Kantonales Steueramt, ZüriPrimo, Realisierungseinheit 02, Datenerfassung/Archivierung, Kreditabrechnung, Abschlussbericht

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 307/2004 die strategische Ausrichtung für das Vorhaben «ZüriPrimo» (Konzept zur Umsetzung des Gesamtsystems Integrierte Bewirtschaftung Steuern Zürich) festgelegt. Mit ZüriPrimo wird bis 2015 ein System verwirklicht, das eine umfassende und integrierte Ausrichtung des Prozesses «Steuern erheben» vorsieht. Das Vorhaben ZüriPrimo umfasst die Programmführung sowie zwölf Realisierungseinheiten, die inhaltlich und zeitlich eng aufeinander abgestimmt sind. Der Regierungsrat hat im Weiteren mit Beschluss Nr. 1050/2005, Kantonales Steueramt, ZüriPrimo, Realisierungseinheit 02, Datenerfassung/ Archivierung, einen Objektkredit von Fr. 7 400 000 zulasten der Investitionsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 4400, Steuern Betriebsteil, bewilligt. Die Realisierungseinheit 02 zielt darauf hin, die Steuerdossiers elektronisch zu erfassen (Scanning) und in einem elektronischen Archiv zu verwalten. Dieses soll durch das Kantonale Steueramt und die Gemeindesteuerämter genutzt werden können. Die Planung sah vor, dass der Betrieb der Informatik-Infrastruktur für die Realisierungseinheit 02 durch einen externen Dienstleister erfolgt. Der Kostenvergleich und die Kapazitätsanalyse zeigten jedoch auf, dass ein Betrieb innerhalb der schon bestehenden FDI (Finanzdirektions-Informatik) wesentlich kostengünstiger, flexibler und bedarfsgerechter ist. Mit Beschluss Nr. 355/2007, Kantonales Steueramt, Züri- Primo, Realisierungseinheit 02, Datenerfassung /Archivierung, Zusatzkredit, hat der Regierungsrat am 14. März 2007 einen Zusatzkredit von Fr. 1 575 000 für den Aufbau der Informatik-Infrastruktur beim Kantonalen Steueramt bewilligt. Die gesamte verfügbare Kreditsumme für die Realisierungseinheit 02 beträgt damit Fr. 8 975 000.

2. Kreditabrechnung Für den mit RRB Nrn. 1050/2005 und 355/2007 bewilligten Gesamtkredit von Fr. 8 975 000 ergibt sich folgende Kreditabrechnung: Kreditbewilligung Kreditabrechnung Differenz (+ besser, – schlechter) Elektronisches Archivsystem 3600 3160 440 Scanning-Lösung KStA 1200 559 641 Organisatorische und technische Grundlagen 1910 2622 –712 Change Management 360 152 208 Server-Infrastruktur 845 855 –10 Informatik-Sicherheit 245 227 18 Informatik-Organisation 410 430 –20 Reserve 405 66 339 Total (in 1000 Franken) 8975 8071 904

Die aufgelaufenen Kosten liegen mit Fr. 8 071 286 um Fr. 903 714 unter der bewilligten Kreditsumme. Dies ist auf folgende Umstände zurückzuführen: – Die elektronische Erfassung von Steuererklärungen der juristischen Personen wurde aufgrund von zurzeit fehlenden fachlichen Anforderungen gemäss Entscheid der Projektausschusssitzung vom 26. Oktober 2007 zurückgestellt. Der hierfür bereitgestellte Betrag von Fr. 800 000 mit einem Reservenanteil von 5% ergibt einen Betrag von Fr. 840 000, der zu einem späteren Zeitpunkt im Programm Züri- Primo beantragt wird. – Abzüglich dieses Betrages hat das Vorhaben Fr. 63 714 weniger gekostet als veranschlagt. Die Budgetpositionen elektronisches Archivsystem und Change Management wurden nicht ausgeschöpft. Die Kostenüberschreitung bei der Position Organisatorische und technische Grundlagen ist weitgehend auf die Mehraufwände für den gleichzeitigen Betrieb des Pilotsystems und des schrittweise eingeführten definitiven Archivsystems, die dadurch verlängerte Projektdauer sowie die umfassendere Erarbeitung von organisatorischen Grundlagen zurückzuführen. Die Kosten wurden in den Rechnungsjahren 2005 bis 2008 dem Konto 5064 0000, Anschaffung von Informatik-Geräten und -Programmen über Fr. 100 000 der Leistungsgruppe Nr. 4400, Steuern Betriebsteil, belastet. Die Abrechnung stimmt mit den Buchungen der Staatsbuchhaltung überein.

