AHVG Schadenersatz

1.

1.1

Das Sozialversicherungsgericht Basel-Stadt ist gemäss Art. 57 des Bundesgesetzes vom 6. Oktober 2000 über den Allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts (ATSG; SR 830.1) in Verbindung mit § 82 Abs. 1 des basel-städtischen Gerichtsorganisationsgesetzes vom 3. Juni 2015 (GOG; SG 154.100) und § 1 Abs. 1 des kantonalen Sozialversicherungsgerichtsgesetzes vom 9. Mai 2001 (SVGG; SG 154.200) in sachlicher Hinsicht als einzige kantonale Instanz zur Beurteilung der vorliegenden Beschwerde zuständig. Gemäss Art. 52 Abs. 5 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG; SR 831.10) ist für die Beschwerden das Versicherungsgericht des Kantons zuständig, in welchem der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Nach der hierzu ergangenen bundesgerichtlichen Rechtsprechung ist bei Schadenersatzverfahren gegen juristische Personen und deren Organe die Beschwerde dort zu erheben, wo die juristische Person ihren Sitz hat oder im Zeitpunkt der Konkurseröffnung hatte, und zwar ohne Rücksicht auf den Wohnsitz der in Anspruch genommenen Organe (vgl. u.a. die Urteile des Bundesgerichts 9C_725/2009 vom 15. März 2010 und H 130/06 vom 13. Februar 2007 E. 4.2. und 4.3., je mit Hinweisen). Da die C____ GmbH ihren Sitz in Basel hatte, ist die örtliche Zuständigkeit des Sozialversicherungsgerichts Basel-Stadt somit gegeben,

1.2

Die Beschwerde wurde rechtzeitig erhoben (Art. 60 ATSG) und auch die übrigen formellen Beschwerdevoraussetzungen sind erfüllt. Infolgedessen ist auf sie einzutreten.

2.

2.1

Streitig und im Folgenden zu prüfen ist, ob den Beschwerdeführer eine Schadenersatzpflicht für der Beschwerdegegnerin geschuldete und nicht mehr einbringbare Beiträge (inklusive Einzugsspesen) in der Höhe von Fr. 28'409.35 trifft.

2.2

Fügt ein Arbeitgeber der Ausgleichskasse durch absichtliche oder grobfahrlässige Missachtung von Vorschriften einen Schaden zu, hat er diesen zu ersetzen (Art. 52 Abs. 1 AHVG). Handelt es sich beim Arbeitgeber um eine juristische Person, so haften subsidiär die Mitglieder der Verwaltung und alle mit der Geschäftsführung oder Liquidation befassten Personen. Sind mehrere Personen für den gleichen Schaden verantwortlich, so haften sie solidarisch (Art. 52 Abs. 2 AHVG). Der Anspruch verjährt nach den Bestimmungen des Obligationenrechts über die unerlaubten Handlungen (vgl. Art. 52 Abs. 3 AHVG).

2.3

2.3.1. Die Schadenersatzpflicht gemäss Art. 52 Abs. 2 AHVG erstreckt sich auf alle Personen mit Entscheidungsbefugnissen, welche ihnen von Gesetzes wegen (formelle Organe) oder aufgrund der tatsächlichen Verhältnisse zukommen (materielle Organe). Als formelle Organe gelten namentlich die Geschäftsführer einer GmbH (vgl. u.a. Marco Reichmuth, Die Haftung des Arbeitgebers und seiner Organe nach Art. 52 AHVG, Zürich/Basel/Genf 2008, Rz 205; siehe auch BGE 126 V 237, 239 E. 4. sowie die Urteile des Eidgenössischen Versicherungsgerichts H 95/04 vom 8. März 2005 E. 5. und H 34/04 vom 15. September 2004 E. 5.3.1.). Diese haften – sofern auch die übrigen Voraussetzungen gegeben sind – aufgrund der gesetzlichen Definition ihrer Pflichten unabhängig von ihrer tatsächlichen Funktion und Einflussnahme auf die Willensbildung der Gesellschaft, unabhängig auch von der Zeichnungsberechtigung und dem Grund der Mandatsübernahme (vgl. Reichmuth, a.a.O., Rz 212). Gemäss ständiger Rechtsprechung ergibt sich auch der massgebliche Einfluss eines Gesellschafters einer GmbH (mit oder ohne Geschäftsführerfunktion) ohne Weiteres aus der Gesellschafterstellung an sich. Die massgebliche Entscheidungsbefugnis geht (zwingend) aus dem Gesetz selbst hervor (vgl. Art. 804 ff. OR; BGE 145 V 200, 203 E. 4.2; Urteil des Bundesgerichts 8C_609/2024 vom 26. Juni 2025 E. 6.1.).

