Digitale Rechnungseinlieferung für Teilnehmer des zentralen Kreditorenworkflow der Finanzverwaltung, Auftrag

1. Ausgangslage und Zielsetzung Gestützt auf RRB Nr. 1282/2018 (Ausweitung des elektronischen Rechnungsaustausches in der Kantonalen Verwaltung) wurde für eine sichere und geschützte Übermittlung von Kreditorenrechnungen an die Abteilung Rechnungsverarbeitung der Finanzverwaltung der digitale Rechnungsaustausch bzw. Empfang von Rechnungsbelegen mit internen Verwaltungseinheiten und Dritten umgesetzt. Im Geschäftsjahr 2025 wurden insgesamt 435 923 Rechnungen verarbeitet, wovon noch 65 388 oder 15% in Papierform übermittelt wurden. Derzeit sinkt das Volumen an Papierbelegen weiter: 2026 wurden bislang noch 8% der Belege in Papierform zugestellt. Der Zeitpunkt für eine vollständige digitale Rechnungsanlieferung ist nun gekommen. Die digitale Rechnungseinlieferung soll als Basisprozess verbindlich festgehalten und Begleitmassnahmen sollen festgelegt werden. Lieferantinnen und Lieferanten wie auch interne Stellen sind aufgefordert, ihre Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 nur noch über einen der zur Verfügung gestellten digitalen Inputkanäle an den zentralen Kreditorenworkflow der Finanzverwaltung zu übermitteln. Bei Fragen oder Problemen bietet die Finanzverwaltung eine Beratungsstelle zur Unterstützung an. Ein Backup-Prozess für Papierbelege von Lieferantinnen und Lieferanten bei Notfällen wird vorgehalten.

2. Digitale Inputkanäle Für Lieferantinnen und Lieferanten stehen folgende Inputkanäle für die digitale Übermittlung zur Verfügung: Nr. Übermittlungskanal Definition 1 E-Mail Übermittlung von PDF-Rechnungen 2 Zürikonto Übermittlung von PDF-Rechnungen über eine geschützten Plattform 3 E-Provider Übermittlung von E-Rechnungen via E-Provider

Internen Stellen stehen zusätzlich folgende Inputkanäle zur Verfügung: Nr. Übermittlungskanal Definition 4 E-Mail Übermittlung von PDF-Rechnungen ab Sommer 2026 mit S/MIME-Verschlüsselung 5 Schnittstelle Direkte Anbindung der Fachapplikationen an DocProStar (Validierungssoftware Kreditorenworkflow) 6 IDoc-Transfer Interne Rechnungstellungen innerhalb ERP (intermediate Document) und Auszahlungen aus CRM/Social Protection mit Schnittstelle zu Maxflow Interface

Betroffen sind alle Verwaltungseinheiten der Konsolidierungskreise 1–3 und deren Lieferantinnen und Lieferanten, die den Kreditorenworkflow «Maxflow» der Abteilung Rechnungsverarbeitung für die Verarbeitung der Rechnungsbelege nutzen. Für die Umsetzung wurde ein Vorgehenskonzept erstellt, um die Umstellung der noch physischen Rechnungen auf die digitale Rechnungsanlieferung in den betroffenen Verwaltungseinheiten zu unterstützen.

3. Beratungsstelle Für Lieferantinnen und Lieferanten wird eine Beratungsstelle in der Abteilung Rechnungsverarbeitung errichtet, die ihnen Unterstützung und Beratung bei der digitalen Rechnungsübermittlung anbietet. Die Beratungsstelle unterstützt die Lieferantinnen und Lieferanten bei Problemen und Fragen zur digitalen Übermittlung von Rechnungen an den Kanton. Sie wirkt darauf hin, dass die Lieferantinnen und Lieferanten die Mindestanforderungen an eine korrekte digitale Übermittlung über die zur Verfügung stehenden Kanäle erfüllen. Zusätzlich leistet sie für Teilnehmende des zentralen Kreditorenworkflows Unterstützung bei Analysen, Auswertungen, Dokumentationen für die digitale Rechnungsanlieferung sowie bei Bedarf bei der Umstellung und Kontaktierung der Lieferantinnen und Lieferanten. Folgende Ziele sollen mit der Aufnahme des Betriebs der Beratungsstelle erreicht werden: Nr. Ziele Wirkung 1 Beratung Beantwortung von Fragen und Beratung der Lieferantinnen und Lieferanten zu den zur Verfügung stehenden Übermittlungskanälen 2 Vermeidung von Fehlern Unterstützung bei der Vermeidung häufiger Fehler zwecks Aufwandreduktion in der Verarbeitung

