Règlement d’exécution de la loi sur l’aide financière aux établissements spécialisés pour enfants et adolescent du canton (RELESEA)

La décision de reconnaissance est rendue par le Conseil d'État.

L’IES ou le service d'action éducative en milieu ouvert dépose sa demande de reconnaissance auprès du service de protection de l'adulte et de la jeunesse (ci-après : le service).

L'ES dépose sa demande de reconnaissance auprès de l'office d'enseignement spécialisé (ci-après : l’office) qui instruit le dossier et donne son préavis au Conseil d’État.

Le service instruit le dossier et donne son préavis au Conseil d’État accompagné de celui de la commission cantonale des établissements spécialisés pour enfants et adolescents.

⁴L'aide financière aux IES, aux services d'action éducative en milieu ouvert et aux ES est fixée :

L’aide financière s’étend également aux placements ordonnés par voie judiciaire.

La personne en charge de la direction doit posséder la formation, l'expérience et les aptitudes nécessaires à la bonne marche de l'établissement.

Elle doit être munie :

1. du titre requis par la législation cantonale en matière d'enseignement public, si l'établissement dispense à ses pensionnaires un enseignement assimilé à celui qu'ils recevraient dans une école publique ;

2. du Bachelor en travail social option éducation sociale ou d'enseignant-e, si l'établissement ne dispense pas ledit enseignement.

En cas de nécessité, le service, respectivement l’office, peut déroger exceptionnellement aux dispositions du présent article ; il peut subordonner sa décision à l'accomplissement de certaines conditions, notamment à la fréquentation de cours.

Les personnes chargées de l'éducation des enfants ou des adolescents doivent avoir la formation et les aptitudes nécessaires.

Sont considérées comme possédant la formation nécessaire :

1. les personnes détentrices d'un Bachelor en travail social, option éducation sociale ;

2. les personnes détentrices d'un Bachelor ou d'un Certificat de pédagogie délivré par une école spécialisée ;

3. les personnes dotées d'une formation en travail social, de maître socioprofessionnel ou d'une formation reconnue équivalente par le service ou l’office, après consultation des organes paritaires compétents.

Il est interdit aux personnes travaillant, à quelque titre que ce soit, dans un établissement ou service d’action éducative en milieu ouvert de divulguer des faits dont elles ont eu connaissance dans l'exercice de leurs fonctions et qui doivent rester secrets en raison de leur nature, des circonstances ou d'instructions spéciales.

Il est également interdit, dans les mêmes limites, de communiquer à un tiers ou de transmettre des documents en original ou en copie.

⁵La Convention intercantonale relative à la protection des données et à la transparence dans les cantons du Jura et de Neuchâtel (CPDT-JUNE), du 9 mai 2012, s'applique pour le surplus.

Ces obligations subsistent après la cessation des fonctions.

Les demandes d’admission dans les IES doivent être soumises à l'office de protection de l'enfant, lorsqu'elles n'émanent pas d'un autre service officiel de placement tel que l'autorité de protection de l'enfant et l'adulte ou le centre neuchâtelois de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.

Les demandes d'admission dans les services d'action éducative en milieu ouvert doivent être soumises à l'office de protection de l'enfant.

⁶Les demandes d'admission dans les ES se font conformément au règlement transitoire d'exécution de la loi fédérale concernant l'adoption et la modification d'actes dans le cadre de la réforme de la péréquation financière et de la répartition des tâches entre la Confédération et les cantons (RPT) en matière de formation scolaire spéciale (REFOSCOS), du 19 décembre 2007.

Les IES, les services d'action éducative en milieu ouvert et les ES doivent établir chaque année :

1. un budget, lequel fait l'objet d'un examen par le service ou l’office et est dûment approuvé par le département ;

2. des comptes, selon les plans comptables élaborés par le Conseil d'État respectivement pour les IES, les services d'action éducative en milieu ouvert et les ES ;

3. la liste des enfants, adolescents, mentionnant expressément les noms, prénoms, date de naissance, commune de domicile légal, dates du début et de la fin de la prise en charge et nombre de journées correspondant ;

4. un rapport d'activité.

Un exemplaire de ces documents doit être adressé au service, respectivement à l’office.

La comptabilité doit être tenue à jour et adaptée à la nature et à l'importance de l'établissement.

Les IES, les services d'action éducative en milieu ouvert et les ES sont tenus de fournir en tout temps au service, respectivement à l'office, tous renseignements et tous documents sur leur activité, leur personnel et les enfants et adolescents suivis.

Ils doivent informer également le service ou l'office de tout changement apporté à leurs statuts, à leur organisation ou à leur activité.