2.3.2

Eine Person hat grundsätzlich nur für jenen Schaden aufzukommen, der durch die Nichtbezahlung von Beiträgen entstanden ist, die zu einem Zeitpunkt zur Zahlung anstanden, als sie Organstellung innehatte und somit über allenfalls vorhandenes Vermögen disponieren und Zahlungen an die Ausgleichskasse veranlassen konnte (vgl. BGE 134 V 401, 402 f. E. 5.1; siehe auch Marco Reichmuth, a.a.O., Rz 256). Massgebend ist der effektive Beginn der Organstellung, spätestens jedoch der Zeitpunkt der Eintragung im Handelsregister (vgl. Reichmuth, a.a.O., Rz 242). Auch für das Ende der Organstellung ist auf das Datum des tatsächlichen Ausscheidens abzustellen. Allerdings ist der Zeitpunkt der Löschung im Handelsregister ein gewichtiges Indiz für das Ende der Organstellung (vgl. u.a. BGE 134 V 401, 402 f. E. 5.1 und Urteil des Bundesgerichts 9C_109/210 vom 28. April 2010 E. 3.2; siehe auch Reichmuth, a.a.O., Rz 244). Das Ausscheiden muss "klar ausgewiesen" sein (vgl. u.a. das Urteil des Bundesgerichts 9C_109/210 vom 28. April 2010 E. 3.3).

2.4

Vorliegend steht fest, dass der Beschwerdeführer seit dem 22. Juni 2009 im Handelsregister als Geschäftsführer und einziger Gesellschafter der C____ GmbH im Handelsregister eingetragen war und auch weiterhin im Handelsregister der C____ GmbH in Liquidation eingetragen ist (vgl. den Internet-Auszug aus dem Handelsregister des Kantons Basel-Stadt; Akte 1). Es kommt ihm somit formelle Organstellung zu. Die Tatsache, dass der Beschwerdeführer ab dem 1. Januar 2020 in einem 80%-Pensum als Projektleiter Service/Kundendienst der Zweigniederlassung [...] tätig (vgl. Akte 6), vermag an seiner Organstellung im fraglichen Zeitraum (betr. Beitragsausstände ab Mai 2019 bis Dezember 2029) nichts zu ändern. Auch kann nicht von einem faktischen früheren Ausscheiden aus der Gesellschaft ausgegangen werden. Ein solches müsste klar nachgewiesen zu sein (vgl. u.a. Urteil des Bundesgerichts 9C_424/2016 vom 26. Januar 2017 E. 4.1.). Wie diesbezüglich von der Beschwerdegegnerin zutreffend ausgeführt wird, spricht der Umstand, dass der Beschwerdeführer dem Konkursamt Basel-Stadt am 17. Juni 2020 zu Protokoll gab, der Betrieb sei per Ende 2019 eingestellt worden und die Sekretärin habe im Januar 2020 die letzten Arbeiten erledigt (vgl. S. 2 des Protokolls; Akte 15), gegen ein vorzeitiges tatsächliches Ausscheiden aus dem Unternehmen. Darüber hinaus ist – wie sich auch aus den nachstehenden Ausführungen ergibt – auch nicht erwiesen, dass der Beschwerdeführer ab November 2019 keinen Lohn mehr bezogen hat (vgl. dazu S. 2 des Protokolls; Akte 15).

2.5

2.5.1. Der Schaden gilt als eingetreten, sobald anzunehmen ist, dass die geschuldeten Beiträge aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht mehr erhältlich gemacht werden können (vgl. dazu u.a. Reichmuth, a.a.O., Rz 329; siehe auch Urteil des Bundesgerichts 9C_425/2022 vom 26. Juni 2023 E. 5.1.2.). Dies trifft namentlich dann zu, wenn ihre Entrichtung wegen Zahlungsunfähigkeit des beitragspflichtigen Arbeitgebers nicht mehr möglich ist (BGE 123 V 12, 15 E. 5b; Urteil des Bundesgerichts 9C_425/2022 vom 26. Juni 2023 E. 5.1.2.).

2.5.2

Der Schaden der Ausgleichskasse besteht in den Beitragsforderungen, die wegen des Konkurses nicht mehr einbringlich sind (vgl. u.a. Urteil des Bundesgerichts 9C_425/2022 vom 26. Juni 2023 E. 5.1.3.; vgl. auch Marc Hürzeler, in: Basler Kommentar, AHVG, 2025, Rz 19 zu Art. 52 AHVG). Er entspricht dem Saldo des Beitragskontos, mithin der Differenz zwischen den Forderungen gegenüber dem Arbeitgeber und den anzurechnenden Gutschriften (vgl. Reichmuth, a.a.O., Rz 416). Er umfasst die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge, die Beiträge an die Invalidenversicherung (IV) und nach der Erwerbsersatzordnung (EO), die Beiträge an die Arbeitslosenversicherung (ALV) und die Beiträge gemäss dem Bundesgesetz vom 24. März 2006 über die Familienzulagen (FamZG; SR 836.2) sowie Verwaltungskostenbeiträge, Mahngebühren, Veranlagungs- und Betreibungskosten und Verzugszinsen auf rückständige Beiträge (vgl. u.a. Hürzeler, a.a.O., Rz 19 zu Art. 52 AHVG).

