Vernichtung und Berichtigung von Personendaten und Zugang zu Personendaten

1.

Da die vorliegend zu beurteilenden Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsbegehren ausschliesslich Steuerdaten betreffen und die Begehren (bis auf die beanstandete Gebührenerhebung durch die Vorinstanz) keinen Streitwert aufweisen, erfolgt die Beurteilung der Beschwerde durch die in Steuersachen zuständige Kammer der 2. Abteilung des Verwaltungsgerichts.

2.

Da vorliegend keine Stellungnahmen von Fachstellen wie dem Datenschutzbeauftragten einzuholen sind, sind die diesbezüglichen Verfahrensanträge des Beschwerdeführers gegenstandslos geworden.

3.

3.1

Gemäss Art. 13 Abs. 2 der Bundesverfassung der Schweizerischen Eidgenossenschaft vom 18. April 1999 (BV) hat jede Person Anspruch auf Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten. Auf kantonaler Ebene konkretisiert das Gesetz über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG) diesen grundrechtlichen Anspruch. Es bezweckt unter anderem den Schutz der Grundrechte von Personen, über welche die öffentlichen Organe des Kantons Daten bearbeiten (§ 1 Abs. 1 lit. b IDG) und vermittelt dem Einzelnen Rechtsansprüche zum Schutz eigener Personendaten. Nach § 21 Abs. 1 lit. d IDG kann eine von einer widerrechtlichen Bearbeitung ihrer Personendaten betroffene Person vom betreffenden öffentlichen Organ verlangen, dass es die Widerrechtlichkeit dieser Datenbearbeitung feststellt. Dieser Anspruch steht neben den weiteren in § 21 Abs. 1 IDG vorgesehenen Ansprüchen zum Schutz eigener Personendaten, nämlich der Berichtigung oder Vernichtung unrichtiger Personendaten (lit. a), der Unterlassung widerrechtlicher Datenbearbeitung (lit. b) und der Beseitigung der Folgen widerrechtlichen Bearbeitens (lit. c). Überdies hat gemäss § 20 Abs. 2 IDG jede Person Anspruch auf Zugang zu den eigenen Personendaten.

3.2

3.2.1

Der Beschwerdeführer fordert, dass sämtliche über ihn bearbeitete Personendaten zu Steuerperioden vor dem Jahr 2005 zu vernichten seien. Zur Begründung führt er zusammenfassend aus, dass die gemäss der Weisung der Finanzdirektion über die elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Steuerakten sowie die Vernichtung von Papierakten vom 26. November 2020 vorgesehene Aufbewahrungsfrist von mindestens 25 Jahren aufgrund der in der Regel kürzeren steuerrechtlichen Verjährungsfristen etc. unverhältnismässig lange und nicht zweckmässig sei, die Aufbewahrungsfrist nicht auf einer hinreichenden Gesetzesgrundlage beruhe und die in der Weisung vorgesehene Formulierung überdies zu offen formuliert sei, da sie nur eine minimale Aufbewahrungsfrist vorsehe.