Les frais d'exploitation pris en charge par l'État représentent la différence entre :

• – la part du prix de pension facturée aux parents, subsidiairement à l'aide sociale ou à d'autres répondants, fixée selon les directives du département

• et

• – l'excédent de dépenses calculé conformément aux articles 15 à 19 du présent règlement.

Si une personne morale ou une corporation de droit public exploite plusieurs établissements, la participation de l'État fait l'objet d'un calcul spécial pour chacun d'eux.

⁷Sont prises en considération les charges réelles occasionnées par une gestion judicieuse et économique et dûment comptabilisée, qu'elles soient couvertes par l'établissement lui-même ou par un fonds qui en dépend.

Sont notamment pris en considération :

• a) les salaires versés au personnel :

• – en totalité, s'ils sont fixés par l'État ou en fonction d'une convention collective de travail dûment approuvée par lui ;

• – jusqu'à concurrence de la rétribution accordée par l'État, à qualifications égales, à son personnel pour les mêmes fonctions, dans les autres cas.

• b) les prestations ordinaires versées à des institutions d'assurance ou de prévoyance en faveur du personnel, mais au maximum jusqu'à concurrence de 20% des salaires pris en considération ; exceptionnellement, le service ou l’office peut élever ce taux lorsque les salaires sont particulièrement bas ;

• c) les prestations extraordinaires versées à des institutions d'assurance ou de prévoyance en faveur du personnel sous la forme de contribution d'entrée ou de rappels de cotisations, dans la mesure où ces prestations ont été préalablement admises par le service ou l’office ;

• d) la valeur des denrées fournies par une exploitation agricole annexe, mais au maximum jusqu'à concurrence des prix du marché ;

• e) les frais d'acquisition du linge de maison et des vêtements professionnels, à l'exclusion des frais de linge et de vêtements personnels des pensionnaires ;

• f) les frais de surveillance médicale et d'hygiène ;

• g) les charges d’amortissement selon les modalités suivantes :

• - l’amortissement des véhicules à moteur jusqu’à concurrence de 20% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions, des dons et du montant de reprise des anciens véhicules ;

• - l’amortissement des véhicules spéciaux jusqu’à concurrence de 6.66% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions, des dons et du montant de reprise des anciens véhicules ;

• - l’amortissement du matériel et des solutions informatiques jusqu’à concurrence de 20% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions et des dons ;

• - l’amortissement des autres biens mobiliers jusqu’à concurrence de 10% de leur prix d’acquisition, déduction faite des subventions et des dons, pour autant que ces biens n’aient pas été acquis dans le cadre d’un crédit hypothécaire ;

• - l’amortissement des immeubles bâtis jusqu’à concurrence de l’amortissement effectif des hypothèques ;

• - les amortissements sont linéaires et prennent effet dès la mise en exploitation de l’investissement ;

• - le seuil d’activation au bilan pour les dépenses d’investissement est fixé à 3’000 francs ;

• - les investissements destinés à être utilisés dans le cadre de la prestation commandée par l’État, de même que leur éventuel financement par une hypothèque ou toute modification ultérieure de celle-ci, doivent faire l’objet d’une validation préalable par le service ou l’office compétent.

• h) les frais d'entretien des bâtiments nécessaires au bon maintien des immeubles, mais jusqu'à concurrence de 2% de la valeur d'assurance incendie, y compris le supplément d'un avenant éventuel ;

• les frais occasionnés par des travaux de réparation et d'entretien extraordinaire dépassant les normes admises peuvent, moyennant entente préalable avec le service ou l’office, être activés au bilan dans la mesure où ils entraînent une plus-value des bâtiments ;

• i) les frais d'aménagement extérieurs des bâtiments, dans la mesure où ils n'ont pas un caractère luxueux ;

• j) abrogée ;

• k) abrogée ;

• l) les frais d'acquisition de biens mobiliers autres que les véhicules à moteur, dans la mesure où ils n'ont pas entraîné une augmentation de la valeur au bilan ;

• m) les frais effectifs d'entretien et de réparation des biens mobiliers ;

• n) les intérêts versés effectivement à des tiers ;

• o) le solde des frais de l'aumônerie spécialisée organisée dans certaines institutions, après versement de la contribution des églises.

En principe, toutes les recettes sont prises en considération, qu'elles soient réalisées par l'établissement lui-même ou par un fonds qui en dépend.

Sont notamment pris en considération :

1. les contributions aux frais de pension versées par les parents des pensionnaires, subsidiairement par l'assistance publique ou par d'autres répondants ;

2. les sommes versées par le canton à titre de participation aux frais d'instruction publique ;

3. le rendement de la fortune ;

4. le produit de la vente commerciale d'objets fabriqués dans l'établissement ;

5. les remboursements effectués par ou pour le personnel en contrepartie de prestations en nature ou sous la forme d'indemnités pour perte de salaire en cas d'accident, de maladie ou de service militaire.