2.5.3

Vorliegend ist von einem Schaden der Beschwerdegegnerin auszugehen. Diese hat im Übrigen auch noch am 11. März 2024 Rücksprache mit dem Konkursamt genommen und es wurde ihr in diesem Zusammenhang mitgeteilt, aus dem derzeit noch laufenden Konkursverfahren sei mit einem vollständigen Verlust der privilegierten 2. Kl. Forderung zu rechnen (vgl. die Telefonnotiz; Akte 2).

3.

3.1

3.1.1. Die Beschwerdegegnerin macht einen Schaden in der Höhe von (inklusive Einzugsspesen etc.) Fr. 28'409.35 geltend, entsprechend einem errechneten Ausstand der Beitragsperioden Mai 2019 bis Dezember 2019.

3.1.2

Der Saldo von Fr. 28'409.35 (vgl. dazu insb. den "Kontoauszug Belege" [Akte 17] und den Kontokorrentauszug [Akte 9]) ergibt sich – wie von der Beschwerdegegnerin schlüssig erklärt und ausführlich belegt wird – zusammen aus den (teilweise) unbezahlt gebliebenen Akonto-Rechnungen der Beitragsperioden Mai 2019 bis Dezember 2019 (zuzüglich Verzugszinsen bis zum Konkursdatum, Inkassokosten; vgl. Akte 8), korrigiert um eine Gutschrift von Fr. 12'417.15 (gemäss Verrechnungsanzeige, Jahresabrechnung [Akte 18], die definitive Lohnmeldung für das Jahr 2019 [Akte 10] berücksichtigend) sowie nachträglichen Gutschriften aus Rückverteilung der CO2-Abgabe (vgl. insb. S. 4 der Beschwerdeantwort resp. Akten 8 bis 10 und Akte 17). Der Saldo von Fr. 28'409.35 umfasst folgende Ausstände: Fr. 1'037.80 (Mai 2019), Fr. 749.60 (Juni 2019), Fr. 4'539.45 (August 2019), Fr. 4'513.95 (September 2019), Fr. 3'868.50 (Oktober 2019), Fr. 4'759.50 (November 2019), Fr. 4'420.55 (Dezember 2019). Wie sich namentlich dem "Kontoauszug Belege" (Akte 17) entnehmen lässt, ist dabei auch die Verrechnung mit den – im Nachgang an die Lohnmeldung vom Januar 2020 (Akte 10) – zu hoch veranschlagten Akonto-Beiträgen berücksichtigt. So wurden am 27. Februar 2020 folgende Beträge (unter dem Titel "Abrechnung 12/2019") verbucht resp. von der Schuld subtrahiert: Fr. 4'546.--, Fr. 4'637.40, Fr. 3'233.75 (total: Fr. 12'417.15).

3.1.3

Die der definitiven Beitragsberechnung für das Jahr 2019 (Verrechnungsanzeige; Akte 18) zugrunde gelegte Lohnsumme (Fr. 272'766.60) entspricht den Angaben gemäss Lohnmeldung der C____ GmbH von Ende Januar 2020 (vgl. "Rekapitulation der Lohnmeldung 2019"; Akte 10). In dieser Lohnmeldung waren (inklusive Beschwerdeführer) elf Mitarbeitende mit den entsprechenden AHV-pflichtigen Löhnen resp. einer totalen Lohnsumme von Fr. 272'766.60 vermerkt worden (vgl. das separate Schreiben von O____ vom 29. Januar 2020; ebenfalls Akte 10).

3.2

Zu prüfen bleibt noch, ob effektiv tiefere Löhne ausbezahlt wurden als von der Beschwerdegegnerin angenommen (und von der Beschwerdegegnerin Ende Januar 2020 gemeldet). Was die Schadenshöhe angeht, so gilt es nämlich zu beachten, dass lediglich realisierter massgebender AHV-pflichtiger Lohn in die Schadenssumme einzubeziehen ist (vgl. u.a. Urteil des Bundesgerichts 9C_41/2027 vom 2. Mai 2017 E. 5.1.). Es steht daher der Nachweis offen, dass effektiv tiefere als gegenüber der Ausgleichskasse abgerechnete Löhne zur Auszahlung gelangt sind. Davon ist aber nicht leichthin auszugehen (Urteil des EVG H 331/01 vom 5. September 2002 E. 4.4).

3.3

3.3.1. Was zunächst O____ angeht, so führte sie im Schreiben, das sie der Lohnmeldung vom Januar 2020 beilegte (Akte 10) aus, sie verlasse die Firma per 31. Januar 2020 ebenfalls. Die C____ GmbH beschäftige ab dem 1. Februar 2020 keine Mitarbeitenden mehr. Der 13. Monatslohn sei in der angeführten Lohnsumme 2019 berücksichtigt, obwohl sie diesen noch nicht erhalten habe. Diesbezüglich ist jedoch zu bemerken, dass der Beschwerdeführer gegenüber dem Konkursamt angab, die Löhne seien alle bezahlt worden, inklusive 13. Monatslöhne (vgl. Akte 15). Auch deckt sich die Lohnangabe O____ betreffend (2019: Fr. 81'000.--) mit den diesbezüglichen Angaben des Beschwerdeführers (vgl. Akte 13: Monatslohn O____ Fr. 6'750.-- bis Dezember 2019). Es ist daher davon auszugehen, dass O____ im Jahr 2019 der Meldung entsprechend entlöhnt worden war. Es gibt auch sonst keine Anhalte dafür, dass der Lohnumfang im Jahr 2019 tiefer gewesen sein könnte als dies von der C____ GmbH Ende Januar 2020 gemeldet worden war.

