Règlement d'exécution de la loi sur le guichet sécurisé unique (RELGSU)

La commission du GSU est nommée par le Conseil d'Etat au début de chaque période législative.

La commission se constitue elle-même et organise ses travaux. Elle est convoquée à cet effet par la présidente ou le président, désigné par la LGSU.

L’exploitant et la chancellerie d’Etat, en tant que gestionnaires du GSU, siègent au sein de la commission avec voix consultative.

La présidente ou le président peut convoquer aux séances de la commission du GSU, avec voix consultative, des personnes spécialisées dans certaines questions soumises à l'étude de la commission.

Les séances de la commission du GSU ne sont pas publiques.

L'autorité cantonale ou communale qui désire offrir des prestations aux utilisatrices et utilisateurs (ci-après: utilisateurs) du GSU doit avoir signé préalablement un contrat de collaboration avec le Conseil d’Etat.

Le contrat de collaboration précise les clauses organisationnelles, financières et techniques de collaboration entre l’autorité cantonale ou communale et l'Etat.

⁵La légalisation est la déclaration par laquelle un fonctionnaire ou un officier public atteste l'authenticité d'une signature apposée sur un acte.

La légalisation est faite à la suite de la signature.

Ont seuls qualité pour légaliser:

1. les notaires;

2. les juges du Tribunal d'instance;

3. la représentation suisse compétente pour les Suissesses et les Suisses de l’étranger.

Le contrat d’utilisation, dont la signature a été valablement légalisée ou apposée, est adressé à la chancellerie d'Etat en double exemplaire.

Après examen des conditions requises, la chancellerie d’Etat signe le contrat d’utilisation.

Un exemplaire du contrat d’utilisation est retourné à l'utilisateur et l'autre conservé à la chancellerie d’Etat pour inscription dans le registre des utilisateurs.

La chancellerie d'Etat transmet à l’utilisateur les informations à mémoriser qui sont constituées d'un code utilisateur et d'un mot de passe.

La chancellerie d'Etat informe l'exploitant de la conclusion de tout nouveau contrat d’utilisation.

⁸L'exploitant transmet à l'utilisateur l'élément d'authentification à posséder sur soi, à savoir une carte à numéros ou un code à usage unique transmis par SMS.

Abrogé.

⁹¹⁰La personne s’authentifie au moyen d’une des identités numériques reconnues (INR) suivantes:

1. AGOV

2. SwissID

3. TrustID

4. HIN

Les INR mentionnées à l’alinéa 1 doivent offrir un niveau de garantie impliquant une vérification préalable de l’identité par le fournisseur.

Une fois que la personne a complété le formulaire en ligne et accepté les conditions générales d’utilisation, sa demande d’inscription est transmise électroniquement à la chancellerie d’Etat.

Conformément à l’article 22, alinéa 3, LGSU, la procuration doit, si elle ne concerne pas toutes les prestations offertes par le GSU, mentionner explicitement les thèmes qu’elle englobe au sens de l’article 20, alinéa 2, LGSU.

La liste des thèmes disponibles est accessible sur le site Internet du GSU.

La procuration légalisée est transmise à la chancellerie d’Etat pour examen.

Après acceptation de la procuration, cette dernière est inscrite dans le registre des procurations et les droits d'accès sont transmis au mandataire selon la procédure définie aux articles 8 et 9 du présent règlement.

¹³La chancellerie d’Etat est le seul répondant des utilisateurs pour tous les aspects de gestion des contrats d’utilisation et des droits d’accès.

Elle communique aux utilisateurs toutes informations utiles relatives au fonctionnement et à l’évolution du GSU.

Les partenaires sont les seuls répondants des utilisateurs pour tous les aspects liés à leurs prestations.

Le registre des utilisateurs du GSU contient au moins, pour chaque utilisateur y figurant, les indications suivantes:

1. les noms et prénoms;

2. la date de naissance;

3. l’adresse;

4. le code;

5. le type du contrat;

6. le statut du contrat;

7. les rôles autorisés;

8. les prestations autorisées.

Le registre des utilisateurs est accessible à la chancellerie d’Etat, à l’exploitant et aux partenaires.

Tout utilisateur peut demander à consulter les informations du registre qui le concernent.

Le registre des procurations du GSU contient au moins les indications suivantes:

1. le mandataire;

2. le mandant;

3. la date de la procuration;

4. le statut de la procuration;

5. les domaines de droits.

Le registre des procurations est accessible à la chancellerie d’Etat, à l’exploitant et aux partenaires.

Tout utilisateur peut demander à consulter les informations du registre qui le concernent.

L'historique temporaire des transactions permet de journaliser dans un fichier informatique toutes les transactions activées par les utilisateurs à l'exclusion de celles associées au vote électronique.

