazione», si veda anche pag. 15 della strategia

Il contributo dei membri degli organi direttivi Per ulteriori informazioni: all’attuazione degli atti normativi oggetto della revisione totale8 Segreteria della CA Tel. 058 462 38 50 Orientando le attività di committenza della propria bkb@bbl.admin.ch unità organizzativa alle direttive della strategia in materia di appalti pubblici, i membri degli organi Segreteria della KBOB direttivi contribuiscono in misura determinante Tel. 058 465 50 63 all’attuazione delle linee guida e al raggiungimento kbob@bbl.admin.ch degli obiettivi del Consiglio federale. Il cambiamento perseguito nella cultura dell’aggiudicazione dell’Amministrazione federale è un progetto a lungo termine. Si incoraggia i membri degli organi direttivi a dare impulso, nella loro sfera d’influenza, all’introduzione e all’adeguamento dei processi necessari e a trasferire nella prassi le novità della revisione totale della LAPub e della OAPub. Il ciclo PDCA sottostante schematizza la modalità di realizzazione di un processo di introduzione e adeguamento continuo finalizzato all’attuazione nelle unità organizzative della strategia in materia di appalti pubblici.

Plan Do

Act Check

fig. 2 Ciclo di miglioramento PDCA secondo la norma ISO 9001

Plan In base alla strategia in materia di appalti pubblici, gli organi direttivi pianificano e definiscono nel proprio ambito di competenza le direttive strategiche e gli obiettivi operativi per le loro attività di committenza. Do Attuano le direttive nella prassi. Check Verificano e analizzano l’attuazione e il raggiungimento degli obiettivi nel proprio ambito di competenza. Il controllo gestionale strategico degli appalti esegue una verifica sovraordinata dell’attuazione della strategia. Act Valutano i risultati, in base ai quali elaborano eventuali misure supplementari o provvedimenti migliorativi per la pianificazione del successivo periodo di riferimento della strategia.

8 Si veda anche la scheda informativa «Nuova cultura

dell’aggiudicazione».pdf.