731.22
Ordonnance sur l’organisation des marchés publics
du 05.11.2014 (état au 01.07.2025)
Le Conseil-exécutif du canton de Berne,
vu l'article 20, alinéa 4 et l'article 21, alinéa 1 de la loi du 20 juin 1995 sur l'organisation du Conseil-exécutif et de l'administration (loi d'organisation, LOCA)1,
sur proposition de la Direction des finances,
arrête:
1 Généralités
Art. 1 Objet
La présente ordonnance règle les tâches et les compétences relatives aux marchés publics de l'administration cantonale.
Art. 2 Buts
La présente ordonnance a pour but
de réduire le coût d'achat des biens et des services en professionnalisant les procédures d'achat et en passant, dans la mesure du possible, des marchés groupés, et
de garantir la qualité, la traçabilité et la légalité des décisions d'achat.
Art. 3 Champ d'application
La présente ordonnance s'applique aux Directions et à la Chancellerie d'Etat ainsi qu'aux unités administratives centralisées, régionales ou décentralisées qui leur sont subordonnées, à l'exception de celles qui se gèrent de façon autonome.
Elle s'applique aussi à d'autres organisations cantonales chargées de tâches publiques, dans la mesure où celles-ci participent à des marchés de l'administration cantonale.
Elle ne s'applique pas à d'autres organisations chargées de tâches publiques, dont notamment les communes et les autres collectivités qui relèvent de la législation sur les communes, ainsi que les organisations privées chargées de tâches publiques. L'offre de conseils est aussi réservée pour ces entités.
Art. 4 Définitions
Dans la présente ordonnance, il est entendu par:
Service demandeur: une unité administrative qui a besoin de biens et de services pour accomplir ses tâches.
Service d'achat: une unité administrative qui mène une procédure d'achat.
Centrale d'achat cantonale (CAC): un service d'achat chargé d'acquérir des prestations pour l'ensemble de l'administration cantonale.
2 Stratégie d'achat pour les biens et les services
Art. 5 Légalité
Les achats sont réalisés conformément à la législation sur les marchés publics.
Les services d'achat respectent les principes de ladite législation, notamment les principes de rentabilité, de transparence, d'égalité de traitement des soumissionnaires et de libre accès au marché public.
Art. 6 Standardisation
Les achats sont réalisés autant que possible suivant des procédures uniformes, ainsi qu'en vertu de spécifications fonctionnelles et de normes techniques uniformes.
Art. 6a Durabilité
Les services d'achat prennent en considération le caractère durable des prestations achetées.
Ils prévoient à cette fin des critères correspondants ou des spécifications techniques, pour autant que cela n'implique pas une restriction excessive de la concurrence.
Ils tiennent compte dans le prix, lorsque c'est possible, de tous les coûts pendant et après la durée d'utilisation prévue de la prestation.
Art. 7 Coopération
Dans la mesure du possible et lorsque le droit de la concurrence l'autorise, les achats sont groupés avec ceux d'autres services d'achat publics assez importants, comme par exemple ceux de la Confédération, d'autres cantons, de communes relativement grandes ou d'établissements cantonaux autonomes.
Les services d'achat peuvent faire participer des organisations cantonales chargées de tâches publiques qui ne relèvent pas de la présente ordonnance à des achats de l'administration cantonale, si le montant des charges supplémentaires qui en résulte pour l'administration cantonale est inférieur à celui des économies qu'elle réalise grâce à cette participation.
Art. 8 Politique fournisseurs
Le nombre de fournisseurs par catégorie de prestations est aussi faible que possible et aussi élevé que nécessaire.
Il est possible de recourir à plusieurs fournisseurs pour éliminer certains risques, en particulier celui d'une dépendance excessive.
Art. 8a Recours à des conseillères et conseillers externes
Les services d’achat peuvent faire appel à des tiers pour des tâches de conseil si une des conditions suivantes est satisfaite:
La législation ou un arrêté du Conseil-exécutif autorise expressément ou prescrit la fourniture de prestations par des tiers.
La fourniture des prestations par le personnel interne reviendrait plus cher, prendrait plus de temps ou serait de moins bonne qualité.