3.4

Für die Richtigkeit der Behauptung des Beschwerdeführers (vgl. insb. E-Mail vom 26. August 2024, mit Beilage; Akten 12 und 13), die Schadenersatzforderung sei um ca. Fr. 13'000.-- tiefer, gibt es keinerlei Beleg. Auch in Bezug auf die Aussage gegenüber dem Konkursamt, er habe seinen letzten Lohn im Oktober 2019 erhalten (vgl. S. 3 des Protokolls; Akte 15), gibt es keine Belege, welche sie stützen könnten.

3.5

3.5.1. Dies ist zunächst darauf zurückzuführen, dass keine ordentlich geführte Buchhaltung vorliegt (in den Akten), woraus sich die vom Beschwerdeführer behauptete Auszahlung tieferer Löhne stützen könnte. Die Pflicht zur ordnungsgemässen Buchführung ist gesetzlich in Art. 957 ff. des Obligationenrechts vom 30. März 2011 (OR; SR 220) geregelt. Was die Modalität der Buchführung angeht, so können gemäss Art. 958f OR die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Abs. 3). Der Bundesrat erlässt die Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger (Abs. 4). Die gestützt darauf erlassene Geschäftsbücherverordnung vom 24. April 2002 (GeBüV; SR 221.431) enthält entsprechende präzisierende Vorschriften (vgl. Art. 1 ff.). Die zulässigen Informationsträger sind in Art. 9 GeBüV umschrieben. Die Überprüfung der Daten muss während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer möglich sein. Die Aufzeichnungen müssen jederzeit lesbar gemacht und auf Begehren eines Einsichtsberechtigten zur Verfügung gestellt werden können (Art. 6 GeBüV). Mit Blick auf die gesetzlich vorgesehenen AHV-Kontrollen (vgl. dazu Art. 68 Abs. 2 AHVG [in der bis Ende Dezember 2023 massgebenden Fassung] resp. Art. 68b Abs. 1 AHVG [in der seit Januar 2024 geltenden Fassung]; Art. 162 f. der Verordnung vom 31. Oktober 1947 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung [AHVV; SR 831.101]; Kreisschreiben an die Ausgleichskassen über die Kontrolle der Arbeitnehmer [KAA]) hat die Arbeitgeberin von Gesetzes wegen auch Aufzeichnungen zu führen, woraus die beitragspflichtigen Löhne zuverlässig ermittelt werden können (vgl. Art. 51 Abs. 3 AHVG, Art. 36 Abs. 1 AHVV und Art. 143 Abs. 2 AHVV). Auf solches kann vorliegend nicht zugegriffen werden resp. liegt nicht vor. Dies ist dem Beschwerdeführer als dafür zuständiges Organ anzulasten.

3.5.2

Der Revisor, welcher im Nachgang an den Konkurs der Unternehmung am 9. Juli 2020 eine Arbeitgeberkontrolle bei der C____ GmbH in Liquidation (Kontrollperiode 2017-2020) vornahm, lehnte sich mangels ihm vorliegenden Buchhaltungsunterlagen an die im Januar 2020 von O____ gemeldeten Lohndaten (Akte 10) an. Er äusserte sich in seinem Kontrollbericht (Akte 16) im Wesentlichen folgendermassen zur Lohnbuchhaltung: Die Löhne seien über das "Lohnprogramm Messerli" erfasst worden (2017 bis 2020). Gespeichert worden seien sie in einer Cloud. Diese Cloud werde von der P____ Informatik in [...] verwaltet. Wegen des Konkurses der C____ GmbH sei auch der Zugriff auf diese Cloud verweigert worden. Beim Mitglied selbst seien nur einzelne Lohnabrechnungen und die monatlichen Rekapitulationen vorhanden. Anhand dieser monatlichen Rekapitulationen habe ein "Total Rekap" erstellt werden und mit der Finanzbuchhaltung (2017 und 2018) abgeglichen werden können. Die Organisation beim Mitglied sei mangelhaft. Lohnunterlagen seien mehrfach in diversen Ordner abgelegt, teilweise durchstrichen, überschrieben. Der gleiche Lohnbeleg im anderen Ordner sei dagegen nicht durchgestrichen oder überschrieben worden. In Bezug auf die Finanzbuchhaltung legte der Revisor in seinem Prüfbericht dar, per 2017 und 2018 seien Kontendetail sowie Bilanz/Erfolgsrechnung vorhanden. Ab 2019 gebe es keine Finanzbuchhaltungsdaten mehr. Die Finanzbuchhaltung sei wie die Lohnbuchhaltung auf einem Cloud-Server abgespeichert (P____ Informatik, [...]). Durch den Konkurs bestehe kein Zugriff mehr. Abschliessend stellte der Revisor nochmals klar, Lohn- und Finanzbuchhaltung seien mangelhaft organisiert. Die Nachvollziehbarkeit sei erschwert. Die Daten der Lohn- und Finanzbuchhaltung seien auf einem Cloud-Server abgelegt. Seit dem Konkurs bestehe kein Zugriff mehr auf diese Daten. Im Betrieb selbst seien nur vereinzelte Lohnabrechnungen oder zumindest monatliche Lohnrekapitulationen vorhanden. Lohnausweise seien ebenfalls vorhanden. Sie seien aber teilweise falsch erstellt worden. Der AHV-Revisor stellte in der Folge in Bezug auf das Jahr 2019 auf die in der Lohnmeldung (Akte 10) angeführten Zahlen ab (vgl. den Kontrollbericht; Akte 16). Dies kann ihm und auch der Beschwerdegegnerin nicht zum Vorwurf gereichen. Entgegen der Meinung des Beschwerdeführers (vgl. S. 4 der Beschwerde) liegt keine Verletzung des Untersuchungsgrundsatzes vor (vgl. dazu auch die nachstehenden Überlegungen).