3.2.2

Nach § 21 lit. a und b IDG kann eine betroffene Person vom öffentlichen Organ verlangen, dass es unrichtige Personendaten berichtigt oder vernichtet und das widerrechtliche Bearbeiten von Personendaten unterlässt. Als Bearbeiten wird dabei jeder Umgang mit Informationen verstanden, mithin auch die Aufbewahrung (vgl. § 3 Abs. 5 IDG). Entgegen dem Wortlaut besteht ein Recht auf Vernichtung nicht nur dann, wenn Personendaten unrichtig sind, sondern auch dann, wenn Daten widerrechtlich bearbeitet wurden. Dies ist namentlich dann der Fall, wenn das öffentliche Organ Daten ohne gesetzliche Grundlage bearbeitet, widerrechtlich beschafft oder die Bearbeitung eine unverhältnismässige Einschränkung der Persönlichkeitsrechte der betroffenen Person darstellt (Rolf H. Weber, Datenschutz v. Öffentlichkeitsprinzip, Zürich 2010, N. 571). Denn die Existenz dieser aufgrund der fehlenden gesetzlichen Grundlage widerrechtlich erstellten Information muss unabhängig davon, ob ihr Inhalt richtig ist oder nicht, beseitigt werden können (VGr, 25. April 2019, VB.2018.00488, E. 2.1). Sodann sind Personendaten nur insoweit zu bearbeiten – und damit auch aufzubewahren – als dies zur Erfüllung einer gesetzlich umschriebenen Aufgabe geeignet und erforderlich erscheint (§ 8 Abs. 1 IDG). Datenbearbeitungssysteme und -programme sind so zu gestalten, dass möglichst wenig Personendaten anfallen, die zur Aufgabenerfüllung nicht notwendig sind (§ 11 Abs. 1 IDG, sogenannte Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit).

3.2.3

Wie bereits im vorinstanzlichen Entscheid ausführlich dargelegt wurde, kann die Finanzdirektion gemäss § 109d des Steuergesetzes vom 8. Juni 1997 (StG) Vorschriften im Zusammenhang mit der elektronischen Erfassung und Aufbewahrung von Steuerakten erlassen, wovon sie mit der zitierten Weisung Gebrauch gemacht hat. Sodann greift eine längere Aufbewahrung personenbezogener Daten nur geringfügig in die Rechte der betroffenen Personen ein, weshalb eine Delegationsnorm in einem formellen Gesetz eine hinreichende Gesetzesgrundlage darstellt und die Aufbewahrungsfrist selbst auch in einer Weisung bzw. Verwaltungsverordnung festgehalten werden kann. Der Beschwerdeführer legt diesbezüglich auch nicht dar, inwiefern ihn eine längere Aufbewahrungsfrist in massgeblicher Weise in seinen Rechten tangiert und er ein schützenswertes Interesse an der Vernichtung aufweist.

Eine (mindestens) 25-jährige Aufbewahrungspflicht erscheint sodann zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben aus mehreren Gründen angemessen: Gemäss § 5 Abs. 2 IDG können Informationen und Findmittel noch während höchstens zehn Jahren aufbewahrt werden, nachdem sie das öffentliche Organ nicht mehr benötigt. Da das Recht, Nachsteuern festzusetzen, erst 15 Jahre nach Ablauf der betroffenen Steuerperiode erlischt (vgl. § 161 Abs. 2 StG), erscheint eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 25 Jahren ohne Weiteres gerechtfertigt, zumal verschiedene Konstellationen denkbar sind, wo selbst nach 25 Jahren noch auf alte Steuerakten zurückgegriffen werden muss, beispielsweise bei Steuervergehen (vgl. § 264 StG), bei Steuerhinterziehungsfällen mit bereits erlassenem Strafbescheid (vgl. § 242 Abs. 3 StG) und bei Steueraufschubstatbeständen (vgl. z. B. § 216 Abs. 3 StG). Weiter ist nicht auszuschliessen, dass zur Plausibilisierung von Einschätzungen nachfolgender Steuerperioden Quervergleiche mit früheren Steuerperioden angestellt werden, weshalb auch Akten von bereits definitiv und unabänderlich eingeschätzten Steuerperioden noch von Interesse sein können. Ferner werden Steuerakten oft auch ausserhalb eines steuerrechtlichen Verfahrens von Gerichten und Behörden beigezogen, z. B. in Scheidungsverfahren zur Berechnung der güterrechtlichen Ansprüche. Die denkbaren Konstellationen, wo auf frühere Steuereinschätzungsakten zurückgegriffen werden muss, sind zu vielfältig und zu wenig vorhersehbar, als dass eine kürzere Aufbewahrungsdauer oder eine einzelfallbezogene Festlegung der Aufbewahrungsfristen praktikabel wäre, zumal es sich bei den Steuereinschätzungen und -erhebungen um ausgesprochene Massengeschäfte handelt. Zu Recht hat hierauf bereits die Vorinstanz hingewiesen.

