RU 1999 1757
Ordinanza
sull’organizzazione della Cancelleria federale
(OrgCaF)
del 5 maggio 1999
Il Consiglio federale svizzero,
visti gli articoli 31 capoverso3 e 47 capoverso2 della legge sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione1 (LOGA); in esecuzione dell’articolo 28 dell’ordinanza del 25 novembre 19982 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA),
ordina:
Sezione 1 Funzioni, obiettivi e principi
Art. 1 Funzioni e obiettivi della Cancelleria federale
La Cancelleria federale è lo stato maggiore del Governo e svolge la funzione di cerniera tra il Governo, l’Amministrazione, l’Assemblea federale e il pubblico.
Essa si adopera presso il Consiglio federale e i dipartimenti affinché la prassi decisionale del Governo sia coerente e improntata a lungo termine e affinché il principio della collegialità sia rispettato.
Art. 2 Compiti della Cancelleria federale
Nella sua qualità di stato maggiore, la Cancelleria federale adempie in particolare i compiti definiti negli articoli 30 e 32 a 34 LOGA.
Essa adempie inoltre i compiti d’esecuzione che le assegnano in particolare la legislazione sui diritti politici, la legislazione sulla pubblicazione delle raccolte delle leggi e del Foglio federale e la legge sui rapporti fra i Consigli.
Art. 3 Principi operativi della Cancelleria federale
Oltre ai principi generali dell’attività e direzione amministrativa (art. 11 e 12 OLOGA), la Cancelleria federale rispetta segnatamente le linee direttrici seguenti:
a. garantisce parità di trattamento ai i destinatari delle sue attività;
provvede affinché le sue attività rispondano ai bisogni dei destinatari, siano eseguite tempestivamente e presentino un livello costante di qualità;
provvede affinché le soluzioni siano amministrativamente semplici e le procedure concise.
Sezione 2 Campi centrali di attività
Art. 4
I compiti della Cancelleria federale secondo l’articolo2 si estendono ai campi centrali seguenti:
Sostegno del Consiglio federale e del presidente della Confederazione, organizzazione delle sedute del Consiglio federale: La Cancelleria federale sostiene il Consiglio federale e il presidente della Confederazione nella loro attività governativa e organizza le sedute del Consiglio federale in modo che le decisioni siano preparate in condizioni ottimali.
Strategia, pianificazione e supervisione: In collaborazione con i dipartimenti, la Cancelleria federale prepara i documenti che permettono una politica di governo previdente e coerente e ne sorveglia la realizzazione. Assicura la formazione in materia di condotta strategica.
Comunicazione e pianificazione dell’informazione, informazione interna ed esterna: La Cancelleria federale garantisce una politica d’informazione e di comunicazione a lungo termine e coordinata a livello governativo e provvede affinché le informazioni sulle decisioni del Consiglio federale siano comunicate il più rapidamente possibile.
Garanzia dei diritti politici: La Cancelleria federale provvede affinché i diritti popolari possano essere esercitati conformemente alla Costituzione e alla legge e tutte le votazioni e elezioni federali si svolgano correttamente.
Prestazioni dei servizi linguistici: 1. La Cancelleria federale provvede affinché i testi destinati alla pubblicazione e gli altri documenti importanti concordino per quanto concerne il contenuto e la forma nelle diverse lingue ufficiali e siano comprensibili per il cittadino. Provvede affinché la parità di trattamento delle lingue sia garantita. 2. La Cancelleria federale allestisce la versione italiana dei testi ufficiali dell’Assemblea federale e dell’Amministrazione federale.
f. Pubblicazioni: Dopo che le decisioni corrispondenti sono state adottate, la Cancelleria federale pubblica il più rapidamente possibile i testi giuridici, gli altri documenti da pubblicare in virtù della legislazione federale sulle pubblicazioni ufficiali, nonché la giurisprudenza delle autorità amministrative della Confederazione; contribuisce ad assicurare la qualità richiesta in materia di tecnica di pubblicazione e di tecnica legislativa .
Sezione 3 Compiti e competenze particolari
Art. 5 Pubblicazione della giurisprudenza delle autorità amministrative della Confederazione
La Cancelleria federale pubblica:
le decisioni passate in giudicato e altre comunicazioni di importanza fondamentale e d’interesse generale che emanano dal Consiglio federale, dall’Amministrazione federale e dalle autorità giudiziarie federali;
estratti di sentenze e decisioni degli organi della Corte europea dei diritti dell’uomo, che concernono la Svizzera.
Art. 6 Pubblicazione di elenchi
La Cancelleria federale pubblica l’Annuario federale e altri elenchi per facilitare la comunicazione fra i collaboratori dell’Amministrazione federale.
Può rendere accessibili, per mezzo della procedura di richiamo, segnatamente per la pubblicazione elettronica di elenchi, dati personali come:
il cognome e il nome;
la funzione;
il titolo e l’appellativo ufficiale;
la lingua ufficiale utilizzata;
i numeri di telefono, di fax e del cercapersone;
gli indirizzi postale ed elettronico;
i protocolli di comunicazione utilizzati e parti di informazioni codificate.
Su proposta dell’interessato, e fatto salvo il diritto di modifica o revoca di costui, può rendere accessibili per mezzo della procedura di richiamo altri dati personali legati direttamente alla funzione. L’interessato deve essere reso attento ai rischi della procedura di richiamo.
Le persone esterne all’Amministrazione hanno accesso, per mezzo della procedura di richiamo, soltanto ai dati personali dei collaboratori dell’Amministrazione che fungono da interlocutori per i terzi.