L’autorité compétente ne dispose pas de personnel en nombre suffisant ou ayant les compétences requises.
Les services d'achat documentent la satisfaction aux conditions énoncées à l’alinéa 1 avant d’attribuer des marchés d’une valeur supérieure à 200'000 francs.
La Conférence cantonale des achats (CCA) édicte un guide sur l’application de cette disposition.
Art. 8b Tâches de conseil
Les tâches de conseil au sens de la présente ordonnance comprennent notamment
le conseil et la représentation juridiques,
l’établissement d’expertises, d’études, de plans ou de projets,
le coaching,
la conduite, le suivi et l’assistance de projet,
les tâches de communication,
l’assurance qualité.
Les tâches de conseil au sens de la présente ordonnance ne désignent pas les prestations qui sont fournies dans le cadre de projets ou de programmes de construction.
Art. 9 Transparence interne
La transparence règne au sein de l'administration sur les coûts, les conditions d'achat et les fournisseurs de toutes les catégories de prestations importantes ainsi que la structure des besoins des services demandeurs.
Art. 10 Professionnalisme
…
Les personnes qui participent à des achats possèdent les connaissances requises sur les principes et les processus des marchés publics ainsi que sur les règles de conduite à observer.
Les services d'achat veillent au perfectionnement de leur personnel.
Art. 11 Intégrité et traçabilité
Les services d'achat garantissent l'intégrité et la traçabilité de leurs achats, au moyen notamment des mesures suivantes:
…
Les décisions suivantes sont adoptées ou approuvées par au moins deux personnes lorsque le seuil de la procédure sur invitation est atteint: définition des exigences, adjudication, conclusion, modification ou résiliation du contrat.
Art. 12 …
3 Organisation des achats
3.1 Compétence pour l'achat de biens et de services
Art. 13 Principe
Les achats de biens et de services sont réalisés,
lorsque des instructions de la CCA le prévoient, de manière centralisée par la CAC;
pour les prestations de construction, par les offices compétents de la Direction des travaux publics et des transports (DTT) selon les prescriptions applicables;
dans les autres cas, de manière décentralisée par les services demandeurs.
Lorsque la présente ordonnance prévoit la compétence des services demandeurs, leurs services supérieurs peuvent transférer celle-ci à une autre unité administrative subordonnée.
Art. 14 Compétences pour les achats centralisés
Les compétences suivantes s'appliquent pour les achats centralisés, à moins que la CAC, avec le concours de la CCA, ou le Conseil-exécutif n'en dispose autrement:
La CAC mène la procédure d'achat, conclut des contrats-cadres et fixe d'autres conditions générales de la commande de prestations.
Les services demandeurs inscrivent les ressources financières dans le budget et le plan intégré mission-financement.
Les services demandeurs ou, selon les prescriptions relatives aux compétences en matière d'autorisation de dépenses, les services qui leur sont supérieurs autorisent les dépenses et commandent les différentes prestations. Ils supportent les risques correspondants.
Dans la mesure où elle est compétente, la CAC peut, avec le concours de la CCA, réimputer les coûts externes aux services demandeurs ou leur déléguer la planification et l'utilisation des ressources financières dans certains domaines partiels.
Art. 15 Détermination des besoins et des exigences en cas d'achat centralisé
En cas d'achat centralisé, les services demandeurs annoncent suffisamment tôt leurs besoins à la CAC, en règle générale par Direction et dans le cadre du processus de planification, en fournissant toutes les indications nécessaires à l'appel d'offres. Ils groupent si possible leurs besoins de biens ou de services de même nature.
En se fondant sur les besoins annoncés et les indications transmises par les services demandeurs et avec le concours de ceux-ci, la CAC fixe les exigences auxquelles doivent répondre les prestations à acquérir en tenant compte du principe de rentabilité.
Elle informe sur les services qu'elle fournit.
Elle permet aux personnes compétentes des services demandeurs de commander les prestations de manière aussi simple et dénuée de bureaucratie que possible.