3.2.4

Da nach dargelegter Sachlage keineswegs auszuschliessen ist, dass Steuerunterlagen in Einzelfällen auch noch nach mehr als 25 Jahren rechtliche Relevanz entfalten könnten, erscheint es sodann auch angemessen, lediglich eine Mindestfrist für die Aufbewahrung festzulegen. Müsste mit einer fixen Aufbewahrungsfrist allen denkbaren Konstellationen Rechnung getragen werden, würden sich ansonsten noch wesentlich längere Aufbewahrungsfristen rechtfertigen, weshalb mit der Statuierung einer Mindestfrist den Bedürfnissen nach einer möglichst zurückhaltenden Aufbewahrung von Personendaten besser Rechnung getragen werden kann als mit einer (noch höheren) fixen Aufbewahrungsfrist. Allerdings muss es den Betroffenen nach Ablauf der 25-jährigen Minimalfrist grundsätzlich möglich sein, im Einzelfall darzulegen, weshalb an einer weiteren Aufbewahrung ihrer Personendaten kein hinreichendes bzw. überwiegendes öffentliches Interesse mehr besteht. Unschädlich ist auch, dass sich die zitierte Weisung nur auf das zentrale elektronische Archivsystem des kantonalen Steueramtes (ARTS) und nicht auf damit verknüpfte Daten der verschiedenen Fachapplikationen bezieht, lieg es doch gerade im Wesen eines zentralen elektronischen Archivsystems, dass dieses die Datensätze verschiedener Anwendungen zentral zusammenführt.

Nach dem Gesagten stellt die Bearbeitung bzw. Aufbewahrung von Personendaten zu Steuerperioden vor dem Jahr 2005 keine widerrechtliche Datenbearbeitung dar. Die pauschalen Ausführungen des Beschwerdeführers sind auch nicht geeignet, in seinem konkreten Einzelfall nachzuweisen, weshalb an einer weiteren Aufbewahrung seiner Personendaten kein öffentliches Interesse mehr besteht bzw. diesem überwiegende private Interessen entgegenstehen sollten. Nachdem bereits die Vorinstanz ihre Entscheidung ausführlich motiviert hatte, ist auch keine Verletzung der Begründungspflicht ersichtlich und kann ansonsten vollumfänglich auf die diesbezüglich nach wie vor zutreffenden vorinstanzlichen Erwägungen verwiesen werden.

3.3

3.3.1

Der Beschwerdeführer beantragt weiter, dass in Nachachtung des Rekursentscheids vom 3. Mai 2019 seine 11-stellige AHV-Nummer in den Informationsbeständen der steueramtlichen Fachapplikationen "C3" und "ZP/Napeduv" zu entfernen sei. Seine 11-stellige AHV-Nummer sei überdies offenkundig falsch erfasst, nachdem die letzten drei Ziffern jeweils mit "000" angegeben seien und die richtige Zifferfolge aus der früher verwendeten steueramtlichen "Register-Nr." ersichtlich sei. Sodann rügte er, dass ihm bislang lediglich ein Bildschirmausdruck betreffend der Verknüpfung von Datenbeständen mit seiner 13-stelligen AHV-Nummer aus der vorgenannten Fachapplikation "ZP/Napeduv" zugekommen sei, ihm jedoch auch noch der mit seiner 11-stelligen AHV-Nummer verknüpfte Ausdruck zuzustellen sei.

