Directives du Tribunal cantonal sur le préarchivage des dossiers judiciaires et leur versement aux Archives

Les dossiers de préarchives sont constitués des documents qui ne présentent plus d'utilité immédiate et doivent être conservés par les organes, services et établissements dans des lieux adéquats.

Les dossiers d'archives sont constitués des documents préarchivés qui paraissent ne plus présenter d'utilité pratique, dont d'éventuels délais de conservation (fixés dans ces directives) sont échus, et qui sont conservés par les Archives de l'Etat.

Les présentes directives s'adressent aux organes du Pouvoir judiciaire placés sous la surveillance du Tribunal cantonal.

Elles s'appliquent au préarchivage des documents constituant les dossiers judiciaires tels qu'ils sont définis aux articles 14 CPC² et 52 CPP³, une fois que les titres de preuves produits par les parties leur ont été restitués.

Elles ne s'appliquent pas aux collections de jugements, décisions, protocoles, fichiers et registres, qui sont conservés sur un support rigide pour une durée illimitée par les autorités dont ils émanent (sauf prescriptions légales contraires).

Les prescriptions spéciales de droit fédéral ou cantonal sont réservées, notamment le règlement sur la sécurité des données personnelles (RSD; RSF 17.15)⁴.

Chaque organe du Pouvoir judiciaire préarchive les dossiers issus de ses activités et en assure la conservation et la protection par toute mesure permettant d'assurer leur sécurité.

Le Tribunal cantonal veille, en collaboration avec les Archives de l'Etat, au préarchivage des documents par les organes du Pouvoir judiciaire placés sous sa surveillance.

Après la liquidation définitive d'une affaire, les dossiers sont inscrits dans un livre de préarchives selon leur date d'inscription au rôle, la date de liquidation de l'affaire, le nom des parties et la matière traitée.

Les dossiers sont soigneusement conservés dans un local adéquat, fermé à clef et suffisamment protégé contre le feu et l'humidité. La sécurité des données personnelles figurant dans les dossiers de préarchives doit être assurée (art. 13 al. 1 RSD⁵).

Les dossiers préarchivés ne sont pas accessibles au public. Des dérogations peuvent être accordées par l'autorité concernée, avec l'accord du Tribunal cantonal, pour faciliter des recherches à caractère scientifique.

Les dossiers pénaux sont conservés:

• a) trente ans en matière de crimes et délits;

• b) quinze ans en matière de contraventions.

• c) En dérogation de ce qui précède:

• 1. tous les dossiers de la juridiction pénale des mineurs sont conservés durant quinze ans;

• 2. en matière de contraventions et de conciliations qui ont abouti, les dossiers des préfets sont conservés pendant dix ans.

Les dossiers civils sont conservés durant trente ans. En dérogation de ce qui précède, la durée de conservation est de:

1. quinze ans en matière de prud'hommes et de baux à loyer;

2. cinq ans pour les dossiers liquidés par procédure sommaire, en conciliation, par des retraits d'action, par des transactions.

Les prescriptions légales fixant des délais différents sont réservées.

Tous les dix ans, l'autorité de préarchivage s'adresse au Tribunal cantonal, qui décide du dessaisissement des dossiers arrivés au terme de leur durée de préarchivage.

Ce terme est de cinq ans pour la juridiction pénale des mineurs et pour les préfets.

Le Tribunal cantonal requiert l'intervention des Archives de l'Etat qui, avec la collaboration de l'autorité de préarchivage, décide de l'archivage ou de la destruction des dossiers.

Sont versés aux Archives de l'Etat les dossiers qui ont une valeur permanente ou historique, notamment les dossiers se rapportant:

1. aux cas particulièrement caractéristiques du point de vue juridique;

2. aux affaires touchant des personnalités et des lieux qui présentent un intérêt spécial;

3. aux causes qui comportent des indications précieuses en matière culturelle (conditions sociales, époques, facteurs d'évolution).

L'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation est au préalable consultée.

Sont détruits, avec l'accord du Tribunal cantonal et en accord avec les Archives de l'Etat, les dossiers dont l'archivage n'est pas prescrit par l'article 8.

La destruction intervient de manière appropriée pour éviter toute possibilité de reconstitution (art. 13 al. 2 RSD⁶).

Ces directives entrent en vigueur le 1^er janvier 2001.

Elles sont publiées dans la Feuille officielle et insérées dans le Bulletin des lois.