3. Zielerreichung Die in der Realisierungseinheit 02 gesetzten Ziele (RRB Nr. 1050/ 2005, Ziffer 2.3 und RRB Nr. 355/2007, Ziffer 2) wurden folgendermassen erreicht: – Das Archivsystem ist voll funktionsfähig und wird unter der Leitung des Kantonalen Steueramts betrieben. Die Server- und Speichersysteme sind ausgebaut und ermöglichen einen stabilen Betrieb mit hoher Verfügbarkeit. – Die erforderlichen Komponenten zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen im Bereich der Informatiksicherheit wurden beschafft und installiert. – Die notwendigen betrieblichen Anpassungen im Bereich Informatikorganisation sowie die damit verbundenen Schulungen wurden durchgeführt. – Sämtliche Gemeinden des Kantons Zürich scannen ab Januar 2009 die Steuerakten der natürlichen Personen und nutzen das Archiv für die Veranlagung. – Die externen Scan-Stellen sind angebunden. Die Schnittstellen zu weiteren vorhandenen Systemen sind vorbereitet, erprobt und stehen für deren Anbindung bereit. – Die steueramtsinterne Scan-Stelle ist voll funktionsfähig an das zentrale Archivsystem angebunden und ermöglicht die ergänzende Archivierung von veranlagungsrelevanten Steuerakten aus dem Veranlagungsprozess für natürliche Personen. Die elektronische Erfassung von Steuererklärungen der juristischen Personen wurde wegen fehlender fachlicher Anforderungen zurückgestellt und wird zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt. – Die organisatorische und technische Ausgestaltung der Lösungen in enger Zusammenarbeit mit den Gemeinden sowie die Koordination der verschiedenen Teilaufgaben wurden erreicht, womit eine umfassende Ausbreitung und Nutzung der Lösung ermöglicht wurde. Damit wurden die für die Realisierungseinheit 02 gesetzten Ziele mit Ausnahme der elektronischen Erfassung der Steuererklärungen für die juristischen Personen vollumfänglich erreicht. Das Projekt dauerte mit 3¼ Jahren ungefähr ein Jahr länger als geplant, jedoch war wegen der schrittweisen Einführung des definitiven Archivsystems und durch den Parallelbetrieb des Pilotsystems die lückenlose Nutzung während der gesamten Projektdauer sichergestellt.

4. Folgekosten Die Aktenbezüge im Jahr 2008 konnten verglichen mit dem Bezugsvolumen vor der Einführung der definitiven Archivlösung im Jahr 2006 um rund 60% gesenkt werden, was zu einer Kosteneinsparung von rund Fr. 420 000 führte. Die Bezüge werden in den kommenden Jahren weiter abnehmen. Zusätzlich verkleinerte sich der Aktenwagenbestand am Bändliweg 21 in der gleichen Periode von 850 auf 620 Wagen. Der dadurch gewonnene Raum wurde für das KStA-interne Scanning umgenutzt. Bedingt durch den vorläufigen Verzicht auf die elektronische Erfassung der juristischen Personen ist die physische Aktenbewirtschaftung in diesem Bereich nach wie vor im gleichen Umfang erforderlich. Nach Ausbau des elektronischen Datenaustauschs mit den Gemeinden für die Veranlagung der natürlichen Personen und dem Aufbau eines Workflowsystems (Realisierungseinheit 03) sind die Voraussetzung gegeben, um die papierbasierten Abläufe im KStA durch elektronische zu ersetzen. Aus diesen Gründen ist deshalb in absehbarer Zeit weder mit einer Weitervermietung von Räumlichkeiten am Bändliweg 21 noch mit einer Personalverminderung zu rechnen. Die Betriebskosten für 2009 liegen im Rahmen der geschätzten Folgekosten von Fr. 1 340 000 gemäss RRB Nr. 355/2007. Für die Betreuung und Wartung des elektronischen Archivsystems und für den Betrieb der technischen Infrastruktur beträgt der Personalaufwand rund 300 Stellenprozente.

5. Gesamtwürdigung An der Sitzung vom 29. Oktober 2008 hat der Projektausschuss das Vorhaben Realisierungseinheit 02 abgenommen. Das externe Projektcontrolling bescheinigt dem Projekt in seinem Abschlussbericht vom 29. Oktober 2008, die Projektziele in der geforderten Qualität und innerhalb des Projektbudgets erreicht zu haben. Trotz der längeren Projektdauer traten keine Einschränkungen der Nutzung des elektronischen Archivsystems auf, da mit dem Pilotsystem bereits ein einsetzbares System verfügbar war und das definitive Archivsystem schrittweise eingeführt wurde.