3.3.2

Mit am 5. Juni 2019 in Rechtskraft erwachsenem Entscheid vom 3. Mai 2019 hat die Finanzdirektion verfügt, dass die (sogenannt sprechende) 11-stellige AHV-Nummer des Beschwerdeführers spätestens nach 30 Tagen ab Rechtskraft des Entscheids – somit ab dem 6. Juli 2019 – nicht mehr zu verwenden sei und diese bei den bisher erstellten und den Beschwerdeführer betreffenden Dokumenten nur noch aus Gründen der Dokumentenarchivierung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verwendet werden dürfe. Die damalige Entscheidung gründete auf der Überlegung, dass mit der Einführung der neuen, nichtsprechenden 13-stelligen Versichertennummer inskünftig weitere Rückschlüsse auf den Versicherten vermieden werden sollten (vgl. Art. 50c Abs. 3 des Bundesgesetzes über die Alters- und Hinterlassenenversicherung vom 20. Dezember 1946 [AHVG]), weshalb eine unbefristete Weiterverwendung der alten AHV-Nummer auch im Steuerbereich vom Gesetzgeber nicht beabsichtigt ist. Zugleich gestand die Finanzdirektion aber ausdrücklich eine Weiterverwendung der sprechenden 11-stelligen AHV-Nummer für bereits erstellte Datenbestände zu Archivzwecken bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu.

3.3.3

Der rechtskräftige Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 verlangt damit entgegen der Ansicht des Beschwerdeführers keineswegs die Entfernung der 11-stelligen AHV-Nummer aus allen Datenbeständen des Steueramts, sondern verbietet lediglich deren inskünftige Weiterverwendung in neu erstellten Datenbeständen. Ebenso wenig lässt sich aus der damaligen Entscheidung herauslesen, dass frühere Datenbestände nicht mehr mit der 11-stelligen AHV-Nummer verknüpft sein dürften: Sinn und Zweck der AHV-Nummern im Steuerrecht ist und war gerade, die Datenbestände mit einer bestimmten Person zu verknüpfen. Die AHV-Nummer dient im Steuerrecht damit gerade und hauptsächlich dem Zweck der Archivierung, indem sie die Archivdatenbestände auffindbar macht (sogenanntes Findmittel). Damit ist auch die fortbestehende Nutzung der alten 11-stelligen AHV-Nummer für die Archivierung alter Datenbestände vom Archivierungszweck erfasst und zulässig. Unzulässig ist hingegen die Neuverknüpfung der 11-stelligen AHV-Nummer mit Datensätzen, welche erst nach der im Entscheid vom 3. Mai 2019 angesetzten Frist in die Fachapplikationen eingepflegt wurden. Für das vorliegende Verfahren unbeachtlich ist hingegen der weitergehende Mitbericht des kantonalen Datenschutzbeauftragten vom 31. Oktober 2018, welcher eine Weiterverwendung der 11-stelligen AHV-Nummer in den operativen Systemen des kantonalen Steueramts generell beanstandet hatte. Dieser Mitbericht wurde zwar in die damalige Entscheidfindung miteinbezogen, war für die Finanzdirektion jedoch nicht bindend. Nachdem der Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 in Rechtskraft erwachsen ist, ist dieser – und nicht die teilweise abweichende Einschätzung des Datenschutzbeauftragten – massgeblich und hätte sich der Beschwerdeführer auf dem Rechtsmittelweg wehren müssen, wenn er die Würdigung des Mitberichts des Datenschützers bei der Entscheidfindung für ungenügend gehalten hätte.