3.6

3.6.1. Aus den Konkursakten ergibt sich ebenfalls nichts, was für die Richtigkeit der Behauptung des Beschwerdeführers sprechen könnte. Gemäss Art. 223 des Bundesgesetzes vom 11. April 1889 über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG; SR 281.1) nimmt das Konkursamt unter anderem Geschäfts- und Hausbücher sowie sonstige Schriften von Belang in Verwahrung. Dabei werden auch digitale Daten und Unterlagen, die für die Buchhaltung relevant sind, in Verwahrung genommen. So liegen bei Outsourcing-Anbietern und IT-Dienstleistern des Schuldners in der Regel weitere Daten, Backups etc. vor. Der Zugriff darauf kann insb. über die Auskunfts- und Herausgabepflicht gemäss Art. 222 Abs. 4 SchKG erfolgen (vgl. u.a. Ralph Wyss, IT in der Insolvenz, Sanierung und Insolvenz von Unternehmen IV, 2014, S. 65 ff. S. 73 f.).

3.6.2

Das Sozialversicherungsgericht hat die Konkursakten eingeholt (vgl. dazu u.a. das Urteil des EVG H 319/02 vom 17. März 2004 E. 3.2.1.). In diesen finden sich allerdings keine Unterlagen über tatsächlich ausbezahlte Löhne wie Lohnbuchhaltung oder Lohnabrechnungen an Mitarbeitende. Aus den vom Beschwerdeführer erwähnten Kontoauszügen der E____bank, die sich in den Konkursakten befinden, lässt sich ebenfalls nichts Konkretes entnehmen. Davon geht auch der Beschwerdeführer aus (vgl. die Eingabe vom 7. Juli 2025). Im Konkursprotokoll vom 17. Juni 2020 (vgl. diesbezüglich Art. 228 des Bundesgesetzes vom 11. April 1889 über Schuldbetreibung und Konkurs [SchKG; SR 281.1] i.V.m. Art. 29 der Verordnung vom 13. Juli 2011 über die Geschäftsführung der Konkursämter [KOV; SR 281.31]) wurde als Aussage des Beschwerdeführers festgehalten, der letzte Geschäftsabschluss sei per Ende 2019 erstellt worden. Die Buchhaltungsunterlagen würden sich teilweise bei der Q____ GmbH befinden. Zuständig sei R____. Die Daten der Buchhaltung seien in der Cloud bei der P____ Informatik geführt. Diese habe jetzt aber den Zugang gesperrt (vgl. Akte 15; siehe auch die sub Erwägung 3.5.2. hiervor gemachten Ausführungen zur AHV-Kontrolle). Der Beschwerdeführer möchte nunmehr die Konkursverwaltung – durch das Gericht – zu weiteren Handlungen verpflichten (zur Verfügungstellung der Geschäftsunterlagen, allenfalls Zugänglichmachen von extern gespeicherten Daten; vgl. die Eingabe vom 7. Juli 2025). Dem kann jedoch nicht stattgegeben werden. Der Untersuchungsgrundsatz gilt nicht uneingeschränkt; er findet sein Korrelat in den Mitwirkungspflichten der Parteien (BGE 138 V 86, 97 E. 5.2.3; BGE 125 V 193, 195 E. 2).