La Cancelleria federale può delegare questi compiti ad altre unità amministrative.
Art. 7 Legalizzazioni
Nell’ambito delle legalizzazioni la Cancelleria federale è competente per le operazioni seguenti:
autenticazione della firma apposta in calce a un documento da unità amministrative dell’Amministrazione federale, comprese le ambasciate e i consolati svizzeri, dalle missioni diplomatiche e dai consolati esteri in Svizzera, dalle cancellerie di Stato cantonali e da organizzazioni che adempiono compiti di diritto pubblico nell’interesse dell’intero Paese;
apposizione della postilla conformemente all’articolo2 della Convenzione internazionale dell’Aia del 5 ottobre 19613 che sopprime la legalizzazione degli atti pubblici esteri e del decreto federale del 27 aprile 19724 che approva detta Convenzione.
Art. 8 Accreditamento dei giornalisti di Palazzo federale
La Cancelleria federale è competente per l’accreditamento dei giornalisti di Palazzo federale.
Sezione 4 Unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale subordinate alla Cancelleria federale
Art. 9 Servizio di controllo amministrativo del Consiglio federale
Il Servizio di controllo amministrativo del Consiglio federale (CCF) è direttamente subordinato al cancelliere della Confederazione. Esercita in modo tecnicamente autonomo il mandato di controllo che gli è affidato.
Il CCF analizza l’attività amministrativa e la direzione amministrativa basandosi sui principi fissati negli articoli 11 e 12 OLOGA. Il mandato di controllo del CCF si estende a tutte le unità amministrative subordinate alla sorveglianza del Consiglio federale.
Per le inchieste del CCF valgono i principi seguenti, sempreché non sia disposto altrimenti nei singoli mandati conferiti dal Consiglio federale:
le unità amministrative sono svincolate dal segreto d’ufficio verso il CCF e verso gli esperti cui esso fa capo;
nelle sue inchieste, il CCF tratta direttamente con le unità amministrative;
il CCF informa immediatamente il dipartimento preposto nel caso in cui emerga un sospetto di violazioni del diritto che richieda un’inchiesta penale o disciplinare;
prima della procedura di consultazione degli uffici, il CCF sottopone per parere alle unità amministrative oggetto dell’inchiesta il suo progetto di rap- porto; i pareri non considerati nel rapporto finale vanno allegati al rapporto medesimo;
il CCF propone al Consiglio federale un programma annuale d’inchieste coordinato con i programmi di altri organi di controllo.
La Cancelleria federale presenta annualmente al Consiglio federale un rapporto vertente in particolare su:
le inchieste del CCF secondo il programma annuale;
la pianificazione e i risultati del controllo dei compiti federali;
gli altri mandati del CCF;
l’esecuzione delle decisioni prese dal Consiglio federale nel campo d’attività del CCF.
Le modalità della procedura e del rapporto sono disciplinate dal regolamento della Cancelleria federale.
Art. 10 Biblioteca centrale del Parlamento e dell’Amministrazione federale
I Compiti della Biblioteca centrale del Parlamento e dell’Amministrazione federale (BCPAF) sono retti dalle pertinenti disposizioni del diritto federale, segnatamente dal regolamento della Biblioteca centrale del Parlamento e dell’Amministrazione federale del 23 giugno 19695.
Il capo della BCPAF dirige il Servizio di coordinazione delle biblioteche e dei centri di documentazione dell’Amministrazione federale. I compiti di questo servizio sono retti dalle istruzioni del 30 maggio 19946 concernenti il coordinamento e la cooperazione delle biblioteche e dei servizi di documentazione dell’Amministrazione federale.
Inoltre, la BCPAF si occupa dello scambio internazionale di documenti ufficiali in applicazione della Convenzione del 15 marzo 18867 per lo scambio internazionale degli atti officiali e di altre pubblicazioni.
Sezione 5 Unità amministrative dell’Amministrazione federale decentralizzata
aggregate alla Cancelleria federale
Art. 11
L’Incaricato federale della protezione dei dati è aggregato amministrativamente alla Cancelleria federale.
La sua organizzazione e i suoi compiti sono retti dalla legislazione sulla protezione dei dati.
Sezione 6 Organizzazione delle unità amministrative, collaboratori personali
Art. 12 Organizzazione delle unità amministrative
Il cancelliere della Confederazione definisce nel regolamento della Cancelleria la struttura, i rapporti di subordinazione e i compiti delle unità amministrative della Cancelleria federale.
Art. 13 Collaboratori personali
Il Cancelliere della Confederazione può assumere collaboratori personali alle condizioni definite dall’ordinanza del 25 febbraio 19818 relativa ai rapporti d’impiego dei collaboratori personali dei capi di dipartimento.
Sezione 7 Disposizioni finali
Art. 14 Diritto previgente: abrogazione
Sono abrogate:
l’ordinanza del 30 giugno 19939 sull’organizzazione e i compiti della Cancelleria federale;
l’ordinanza del 19 giugno 199510 concernente il Servizio di controllo amministrativo.
Art. 15 Disposizione transitoria
I Servizi del Parlamento sono aggregati amministrativamente alla Cancelleria federale fino all’entrata in vigore della nuova Costituzione federale.
Art. 16 Entrata in vigore
La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 1999.
5 maggio 1999 In nome del Consiglio federale svizzero: |
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La presidente della Confederazione, Ruth Dreifuss |
Il cancelliere della Confederazione, François Couchepin |