Zusammenarbeit zwischen Gemeinden und Kanton im Bereich E-Government, Vereinbarung, Genehmigung

A. Ausgangslage Der Regierungsrat hat zum Legislaturziel 2011–2015 «Die politischen Strukturen und die Verwaltung sind stärker auf die funktionalen Räume ausgerichtet und ein ergebnisorientierter, ressourcenschonender Gesetzesvollzug ist sichergestellt» die Massnahme c «Die Zusammenarbeit mit den Gemeinden im E-Government verstärken und in geeigneter Form regeln» festgelegt. Die Stabsstelle E-Government der Staatskanzlei führt hierzu ein Projekt durch. Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 218/2012 die Staatskanzlei ermächtigt, zu dem im Projekt erarbeiteten Vereinbarungsentwurf eine Vernehmlassung durchzuführen.

B. Vernehmlassung Von den 400 Adressaten (darunter 171 politische und 189 Schulgemeinden) nahmen 108 (davon 71 politische Gemeinden und Städte) Stellung. Die überwiegende Mehrheit der Stellungnehmenden äusserte sich zustimmend und begrüsste eine engere Zusammenarbeit sowie die künftige gemeinsame Weiterentwicklung von E-Government. Kritisch wurde eingewendet, dass für die Pflichtprojekte eine Vereinbarung unnötig sei, weil diese im Rahmen einer gesetzlichen Grundlage sowieso als für die Gemeinden verpflichtend bezeichnet werden können. Mehrere Vernehmlassende wollen die Unterzeichnung der Vereinbarung von den Projektkosten abhängig machen. Diese Vorbehalte sind vermutlich darauf zurückzuführen, dass die Vernehmlassungsunterlagen bei einigen Adressaten den Anschein erweckt haben, dass auch die mitgelieferten Projektideen Gegenstand der Vereinbarung seien und die Unterzeichnung der Vereinbarung zu finanziellen Verpflichtungen führe. Alle Stellungnahmen wurden ausgewertet und das Ergebnis in einem Vernehmlassungsbericht zusammengefasst.

C. Vereinbarung 1. Präambel Die Präambel beschreibt das gemeinsame Verständnis von E-Government und umschreibt die Vision, welche die Gemeinden und der Kanton verfolgen: «Die Gemeinden und die kantonale Verwaltung verkehren untereinander elektronisch und tauschen Daten aus. Bevölkerung und Unternehmen des Kantons Zürich können die wichtigsten Amtsgeschäfte und Anliegen online, ohne Medienbruch und jeweils über möglichst eine Anlaufstelle (Single Point of Contact) tätigen und nehmen die Behörden von Kanton und Gemeinden als modern, effizient und dienstleistungsorientiert wahr.» 2. Gemeinsame Planung und Projekte Um E-Government künftig koordiniert umzusetzen, verpflichten sich die Vereinbarungspartner, gemeinsame strategische Stossrichtungen und ein Projektportfolio festzulegen. Dabei wird unterschieden zwischen Pflichtprojekten, an denen sich die Gemeinden aufgrund vorhandener oder zu schaffender gesetzlicher Grundlagen beteiligen müssen, und weiteren Zusammenarbeitsprojekten, an denen sie freiwillig teilhaben können. Diese Unterscheidung ist vor allem bei der Finanzierung und Priorisierung der Projekte bedeutsam. 3. Grundsätze für die Umsetzung der Projekte E-Government-Projekte sollen nach gemeinsamen Grundsätzen umgesetzt werden, wie z. B. die Mehrfachnutzung von Daten und bestehenden Lösungen, die Einhaltung von Standards zwecks Interoperabilität der verschiedenen Systeme sowie die Berücksichtigung der jeweiligen rechtlichen Rahmenbedingungen. Die Einhaltung dieser Grundsätze bezweckt die bessere Ausschöpfung von Synergien sowie eine effizientere Umsetzung von E-Government-Lösungen und gewährleistet, dass die rechtlichen Grundlagen mit den Entwicklungen Schritt halten. 4. Rechte und Pflichten der Vereinbarungspartner Die Vereinbarungspartner erhalten mit der Unterzeichnung Rechte, sie verpflichten sich aber auch zur Einhaltung gewisser Zusammenarbeitsregelen. Es wird ausdrücklich festgehalten, dass mit der Unterzeichnung der Vereinbarung keine finanziellen Verpflichtungen verbunden sind.