Nr. Ziele Wirkung 3 Optimierung des Rech- Weitergabe von Informationen zu zusätzlichen nungseingangs bzw. Angaben (Workflow-Identifikator, Bestellnummer Verarbeitungsprozesses mit Bestellbezug) bei der Rechnungsübermittlung, Anpassung von Daten in der Rechnung zur besseren Validierung der Rechnungen 4 Bearbeitungszeit Bei einer Anfrage soll eine Kontaktaufnahme möglichst innerhalb von 24 Stunden erfolgen.

Folgende Themen liegen nicht im Aufgabengebiet der Beratungsstelle: Nr. Themen Beschreibung 1 Prozessoptimierung Die Beratungsstelle ist nicht dafür verantwortlich, interne Abläufe bei den Lieferantinnen und Lieferanten zu analysieren oder zu verbessern. 2 Lösungsfindung Die Beratungsstelle steht beratend zur Seite, jedoch liegt die Lösungsfindung in der Verantwortung der Lieferantin oder des Lieferanten. 3 Kommunikation Die Beratungsstelle ist nicht für die direkte Kommunikation zwischen Lieferantinnen und Lieferanten einerseits und Buchungskreisen anderseits zuständig.

4. Vorgehen Die Dienstleistung des zentralen Scannings wird für die Teilnehmenden am zentralen Kreditorenworkflow der Finanzverwaltung vorerst weitergeführt. Die Beratungsstelle prüft und analysiert die in der Abteilung Rechnungsverarbeitung per Post erhaltenen Papierbelege. Zusammen mit den Verwaltungseinheiten werden die Möglichkeiten zur Umstellung auf digitale Belege ermittelt. Zusätzlich überprüft die Beratungsstelle die digitalen Möglichkeiten der Lieferantinnen und Lieferanten, die wiederkehrend Rechnungen einliefern. Die Verwaltungseinheiten informieren ihre Lieferantinnen und Lieferanten bei Bedarf selbstständig über die digitalen Einlieferungsmöglichkeiten. Informationen für die Lieferantinnen und Lieferanten sind im Internet verfügbar. Interne Stellen finden die Informationen auf der Workzone unter den Themen «Rechnungsverarbeitung oder Maxflow». Auf Wunsch kann eine Umstellung in Zusammenarbeit mit der Beratungsstelle erfolgen.

Es ist folgender Zeitplan für die Umsetzung vorgesehen: Phase Bezeichnung Definition Zeitplan 1 Digitale Übermittlungskanäle Die definierten digitalen Seit 2026 in Kraft Übermittlungskanäle sind funktionsfähig 1 Information intern Information an die Gremien Konferenz Chef im Rechnungswesen (Konfe- Rechnungsrenz Chef Rechnungswesen wesen / ERFA- und ERFA-Tagung) Tagung 2026 Aufschaltung der Informatio- Juli 2026 nen im Internet und Workzone 2 Beratungsstelle Betrieb der Beratungsstelle Ab Juli 2026 2 Analyse der zentral in der Prüfung Umstellungspotenzial Ab Juli 2026 Finanzverwaltung eingegangen Papierbelege 3 Bei Bedarf Zusammenarbeit Gemeinsames Vorgehen Ab August 2026 Buchungskreis/Beratungsstelle für Umstellungen mit Lieferantinnen und Lieferanten 3 Scanningdienstleistung Jeweils an zwei Tagen Ab August 2026 pro Woche (Dienstag und Donnerstag) 4 Anpassung des Handbuchs Anpassung der Vorgaben Bis Ende Oktofür Rechnungslegung (HBR) für HBR 2028 ber 2026

5. Weiteres Die vom damaligen Projektausschuss «ZERZE TP Aufbau BuZ» verabschiedeten Service Level Agreements gemäss RRB Nr. 1568/2006, welche die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmenden des zentralen Kreditorenworkflows und der Finanzverwaltung regeln, werden aufgehoben. Die Zusammenarbeit wird neu im HBR geregelt. Von den Direktionen für den Aufbau des zentralen Kreditorenworkflows verschobene personelle Mittel wurden im Rahmen von RRB Nr. 1331/2022 für die Digitalisierung im Finanzbereich neu eingesetzt.