3.6.3

Gemäss Art. 223 SchKG nimmt das Konkursamt unter anderem Geschäfts- und Hausbücher sowie sonstige Schriften von Belang in Verwahrung. Dabei werden auch digitale Daten und Unterlagen, die für die Buchhaltung relevant sind, in Verwahrung genommen. So liegen bei Outsourcing-Anbietern und IT-Dienstleistern des Schuldners in der Regel weitere Daten, Backups etc. vor. Der Zugriff darauf kann insb. über die Auskunfts- und Herausgabepflicht gemäss Art. 222 Abs. 4 SchKG erfolgen (vgl. u.a. Ralph Wyss, IT in der Insolvenz, Sanierung und Insolvenz von Unternehmen IV, 2014, S. 65 ff. S. 73 f.). Der Entscheid darüber, in welchem Umfang und mit welcher Dichte die Geschäftsbücher einer Prüfung zu unterziehen sind, obliegt dem pflichtgemässen Ermessen des Konkursamtes (vgl. Daniel Staehelin/Lukas Bopp/Eva Bachofner, Muss das Konkursamt nach Anfechtungsansprüchen suchen?, in BlSchK 2011, S. 1 ff., S. 7). Auch im Schuldbetreibungs- und Konkursrecht wird der Untersuchungsgrundsatz relativiert durch die Mitwirkungspflichten, aber auch durch die Mitwirkungsrechte der Verfahrensbeteiligten. So ist in diesem Zusammenhang das Einsichtsrecht nach Art. 8a SchKG von Interesse, das jeder Person zusteht, die ein Interesse glaubhaft machen kann. Dabei bezieht sich das Einsichtsrecht beispielsweise auch auf die Buchhaltung samt Belegen. Eine umfassende Prüfung der Geschäftsbücher kann somit grundsätzlich auch selbst vorgenommen werden (vgl. Daniel Staehelin/Lukas Bopp/Eva Bachofner, a.a.O., S. 9 f, mit Hinweis auf BGE 93 III 4, 7.). Davon ist auch vorliegend auszugehen. Weder das Konkursamt, noch die Ausgleichkasse treffen eine derart weitreichende Abklärungspflicht, wie sie der Beschwerdeführer annimmt. Gleiches gilt auch für das Sozialversicherungsgericht. Damit bleibt es – mangels anderweitiger Anhalte für effektiv tiefere Löhne als gemeldet – bei der von der Beschwerdegegnerin errechneten Schadenssumme von Fr. 28'409.35.

3.7

3.7.1. Weitere Haftungsvoraussetzung für die Schadenersatzforderung ist die Widerrechtlichkeit. Art. 14 Abs. 1 AHVG in Verbindung mit Art. 34 ff. AHVV schreibt vor, dass die Arbeitgebenden bei jeder Lohnzahlung die Arbeitnehmerbeiträge in Abzug zu bringen und zusammen mit den Arbeitgeberbeiträgen der Ausgleichskasse zu entrichten haben. Bei einer jährlichen Lohnsumme bis Fr. 200'000.-- haben die Arbeitgebenden die Beiträge vierteljährlich zu zahlen; bei einer höheren Lohnsumme sind die Beiträge monatlich zu entrichten (Art. 34 Abs. 1 lit. a AHVV). Im laufenden Jahr haben die Arbeitgebenden periodisch Akonto-Beiträge zu entrichten, welche die Ausgleichskasse basierend auf der voraussichtlichen Lohnsumme festsetzt (Art. 35 Abs. 1 AHVV). Die Beitragszahlungs- und Abrechnungspflicht der Arbeitgebenden ist eine gesetzlich vorgeschriebene öffentlich-rechtliche Aufgabe. Dazu hat das Bundesgericht wiederholt erklärt, dass deren Nichterfüllung eine Missachtung von Vorschriften im Sinne von Art. 52 Abs. 1 AHVG bedeute und grundsätzlich die volle Schadensdeckung nach sich ziehe (vgl. unter vielen Urteil des Bundesgerichts vom 29. März 2023,9C_321/2022, E. 4.1; BGE 118 V 195 E. 2a).

3.7.2

Vorliegend wurden die Beiträge ab Mai 2019 bis Dezember 2019 (teilweise) nicht mehr entrichtet. Rechtfertigungsgründe sind nicht ersichtlich und werden auch keine geltend gemacht. Damit ist die Widerrechtlichkeit ohne Weiteres als gegeben zu erachten.

3.8

Des Weiteren setzt eine Haftung gemäss Art. 52 AHVG einen Kausalzusammenhang zwischen Verletzung von Vorschriften und dem Eintritt des Schadens voraus. Nebst einem natürlichen, ist insbesondere auch ein adäquater Kausalzusammenhang notwendig; das heisst, der Schadenseintritt muss nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge und der allgemeinen Lebenserfahrung auf die Pflichtverletzung zurückzuführen sein (vgl. BGE 119 V 401, 406 E. 4a = Praxis 1995 Nr. 90). Auch das Vorliegen eines Kausalzusammenhanges ist vorliegend ohne Weiteres als gegeben zu erachten.

