152.42
Verordnung über die Aktenführung
Vom 20. März 2012 (Stand 1. Juni 2012)
Der Regierungsrat des Kantons Zug,
gestützt auf § 5 Abs. 1 des Archivgesetzes vom 29. Januar 20041,
beschliesst:
Art. 1 Gegenstand
Die Aktenführung umfasst die flächendeckende, ordnungsgemässe und systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen.
Sie erstreckt sich auf papiergebundene, elektronische und andere Unterlagen.
Art. 2 Geltungsbereich
Die Verordnung gilt für die Aktenführung in Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen und Datenbanken sowie für entsprechende papiergebundene Systeme.
Die Verordnung gilt für die Amtsstellen der kantonalen Verwaltung sowie Personen und Organe im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes; sie gilt nicht für die Gerichte, die Staatsanwaltschaft und das polizeiliche Ermittlungsverfahren.
Art. 3 Zweck
Die Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung, sichert die Nachvollziehbarkeit und garantiert die Transparenz staatlichen Handelns.
Sie
ermöglicht eine Übersicht über die laufenden Geschäfte;
dient der Koordination mit anderen Geschäften;
zeigt den Stand eines einzelnen Geschäftes;
ermöglicht, den übergeordneten Stellen Rechenschaft über die Geschäfte abzulegen;
unterstützt Auskunft und Einsicht betroffener Personen und von berechtigten Dritten;
ist Grundlage für die Langzeitarchivierung.
Art. 4 Anforderungen an die Aktenführung
Die Aktenführung erfüllt hinsichtlich Verfahren, Systeme und Prozesse die Anforderungen der Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbarkeit.
Die bei der Aktenführung anfallenden Unterlagen müssen
authentisch die Urheberschaft und den Zeitpunkt der Erstellung belegen (Authentizität);
den Inhalt glaubwürdig, vollständig und genau wiedergeben (Zuverlässigkeit);
langfristig unversehrt bleiben und gegen unbefugte Änderungen geschützt sein (Integrität);
wieder aufgefunden, dargestellt und im Kontext verstanden werden können (Benutzbarkeit).
Art. 5 Grundsätze der Aktenführung
Geschäfte werden schriftlich geführt und mit den dafür bestimmten Mitteln aufgezeichnet.
Die Aktenführung erfolgt nach den Grundsätzen von § 2 Abs. 1 des Finanzhaushaltgesetzes2 und berücksichtigt den Grundsatz der Geschäftsrelevanz.
Unterlagen sind in ihrem Geschäftszusammenhang während des ganzen Lebenszyklus des Geschäftes in dessen Kontext zu erhalten und aufzubewahren.
Die Akten sind elektronisch oder physisch zu führen.
Art. 6 Ordnungssysteme
Die Aufgaben der Amtsstellen, der Personen und Organe im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes werden in einem Ordnungssystem abgebildet.
Für die Erstellung und Pflege der Ordnungssysteme bietet das Staatsarchiv seine Unterstützung an.
Art. 7 Dossierbildung
Die relevanten Unterlagen zu dokumentengestützten Geschäften werden in zeitlich abgegrenzten physischen oder digitalen Dossiers abgelegt.
Alle Dossiers müssen dem Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein.
Die Dossiers tragen einen eindeutigen Titel, das Datum der Eröffnung und des Abschlusses sowie die Bezeichnung der für das Dossier verantwortlichen Person.
Die für die Organisation der Aktenführung gemäss § 8 Abs. 1 zuständigen Personen können weitere beschreibende Elemente (Metadaten) festlegen.
Grössere oder über einen längeren Zeitraum dauernde Geschäfte können in Subdossiers unterteilt werden; kleinere Geschäfte können zu einem einzigen Dossier zusammengefasst werden.
Art. 8 Verantwortung für die Aktenführung
Generalsekretärinnen und Generalsekretäre, Amtsleitende und Verantwortliche von Organen im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes regeln die Zuständigkeit, den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung. Sie sind für den rechtskonformen Umgang der Mitarbeitenden mit den Unterlagen verantwortlich.
Sie
legen für alle Unterlagen Bearbeitungs- und Zugriffsrechte fest;
erlassen wo nötig ergänzende Organisationsvorschriften.
Alle mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Kantons betrauten Personen sind zur ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet.
Art. 9 Unterstützung bei der Aktenführung
Kompetenzzentrum der kantonalen Verwaltung für Fragen der Aktenführung ist das Staatsarchiv.
Es
erstellt Leitfäden zur Aktenführung;
berät die Verantwortlichen bei der Aktenführung;
bietet Schulungen zur Aktenführung an.
Art. 10 Informationsträger und technische Mittel
Die aktenführenden Personen legen die Unterlagen mittels gebräuchlicher Dateiformate und Aufzeichnungsmedien ab.
Für die papiergebundene Ablage von Unterlagen ist archivfähiges, säurefreies Papier zu verwenden.
Die technischen Mittel müssen
den Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere im Bereich der Informatiksicherheit und des Datenschutzes;
die Übernahme von Unterlagen aus abgelösten Systemen sicherstellen sowie
die Übertragung in ein System zur Langzeitarchivierung gewährleisten.
Elektronische Daten dürfen bei der Übergabe ins Staatsarchiv nicht verschlüsselt sein.
Art. 11 Archivtaugliche Dateiformate
Das Staatsarchiv legt die archivtauglichen Standards für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen fest und überträgt gebräuchliche Dateiformate in archivtaugliche Formate.
Art. 12 Ablieferungsform der archivwürdigen Unterlagen
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die archivwürdigen Unterlagen physisch (in Papierform) oder in elektronischer Form abzuliefern.
Beschreibende Elemente (Metadaten), die in elektronischer oder physischer Form vorhanden sind, sind dem Archiv gleichzeitig anzubieten.
Art. 13 Vollzug
Die Einführung von Geschäftsverwaltungssystemen bei den Direktionen und Ämtern erfolgt in Absprache mit dem Staatsarchiv.
Werden in bestehenden Datenbanken und Fachanwendungen Ergänzungen für den Vollzug der Verordnung nötig, sind diese zu planen und zu realisieren.
Für die Ablieferung von Daten in elektronischer Form erlässt das Staatsarchiv Weisungen.
Art. 14 Aufhebung bisherigen Rechts
Das Reglement des Regierungsrates über die Registrierung und Archivierung von Verwaltungsakten vom 19. März 19513 samt dem dazugehörenden Archivplan werden per 31. Mai 2012 aufgehoben.
Art. 15 Inkrafttreten
Die Verordnung tritt am 1. Juni 2012 in Kraft.
GS 31, 427