3.3.4

Die 11-stellige AHV-Nummer des Beschwerdeführers ist zumindest in der Fachapplikation "C3" unvollständig mit "XXX.XX.XXX.000" wiedergegeben worden. Bei den als fehlerhaft gerügten letzten drei Ziffern handelt es sich um eine Ordnungsnummer samt Prüfziffer, weshalb der Wert "000" grundsätzlich nicht vergeben wurde. Entsprechend ist der Wert offenkundig unrichtig und im Sinn der wirklichen AHV-11-Nummer des Beschwerdeführers zu berichtigen. Die steueramtliche Nutzung der (unvollständig wiedergegebenen) 11-stelligen AHV-Nummer bewegt sich ansonsten aber im Rahmen der bereits rechtskräftig entschiedenen Vorgaben der Finanzdirektion, soweit lediglich alte Datenbestände betroffen sind. Allerdings ergibt sich aus dem als Beschwerdebeilage eingereichten Auszug aus der Fachapplikation "C3", dass auch nachfolgende Steuerperioden – zumindest die Steuerperiode 2020 – noch mit der alten, 11-stelligen AHV-Nummer des Beschwerdeführers verknüpft wurden, was nicht mehr durch den im Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 abgedeckten Archivierungszweck gedeckt ist. So ist in der zitierten Entscheidung ausdrücklich die Rede davon, dass eine Verwendung der 11-stelligen AHV-Nummer ausschliesslich "bei den bisher erstellten … Dokumenten" und "nur noch aus Gründen der Dokumentenarchivierung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist" zulässig sei (Hervorhebung hinzugefügt). Damit ist eine Verknüpfung ab der Steuerperiode 2019 (zumindest für alle 30 Tage nach der Rechtskraft des Entscheids der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019, das heisst alle ab dem 6. Juli 2019 erstellten Datenbestände) unzulässig. Eine Verwendung auf nachfolgend erstellte Datenbestände und Steuerperioden – und sei es nur im Sinn einer Datenverknüpfung – ist damit ausdrücklich ausgeschlossen worden. Sodann hat es das kantonale Steueramt bislang versäumt, eine Nichtverwendung der 11-stelligen AHV-Nummer in der Fachapplikation "ZP/Napeduv" durch Vorlage eines entsprechenden Bildschirmausdrucks nachzuweisen, nachdem hierzu lediglich die "aufklappbare Liste" der Verknüpfungen mit der neuen, 13-stelligen AHV-Nummer vorgelegt wurde. Wie sich aber aus den Erwägungen des angefochtenen Entscheids der Finanzdirektion vom 1. Oktober 2021 ergibt, hätte dem Beschwerdeführer auch die "aufklappbare Liste" in Bezug auf seine 11-stellige AHV-Nummer zugestellt werden müssen. Nur so kann der Beschwerdeführer überprüfen, ob das kantonale Steueramt der Auflage der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 nachgekommen ist und keinerlei neuen Informationsbestände mit der alten, sprechenden 11-stelligen AHV-Nummer verknüpft hat.

Die Beschwerde erscheint damit insoweit begründet, als dass die steueramtliche Weiterverwendung der alten 11-stelligen AHV-Nummer auf neu erstellte Datenbestände und die unvollständige Verwendung derselben auf ältere Datenbestände beanstandet wird.

3.3.5

Unbehelflich sind hingegen die Ausführungen des kantonalen Steueramts in seiner Verfügung vom 1. März 2021, wonach die Fachapplikation "C3" selbst keine Daten enthalte, alt sei und seit Jahren nicht mehr aktiv bewirtschaftet werde, weshalb noch die alte 11-stellige AHV-Nummer implementiert und automatisch vom anderen Grundsystemen abgefüllt werde. Der Umstand, dass die alte 11-stellige AHV-Nummer weiterhin automatisch von anderen Grundsystemen abgefüllt wird, entbindet das kantonale Steueramt nicht von der Umsetzung des rechtskräftigen Entscheids der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019, wonach eine Verknüpfung der alten 11-stellige AHV-Nummer mit neueren Datenbeständen nicht mehr erlaubt ist. Sollte die technische Umsetzung das kantonale Steueramt vor besondere Schwierigkeiten stellen, hätte es bereits im damaligen Verfahren und spätestens im vorliegenden Verfahren hinreichend Gelegenheit gehabt, hierauf hinzuweisen und einen adäquaten Zeitraum für die technische Implementierung der geforderten Anpassungen zu benennen.