5. Zusammenarbeitsorganisation Mit der Zusammenarbeitsorganisation soll die E-Government-Entwicklung im Kanton Zürich gesteuert und koordiniert werden. Die Organisation besteht aus – dem Steuerungsausschuss (politisch-strategische Steuerung) – dem Fachrat (fachliche Steuerung und Koordination) – der Geschäftsstelle (operativ-koordinierende Stelle) – den Umsetzungsorganen (Projektorganisation)

Steuerungsausschuss Solitische/strategische (politisch/strategisch) Steuerung

Fachrat Iachliche Steuerung XQG (fachlich) Unterstützung

Rperative Steuerung und Geschäftsstelle (fachlich/operativ) Unterstützung (u.a. Projektportfoliomanagement)

Umsetzung Umsetzungsorgan 1 Umsetzungsorgan 2 Umsetzungsorgan… Projekte

Im Steuerungsausschuss soll neben Vertretungen der Städte Zürich und Winterthur sowie des Gemeindepräsidentenverbandes (GPV) und des Vereins Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute (VZGV) auch der Kanton mit drei Mitgliedern vertreten sein: dem Vorsteher der Direktion der Justiz und des Innern (Vorsitz), einer Vorsteherin oder einem Vorsteher einer weiteren Direktion und dem Staatsschreiber. In der Vernehmlassung wurde der Wunsch eingebracht, weitere Organisationen und Stellen einzubeziehen. Dies würde jedoch zu einer unerwünschten Vergrösserung der Organe führen. Die Berücksichtigung auch kleinerer Gemeinden kann bei der Benennung der Gemeindevertretungen für die Gremien und die Umsetzungsorgane der Projekte erfolgen. Weitere genannte Organisationen und Stellen wie der Datenschutzbeauftragte und die Fachverbände können fach- bzw. themenspezifisch im Rahmen der Projekte eingebunden oder bei Bedarf an die Gremiensitzungen eingeladen werden.

6. Finanzierung Die Kosten für die Mitglieder der Organisationsgremien tragen die entsendenden Organisationen. Die Finanzierung der Projekte erfolgt projektspezifisch und nach den in der Vereinbarung aufgeführten Grundsätzen. Der Kanton trägt die Kosten der Geschäftsstelle, die der Stabsstelle E-Government angegliedert wird und für die Verwaltung des Geschäftsstellen-Budgets verantwortlich ist. 7. Geltungsbereich, Geltungsdauer und Kündigungsfristen Die Vereinbarung gilt zwischen dem Kanton und denjenigen Gemeinden, welche die Anschlusserklärung unterzeichnen. Die Vereinbarung tritt auf den 1. Januar 2013 in Kraft. Sowohl der Kanton als auch die Vereinbarungsgemeinden können die Vereinbarung unter Einhaltung einer dreimonatigen Frist erstmals auf den 31. Dezember 2016 und dann jeweils mit dreimonatiger Frist auf Ende jedes vierten Kalenderjahres kündigen.