Il est procédé mensuellement à l'archivage au sein du GSU de l'historique temporaire des transactions relatives au mois précédent.

L'exploitant peut utiliser l'historique temporaire des transactions archivé à des fins de facturation des prestations et de statistique d'utilisation des prestations du GSU.

Après 18 mois d'archivage, l'exploitant détruit l'historique temporaire des transactions.

Aucune donnée personnelle associée aux transactions n'étant conservée, l'exploitant ne peut donner aucune information sur les données transmises par le GSU.

¹⁴Le contrôle cantonal des finances est chargé d’effectuer, au minimum tous les 4 ans, un audit de sécurité du GSU.

Le service de l’inspection des finances de l’Etat peut mandater un consultant externe spécialisé pour les audits de sécurité du GSU.

Les buts de l'audit sont notamment:

1. d'effectuer des tests d'intrusion permettant de valider le niveau de sécurité d'accès au GSU;

2. d'analyser les vulnérabilités et d’évaluer les menaces associées au GSU;

3. d'effectuer une revue de l'architecture du GSU et des processus liés.

Les rapports d'audit sont confidentiels et réservés au Conseil d'Etat, au département compétent, à la commission du GSU, à la chancellerie d'Etat et à l'exploitant.

Le Conseil d'Etat peut, à tout moment, ordonner un audit de sécurité auprès d'un tiers.

Les personnes autorisées au sens de l'article 15 LGSU sont nommées par le Conseil d'Etat.

Les personnes autorisées doivent remettre tout document justifiant qu'elles remplissent les conditions légales prévues par l'article 15, alinéa 2, LGSU.

Chaque candidate ou candidat doit indiquer sous réserve du secret professionnel ses liens d'intérêts, à savoir:

1. son activité professionnelle;

2. ses fonctions au sein d’organes de direction ou de surveillance de fondations, de sociétés et d’établissements importants, suisses ou étrangers, de droit public ou de droit privé;

3. ses fonctions permanentes de direction ou de consultation pour le compte de groupes d’intérêts importants, suisses ou étrangers;

4. ses fonctions au sein de commissions ou d’autres organes de la Confédération, du canton et des communes;

5. ses fonctions politiques.

Les modifications intervenues sont indiquées chaque année par les personnes autorisées.

Le Conseil d'Etat procède à l'assermentation de ces personnes avant leur entrée en fonction.

La prestation de serment s'énonce par la formule: "Je jure (ou je promets) de remplir fidèlement et consciencieusement les devoirs de ma charge".

Les serveurs extrêmement sensibles au sens de l'article 16 LGSU sont:

1. les serveurs qui enregistrent les votes cryptés;

2. les serveurs qui gèrent les données liées aux droits d'accès des utilisateurs du GSU.

Au sens de l'article 16, alinéa 2, LGSU, les conditions d'intervention sur ces serveurs sont:

1. chaque intervention est ordonnée, par écrit, par l'exploitant ou la chancellerie d’Etat;

2. les personnes autorisées doivent intervenir à deux;

3. le rapport d'intervention, contresigné par les deux personnes autorisées, doit être déposé dans un délai de 15 jours auprès de la chancellerie d'Etat;

4. les rapports d'intervention sont archivés durant 18 mois, puis détruits par la chancellerie d'Etat.

¹⁵L’apposition de la signature sur le contrat d’utilisation devant la chancellerie d’Etat ou l'administration communale est gratuite.

¹⁶L'émolument perçu pour la légalisation de la signature par les notaires est déterminé par l'article 13 de l'arrêté fixant le tarif des émoluments des notaires, du 20 janvier 1982.

¹⁷L'émolument perçu pour la légalisation de la signature par les juges du Tribunal d'instance est déterminé par l'article 23, lettre b, de l'arrêté temporaire fixant les tarifs des frais, des émoluments de chancellerie et des dépens en matière civile, pénale et administrative du 22 décembre 2010.

¹⁸Aucun émolument n’est perçu auprès des utilisateurs par la chancellerie d’Etat et l’exploitant pour l’enregistrement du contrat d’utilisation et l’envoi des droits d’accès.

Pour chaque attribution de droits d’accès supplémentaires aux personnes dûment autorisées par les utilisateurs signataires des personnes morales, un émolument de 21 francs sera perçu par la chancellerie d’Etat.

Pour toute demande de renouvellement des droits d’accès perdus, un émolument de 20 francs sera perçu auprès de l’utilisateur par la chancellerie d’Etat.

Les coûts des prestations sont fixés et facturés par les partenaires aux utilisateurs, sur la base d'émoluments déterminés.

Ces coûts font l'objet d'une réglementation spéciale.

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2005.

Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.