3.9

3.9.1. Damit eine Schadenersatzpflicht im Sinne von Art. 52 AHVG entsteht, muss das Organ ein Verschulden treffen. Die Missachtung von Vorschriften hat absichtlich oder grobfahrlässig erfolgt zu sein. Mit Absicht handelt, wer sich den Vorschriften mit Wissen und Willen widersetzt. Grobe Fahrlässigkeit ist gegeben, wenn ein Arbeitgeber das ausser Acht lässt, was jedem verständigen Menschen in gleicher Lage und unter gleichen Umständen als beachtlich hätte einleuchten müssen (vgl. Hürzeler, a.a.O. N 26 zu Art. 52 AHVG sowie BGE 122 V 156, 159 f. E. 4. = Praxis 1987 Nr. 132; BGE 108 V 199, 202 E. 3a und BGE 98 V 26, 30 E. 6.). Der Umstand, dass der AHV wegen Verletzung von Vorschriften im Sinne von Art. 52 Abs. 1 AHVG ein Schaden entstanden ist, lässt zwar nicht bereits den Schluss auf ein qualifiziertes Verschulden seiner Organe zu (BGE 121 V 240, 244 E. 5.). Bei feststehender Widerrechtlichkeit gilt aber die Vermutung eines absichtlichen oder grobfahrlässigen Verhaltens (BGE 108 V 183, 187 E. 1b; Urteil des Bundesgerichts 9C_673/2024 vom 11. März 2025 E. 4.4.1.). Es obliegt daher den Organen, Gründe zu behaupten, diesbezügliche Beweise zu liefern oder zu beantragen, die ein Verschulden im Sinne von Absicht oder Grobfahrlässigkeit ausschliessen. Werden solche entlastenden Umstände nicht geltend gemacht oder nicht hinreichend substanziiert, sind solche nicht ohne Weiteres ersichtlich oder führen die Abklärungen zu keinem schlüssigen Ergebnis, hat die ins Recht gefasste Person die Folgen der Beweislosigkeit zu tragen (Reichmuth, a.a.O., Rz 745 f.; siehe auch das Urteil des Bundesgerichts 9C_861/2018 vom 12. März 2019 E. 4.2.2.). Werden bei ungenügender Liquidität die einen Forderungen bezahlt, andere aber nicht, ist ein solches Verhalten grundsätzlich nicht als grobfahrlässig zu qualifizieren. Nach der Rechtsprechung zu Art. 52 AHVG ist es allerdings – allenfalls abgesehen von kurzfristigen Ausständen – grobfahrlässig, Löhne zu bezahlen, wenn die darauf geschuldeten AHV-Beiträge nicht gedeckt sind. Der Grund für diese Praxis liegt in der besonderen Natur der AHV-Beiträge, hinsichtlich welcher der Arbeitgeber die Funktion eines Vollzugsorgans ausübt. Daraus resultiert eine besondere Pflicht, für die ordnungsgemässe Bezahlung der Beiträge zu sorgen (vgl. u.a. Urteil des Bundesgerichts 9C_333/2023 vom 2. August 2023 E. 4.2.2.).

3.9.2

Vorliegend wendet der Beschwerdeführer ein, er habe nicht grobfahrlässig gehandelt (vgl. S. 4 und S. 8 der Beschwerde). Dem kann jedoch nicht gefolgt werden. Den Akten zufolge bezahlte die C____ GmbH bereits anfangs Januar 2019 die Akonto-Rechnungen nicht immer korrekt. So wurde unter anderem in der Rechnung vom 6. Juni 2019 noch eine Restanz vom Januar 2019 erwähnt (vgl. Akte 8). Auch die Beiträge für die Beitragsperioden ab März 2019 und April 2019 wurden nicht mehr korrekt beglichen (vgl. den Kontoauszug Belege mit Verzugszins ab April resp. Mai 2019; Akte 17). In der darauffolgenden Zeit kumulierten sich die Ausstände. Wie sich ebenfalls aus den vorangehenden Erwägungen zur Lohnsumme 2019 ergibt, wurden die entsprechenden Löhne bezahlt. Der Beschwerdeführer hätte daher für die Bezahlung der Beitragsforderungen sorgen müssen. Diesbezügliche Bemühungen sind jedoch nicht erkennbar.

3.10

3.10.1. Gemäss der seit dem 1. Januar 2020 geltenden Fassung von Art. 52 Abs. 3 AHVG (AS 2018 5343; BBl 2014 235) verjährt der Schadenersatzanspruch nach den Bestimmungen des Obligationenrechts über die unerlaubten Handlungen. Art. 60 Abs. 1 des Obligationenrechts vom 30. März 2011 (OR; SR 220) sieht eine relative Verjährungsfrist von drei Jahren ab Kenntnis vom Schaden und von der Person des Ersatzpflichtigen vor.