Elle édicte, avec le concours des services demandeurs, des instructions sur l'acquisition des prestations par ceux-ci, en particulier sur la commande des prestations, le contrôle de la qualité, la vérification des prestations, la gestion des erreurs ou des dérangements, le compte rendu et la saisie des données.
Art. 16 Délégation en cas d'achat centralisé
La CAC peut déléguer aux services demandeurs l'acquisition de prestations dont des instructions de la CCA prévoient l'achat centralisé,
s'il est nécessaire, pour couvrir des besoins spéciaux, d'acquérir des prestations qui ne correspondent probablement pas à un besoin de plusieurs unités administratives;
si la faible demande ne justifie pas un achat groupé, ou
si la CAC ne peut pas elle-même satisfaire les besoins ou y répondre en temps utile.
Art. 17 Contrats
Les services d'achat appliquent les conditions générales et les modèles de contrat prescrits par la CAC pour son domaine de compétence ou par le Bureau central de coordination des achats (BCCA), à moins que l'affaire ne nécessite de par sa nature la négociation de conditions spéciales. Les normes et standards usuels de la branche s'appliquent dans le domaine des constructions.
Pour des prestations qui sont périodiquement nécessaires, les services d'achat concluent en principe des contrats d'une durée maximale de cinq ans. Dans des cas motivés, ils peuvent conclure un contrat portant sur une durée plus longue ou convenir d'une prolongation modérée d'un contrat existant. Ils inscrivent ladite motivation au dossier.
3.2 Organes et tâches
Art. 18 Conférence cantonale des achats (CCA)
La CCA assume en particulier les tâches suivantes:
Elle élabore des stratégies et d'autres principes relatifs aux marchés publics.
Elle contribue à l'élaboration de la législation sur les marchés publics et prend position sur des questions de politique et de stratégie des achats.
Elle soutient l'échange d'informations et la coordination entre les services demandeurs, les CAC et le BCCA.
Elle édicte des instructions techniques sur l'organisation des marchés publics.
Elle sert d'intermédiaire dans les conflits de compétences au sein de l'administration.
Elle décide quelle CAC centralise les achats de quelles prestations.
Elle se compose des responsables des CAC et du BCCA, ainsi que d'une représentation de chaque Direction et de la Chancellerie d'Etat.
Elle peut se faire assister de tiers ou de représentations d'autorités de surveillance, de services d'achat ou de services demandeurs.
Elle peut désigner des groupes de spécialistes et leur déléguer des tâches relevant de son domaine.
La direction de la CCA incombe à l'Office d'informatique et d'organisation (OIO).
Art. 19 Bureau central de coordination des achats (BCCA)
Le BCCA assume en particulier les tâches suivantes:
Il conseille les services d'achat de l'administration cantonale, d'autres autorités cantonales et des communes pour les questions relatives à la législation sur les achats et au droit des contrats dans la préparation et l'exécution de procédures d'achat.
Il met à cet effet à disposition des modèles de document, des outils ainsi que des offres de formation et de perfectionnement.
Il conseille les services d'achat en procédure de recours.
Il représente le canton dans des organisations spécialisées du domaine des achats.
Il prépare, avec le concours de la CCA, les prises de position du canton et les réponses aux interventions parlementaires dans le domaine des achats lorsqu'elles concernent les tâches des services d'achat de plusieurs Directions.
Il assure le secrétariat de la CCA.
Il attribue des certificats conformément à l'article 7, alinéa 4 de l'ordonnance du 17 novembre 2021 concernant l’accord intercantonal sur les marchés publics (OAIMP)2.
Il informe sur son offre de prestations et sur ses activités.
Il peut exploiter, pour les services d'achat et les services demandeurs et avec leur concours, des systèmes d'information pour l'exécution, l'administration et le contrôle des achats de l'administration cantonale.
Il peut conclure des contrats avec des services d'achat extérieurs à l'administration cantonale pour régler l'utilisation commune de systèmes d'information et le traitement commun de données relatives à l'identité (p. ex. noms, données de contact et numéros d'identification) et aux pièces justificatives fournies par les soumissionnaires.
Il collecte et publie des informations statistiques sur les marchés publics.