Demeure réservé l'article 18.

Les frais d'exploitation pris en charge par l'État sont basés sur une participation mensuelle. Celle-ci se calcule en divisant les charges d'exploitation moins les recettes éventuelles par le nombre de mois d'intervention.

Aucune participation financière n'est demandée aux parents ou répondants.

La subvention aux frais d'exploitation est calculée annuellement sur la base des comptes approuvés par le Conseil d'État.

Aucune participation financière autre que celle représentée par le paiement de la pension mensuelle selon le tarif officiel de la Fondation, n'est exigée des parents ou des répondants.

Pour les pensionnaires domiciliés légalement dans un autre canton, le déficit d'exploitation ne fait pas l'objet d'une facturation au sens de la convention intercantonale relative aux institutions sociales (CIIS), du 13 décembre 2002, relative à la couverture des frais entraînés par l'accueil dans les institutions spécialisées d'enfants, d'adolescents et d'adultes placés hors de leur canton de domicile.

La prise en charge est assurée pour une durée limitée dont le maximum est fixé par le service, et en principe jusqu'à l'âge de 18 ans révolus.

Sur demande dûment motivée, renouvelable selon les modalités définies par le service, celui-ci peut accorder des prolongations.

Les IES, les services d'action éducative en milieu ouvert et les ES ne peuvent prétendre à une participation aux frais d'exploitation enregistrés pendant un exercice déterminé que s'ils adressent à cet effet une requête au service ou à l’office dans les six mois qui suivent la clôture de cet exercice.

La demande de participation doit être rédigée sur une formule spéciale délivrée par le service respectivement l'office et être accompagnée de toutes les pièces justificatives exigées.

¹¹Les placements hors canton sont régis par la CIIS ainsi que par le concordat sur l’exécution de la détention pénale des personnes mineures des cantons romands (et partiellement du Tessin), du 24 mars 2005, (ci-après : le concordat) en cas de placement ordonné par voie judiciaire.

La demande de garantie financière doit, conformément à la CIIS, parvenir au service par l’intermédiaire de l’office de liaison compétent du canton dans lequel se trouve l’établissement.

Les dispositions des articles 13, 14, 20 et 22 sont applicables.

Le Conseil d’État peut reconnaître par voie d’arrêté des IES, des services d’action éducative en milieu ouvert et des ES sis hors du canton pour lesquels un subside cantonal doit être versé en cas de placement ou de prise en charge d’enfants ou d’adolescents domiciliés dans le canton, agréé(e) au préalable par le service ou l’office.

Sont considérés comme coûts de construction reconnus au sens de la loi, et pour autant qu'ils concernent des immeubles nécessaires au fonctionnement de l'institution, les dépenses pour :

1. la construction, l'agrandissement ou la transformation de bâtiments, y compris les logements du personnel qui sont indispensables à l'établissement ;

2. l'acquisition et l'équipement d'immeubles ;

3. les travaux préparatoires et les aménagements extérieurs ;

4. les installations sportives et de loisirs ;

5. l'acquisition initiale des équipements d'exploitation et de l'ameublement.

Sont en outre applicables, par analogie et lorsque les projets sont également subventionnés par la Confédération, les directives de l'Office des constructions fédérales concernant le calcul de la part du coût de construction à considérer dans l'octroi des subventions fédérales.

Les demandes de subventions à la construction doivent parvenir au service ou à l’office, avant d'engager les dépenses.

L’IES, le service d'action éducative en milieu ouvert ou l'ES doivent, dans ce but, constituer un dossier complet comprenant :

1. un rapport à l'appui des motifs justifiant la nécessité du projet ;

2. un descriptif détaillé du projet architectural et pédagogique ;

3. un plan de situation (1:500 ou 1:1000) avec indication des constructions et des limites du terrain ;

4. un jeu de plans (avec indication de l'affectation des locaux, des surfaces et de l'ameublement), coupes et façades, accompagné de la sanction préalable des autorités communales ;

5. le calcul du volume selon les normes SIA ;

6. un devis détaillé selon le code fédéral des frais de construction (CFC) ;

7. en cas d'acquisition d'immeuble : année de construction, valeur d'assurance incendie et valeur de rendement, prix du mètre carré usuel dans la région, extrait du registre foncier ;

8. en cas de droit de superficie, la copie du contrat ;

9. en cas de location, la copie du contrat.

Les subventions doivent être restituées si l’IES, le service d'action éducative en milieu ouvert ou l'ES s'écarte du but qui a justifié leur octroi ou interrompt son exploitation.

Le montant à restituer est toutefois diminué d'un vingtième par année d'exploitation à compter du moment de leur octroi.