3.3.6

Das kantonale Steueramt ist deshalb dazu aufzufordern, innert einer angemessenen Vollzugsfrist von 30 Tagen nach der Rechtskraft dieser Entscheidung, die Verknüpfungen ihrer den Beschwerdeführer betreffenden Datenbestände mit der alten 11-stelligen AHV-Nummer zu entfernen und diese aus allen Datenbeständen zu löschen, welche nach der mit dem Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 angesetzten Frist erstellt wurden. Ausgenommen sind in die Steuerakten aufgenommene Dokumente Dritter und des Beschwerdeführers selbst, in welchen die alte AHV-Nummer noch erscheint und welche schon aus Gründen der Datenintegrität nicht abzuändern sind (zur Datenintegrität vgl. auch E. 3.4.2 nachfolgend). Die früheren Datenbestände sind (soweit sie überhaupt mit der alten AHV-Nummer verknüpft wurden) mit der korrekten und vollständigen 11-stelligen AHV-Nummer des Beschwerdeführers zu verknüpfen oder die entsprechende Verknüpfung ist zu entfernen. Auch hier sind aber schon aus Gründen der Datenintegrität keine bereits archivierten Dokumente nachträglich zu korrigieren, wo versehentlich die unvollständige AHV-Nummer des Beschwerdeführers erfasst wurde. Sodann ist dem Beschwerdeführer als Vollzugsmeldung nach Fristablauf ein aktueller Bildschirmausdruck der Fachapplikationen "ZP/Napeduv" mit der "aufklappbaren Liste" zur 11-stelligen AHV-Nummer und ein aktueller Registerauszug "Personen-Übersicht" samt "ID-Mapping" der Fachapplikation "C3" zuzustellen.

3.4

3.4.1

Weiter wird vom Beschwerdeführer verlangt, dass eine im Informationsbestand der steueramtlichen Fachapplikation "ZP/Napeduv" seit 2008 aufgeführte Angabe zu einer Liegenschaft und für die Steuerperiode 2019 die Angaben zu Ertrag und effektiven Kosten gemäss seiner Steuerdeklaration zu berichtigen seien.

3.4.2

Das kantonale Steueramt hat sich bereits bereit erklärt, die Bezeichnung der Liegenschaftenart für kommende Einschätzungen und Veranlagungen bei entsprechender Mitteilung des Beschwerdeführers anzupassen oder andernfalls als "unbekannt" zu berichtigten. Hingegen besteht keine Veranlassung, die in der Vergangenheit erfolgte Erfassung für überwiegend bereits rechtskräftige Steuerperioden nachträglich zu korrigieren: Einzelinformationen mit falschen Aussagen führen nicht zwangsläufig zu unrichtigen Personendaten, sofern und solange die Gesamtheit der Informationen die tatsächlichen Gegebenheiten im Hinblick auf den Bearbeitungszweck richtig wiedergibt und die Informationen in dieser Gesamtheit verwendet werden. So hat das Bundesgericht im Anwendungsbereich des Datenschutzgesetzes des Bundes eine Pflicht zur Nachführung einer Datensammlung insbesondere für den Fall verneint, wenn die Datensammlung Informationen enthält, die im Zeitpunkt ihrer Einführung im Sinn einer Momentaufnahme richtig sind, sich aber nachträglich aufgrund von anderen und neuern Informationen als unzutreffend erweisen (BGr, 2. Mai 2001,1A.6/2001, E. 2.c; vgl. zum Ganzen auch VGr, 7. Januar 2021, VB.2020.00340, E. 3.1). Die bis dahin erstellten Daten werden deshalb nicht schon fehlerhaft, sondern geben schlicht den jeweiligen Verfahrens- bzw. Kenntnisstand der Steuerbehörde wieder. Es würde weder der Transparenz noch der Datenintegrität dienlich sein, wenn solche Datenerhebungen nachträglich verändert oder gelöscht werden müssten, zumal Veränderungen von Informationen gemäss § 7 Abs. 2 lit. e IDG erkennbar und nachvollziehbar bleiben müssen. Vielmehr reicht es vorliegend völlig aus, wenn die vom Beschwerdeführer gerügte fehlerhafte Erfassung der Liegenschaftenart inskünftig korrigiert wird, was von den Steuerbehörden bereits zugesichert wurde (vgl. zum Ganzen auch VGr, 16. Juni 2021, VB.2021.00287, E. 4.5 [nicht auf www.vgrzh.ch veröffentlicht]). Erst recht nicht anzupassen oder zu berichtigen sind die für die rechtskräftig eingeschätzte bzw. veranlagte Steuerperiode 2019 gespeicherten Angaben zu Ertrag und effektiven Kosten. Die diesbezüglich im Informationsbestand beanstandeten Angaben geben zudem die vorgenommene Veranlagung und nicht die Steuerdeklaration des Beschwerdeführers wieder, weshalb nicht ersichtlich ist, inwiefern sie fehlerhaft sein sollten, selbst wenn es bei der Übernahme der Angaben des Beschwerdeführers aus der Steuererklärung allenfalls zu einem Übertragungsfehler gekommen sein sollte, welcher (bei entsprechendem Rechtsschutzinteresse) gegebenenfalls bereits im Rechtsmittelverfahren zur damaligen Veranlagung bzw. Einschätzung hätte gerügt werden müssen.