D. Umsetzung 1. Beitritt der Gemeinden Nach Genehmigung der Vereinbarung durch den Regierungsrat werden die Gemeinden eingeladen, sich der Vereinbarung anzuschliessen. 2. Einrichtung der Zusammenarbeitsorganisation Die Zusammenarbeitsorganisation wird wie folgt gebildet: – Steuerungsausschuss: Neben den in der Vereinbarung genannten Vertretungen des Kantons soll die Finanzdirektorin in den Steuerungsausschuss abgeordnet werden. Die Städte Zürich und Winterthur sowie der GPV und der VZGV werden eingeladen, eine Vertretung für den Steuerungsausschuss zu benennen. – Fachrat: Der Vorsitzende des Fachrates erstellt zuhanden des Steuerungsausschusses einen Vorschlag für die Besetzung der Vertretung des Kantons sowie der Wirtschaft und Wissenschaft. Die Vertretungen der Gemeinden werden durch den GPV und VZGV vorgeschlagen. – Geschäftsstelle: Die Geschäftsstelle wird in der Staatskanzlei bei der Stabsstelle E-Government angesiedelt. Die Stabsstelle ist besorgt dafür, dass die personellen und finanziellen Mittel für die Führung der Geschäftsstelle bedarfsgerecht bereitstehen. Die Staatskanzlei bestimmt eine Leiterin oder einen Leiter der Geschäftsstelle. Die betrieblichen Einzelheiten der Zusammenarbeit werden im Organisationshandbuch festgehalten. Es umfasst die Aufbau- und Ablauforganisation einschliesslich Projektportfoliomanagement mit den Kri- terien für die Kategorisierung und Priorisierung der Projektideen sowie Kommunikationsaspekte. Das Organisationshandbuch wird dem Steuerungsausschuss zur Genehmigung vorgelegt. 3. Fertigstellung und Genehmigung Projektportfolio Im Hinblick auf die weiteren Arbeiten wurde der Vernehmlassung ein Entwurf des Strategischen Projektportfolios beigelegt. Er enthält Vorschläge für die strategischen Stossrichtungen sowie zu verfolgende Projektideen, zu denen sich die Adressaten ebenfalls äussern konnten. Die Vorschläge fanden mehrheitlich Anklang. Einige Stellungnahmen betrafen neue Projekte und Anmerkungen zu den vorgelegten Projektideen. Die Projektideen sollen nun auf der Grundlage der strategischen Stossrichtungen aufgrund noch festzulegender Kriterien in Pflicht- und weitere Zusammenarbeitsprojekte aufgeteilt und priorisiert werden. Das Projektportfolio wird zusammen mit den strategischen Stossrichtungen dem Steuerungsausschuss an der ersten Sitzung zur Genehmigung vorgelegt. Es wird in der Folge regelmässig überprüft.

E. Finanzierung des kantonalen Aufwands Die vom Kanton zu tragenden Kosten für die einzelnen Projekte sind im ordentlichen Verfahren von den zuständigen Verwaltungseinheiten zu budgetieren bzw. zu bewilligen. Die Staatskanzlei trägt die Kosten der Stabsstelle E-Government und somit auch die Kosten der ihr angegliederten Geschäftsstelle. Aufgrund des Aufgabenkatalogs und des Umfangs der gemeldeten Projektideen wird von einem durchschnittlichen Beschäftigungsgrad von 50–80 Stellenprozenten ausgegangen. Unterstützungsleistungen für Projekte, die Entwicklung von Projektideen (z. B. Vorabklärungen und Anschubfinanzierungen), Kommunikationsmassnahmen und Veranstaltungen und Repräsentationsaufgaben verursachen weitere Kosten, die für 2013 auf Fr. 150 000 geschätzt werden. Die gesamten Kosten für die Geschäftsstelle sind nicht im Budget der Stabsstelle E-Government eingestellt. Um die Tätigkeiten trotzdem baldmöglichst aufnehmen zu können, wird die Stabsstelle E-Government für 2013 Mittel aus ihrem Budget einsetzen, gegebenenfalls zulasten anderer Projekte. Die Geschäftsstelle wird unter Inanspruchnahme einer derzeit freien Stelle besetzt werden. Die Staatskanzlei überprüft im Zusammenhang mit der Erneuerung der E-Government-Strategie das Aufgabenportfolio der Stabsstelle. In diesem Zusammenhang wird die Staatskanzlei dem Regierungsrat die für die Erfüllung sämtlicher Aufgaben der Stabsstelle erforderlichen Mittel beantragen.