Il reçoit les requêtes des organisations des employeurs et des employés en relation avec la pratique de l'administration en matière d'achats.
Il assiste si nécessaire les autorités de surveillance dans leur activité.
L'Office d'informatique et d'organisation (OIO) assume les tâches du BCCA.
Art. 20 Centrales d'achat cantonales (CAC)
Les unités administratives avec des CAC sont
la Chancellerie d'Etat (CHA) pour le matériel de bureau, les imprimés, les produits de presse, les ouvrages spécialisés, les services de courrier et les prestations postales, ainsi que pour les outils linguistiques,
la Police cantonale (POCA) pour les prestations de mobilité, les véhicules et les carburants,
l'Office des immeubles et des constructions (OIC) pour les prestations de management de l'entretien, l'exploitation des bâtiments et le mobilier de bureau,
l'OIO pour les technologies de l'information et de la communication (TIC),
l'Administration des finances (AF) pour les assurances.
Les CAC sont responsables, dans leur domaine de compétence,
de la réalisation des objectifs de la présente ordonnance;
de la gestion des achats, y compris le cycle de vie des prestations de leur acquisition à leur achèvement et la règlementation de leur élimination;
de la gestion des produits, si aucun autre service ne peut s'en charger;
d'une définition claire et transparente des compétences et des processus, ainsi que d'un système de contrôle interne approprié;
de la représentation du canton dans la coopération intercantonale, dans leur domaine de compétence.
Art. 20a Bureau de l'égalité entre la femme et l'homme (BEFH)
Le BEFH est en particulier chargé des tâches suivantes:
Il procède à des contrôles de l'égalité salariale conformément aux articles 7a et suivants OAIMP.
Il s'occupe de l'assurance qualité et de l'évaluation des contrôles de l'égalité salariale.
Art. 21 Collaboration
Les organes chargés des achats travaillent en partenariat dans l'accomplissement de leurs tâches. Ils correspondent directement entre eux.
Les instances de recours internes à l'administration communiquent au BCCA les décisions sur recours dans le domaine des achats.
Les CAC et le BCCA accèdent aux données du système d'informations financières et de simap.ch pour analyser les achats.
4 Dispositions finales
Art. 22 Exécution
Les organes chargés des achats et les services qui leur sont supérieurs exécutent la présente ordonnance.
La mise en œuvre des méthodes d'achat prévues dans la présente ordonnance et l'introduction des instructions, outils, processus et moyens informatiques correspondants s'effectuent progressivement et en fonction de la durée des contrats et des cycles de vie des prestations déjà achetées. L'ancienne répartition des compétences est maintenue tant que la mise en œuvre n'est pas encore intervenue.
Les services d'achat ont jusqu'au 1er janvier 2019 pour mettre les contrats existants, pour lesquels ils sont compétents, en conformité avec l'article 17.
Art. 23 Modification d'actes législatifs
Les actes législatifs suivants sont modifiés:
Ordonnance du 18 octobre 1995 sur l'organisation et les tâches de la Chancellerie d'Etat (Ordonnance d'organisation CHA, OO CHA):3
Ordonnance du 18 octobre 1995 sur l'organisation et les tâches de la Direction de la police et des affaires militaires (Ordonnance d'organisation POM, OO POM):4
Ordonnance du 18 octobre 1995 sur l'organisation et les tâches de la Direction des finances (Ordonnance d'organisation FIN, OO FIN):5
Ordonnance du 18 octobre 1995 sur l'organisation et les tâches de la Direction des travaux publics, des transports et de l'énergie (Ordonnance d'organisation TTE, OO TTE):6
Ordonnance du 18 mai 2005 sur le personnel (OPers):7
Ordonnance fixant les émoluments de l'administration cantonale (Ordonnance sur les émoluments; OEmo):8
Ordonnance du 16 octobre 2002 sur les marchés publics (OCMP):9
Art. 24 Entrée en vigueur
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2015.
Annexes
Annexe 1 : Abrogé(e)
Berne, le 5 novembre 2014
Au nom du Conseil-exécutif, la présidente: Egger-Jenzer le chancelier: Auer
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