3.5

3.5.1

Der Beschwerdeführer bringt weiter vor, dass die vorinstanzliche und zu zwei Dritteln ihm auferlegte Schreibgebühr dem Äquivalenzprinzip widerspreche.

3.5.2

Die Gebührenregelung des IDG gilt lediglich für das erstinstanzliche Verfahren vor dem ersuchten öffentlichen Organ, während für das anschliessende Rechtsmittelverfahren das jeweilige Verfahrensrecht Anwendung findet (Urs Thönen in: Baeriswyl/Rudin, § 29 IDG N. 6). Die zu erhebenden Schreibgebühren bestimmen sich demgemäss nach der Gebührenverordnung für die Verwaltungsgebühren vom 30. Juni 1966 (LS 682), wobei für die Erstausfertigung grundsätzlich Fr. 15.- und für jede weitere gedruckte Ausfertigung Fr. 3.- pro A4-Seite zu verrechnen sind. Als Schreibgebühr werden sodann die gesamten für die Ausfertigung eines Schriftstücks erhobenen Gebühren bezeichnet, also nicht bloss die eigentlichen Kosten des Drucks und der Vervielfältigung, sondern auch die hierbei anfallenden Sekretariatsarbeiten etc.

Bei der Festsetzung der Verfahrenskosten muss das Äquivalenzprinzip beachtet werden, wonach die Kosten nicht in einem offensichtlichen Missverhältnis zum objektiven Wert der bezogenen Leistung oder des abgegoltenen Vorteils stehen dürfen und sich in vernünftigen Grenzen bewegen müssen. Ferner muss das Kostendeckungsprinzip beachtet werden, wonach die Gesamteingänge den Gesamtaufwand für den betreffenden Verwaltungszweig nicht oder bloss geringfügig übersteigen sollen (Kaspar Plüss in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014, [Kommentar VRG], § 13 N. 27 f.).

Da der Behörde innerhalb des gesetzlich vorgegebenen Gebührenrahmens ein weites Ermessen zukommt, sind die vorinstanzlich festgelegten Verfahrenskosten selbst ihm Rahmen einer Ermessenskontrolle nur zurückhaltend zu überprüfen (Plüss in: Kommentar VRG, § 13 N. 25 mit weiteren Hinweisen und N. 95 f.). Sodann bewegen sich die in der genannten Gebührenverordnung vorgesehenen Ansätze in ähnlicher Höhe wie die entsprechenden Gebühren von Bundesbehörden (vgl. z. B. Art. 12 der Verordnung über Kosten und Entschädigungen im Verwaltungsstrafverfahren vom 25. November 1974) und genügen in der Regel auch dem Äquivalenz- und Kostendeckungsprinzip (vgl. zum Ganzen auch VGr, 24. April 2018, VB.2018.00148, E. 2 und 4.2 f).