3.10.2

Voraussetzung für die ausreichende Schadenskenntnis ist, dass die Ausgleichskasse alle tatsächlichen Umstände über die Existenz, die Beschaffenheit und die wesentlichen Merkmale des Schadens kennt bzw. kennen muss. Da die ausstehende Beitragsforderung Grundlage für die Höhe des Schadens bildet, kann die Schadenskenntnis erst angenommen werden, sobald die Ausgleichskasse in der Lage ist, die voraussichtliche Höhe des infolge der unbezahlt gebliebenen Beiträge zu erwartenden Verlusts abzuschätzen (Urteile des Bundesgerichts 9C_425/2022 vom 2023 vom 26. Juni 2023 E. 4.1.1.,9C_260/2021 vom 6. Dezember 2021 E. 4.1.1.). Für die einzelnen Konstellationen, in denen der Ausgleichskasse ein Schaden entsteht, haben sich in der Praxis Regelzeitpunkte entwickelt, in welchen die Schadenskenntnis üblicherweise angenommen wird. Es sind dies namentlich die Zustellung des definitiven Pfändungsverlustscheins, die Auflage des Kollokationsplans sowie die Einstellung des Konkursverfahrens mangels Aktiven (vgl. u.a. Urteile des Bundesgerichts 9C_425/2022 vom 2023 vom 26. Juni 2023 E. 4.1.2.,9C_260/2021 vom 6. Dezember 2021 E. 4.1.2.). Diese Grundsätze gelten auch bei der Durchführung eines summarischen Konkursverfahrens, da dessen Anordnung noch keine Kenntnis des Schadens begründet (BGE 126 V 443, 444 E. 3a).

3.10.3

Vorliegend findet sich keine Publikation im SHAB betreffend eine allfällige Einstellung des Konkursverfahrens mangels Aktiven. Das Zivilgericht Basel-Stadt bewilligte das Gesuch des Konkursamtes um Bewilligung des summarischen Verfahrens mit Schreiben vom 23. November 2021 (bei den Konkursakten). Es setzte den bekannten Gläubigern, darunter auch der Beschwerdegegnerin, mit Schreiben vom 25. November 2021 (ebenfalls bei den Konkursakten) eine Frist für eine allfällige Konkurseingabe bis zum 3. Januar 2022. Mit Schreiben vom 29. April 2022, vom 5. Mai 2023 und vom 30. April 2025 (bei den Konkursakten) beantragte das Konkursamt Basel-Stadt von der Aufsichtsbehörde über das Betreibungs- und Konkursamt Basel-Stadt eine Verlängerung der Liquidationsfrist, da der Schuldenruf erst kürzlich erfolgt sei, weshalb der Kollokationsplan noch nicht habe erstellt werden können. Hinweise für eine veröffentlichte Auflage des Kollokationsplanes im SHAB (vgl. zu deren Massgeblichkeit u.a. Hürzeler, a.a.O. N 49 zu Art. 52 AHVG) gibt es daher keine. Ein – unter strengen Voraussetzungen anzunehmender – Ausnahmefall, in welchem die Schadenskenntnis bereits vor dem Regelfall festzusetzen wird (vgl. Urteil 9C_395/2024 vom 15. Oktober 2024 E. 6.2.), liegt nicht vor. Die Beschwerdegegnerin hat am 11. März 2024 Rücksprache mit dem Konkursamt genommen hat, wobei ihr beschieden wurde, sie würde zu einem vollständigen Verlust kommen (vgl. Akte 2). Soweit sie den Schadenersatz mit Verfügung vom 19. April 2024 (Akte 4) geltend gemacht hat, ist dies als rechtzeitig zu erachten.

3.11

Aus all dem folgt, dass den Beschwerdeführer eine Schadenersatzpflicht für geschuldete und nicht mehr einbringbare Beiträge (inklusive Einzugsspesen) in der Höhe von Fr. 28'409.35 trifft (vgl. dazu Erwägung 2.1. hiervor). Der Einspracheentscheid vom 27. September 2024 ist damit zu bestätigen.

4.

4.1

Art. 61 lit. a ATSG sah in seiner bis Ende 2020 geltenden Fassung u.a. ein für die Parteien kostenloses kantonales Beschwerdeverfahren vor (ausser bei mutwilligem oder leichtsinnigem Verhalten). Nach Art. 61 lit. fbis ATSG (in Kraft seit 1. Januar 2021) ist das Verfahren bei Streitigkeiten über Leistungen kostenpflichtig, wenn dies im jeweiligen Einzelgesetz vorgesehen ist; sieht das Einzelgesetz keine Kostenpflicht bei solchen Streitigkeiten vor, so kann das Gericht einer Partei, die sich mutwillig oder leichtsinnig verhält, Gerichtskosten auferlegen. Die seit Anfang 2021 wirksame Streichung des Grundsatzes der generellen Unentgeltlichkeit in Art. 61 lit. a ATSG bedeutet nicht, dass nunmehr generell Gerichtsgebühren zu erheben sind, wenn es sich nicht um eine Leistungsstreitigkeit handelt; die Regelung der Kostenfrage ist insoweit den Kantonen überlassen. Will ein Kanton ausserhalb des Anwendungsbereichs von Art. 61 lit. fbis ATSG Kosten erheben, muss er für diese Kausalabgabe eine klare und ausdrückliche formelle Rechtsgrundlage schaffen (vgl. u.a. das Urteil des Bundesgerichts 9C_369/2022 vom 19. September 2022 E. 6.2.; vgl. auch das Urteil des Bundesgerichts 9C_52/2022 vom 25. März 2022 E. 5.). Da es im Kanton Basel-Stadt keine explizite Regelung gibt (vgl. insb. § 12 SVGG), ist das Verfahren kostenlos.

4.2

Die ausserordentlichen Kosten sind wettzuschlagen.