3.5.3

Vorliegend waren demnach für die achtseitige Erstausfertigung des Entscheids der Finanzdirektion vom 1. Oktober 2021 insgesamt Fr. 120.- (8 x Fr. 15.-) und für die beiden weiteren Exemplare gemäss Mitteilungssatz je Fr. 24.- (8 x Fr. 3.-) zu bezahlen, woraus sich eine Schreibgebühr von Fr. 168.- (Fr. 120.- + 2 x Fr. 24.-) ergibt. Hinzu kommen sodann die Schreibgebühren für die beiden einseitigen prozessleitenden Verfügungen vom 30. März 2021 und vom 7. Mai 2021, welche jeweils in einer Erstausfertigung und zwei weiteren Exemplaren auszufertigen waren, womit zusätzlich ein Betrag von Fr. 42.- (2 x Fr. 15.- und 6 x Fr. 3.-) zu verrechnen war. Hieraus resultiert die vorinstanzlich in Rechnung gestellte Schreibgebühr von Fr. 210.-. Da weder der vorgegebene Gebührenrahmen verlassen wurde noch im Sinn der dargelegten Rechtslage eine Verletzung des Äquivalenz- und Kostendeckungsprinzip ersichtlich ist, ist die Beschwerde auch diesbezüglich abzuweisen.

3.5.4

Zu korrigieren ist jedoch ausgangsgemäss die vorinstanzliche Kostenverteilung, nachdem der Beschwerdeführer mit seiner Beschwerde hinsichtlich der beanstandeten Weiterverwendung der 11-stelligen AHV-Nummer durchdringt. Gemäss § 13 Abs. 2 VRG sind die Kosten nach Massgabe des Obsiegens und Unterliegens aufzuerlegen, weshalb es sich vorliegend rechtfertigt, dem lediglich teilweise obsiegenden Beschwerdeführer die Hälfte der vorinstanzlichen Verfahrenskosten aufzuerlegen. Eine Umtriebsentschädigung steht ihm nach wie vor nicht zu, da er eine solche vor Vorinstanz nicht beantragt hat, er nur teilweise mit seinen Vorbringen durchdringt und bei fehlender externer Vertretung grundsätzlich ohnehin nur der objektiv notwendige und nicht bloss geringfügige Aufwand entschädigungsfähig ist (vgl. § 17 Abs. 2 lit. a VRG).

4.

4.1

In Berücksichtigung des Zeitaufwands des Gerichts und der Schwierigkeiten des Falls rechtfertig sich für das verwaltungsgerichtliche Verfahren die Erhebung einer Gerichtsgebühr von Fr. 1'500.- zuzüglich Zustellkosten (vgl. § 2 in Verbindung mit § 3 Abs. 2 der Gebührenverordnung des Verwaltungsgerichts vom 3. Juli 2018 (GebV VGr).

4.2

Gemäss § 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 und § 17 Abs. 2 VRG sind die Kosten- und Entschädigungen des verwaltungsgerichtlichen Verfahrens ebenfalls nach Massgabe des Obsiegens und Unterliegens zu verteilen und steht einer ganz oder teilweise obsiegenden Partei eine Entschädigung nur bei entsprechendem Antrag und externer Vertretung oder besonderem Aufwand zu. Entsprechend sind die Verfahrenskosten auch im Beschwerdeverfahren hälftig aufzuteilen und keiner der Parteien eine Entschädigung zuzusprechen. Insbesondere ist auch dem um eine Entschädigung ersuchenden kantonalen Steueramt keine Entschädigung zuzusprechen, nachdem sich dessen Aufwendungen innerhalb seiner üblichen Amtstätigkeit bewegen und es ohnehin nur teilweise obsiegt.